II. CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU
2. Hoàn thiện về nội dung kế hoạch kinh doanh
Mặc dù, Công ty đã có công tác kế hoạch kinh doanh khá toàn diện. Đó là, có kế hoạch trung tâm là kế hoạch lưu chuyển hàng hóa và một số kế hoạch biện pháp trợ giúp cho kế hoạch trung tâm. Tuy nhiên, các kế hoạch đó của Công ty còn sơ lược, chưa được chú ý phân tích mà chủ yếu dựa trên kết quả đạt được từ kỳ trước để đưa ra các dự báo cho kỳ kế hoạch nên làm cho công tác kế hoạch hiệu quả không cao, nhiều khi Công ty không ứng phó được những thay đổi bất ngờ của môi trường kinh doanh. Vì vậy, Công ty cần phải hoàn thiện một số các kế hoạch tác nghiệp như: kế hoạch marketing, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính và kế hoạch nhân sự nhằm đem lại hiệu quả cao hơn trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Trên thực tế, các kế hoạch tác nghiệp có mối quan hệ mật thiết với nhau và cần phải thống nhất trong quá trình xây dựng nhằm đảm bảo sự phối hợp đồng bộ và hiệu quả giữa các chức năng trong doanh nghiệp.
Sơ đồ 5: Mối quan hệ giữa các kế hoạch chức năng trong doanh nghiệp
sản phẩm mới
Khối lượng
Nhu cầu Công suất và của khách hàng Thời hạn
Nhu cầu nhân sự Ràng buộc
Cung nhân sự
Dự toán
Trong nền kinh tế thị trường, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành công của các kế hoạch doanh nghiệp cũng như việc
Kế hoạch R&D Kế hoạch tài chính Kế hoạch nhân sự Kế hoạch Marketing Kế hoạch sản xuất và dự trữ
thực hiện mục tiêu chiến lược, do vậy, kế hoạch marketing sẽ là trung tâm và cơ sở của mọi kế hoạch tác nghiệp khác. Ngân sách sẽ trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch chức năng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến của kế hoạch.
* Kế hoạch marketing
Do thị trường kinh doanh của Công ty là khá lớn cả trong nước và quốc tế nên Công ty cần có các phương pháp bán hàng hiệu quả như có thể mở rộng việc bán hàng qua trung gian thông qua các văn phòng đại diện, đại lý bán hàng. Sử dụng các phương tiện chủ yếu như thư điện tử, fax, tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế và trong nước để khách hàng biết đến sản phẩm của mình nhiều hơn trên thị trường mục tiêu và thị trường mới. Sau đó, cần phải xây dựng ngân sách marketing phù hợp để có một kế hoạch khả thi.
Ngoài ra, Công ty cần xây dựng các kế hoạch hành động marketing phụ trợ như kế hoạch quảng cáo, kế hoạch khuyến mại và kế hoạch lực lượng bán hàng. Đối với kế hoạch lực lượng bán hàng, trên cơ sở các chỉ tiêu đã lập, xác định nhu cầu lực lượng bán hàng và đánh giá hiệu quả của lực lượng bán hàng trong quá khứ, cán bộ kế hoạch lựa chọn các kênh phân phối và xác định mục tiêu cho các kênh phân phối. Công ty có thể để cho các đại diện tự xác định chỉ tiêu bán hàng của mình sau đó các cán bộ kế hoạch so sánh với chỉ tiêu kế hoạch từ đó các kế hoạch khen thưởng khuyến khích, hỗ trợ để đạt được được mục tiêu đã đề ra.
* Kế hoạch R&D là hoạt động nghiên cứu, lập ra các dự án xây dựng phát triển cơ sở hạ tầng của Công ty nhằm mở rộng quy mô của doanh nghiệp. Cạnh tranh giữa các sản phẩm cùng loại trên thị trường ngày càng gay gắt như sản phẩm bánh kẹo các loại. Vì vậy, cần phải có kế hoạch nghiên cứu các sản phẩm mới, sáng tạo nhằm thu hút hành vi mua và sự tin cậy của người tiêu dùng.
* Kế hoạch nhân sự
Do Công ty thực phẩm miền Bắc là một doanh nghiệp nhà nước quy mô lớn nên có thể dự báo nhu cầu về nhân sự bằng phương pháp chuyên gia. Mà, phương pháp chuyên gia đơn giản nhất là điều tra những nhà lãnh đạo của các
bộ phận vì chính họ là những người hiểu biết tốt nhất về nhu cầu nhân sự của họ.
* Kế hoạch sản xuất
Công ty nên sử dụng phương thức chỉ đạo sản xuất theo đơn đặt hàng có dự trữ, cho phép quản lý sản xuất trong ngắn hạn, tránh tình trạng ứ đọng, tồn kho hàng hóa quá nhiều. Kế hoạch chỉ đạo sản xuất xác định cho Công ty cần phải sản xuất cái gì (số lượng một sản phẩm hay bộ phận của sản phẩm) và khi nào thì sản xuất? Kế hoạch chỉ đạo sản xuất cho chúng ta biết cần chuẩn bị những gì để thỏa mãn nhu cầu và đáp ứng kế hoạch sản xuất tổng thể?. Kế hoạch này còn cho biết khả năng thu mua của Công ty có đủ thỏa mãn tất cả yêu cầu hay không ?
* Kế hoạch tài chính
Do có quy mô vốn lớn nên kế hoạch tài chính của Công ty thực hiện khá chi tiết và phù hợp. Sau khi lập ra các bản kế hoạch chức năng trên, cán bộ phòng kế hoạch tổng hợp dự toán ngân sách để thực hiện kế hoạch, rồi so sánh với khả năng tài chính hiện có và tìm nguồn tài chính để đáp ứng nhu cầu vốn.
3. Hoàn thiện về phương pháp và quy trình lập kế hoạch kinh doanh
3.1 Hoàn thiện phương pháp lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một quá trình phức tạp, không phải là một sự kiện đơn thuần có khởi đầu và kết thúc rõ ràng. Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của tổ chức. Lập kế hoạch được coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phương án hành động để đạt được những mục tiêu cụ thể của tổ chức. Trong quá trình hoạt động của một tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguồn gốc rất đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là không chắc chắn về trạng thái. Chúng liên quan đến một môi trường không thể dự đoán được. Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hưởng, tức là ảnh hưởng của những biến đổi của môi trường là không dự đoán được. Một loại yếu tố không chắc chắn nữa là không chắc chắn về hậu quả, tức là không dự đoán được hậu quả của các quyết định, công ty cần xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh một cách hệ thống theo các bước sau:
Bước 1: Nghiên cứu và dự báo: Là điểm bắt đầu của việc lập kế hoạch. Để nhận thức được cơ hội cần phải có những hiểu biết về môi trường, thị trường,
về sự cạnh tranh, về điểm mạnh, điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh. Trong cuốn “binh pháp tôn tử” Tôn Vũ viết: “Biết mình biết người, trăm trận không nguy” (tri bỉ, tri kỷ, bách chiến bất đãi). Ngày nay trong kinh doanh cũng vậy vì thương trường là chiến trường, cạnh tranh là chiến tranh nên muốn tồn tại và phát triển không thể không nghiên cứu kỹ bản thân công ty mình cũng như các đối thủ cạnh tranh của mình. Ngoài ra công ty phải dự đoán được các yếu tố không chắc chắn và đưa ra phương án đối phó. Việc lập kế hoạch đòi hỏi phải có những dự đoán thực tế về cơ hội.
Bước 2: Thiết lập các mục tiêu.
Các mục tiêu đưa ra phải xác định rõ thời hạn thực hiện và được lượng hóa đến mức cao nhất có thể. Mặc dù công ty có cả hai loại mục tiêu là mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng, nhưng những loại mục tiêu định lượng có vẻ rõ ràng hơn và dễ thực hiện hơn. Ngoài ra mục tiêu cũng cần được phân nhóm theo thứ tự ưu tiên khác nhau. Những mục tiêu hàng đầu liên quan đến sự sống còn và thành đạt của công ty đó là những mục tiêu về lợi nhuận, mức doanh số hay thị phần. Không đạt được mức lợi nhuận, mức doanh số hay mức thị phần nhất định trong một thời kỳ đó, công ty có thể bị phá sản. Mục tiêu hàng thứ hai liên quan đến tính hiệu quả của công ty, chúng cũng rất quan trọng đối với sự thành công của công ty nhưng không phải lúc nào cũng ảnh hưởng đến sự sống còn. Các mục tiêu này có thể thể hiện mức độ quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm của công ty, sự phát triển sản phẩm mới hay tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính..
Cho dù chú trọng đến mục tiêu nào chăng nữa điều quan trọng là phải xác định các mục tiêu thật rõ ràng, có thể đo lường được và từ đó mang tính khả thi. Ngoài ra cũng cần xác định rõ trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn phải hoàn thành.
Bước 3: Phát triển các tiền đề.
ở bước này công ty cần lưu ý tới việc phát triển tiền đề. Tiền đề lập kế hoạch là các dự báo, các chính sách cơ bản có thể áp dụng. Chúng là giả thiết cho việc thực hiện kế hoạch, đó có thể là địa bàn hoạt động, quy mô hoạt động,
mức giá, sản phẩm gì? Triển khai công nghệ gì? Mức chi phí, mức lương và các khía cạnh tài chính, chính trị, xã hội khác.
Bước 4 – Xây dựng các phương án
Công ty cần tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn. Cần giảm bớt các phương án lựa chọn, chỉ có những phương án có triển vọng nhất được chia ra phân tích.
Bước 5 - Đánh gái các phương án.
Đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiêu đề đã xác định.
Bước 6 - Lựa chọn phương án và ra quyết định.
Sau quá trình đánh giá các phương án, Công ty cần lựa chọn ra một vài phương án. Sau đó, cần ra quyết định để phân bổ con người và các nguồn lực khác của Công ty cho việc thực hiện kế hoạch. Bước tiếp theo sẽ là xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hóa kế hoạch bằng ngân quỹ.
3.2 Hoàn thiện quy trình lập kế hoạch
Một kế hoạch hoàn chỉnh sẽ giúp quá trình thực hiện kế hoạch có cơ sở để đạt được các mục tiêu đề ra, do đó, kế hoạch đặt ra sẽ có tính thực thi hơn, điều này thực sự cần thiết đối với với Công ty. Với một quy trình kế hoạch hóa hoàn thiện, các nhà quản lý có tần nhìn về doanh nghiệp và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp hơn, sát thực tế hơn. Nhìn chung, công tác kế hoạch hóa sản xuất kinh doanh của Công ty đã thực hiện đủ các khâu, đó là xây dựng, thực hiện, giám sát và đánh giá. Tuy nhiên, thực tế thực hiện thì còn chưa thực sự có hiệu quả.
Thứ nhất, trong khâu xây dựng kế hoạch, Công ty có thể tuân thủ theo một quy trình như sau:
- Nhận thức cơ hội trên cơ sở xem xét đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
- Thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu cho toàn doanh nghiệp và cho các đơn vị cấp dưới.
- Phải lập kế hoạch chiến lược để phác thảo hình ảnh tương lai của doanh nghiệp, xác định các mục tiêu dài hạn và chính sách để thực hiện mục tiêu.
- Xác định các chương trình,dự án. Công ty nên tiếp tục xây dựng các dự án về các nhà máy sản xuất, trại sản xuất nhằm cung ứng nguyên vật kiệu cũng
như sản phẩm để phục vụ cho quá trình kinh doanh và các dự án phát triển thị trường và đổi mới sản phẩm.
- Soạn lập hệ thống các kế hoạch tác nghiệp và ngân sách.
Thứ hai, trong khâu thực hiện, Công ty phải triển khai thực hiện kế hoạch đúng theo quy trình đã lập nhằm đảm bảo các yêu cầu tiến độ đặt ra trong các kế hoạch tác nghiệp cụ thể kể cả về thời gian, quy mô và chất lượng công việc Trong khâu này, cần phải thiết lập và tổ chức các yếu tố nguồn lực, sử dụng các chính sách, biện pháp cũng như các đòn bẩy quan trọng tác động đến các cấp thực hiện mà cụ thể các các đơn vị cơ sở của Công ty.
Thứ ba, khâu giám sát, Công ty không giám sát việc thực hiện kế hoạch một cách thường xuyên mà 6 tháng kiểm tra một lần. Vì vậy, cần tăng cường công tác giám sát, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc cũng như toàn công ty. Mục đích của việc giám sát là nhằm bảo đảm chắc chắn rằng công ty sẽ đạt được những chỉ tiêu về mức tiêu thụ, lợi nhuận và những chỉ tiêu khác đã đề ra trong kế hoạch của mình. Vì thế, Công ty nên quản lý chỉ tiêu hàng tháng hay quý về chỉ tiêu bán hàng, sản xuất và tốc độ quay vòng vốn. Đồng thời, thường xuyên theo dõi kết quả thực hiện các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch trên thị trường và xác định nguyên nhân không đạt chỉ tiêu.
Thứ tư, khâu đánh giá và điều chỉnh kế hoạch. Hàng năm, Công ty đã có tổ chức hội nghị tổng kết thực hiện kế hoạch và rút ra bài học kinh nghiệm làm căn cứ để lập kế hoạch năm tới. Còn việc điều chỉnh thì chưa thực sự được quan tâm. Vì vậy, công ty nên công ty nên đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời khi phân tích về hiện tượng mà không phù hợp với mục tiêu. Có thể dùng cách điều chỉnh thay đổi nội dung của hệ thống tổ chức, đầy là một hình thức điều chỉnh tích cực nhất vì nó không ảnh hưởng đến mục tiêu của công ty và những nhu cầu sản phẩm và dịch vụ vẫn được đáp ứng đầy đủ trên thị trường.