II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KINH DOANH CỦA CÔNG
1. Hệ thống kế hoạch kinh doanh của công ty
Công ty thực phẩm miền Bắc là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trên 3 lĩnh vực: sản xuất, kinh doanh và dịch vụ trong cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng Xã Hội Chủ Nghĩa. Vì vậy, Công ty nhận thức được rằng, kế hoạch hóa là hoạt động có hướng đích nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Chức năng chủ yếu của kế hoạch hóa là tính toán các nguồn tiềm năng, dự kiến khai thác các khả năng có thể huy động và phối hợp các nguồn tiềm năng ấy theo những định hướng chiến lược đã định để tạo nên một cơ cấu hợp lý, thúc đẩy tăng trưởng nhanh và giữ cân bằng các yếu tố tổng thể. Vì lẽ đó, Công ty đã nhận thức rằng, công tác kế hoạch hóa trong nền kinh tế thị trường không giảm mà còn tăng cường như một công cụ, một yếu tố tổ chức và quản trị các hoạt động kinh doanh của Công ty một cách có hiệu quả. Công tác kế hoạch hiện nay phải gắn chặt với thị trường, coi thị trường là điểm xuất phát, là mệnh lệnh, và đối tượng và nhu cầu của khách hàng.
Do đó, căn cứ vào chiến lược phát triển của Công ty, hàng năm phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn - dài hạn cho toàn Công ty. Xét theo mặt thời gian, Công ty có các bản kế hoạch quý, kế hoạch năm và kế hoạch 5 năm. Theo nội dung, Công ty lập kế hoạch lưu chuyển hàng hóa và một số kế hoạch tác nghiệp khác là kế hoạch biện pháp cho việc thực hiện kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, như kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính, kế hoạch dịch vụ,… Đồng thời, qua đó phân bổ kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc theo các chỉ tiêu quy định. Mặt khác, phòng kế hoạch thực hiện việc tổng hợp thống
kê tình hình hoạt động trên cả 3 lĩnh vực (kinh doanh - sản xuất - dịch vụ) của toàn Công ty, sau đó phân tích, báo cáo Ban giám đốc Công ty kịp thời chỉ đạo. Ngoài ra, phòng kế hoạch còn tham gia kinh doanh mặt hàng sữa SNOW và kinh doanh quầy hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty.
- Phân theo thời gian
* Kế hoạch dài hạn
Kế hoạch hoạch dài hạn của Công ty Thực phẩm Miền Bắc là kế hoạch những 5 năm, kế hoạch 10 năm. Kế hoạch đó định hướng phát triển cho cả một giai đoạn, một thời kỳ của công ty. Dưới sự hướng dẫn, định hướng của Bộ Thương Mại, ban lãnh đạo Công ty tự xây dựng cho mình bản kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn. Nội dung của hình thức kế hoạch dài hạn bao gồm: Khẳng định hình thức doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, xác định cơ cấu sản phẩm, xác định quy mô thị trường, doanh thu và lợi nhuận trong dài hạn, đưa ra các giải pháp lớn về tài chính, đầu tư, nghiên cứu phát triển,...
* Kế hoạch trung hạn
Thường là 2, 3 năm. Nhằm đưa ra các chương trình trung hạn để hiện thực hóa các lĩnh vực, mục tiêu, chính sách, giải pháp được hoạch định trong kế hoạch dài hạn.
* Kế hoạch hàng năm
Là sự cụ thể hóa nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phù hợp với điều kiện thị trường và khả năng của công ty trong năm kế hoạch. Kế hoạch hàng năm còn được gọi là kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính – xã hội.
* Kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch tác nghiệp là sự cụ thể hóa và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ cả năm của doanh nghiệp bằng cách chia nhỏ nhiệm vụ cả năm cho các khâu của doanh nghiệp (Phân xưởng, ngành, tổ sản xuất, người công nhân) và chia nhỏ ra trong từng khoảng thời gian ngắn (Quý, tháng, tuần) về mặt sản xuất cũng như phục vụ sản xuất.
- Phân theo lĩnh vực
Xây dựng kế hoạch lưu chuyển hàng hóa: Đây là kế hoạch hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty, kế hoạch này phản ánh chức năng và nhiệm vụ quan trọng nhất, đặc trưng nhất là lưu chuyển hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh
vực tiêu dùng, nó phản ánh toàn bộ khối lượng công việc nghiệp cụ chủ yếu của Công ty. Cụ thể:
- Kế hoạch mua vào - Kế hoạch bán ra
- Kế hoạch lưu trữ hàng hóa
Đây vừa là mục tiêu, vừa là điều kiện để Công ty đạt được mục đích của hoạt động kinh doanh. Mặt khác, các chỉ tiêu của kế hoạch lưu chuyển hàng hóa còn là căn cứ quan trọng để xây dựng nên các kế hoạch như:
- Kế hoạch vốn kinh doanh - Kế hoạch chi phí lưu thông
- Kế hoạch nộp ngân sách Nhà nước - Kế hoạch lợi nhuận
- Kế hoạch lao động tiền lương
Thực chất của các kế hoạch trên chỉ là kế hoạch biện pháp, lấy mục tiêu lưu chuyển hàng hóa làm mục tiêu và tính chính xác của các kế hoạch biện pháp khác.
Như vậy, kế hoạch lưu chuyển hàng hóa của Công ty là việc tính toán tổng hợp những chỉ tiêu mua vào, bán ra và dự trữ hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên cơ sở khai thác tối đa các khả năng có thể có của toàn Công ty trong kỳ kế hoạch.
Kế hoạch lưu chuyển hàng hóa bao gồm:
* Kế hoạch mua vào
Mua hàng là điều kiện tiên quyết để thực hiện kế hoạch bán hàng ra và dự trữ hàng hóa. Mua hàng đòi hỏi hàng hóa phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng, phải mua hàng kịp thời, đúng với yêu cầu giá cả hợp lý là yếu tố quan trọng quyết định để kinh doanh có lãi. Vì vậy, trong kế hoạch mua hàng phải tính toán cân nhắc, lựa chọn các loại hàng, nguồn hàng, bạn hàng tin cậy để bảo đảm an toàn vốn kinh doanh và đáp ứng yêu cầu kinh doanh của Công ty trong năm kế hoạch. Trong cơ chế thị trường, chúng ta có quyền tự mua, tự bán, tự lựa chọn thị trường, đối tác và các hình thức và phương thức mua bán. Dựa vào điều kiện, phạm vi và yêu cầu kinh doanh, Công ty lựa chọn các nguồn hàng:
+ Nguồn hàng sản xuất trong nước + Nguồn hàng tự khai thác chế biến + Nguồn hàng liên doanh liên kết + Nguồn hàng khác
* Kế hoạch bán ra:
Kế hoạch bán ra là nhiệm vụ trung tâm, quan trọng nhất của Công ty, là mục tiêu của hoạt động kinh doanh cho nên tất cả các hoạt động khác phải phục vụ cho việc bán hàng được nhiều, được nhanh, thu hút được ngày càng nhiều khách hàng, giảm được chi phí bán hàng để đạt được hiệu quả kinh doanh cao.
Kế hoạch bán ra gồm các chỉ tiêu khác nhau:
+ Theo hình thức bán hàng: có chỉ tiêu bán buôn, bán lẻ. + Theo khách hàng gồm:
Bán cho các đơn vị tiêu dùng trực tiếp
Bán cho các tổ chức trung gian (Công ty, doanh nghiệp khác) Bán qua đại lý
Bán trong hệ thống ( bán nội bộ, công ty bán cho các đơn vị …) Bán ủy thác và xuất khẩu
+ Theo phương thức kinh doanh: bán ở tổng Công ty (văn phòng Công ty bán ) và bán ở các đơn vị.(xem phụ lục 1)
* Kế hoạch dự trữ hàng hóa đầu kỳ và cuối kỳ
Một trong những điều kiện quan trọng đảm bảo cho hoạt động kinh doanh liên tục và đạt được hiệu quả cao của Công ty là phải có kế hoạch dự trữ hàng hóa phù hợp. Do vậy, phải tranh thủ cơ hội bán hàng, giao hàng nhanh và không bị đứt đoạn trong quá trình cung ứng hàng hóa.
Dự trữ hàng hóa đầu kỳ và cuối kỳ là chỉ tiêu về số lượng và chất lượng, là danh điểm hàng hóa phù hợp với nhu cầu của khách hàng được tính toán và bố trí ở địa bàn phù hợp để xuất bán cho kỳ kế hoạch tiếp theo.
Dự trữ hàng hóa cuối kỳ trước nếu thực hiện đúng sẽ là số hàng hóa tồn kho đầu kỳ kế hoạch. Nhưng trong số tồn kho đầu kì kế hoạch còn có cả những hàng hóa không nằm trong chỉ tiêu dự trữ hàng hóa, đó là những hàng kỳhóa ứ đọng, chậm luân chuyển, kém phẩm chất và hàng không phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng.
Vì vậy, khi đưa tồn kho đầu kì kế hoạch vào cân đối chỉ đưa những hàng hóa dự trữ theo kế hoạch và những hàng hóa đủ phẩm chất đáp ứng yêu cầu khách hàng.
Ngoài kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, phòng kế hoạch còn phải lập ra các kế hoạch khác nhằm tổ chức thực hiện một cách đồng bộ các mối quan hệ kinh tế trong lưu thông hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng.
Kế hoạch kỹ thuật tài chính phản ánh đầy đủ đồng bộ và toàn diện các mặt hoạt động cơ bản của đơn vị trong đó kế hoạch lưu chuyển hàng hóa đóng vai trò trung tâm cơ bản nhất, kế hoạch dịch vụ phục vụ việc mua bán hàng hóa gắn chặt với các chỉ tiêu của kế hoạch lưu chuyển hàng hóa và nó trở thành một bộ phận không thể tách rời hoạt động cơ bản của Công ty là lưu thông hàng hóa, dịch vụ và thực hiện giá trị hàng hoá các kế hoạch như: kế hoạch kinh doanh, vận chuyển, kế hoạch về vốn, kế hoạch tiền lương, kế hoạch chi phí lưu thông, kế hoạch lợi nhuận, kế hoạch ngân sách,… đều là kế hoạch biện pháp nhằm thực hiện kế hoạch lưu chuyển hàng hóa và dịch vụ.
Nói là kế hoạch biện pháp không có nghĩa là kế hoạch đó không quan trọng vì nếu kế hoạch biện pháp không thực hiện được thì kế hoạch trung tâm cơ bản cũng không thể thực hiện được.
Nói kế hoạch đó là trung tâm cơ bản vì nó là mục tiêu, là cái đích, nếu thực hiện nó được thì đơn vị mới có doanh thu mới có tiền để trang trải chi phí và kinh doanh có lãi.
* Kế hoạch vốn lưu động được chia làm 2 loại: vốn lưu động định mức và
vốn lưu động không định mức.
- Vốn lưu động định mức là số vốn tối thiểu cần thiết để hoàn thành kế hoạch lưu chuyển hàng hóa và kế hoạch sản xuất dịch vụ, vốn lưu động định mức gồm 2 loại: vốn dự trữ hàng hóa và vốn phi hàng hóa
+ Vốn dự trữ hàng hóa là số tiền dự trữ ở các kho các đơn vị, trị giá hàng hóa trên đường đi, trị giá hàng hóa thanh toán bằng chứng từ nhằm đảm bảo lượng hàng hóa bán bình thường cho các nhu cầu sản xuất, tiêu dùng. Vốn dự trữ hàng hóa chiếm khoảng 80 - 90% vốn lưu động định mức và chiếm 50-70% trong toàn bộ vốn kinh doanh của đơn vị.
+ Vốn phi hàng hóa là số tiền định mức của vốn bằng tiền, nó bao gồm vốn bằng tiền và tài sản khác.
Khi lập kế hoạch vốn lưu động định mức tra phải xác định tổng số vốn lưu động cần thiết kỳ kế hoạch đã đảm bảo sản xuất kinh doanh và phải tính toán khả năng về vốn, cân đối nhu cầu và khả năng về vốn lưu động một cách tích cực, đồng thời phải có các biện pháp tính toán để sử dụng hợp lý vốn và quản lý vốn sử dụng vốn một cách có hiệu quả.
Kế hoạch vốn lưu động định mức có 2 chỉ tiêu: - Chỉ tiêu tuyệt đối (Tổng số tiền)
- Chỉ tiêu tương đối (số ngày, số vòng và tỷ lệ %) (Xem phụ lục 5)
* Kế hoạch lợi nhuận
Lợi nhuận là biểu hiện bằng tiền của giá trị thặng dư do lao động thặng dư của người lao động trong đơn vị tạo ra bằng cách sử dụng hợp lý các nguồn lực trong kinh doanh về tận dụng các điều kiện của môi trường kinh doanh, sản xuất và dịch vụ.
Lợi nhuận là mục tiêu trực tiếp trên hết đối với hoạt động kinh doanh là đòn bẩy kinh tế kích thích đơn vị và lợi ích vật chất mà sử dụng hiệu quả các tiềm năng, là thước đo phản ánh tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh, là nguồn tích lũy quan trọng để tái mở rộng kinh doanh.
Lợi nhuận = Tổng doanh thu - Tổng chi phí - Căn cứ vào lợi nhuận thực hiện
- Khả năng kinh doanh của năm kế hoạch để có kế hoạch tăng giảm lợi nhuận.
- Muốn gia tăng lợi nhuận nhà kế hoạch phải xác định được điểm hòa vốn, thời gian và khối lượng hòa vốn) để có biện pháp gia tăng lợi nhuận cho phù hợp
- Tăng nhanh doanh số bán hàng
- Tăng cường hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng - Giảm chi phí kinh doanh
- Tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn
- Xác định mức và cơ cấu dự trữ hàng hóa hợp lý.
* Kế hoạch sản xuất
Giống như đã trình bày ở phần trình tự xây dựng kế hoạch, đối với khâu sản xuất, khác ở chỗ:
- Tình hình thực hiện sản xuất năm trước - Công suất hoạt động máy móc
Các chỉ tiêu giống như kinh doanh nhưng phải đi sâu và bám sát các chỉ tiêu đã được tổng giám đốc Công ty phê duyệt.
* Kế hoạch Marketing:
Bộ phận kế hoạch này của công ty không đầy đủ các nội dung của một bản kế hoạch Marketing đúng nghĩa. Trong kế hoạch này Công ty chỉ nêu nên những việc cần làm trong năm trong công tác tuyên truyền, quảng cáo, chăm sóc khách hàng. Tổ chức các cuộc thi, triển lãm
* Kế hoạch lao động tiền lương: Là bộ phận kế hoạch đảm bảo số lượng và chất lượng lao động để thực hiện các mặt hoạt động của doanh nghiệp, thể hiện nguyên tắc phân phối thu nhập của công ty. Nội dung bao gồm các chỉ tiêu: Tổng số lao động, cơ cấu lao động, năng suất lao động, tổng quỹ lương, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, bảo hộ lao động.
* Kế hoạch quản lý kỹ thuật và tiến bộ khoa học kỹ thuật-công nghệ: Bộ phận kế hoạch này ở công ty chủ yếu thể hiện ở các đề tài nghiên cứu khoa học, áp dụng hệ thống tiêu chuẩn, thiết bị mới để kiểm định chất lượng sản phẩm
* Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản: Thể hiện vốn đầu tư và các hạng mục công trình cần xây dựng . Khối lượng và giá trị sửa chữa lớn các thiết bị máy móc, các công trình kiến trúc hiện có.
* Kế hoạch thu- chi tài chính: Là bộ phận kế hoạch tổng hợp toàn bộ kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ. Nội dung kế hoạch thu – chi tài chính của công ty tem gồm các chỉ tiêu:
(Khấu hao tài sản cố định, định mức vốn lưu động; mức và tỉ lệ lãi về tiêu thụ sản phẩm; tích lũy và phân phối lợi nhuận, trích lập và sử dụng các quỹ của doanh nghiệp; tín dụng ngắn hạn và bảng tổng hợp thu chi.)
* Kế hoạch đời sống: Phản ánh mức độ cải thiện đời sống của công nhân viên chức. Chế độ bảo vệ và khám sức khỏe, ăn trưa, Chương trình điều dưỡng, du lịch,...
Các bộ phận kế hoạch trên có mối quan hệ chặt chẽ và hữu cơ với nhau. Công ty phải đảm bảo tính đồng bộ và hệ thống của mối quan hệ này nhằm làm cho công tác lập kế hoạch thực sự có hiệu quả.