1) Nghiên cứu thị trường và lập phương án kinh doanh.
Để tiến hành việc ký kết hợp đồng xuất khẩu công ty xuất nhập khẩu Hà Tây đã tiến hành việc nghiên cứu thị trường lập phương án kinh doanh để nhằm bảo đảm hiệu quả kinh tế.
a) Nghiên cứu tiếp cận thị trường.
Việc nghiên cứu tiếp cận thị trường được tiến hành qua một số vấn đề sau:
- Nghiên cứu hàng hoá xuất khẩu nhằm lựa chọn những mặt hàng xuất khẩu thích hợp nhất và mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp. Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây kinh doanh rất nhiều mặt hàng kể cả thu mua lẫn sản xuất. Vì vậy công ty luôn luôn nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường của mình quan tâm. Mục đích để nắm bắt các vấn đề như: Thị trường đang cần mặt hàng gì, tình hình tiêu thụ ra sao! Chu kỳ sống của sản phẩm? tình hình sản xuất của công ty?
- Nghiên cứu thị trường xuất khẩu. Công ty tiến hành việc tiêu thụ hàng hoá trên thị trường xuất khẩu bằng cách qua các phương tiện thông tin đại chúng như sách báo, rađiô, tivi hoặc cho người tiến hành thị sát thị trường. Nhằm xác định nhu cầu của thị trường thực tế, lượng dự trữ, xu hướng biến động của từng thời kỳ khu vực. Mặt khác công ty còn sử dụng các đại lý, môi giới để nắm bắt thị trường.
- Nghiên cứu giá cả hàng hoá xuất khẩu. Giá cả hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá đồng thời biểu hiện một cách tổng hợp các hoạt động kinh tế. Việc nghiên cứu giá cả hàng hoá xuất khẩu gồm nghiên cứu mức giá, xu hướng biến động của giá cả thị trường và các nhân tố ảnh hưởng đến nó. Công ty tiến hành tính giá hàng hoá xuất khẩu để tiến hành sản xuất, thu gom sao cho có hiệu quả kinh tế.
- Lựa chọn đối tác. Công ty có rất nhiều bạn hàng để xuất khẩu nhưng tất nhiên phải lựa chọn bạn hàng phù hợp nhất có độ tin cậy cao để đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Vì thế công ty đã tiến hành nghiên cứu lựa chọn bạn hàng bằng cách dựa trên: quan điểm kinh doanh của đối tác; lĩnh vực kinh doanh của họ, khả năng tài chính, uy tín và mối quan hệ kinh doanh, người đại diện công ty và phạm vi trách nhiệm của họ đối với công ty.
b) Lập phương án kinh doanh.
Trên cơ sở kết quả thu được của việc nghiên cứu tiếp cận thị trường công ty tiến hành lập phương án kinh doanh.
Phòng kinh doanh điều hành, dự toán tổng thu, tổng chi. Nếu có hiệu quả kinh doanh tức là mang lại lợi nhuận cho công ty thì lập phương án kinh doanh: phương án phải được giám đốc ký duyệt.
Phòng kế hoạch thị trường tiến hành tổ chức lập kế hoạch sản xuất giao chỉ tiêu cho các trạm, các cơ sở sản xuất (đối với hàng mây tre đan, thêu len) tiến hành lập kế hoạch thu gom hàng hoá ở các huyện các địa phương trong tỉnh lập thành lô hàng xuất khẩu (đối với mặt hàng lạc nhân, hoa quả tươi...)
Phòng kế toán tài vụ căn cứ vào phương án kinh doanh đã được giám đốc ký. Dựa vào số tiền cần thiết của phương án phòng kế toán cấp tiền từ tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi của ngân hàng để thực hiện phương án kinh doanh, nếu thiếu thì công ty vay tại ngân hàng.
2) Những vấn đề chung về hợp đồng xuất khẩu
Công xuất nhập khẩu Hà Tây khi tham gia ký kết hợp đồng xuất khẩu là hợp pháp, bởi vì công ty hợp đồng xuất nhập khẩu Hà Tây được UBND tỉnh quyết định thành lập. Có tư cách pháp nhân, là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của công ty. Vốn lưu động của công ty hiện nay là 3,82 tỷ đồng. Được phép kinh doanh xuất nhập khẩu theo các mặt hàng được quy định trong giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu số 2.06.1002 của Bộ Thương mại cấp ngày 23/3/1993.
Việc tham gia ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu thường do giám đốc đại diện ký kết. Nếu giám đốc không trực tiếp tham gia ký kết thì uỷ quyền cho người khác ký kết. Việc uỷ quyền ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu được thực hiện với hợp đồng uỷ quyền giữa giám đốc và người được uỷ quyền, người được uỷ quyền chỉ được ký kết trong phạm vi thẩm quyền quy định trong hợp đồng uỷ quyền.
Nội dung của hợp đồng xuất khẩu được ký kết giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và các công ty nước ngoài đều tuân thủ theo quy định của pháp luật, phù hợp với các nguyên tắc của hợp đồng xuất nhập khẩu. Hợp đồng xuất khẩu bao gồm các điều khoản chủ yếu như: Tên hàng, số lượng, chất lượng, thời hạn và địa điểm giao hàng, giá cả và phương thức thanh toán. Ngoài những điều khoản chủ yếu trên còn có các điều khoản khác như đóng gói, kí mã hiệu, bảo hiểm... Cụ thể nó được thể hiện ở hợp đồng xuất khẩu mây tre đan được ký kết giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và Su Sung Trading Co.Ltđ (Phụ lục).
Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây ký kết các hợp đồng xuất khẩu đều thực hiện bằng văn bản như hợp đồng đối với một số khách hàng quen làm ăn lâu dài thì có thể ký kết bằng Telex, Fax.
Vấn đề quan trọng đối với ký kết hợp đồng xuất khẩu là việc lựa chọn luật áp dụng cho hợp đồng. Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây ký kết các hợp đồng xuất khẩu nói chung thông thường áp dụng luật pháp quốc tế về ngoại thương như UCP 500 Incoterms 1990, Công ước Viên 1980 và một số văn bản pháp lý quốc tế về ngoại thương khác.
Ngôn ngữ của hợp đồng xuất khẩu thường sử dụng bằng tiếng Anh. Đây cũng là ngôn ngữ thông dụng trong buôn bán quốc tế.
Phương thức ký kết các hợp đồng xuất khẩu giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây với các công ty đối tác là các bên trực tiếp gặp gỡ thoả thuận và ký kết hợp đồng. Thông thường với mặt hàng mây tre đan khách hàng thường tới công ty giao dịch và ký kết hợp đồng. Ngoài ra công ty cũng gửi thư chào hàng cho các công ty ở nước ngoài theo phương thức ký kết gián tiếp.
3) Các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu
Hợp đồng xuất khẩu được ký kết giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và thương nhân nước ngoài đều thoả thuận các điều khoản chủ yếu mà pháp luật đã quy định và bắt buộc phải có, nếu thiếu hoặc không có thể vô hiệu. Theo điều 50 luật thương mại Việt Nam các điều khoản đó bao gồm: Tên hàng số lượng; quy cách phân chất; giá cả; phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao hàng. Mọi hợp đồng xuất khẩu của công ty đều tuân thủ các quy định trên.
Có thể ví dụ một hợp đồng xuất khẩu mây tre đan của công ty. Hợp đồng số 11-98/HT-NVI ngày 4.2.1998 như sau:
- Về tên hàng: được biểu hiện qua mã hàng như B 1281/5-1; B 1372/5- 2; B 1372/5-1...
- Về số lượng, thì thoả thuận theo dung sai ±10%. Đơn vị tính theo bộ, mỗi bộ có thể là 3,5 hoặc 7 chiếc.
- Về giá cả: thoả thuận đơn vị tính giá theo bộ, đồng tiền tính giá là USD. Đơn giá theo giá FOB cảng Hải Phòng, Incoterms 1990, bao gồm cả đóng gói.
- Phương thức thanh toán bằng L/C không huỷ ngang trả ngay (irrevocable and at sight L/C). Sau khi ký kết hợp đồng 5 ngày thì công ty Su Sung Trading Co.Ltd của Hàn Quốc phải mở L/C trên cho công ty xuất nhập khẩu Hà Tây hưởng lợi.
- Địa điểm giao hàng tại cảng Hải Phòng và thời gian giao hàng được quy định trong vòng 10.3.1998.
Ngoài những điều khoản chủ yếu trong hợp đồng còn có các điều khoản khác nhằm tạo sự hoàn chỉnh của hợp đồng xuất khẩu.
Tuỳ theo từng loại mặt hàng mà các điều khoản thông thường nào sẽ được đưa vào hợp đồng.
Cũng theo ví dụ về hợp đồng xuất khẩu mây tre đan của công ty thì những điều khoản thông thường này bao gồm:
- Đóng gói được quy định phải phù hợp với vận tải biển. - Bảo hiểm: do người mua thực hiện.
- Ngoài ra còn một số các điều khoản khác...