II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KINH DOANH CỦA CÔNG
2. Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty
Hiện nay, công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty diễn ra theo các bước sau:
Sơ đồ 2: Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty
Bước 1: Phân tích, dự báo môi trường kinh doanh
Phòng kế hoạch tổng hợp dựa trên cơ sở số liệu của Công ty kỳ trước, phân tích thực trạng của Công ty, xem xét điều kiện thuận lợi và khó khăn trong nước và quốc tế. Từ đó, xem xét Công ty mình đang đứng ở vị trí nào trong thị trường và trên cơ sở nghiên cứu thị trường để phân tích nguyên nhân khách quan, chủ quan và dự báo môi trường kinh doanh. Đây là một bước quan trọng được thực hiện thường xuyên của Công ty, nhất là vào cuối năm báo cáo được thể hiện thông qua việc đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài Công ty. Công ty đã đánh giá điều kiện thuận lợi và khó khăn trong nước và quốc tế ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đó là:
a. Trong nước
* Thuận lợi:
- Sự ổn định cao về chính trị - xã hội là nền tảng vững chắc và nhân tố thuận lợi nhất cho phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
- Thể chế kinh tế thị trường đã bước đầu hình thành và vận hành có hiệu quả, những cơ chế chính sách ban hành đã đi vào cuộc sống, phát huy tính tính tích cực.
- Năng lực và trình độ sản xuất của nhiều ngành kinh tế đã được cải thiện đáng kể, cơ cấu kinh tế có sự chuyển dịch tích cực, chất lượng tăng trưởng trong nhiều ngành, lĩnh vực được nâng cao.
Phân tích, dự báo môi trường
kinh doanh. Tổ chức thực hiện Điều chỉnh và kiểm tra, đánh giá Xây dựng kế hoạch
- Quan hệ quốc tế được mở rộng tạo cơ hội lớn về thị trường cho hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam, góp phần thúc đẩy đầu tư và thương mại, tăng khả năng tiếp cận các công nghệ tiên tiến.
- Việt Nam sẽ trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO) mở ra một sân chơi rộng lớn và bình đẳng cho nước ta.
- Công ty là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn, trực thuộc Bộ Thương mại có một đội ngũ ban lãnh đạo linh hoạt. Do vậy, Công ty đã luôn cố gắng giảm thiểu chi phí, tinh lọc bộ máy quản lý nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh.
- Có nhiều thị trường dành cho các hoạt động kinh doanh mà Công ty lựa chọn. Có được điều này là do Công ty có được một hệ thống các đơn vị trực thuộc ở nhiều vùng địa lý khác nhau, tạo nên một hệ thống thị trường đồng bộ và đa dạng.
- Công ty có tiềm lực về Marketing. Trong bộ máy của mình, Công ty luôn chú trọng hoạt động nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, thông qua các hoạt động tại các Hội chợ - Triển lãm - Quảng cáo nhằm nâng cao vị thế của mình trên thị trường.
* Khó khăn:
- Nền sản xuất còn lạc hậu, quy mô sản xuất nhỏ bé, trình độ công nghệ nhìn chung còn tụt hậu khá xa so với khu vực và thế giới, khả năng cạnh tranh của hàng hóa sản xuất trong nước còn hạn chế.
- Kết cấu hạ tầng chưa đáp ứng yêu cầu phát triển
- Nhiều yếu tố của kinh tế thị trường chưa được thiết lập đồng bộ đang gây cản trở cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và đầu tư phát triển trong nước.
- Thời tiết khí hậu thay đổi thất thường, các dịch bệnh SARS, cúm gia cầm H5N1 vẫn còn nguy cơ tái phát.
- Khả năng hội nhập kinh tế thế giới và khu vực của các doanh nghiệp Việt Nam còn thấp so với yêu cầu trong khi hội nhập kinh tế đã bước sang giai đoạn mới quyết liệt và gay gắt hơn. Việc Việt Nam gia nhập WTO đem tới nhiều thách thức to lớn hơn, cạnh tranh quyết liệt hơn.
- Trên thị trường ngày càng xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh, do vậy môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trở nên cạnh tranh gay gắt, khốc liệt hơn.
b. Quốc tế
* Thuận lợi :
- Xu hướng chung là kinh tế thế giới tiếp tục phục hồi và phát triển, tốc độ tăng trưởng kinh tế thương mại toàn cầu trong đó có tốc độ tăng trưởng của các nước đối tác chính của Việt Nam cao hơn trước, các luồng vốn đầu tư ODA, FDI và vốn đầu tư gián tiếp dần phục hồi.
- Quá trình toàn cầu hóa, khu vực hóa, tự do hóa thương mại và đầu tư sẽ được đẩy nhanh hơn tạo điều kiện cho tăng cường hợp tác giữa các nước, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa và đầu tư.
* Khó khăn:
- Tình hình chính trị thế giới và khu vực sẽ tiếp tục diễn biến phức tạp, khó lường, các thế lực phản động quốc tế tiếp tục tìm cách chống phá hòng gây mất ổn định chính trị - xã hội nước ta.
- Cuộc khủng hoảng năng lượng dẫn đến khủng hoảng kinh tế toàn cầu có khả năng xẩy ra.
- Quá trình phân công lại lao động quốc tế và tổ chức nền kinh tế thế giới sẽ là một thách thức lớn đối với các nước đang phát triển.
- Cạnh tranh quốc tế sẽ gay gắt và quyết liệt hơn do trình độ hội nhập kinh tế quốc tế cao hơn một bước.
Sau khi đánh giá thực trạng, Công ty tiến hành dự báo bán hàng, cũng như dự báo doanh thu từ các hoạt động kinh doanh của mình. Phương pháp dự báo được sử dụng là phương pháp dự báo giản đơn. Phương pháp này được sử dụng như sau:
Những dự báo cho kỳ kế hoạch t+1 được tính bằng công thức:
Ft+1 = Dt
Trong đó: Ft+1: dự báo bán hàng kỳ này (kỳ kế hoạch) t+1
Dt : yêu cầu thực tế kỳ trước t
Hàng năm, Công ty đều lập ra bản kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh do phòng kế hoạch tổng hợp lập. Nội dung chính của bản kế hoạch gồm: phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm trước. Sau đó, rút ra bài học kinh nghiệm. Phân tích những điều kiện khách quan, chủ quan để lập kế hoạch cho năm tiếp theo. Bản kế hoạch cho năm kế hoạch bao gồm: Dự kiến kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh cho năm kế hoạch; Mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh năm kế hoạch; Các biện pháp để thực hiện kế hoạch và bảng các chỉ tiêu kế hoạch kèm theo.
Kế hoạch mà Công ty xây dựng đó là kế hoạch lưu chuyển hàng hóa và ngoài ra có các kế hoạch biện pháp khác nhằm tổ chức thực hiện kế hoạch một cách đồng bộ.
* Căn cứ để lập kế hoạch lưu chuyển hàng hóa:
- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được Bộ Thương mại giao cho Công ty. - Căn cứ vào các dự báo khả năng phát triển kinh doanh của Công ty kỳ kế hoạch đó là vấn đề thị trường và khách hàng có nhu cầu và khả năng về mặt hàng kinh doanh.
- Căn cứ vào chiến lược kinh doanh và thị trường mục tiêu của Công ty Để Công ty phát triển một cách bền vững, ngay đầu năm 2004, Ban giám đốc đã đưa ra các chiến lược kinh doanh, đó là định hướng hoạt động có mục tiêu cho một thời kỳ dài và có hệ thống các chính sách, biện pháp, quan trọng như: lĩnh vực kinh doanh, mặt hàng kinh doanh, phát triển thị trường và khách hàng, các mục tiêu tài chính và các chỉ tiêu phát triển và tăng trưởng của Công ty trong tương lai.
- Căn cứ vào kết quả điều tra nắm bắt nhu cầu của khách hàng, phát triển thị trường và khả năng biến động của nguồn lực
- Căn cứ vào phân tích kết quả thực hiện kế hoạch lưu chuyển hàng hóa năm báo cáo và các năm trước.
- Căn cứ vào phân tích khả năng cung ứng hàng hóa của đơn vị cạnh tranh và mặt hàng thay thế.
Kế hoạch lưu chuyển hàng hóa được phòng kế hoạch tổng hợp xây dựng dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc Công ty, được xây dựng trên 3 bước:
- Chuẩn bị lập kế hoạch:
Trước khi kết thúc năm báo cáo, vào quý IV đã chuẩn bị cho việc lập kế hoạch cho năm sau. Do vậy, phòng kế hoạch tổng hợp phải tổ chức thu thập, nghiên cứu, đánh giá và lựa chọn các tài liệu tin cậy, phân tích các tài liệu dự báo và lựa chọn các hướng dự báo có căn cứ khoa học nhất, phân tích tình hình môi trường kinh doanh và khả năng phát triển của các đối thủ cạnh tranh kỳ kế hoạch cũng như các xu hướng nhu cầu mặt hàng và mặt hàng thay thế.
- Trực tiếp lập kế hoạch:
Tiến hành tính toán các chỉ tiêu sau đó cân đối các mặt hàng từ chi tiết đến tổng hợp, có mặt hàng nhiều danh điểm chỉ chỉ cân đối đến nhóm mặt hàng, phát hiện và dự kiến các biện pháp khắc phục sự mất cân đối.
- Trình duyệt, quyết định kế hoạch chính thức:
Kế hoạch lập ra phải được trình và bảo vệ trước Ban giám đốc Công ty, sau khi đã bổ sung thống nhất kế hoạch sẽ trở thành kế hoạch chính thức của Công ty và được Ban giám đốc Công ty trình Bộ thương mại phê duyệt, quyết định giao kế hoạch chính thức. Kế hoạch chính thức được bắt đầu từ khi nhận được quyết định giao kế hoạch của Bộ thương mại.
Căn cứ vào kế hoạch Bộ thương mại giao, Ban giám đốc Công ty chỉ đạo phòng kế hoạch chủ động kết hợp với các phòng chức năng có liên quan phân bổ kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc bằng văn bản để các đơn vị tổ chức thực hiện.
Sơ đồ 3: Quy trình xét duyệt kế hoạch của Công ty
Xây dựng Trình lên Kế hoạch tạm giao Công ty thực phẩm miền Bắc Bộ Thương mại Kế hoạch chính thức
Giao lại Xét duyệt
Trong bản kế hoạch có các chỉ tiêu và biểu kế hoạch. Công ty đã dùng các phương pháp xác định các chỉ tiêu là:
- Chỉ tiêu bán ra: gồm toàn bộ khối lượng và danh mục hàng hóa bán ra của tất cả các hình thức bán ở Công ty, các đơn vị ự kiến cho năm kế hoạch và tổng hợp lại.
Chỉ tiêu này có thể tính toán theo công thức:
(1 )
KH BC
X = X × ± h
XKH : là số lượng hàng hóa bán ra ở kỳ kế hoạch (tấn …)
XBC : là số lượng bán ra ở kỳ báo cáo (tấn …)
h : là hệ số tăng hoặc giảm kì kế hoạch so với kì báo cáo (%)
- Chỉ tiêu dự trữ hàng hóa:
+ Dự trữ đầu kỳ: khi lập kế hoạch cho năm kế hoạch thì năm báo cáo chưa kết thúc. Vì vậy, phải tính chỉ tiêu dự trữ hàng hóa đến đầu kỳ kế hoạch
dk td n x
D = O +U −U
Trong đó:
dk
D : là dự trữ hàng hoá cuối kỳ kế hoạch ( tấn )
td
O : là tồn kho hàng hoá ở thời điểm kiểm kê
n
U : ước nhập hàng hoá từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm
x
U : ước xuất hàng hoá từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm
+ Chỉ tiêu dự trữ hàng hóa cuối kỳ kế hoạch: Xác định theo công thức sau:
CK
D = ×m t
Trong đó:
CK
m : Mức bán ra bình quân 1 ngày đêm kỳ kế hoạch
t : Thời gian dự trữ hàng hoá cần thiềt (ngày)
- Chỉ tiêu mua hàng:
Chỉ tiêu mua vào được xác định căn cứ vào chỉ tiêu bán ra, chỉ tiêu dự trữ hàng hóa cuối kỳ và đầu kỳ theo công thức sau:
DK
KH CK
M X= + D − D
Trong đó:
M: Số lượng hàng hoá cần mua tính theo từng loại (tấn) KH
X : Số lượng hàng hoá bán ra kỳ kế hoạch (tấn)
CK
D : Dự trữ hàng hoá cuối kỳ kế hoạch (tấn)
DK
D : Dự trữ hàng hoá đầu kỳ kế hoạch (tấn) - Lập biểu cân đối kế hoạch lưu chuyển hàng hóa:
Trên cơ sở tính toán các chỉ tiêu bán ra, mua vào, dự trữ hàng hóa đầu kỳ và cuối kỳ phải tiến hành cân đối theo công thức sau:
Bảng 9: Biểu lưu chuyển hàng hóa có dạng sau: Tên hàng Đvt Dự trữ trong kỳ
Mua vào trong kỳ Bán ra trong kỳ Dự trữ cuối kỳ Tổng số ngoạiNhập Mua sx trong nước Mua qua đại lý Mua khác Tổngsố buônBán Bánlẻ Bán qua đại lý Bán khác - Đường kính Tấn 7.378 107.738 107.738 108358 108358 6.758 -Thuốc lá Tr. bao 3,6 51 51 54,5 - 54,5 0,1 - Gạo Tấn 23.23 2 12.645 12.645 34.877 34.877 1.000 - Tấm Tấn 2.842 25.258 25.258 26.657 26.657 1.443 - Cám Tấn - 6.273 6.273 6.273 - 6.273 - - Ngô hạt Tấn 13.659 13.994 13.994 17.024 - 10.629 - Sắn lát Tấn 16.049 5.440 5.440 21.221 21.221 268 - Bánh mứt kẹo Tấn 751 4.330 4.330 4928 - 720 4.028 117 - Cao su Tấn 12.871 6580 6580 19.201 19.201 250 - Sữa Snow Ng hộp 178 31 31 140 - 14 126 68,7
- Rượu ngoại Ng chai 55,1 44,6 44,6 83,7 79,5 4,2 159
- Cà phê Tấn 21.998 25.943 25.943 43.567 43.567 4.374
- Hạt tiêu T ấn 1.662 2.718 2.718 3.033 3.033 1.347
* Định mức vốn dự trữ hàng hoá gồm 5 chỉ tiêu:
- Số ngày dự trữ hàng hoá thấp nhất theo công thức:
t m n n
N = N +nK +nB
Trong đó:
m
N : Số ngày cần thiết để mua hàng
n
nK : Số ngày cần thiết để bán ra
n
nB : Số ngày dự trữ bảo hiểm - Số ngày dự trữ hàng hóa cao nhất
c t nh
N = N +K
nh
K là khoảng cách giữa 2 lần nhập hàng - Số ngày dự trữ hàng hóa bình quân
2
t c
bq
N N
- Số ngày dự trữ hàng hóa đầu kỳ chính là số ngày dự trữ hàng hóa của cuối kỳ trước.
- Số ngày dự trữ hàng hóa cuối kỳ là số ngày dự trữ hàng hóa vào một ngày nhất định của cuối kỳ (có thể là tháng, quý, năm) có thể theo kiểm kê (thực tế) hoặc theo tính toán.
Sau khi đã tính được số ngày dự trữ của từng loại hàng ta sẽ tính được số tiền cần thiết để bảo đảm dự trữ đó( vốn dự trữ hàng hóa) theo công thức:
dtr
V = × ×N m G
Trong đó:
dtr
V : là vốn dự trữ hàng hoá (thấp nhất, cao nhất, bình quân)
N : Số ngày dư trữ hàng hoá (thấp nhất, cao nhất, bình quân)
m : Mức lưu chuyển hàng hoá bình quân một ngày (đơn vị hiện vật)
G : trị giá vốn hàng hoá (giá mua + chi phí lưu thông sản xuất)
Sau khi đã tính được vốn ự trữ hàng hóa ta sẽ tính số ngày của một vòng lưu chuyển và số vòng chu chuyển hàng hóa theo công thức:
bq kh lc giaban O T N X × = Trong đó: lc
N : là số ngày của mọt vòng lưu chuyển hàng hoá
bq
O : vốn dự trữ hàng hoá bình quân
kh
T : Thời gian theo lịch của kế hoạch
giaban
X : Trị giá bán hàng hoá của kỳ kế hoạch
- Tính số vòng chu chuyển của vốn dự trữ hàng hóa như sau:
giaban bq X V O =
* Kế hoạch định mức vốn chi phí hàng hóa
- Vốn bằng tiền: gồm tiền mặt tồn quỹ, tiền bán hàng chưa nộp vào ngân hàng, tiền đang chuyển vào ngân hàng, tiền đang chuyển,…
+ Định mức tiền mặt tồn quỹ = Số ngày quy định X Vốn mức lưu chuyển hàng hóa bình quân 1 ngày
+ Định mức tiền bán hàng chưa nộp vào ngân hàng
chuanop
T = × ×m k t
Trong đó:
m : Trị giá mức lưu chuyển hàng hoá bình quân ngày
k : tỷ lệ hàng hoá thu bằng tiền mặt / doanh thu
t : Thời gian quy định giá tiền vào ngân hàng hay khoảng cách thời gian giữa 2 lần gửi tiền bán hàng vào ngân hàng.
+ Định mức khoản tiền đang chuyển là số tiền bán hàng của đơn vị đã gửi