Đối với nghiệp vụ xuất kho, phần mềm kế toán cần có chức năng tạo phiếu xuất kho. Thông tin trên phiếu xuất kho được lập phải tuân thủ theo quy định, hướng dẫn của Bộ Tài chính, có đầy đủ các thông tin về đối tượng xuất kho, tên, số lượng, giá trị, đơn vị tính của hàng hóa, thành phẩm, vật tư xuất kho, thông tin về hạch toán hàng xuất …
Phần mềm kế toán cũng cần xử lý được đặc thù của 02 loại xuất kho là xuất kho không ghi nhận doanh thu và xuất kho ghi nhận doanh thu.
Minh họa thao tác nghiệp vụ xuất kho trên phần mềm kế toán Misa.
Tại phân hệ Kho, chọn chức năng Xuất kho (hoặc trên tab Nhập, xuất kho
72
Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ nhập kho vừa nhập.
Nghiệp vụ báo hỏng, mất CCDC:
- Đầu tiên tiến hành kiểm kê CCDC => Tại phân hệ Công cụ, dụng cụ, chọn chức năng Kiểm kê (hoặc trên tab Kiểm kê chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
Chọn thời điểm kiểm kê đến ngày,nhấn <<Đồng ý>>, phần mềm tự động lập bảng kiêm kê kho:
73 Nhấn <<Cất>> để lưu thông tin bảng kiểm kê CCDC vừa lập.
Tiếp theo thực hiện ghi giảm CCDC bị hỏng => Tại bảng kiểm kê CCDC chọn chức năng Ghi giảm trên thanh công cụ (hoặc trên tab Ghi giảm chức năng
Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
74
- Cuối cùng thực hiện ghi nhận giá trị được thu hồi => Tại phân hệ Quỹ, chọn chức năng Thu tiền (hoặc trên tab Thu, chi tiền chức năng Thêm\Thu tiền), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
Nhấn <<Cất>> để lưu phiếu thu vừa nhập.
Với những CCDC khi ghi giảm vẫn còn giá trị chưa phân bổ hết, NSD sẽ thực hiện phân bổ 1 lần vào tháng sau.
4.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan
Phần mềm kế toán cần có chức năng tạo các báo cáo liên quan đến hoạt động nhập, xuất kho. Với chức năng này, người dùng sẽ có thông tin để quản lý tốt hơn các hoạt động liên quan đến kho. Các báo cáo về kế toán vật tư, hàng hóa, thành phẩm mà phần mềm kế toán cần tạo ra là các báo cáo liên quan đến các vấn đề sau:
Báo cáo tình hình nhập kho
Báo cáo tình hình xuất kho
Báo cáo tình hình tồn kho
Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, thành phẩm.
Sổ theo dõi CCDC
Bảng phân bổ chi phí CCDC
Bảng tổng hợp giảm CCDC …
Minh họa trên phần mềm kế toán Misa:
75
Tại phân hệ Kho, chọn tab Báo cáo phân tích (hoặc vào Báo cáo\Kho chọn báo cáo cần xem), sau đó nhấn <<Chọn tham số>>. Chọn báo cáo là Tổng hợp tồn kho, sau đó khai báo tham số báo cáo như: thời gian, đơn vị tính, nhóm VTHH, kho:
76
Sổ chi tiết vật tư hàng hóa
Tại phân hệ Kho, chọn tab Báo cáo phân tích (hoặc vào Báo cáo\Kho chọn báo cáo cần xem), sau đó nhấn <<Chọn tham số>>. Chọn báo cáo là Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá, sau đó khai báo tham số báo cáo như: thời gian, kho, đơn vị tính, nhóm VTHH, VTHH:
Xem báo cáo:
77
Tại phân hệ Công cụ dụng cụ, chọn tab Báo cáo phân tích (hoặc vào Báo
cáo\Công cụ dụng cụ chọn báo cáo cần xem), sau đó nhấn <<Chọn
thamsố>>.
Chọn báo cáo là Sổ theo dõi công cụ dụng cụ, sau đó khai báo tham số báo cáo như: thời gian, loại CCDC:
Xem báo cáo:
Ngoài ra, phần mềm Misa cũng cung cấp các báo cáo về Công cụ dụng cụ như bảng phân bổ chi phí công cụ dụng cụ, báo cáo chi tiết giảm CCDC, sổ theo dõi CCDC theo đơn vị … Để chiết xuất được các báo cáo này, người dùng có thể chọn Menu/Báo cáo/ Công cụ dụng cụ/ Loại báo cáo CCDC.
78
Câu hỏi ôn tập chương 4
Lý thuyết:
1. Yêu cầu của kế toán vật tư đối với phần mềm kế toán là gì?
2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán vật tư trên phần mềm Misa?
3. Trình bày lại mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho?
4. Các danh mục cần phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến vật tư, CCDC?
5. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến vật tư, CCDC?
Bài tập:
1. Ngày 07/01/2017, xuất công cụ dụng cụ sử dụng cho sản xuất ở phân xưởng 1, phân bổ trong 3 kỳ:
Kéo SL: 5
Kim SL: 10
2. Ngày 10/01/2017, xuất công cụ dụng cụ sử dụng cho sản xuất ở phân xưởng 2, phân bổ trong 3 kỳ:
Kéo SL: 4
Kim SL: 8
3. Ngày 20/01/2017 phát hiện thấy 02 kéo sử dụng ở phân xưởng 2 có dấu hiệu hư hỏng nặng, không sử dụng được nữa. Công ty tiến hành thanh lý, thu về 20.000 VND tiền bán phế liệu.
4. Ngày 31/01/2017 tiến hành phân bổ giá trị CCDC sử dụng trong tháng vào chi phí.
Yêu cầu:
Sử dụng thông tin khai báo danh mục trong bài tập thực hành chương 2 và khai báo thêm danh mục (nếu cần).
Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm.
Cập nhật giá xuất kho (bút toán tự động).
79
Tài liệu tham khảo chương 4
1. GS.TS Đào Xuân Tiên, PGS.TS Nguyễn Vũ Việt, 2014, Hà Nội, NXB Tài chính
2. Công ty phần mềm Misa, Giáo trình kế toán Máy, 2017 3. Công ty phần mềm Misa, bài tập Kế toán Máy, 2017
4. Thông tư 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về Chế độ kế toán doanh nghiệp