II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KINH DOANH CỦA CÔNG
3.Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh
Tổ chức thực hiện kế hoạch là một giai đoạn hết sức quan trọng đảm bảo sự thành công của toàn bộ quá trình lập kế hoạch. Các mục tiêu của Công ty đặt ra không bao giờ tự đạt được mà muốn biến chúng thành hiện thực đòi hỏi phải tổ chức thực hiện một cách khoa học và có hiệu quả. Trong giai đoạn thực hiện, các kế hoạch định hướng sẽ được biến thành các hành động cụ thể. Xây dựng kế hoạch đúng đắn, phù hợp với môi trường kinh doanh là hết sức quan trọng, nhưng triển khai thực hiện kế hoạch cũng là nhân tố quan trọng đảm bảo cho kế hoạch thành công.
Tại Công ty Thực phẩm Miền Bắc, sau khi kế hoạch được phê duyệt, phòng kinh doanh tiến hành triển khai thực hiện bằng hai công cụ quan trọng là kế hoạch tác nghiệp hàng tháng, tuần và điều độ sản xuất.
+ Đối với kế hoạch tác nghiệp tháng, tuần. Căn cứ chức năng và nguồn lực của các đơn vị sản xuất phục vụ sản xuất phân bổ kế hoạch năm cho từng
Phòng tài chính kế toán Phòng đầu tư Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng tổ chức lao động Phòng xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh Phòng hành chính quản trị Kế hoạch kinh doanh Kế hoạch lao động
Kế hoạch tài chính Dự án phát triển SXKD
Kế hoạch XNK Kế hoạch kỹ thuật Kế hoạch hành chính
tháng trong năm và lập kế hoạch tác nghiệp tháng và tuần để giao những nhiệm vụ cho đơn vị thực hiện theo quy định: kế hoạch tác nghiệp tháng được các đơn vị cân đối trên khả năng thiết bị, lao động, công nghệ, dụng cụ, gá lắp. Đối với nguyên nhân bất khả kháng (do khả năng thiết bị, công nghệ lao động) không thể thực hiện, đơn vị đề nghị phòng Kế hoạch tổ chức phối hợp điều hành chung toàn Công ty hoặc có phương án thuê ngoài. Kế hoạch tháng sau khi thống nhất sẽ là kế hoạch pháp lệnh, không cho phép thay đổi vì lý do chủ quan. Kế hoạch tháng được tổng Giám đốc kỹ thuật - sản xuất ký duyệt và phát cho các đơn vị thực hiện vào đầu mỗi kỳ.
+ Đối với công tác điều độ sản xuất: điều độ sản xuất là khâu tiếp theo ngay sau khi hoàn thành thiết kế hệ thống sản xuất và xây dựng kế hoạch sản xuất sản phẩm của Công ty. Nhiệm vụ của khâu này là tổ chức, chỉ đạo triển khai hệ thống sản xuất đã được thiết kế nhằm biến các mục tiêu trên dự kiến và kế hoạch sản xuất sản phẩm thành hiện thực.
Điều độ sản xuất là điều hành tiến độ sản xuất theo thời gian thực chất điều độ sản xuất là toàn bộ các hoạt động xây dựng lịch trình sản xuất, điều phối, phân công công việc cho từng người, từng nhóm, từng máy và sắp xếp thứ tự các công việc ở từng nơi làm việc nhằm đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ đã xác định trong lịch trình sản xuất.
Công tác điều độ sản xuất tại Công ty thực phẩm Miền Bắc luôn được chú trọng, cụ thể:
+ Công ty xây dựng lịch trình sản xuất, bao gồm các công việc chủ yếu là xác định số lượng và khối lượng các công việc, tổng thời gian phải hoàn thành tất cả các công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc của từng công việc cũng như thứ tự thực hiện công việc.
+ Dự tính số lượng các nguồn lực cụ thể về máy móc thiết bị, nguyên liệu và lao động cần thiết để hoàn thành khối lượng sản phẩm hoặc công việc đã đưa ra trong lịch trình sản xuất.
+ Điều phối giao công việc và thời gian phải hoàn thành trong những khoảng thời gian nhất định cho từng người, từng máy…
+ Sắp xếp thứ tự công việc trên các máy và nơi làm việc nhằm giảm thiểu thời gian ngừng máy và chờ đợi trong quá trình chế tạo sản phẩm.
+ Theo dõi phát hiện những biến động ngoài dự kiến có nguy cơ dẫn đến không hoàn thành lịch trình sản xuất hoặc những hoạt động lãng phí làm tăng chi phí, đẩy giá thành sản phẩm lên cao, từ đó đề xuất những biện pháp điều chỉnh kịp thời.
+ Hàng tuần điều độ viên tổng hợp tình hình sản xuất của đơn vị cập nhật số liệu, báo cáo cho cho Trưởng phòng điều độ để lập kế hoạch tuần tiếp theo và điều chỉnh kế hoạch tác nghiệp hàng tháng. Các kế hoạch tác nghiệp và điều chỉnh đều được phó giám đốc kỹ thuật sản xuất phê duyệt trước khi thực hiện.
- Công tác kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh
Kiểm tra là khâu quan trọng của quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ không đem lại hiệu quả hoặc đem lại hiệu quả không cao nếu thiếu hoạt động kiểm tra. Kiểm tra là công cụ quan trọng để nhà quản lý phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh, mặt khác thông qua kiểm tra, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh. Kiểm tra không phải là khâu cuối cùng của quá tình lập kế hoạch, cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian, cũng thông qua hoạt động kiểm tra, nhà quản lý mới đánh giá được tình hình thực hiện các mục tiêu đã đề ra, đạt hay chưa đạt, và nếu chưa đạt thì nguyên nhân do đâu? cũng thông qua hoạt động kiểm tra, nhà quản lý có thể đánh giá được những tác động tích cực cũng như tiêu cực của môi trường kinh doanh đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Như vậy công tác kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh có vai trò hết sức quan trọng, không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
Đối với Công ty Thực phẩm Miền Bắc thì công tác kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh hiện được chú trọng. Hàng tuần các đơn vị đều gửi báo cáo cho phòng kế hoạch báo cáo về tình hình kinh doanh của đơn vị trong mỗi tuần. Trên cơ sở đó phòng kế hoạch tổng kết mức độ hoàn thành công việc của mỗi đơn vị. Đối với những đơn v hoàn thành tốt công việc được giao thì phòng kế hoạch có nhiệm vụ trình giám đốc Công ty để khen thưởng. Đối với những đơn vị không hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh đề ra, phòng kế hoạch sẽ có những kế hoạch bổ sung như: giúp đỡ đơn vị hay giao cho đơn vị khác cùng làm đồng thời tìm hiểu rõ nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch của phân xưởng đó để tìm ra những biện pháp cho kỳ sau.