1) Hoàn thiện hợp đồng pháp luật về ký kết hợp đồng xuất khẩu
Trong ký kết hợp đồng xuất khẩu nhà nước đóng vai trò rất quan trọng tới sự thành công của các công ty. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết hợp đồng xuất khẩu diễn ra nhanh chóng dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí dựa trên những cơ sở pháp lý mà nhà nước ban hành hay công nhận. Do đó Nhà nước cần phải thực hiện những vấn đề sau để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp xuất khẩu tốt:
a) Nhà nước cần có những chính sách ưu đãi đối với các doanh nghiệp xuất khẩu về giá, thuế v.v... Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp xuất khẩu sản phẩm từ nông nghiệp như các hàng nông sản, hàng thủ công mỹ nghệ, nhằm tạo sức cạnh tranh của các mặt hàng này trên thị trường quốc tế mặt khác khai thác tiềm năng của đất nước (vì 80% dân số đất nước làm nông nghiệp), tạo công ăn việc làm cho người lao động.
b) Nhà nước cần ban hành những các văn bản pháp luật như bộ luật, luật, nghị định, thông tư, quyết định về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và đặc biệt là về ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu một cách chi tiết và cụ thể. Nhằm tạo cơ sở pháp lý hành lang, môi trường an toàn cho các doanh nghiệp tự do hoạt động kinh doanh, sản xuất trong khuôn khổ pháp luật cho phép. Ngày nay đã có luật thương mại ra đời và có hiệu lực kể từ ngày 1.1.1998. Nhưng đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và đặc biệt là ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu thì cần phải có những văn bản pháp
luật như nghị định thông tư dưới luật này để quy định chi tiết và hướng dẫn cụ thể để các doanh nghiệp hiểu rõ và thuận tiện cho việc áp dụng.
Ban hành các văn bản pháp luật vừa tạo điều kiện thuận lợi cơ sở pháp lý cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong và ngoài nước áp dụng vừa tạo tâm lý an tâm làm ăn của các doanh nghiệp này. Đồng thời các văn bản pháp luật được Nhà nước ban hành này phải phù hợp với thông lệ hoạt động kinh tế xuất nhập khẩu quốc tế. Nhằm thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở các nước khác nhau mà vẫn có thể hiểu một cách thống nhất với nhau dẫn đến việc ký kết và thực hiện được nhanh chóng và có hiệu quả kinh tế.
c) Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về xuất nhập khẩu cần phải nghiên cứu xem xét pháp luật quốc tế về ngoại thương, về tình hình thực tế của thị trường trong và ngoài nước, để tham gia ký kết hoặc công nhận các công ước quốc tế, các hiệp định nghị định thư song phương hoặc đa phương hoặc chung về hoạt động ngoại thương và những ngành liên quan. Tạo cơ sở pháp lý cho các doanh nghiệp xuất khẩu khi tham gia vào ký kết hợp đồng thì đó là nguồn luật đương nhiên hoặc là nguồn luật để dẫn chiếu vào hợp đồng mà không cần phải tốn kém thời gian, chi phí cho những thoả thuận về các điều khoản của hợp đồng.
2) Hoàn thiện công tác tổ chức ký kết hợp đồng xuất khẩu
Hợp đồng sau khi được ký kết có giá trị ràng buộc các bên đương sự. Vì vậy chúng ta cần coi trọng việc ký kết hợp đồng. Cần tránh tình trạng chưa nắm vững giá cả thị trường, thương nhân, thương nhân đã vội ký kết hợp đồng để rồi lại xin huỷ, xin điệu chính, hoặc không nghiêm chỉnh thực hiện. Đây vừa là vấn đề pháp lý vừa là lòng tin đối với khách. Vì thế để cho việc ký kết hợp đồng được tốt đối với các công ty nói chung và công ty xuất nhập khẩu Hà Tây nói riêng cần thực hiện những vấn đề sau:
a) Tìm hiểu và lựa chọn đối tác
Thực tế việc sản xuất và kinh doanh xuất khẩu của công ty được thực hiện qua từng mùa. Bởi chủ yếu là hàng nông sản và thi công nghệ, trừ mặt hàng thêu len, dệt len vào mùa vụ có hàng xuất khẩu khách hàng đến giao dịch trao đổi mua bán rất nhiều. Tuy nhiên khách hàng đến không phải chỉ đòi để ký kết hợp đồng mua bán mà còn có khi khách hàng đến để thăm dò mẫu
mã, giá cả v.v. Chính vì vậy mà công ty cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lưỡng từng đối tượng đến công ty để có phương sách ứng xử hợp lý nhất. Đối với các khách hàng muốn đến đặt quan hệ mua bán nên bố trí thời gian làm việc thật khoa học vừa đảm bảo được bí mật vừa đảm bảo trình độ đàm phán tiến tới ký kết hợp đồng.
b) Bảo dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ xuất nhập khẩu.
Công ty phải đào tạo nâng cao chuyên môn cho cán bộ làm công tác xuất nhập khẩu. Người được quyền ký kết hợp đồng cần phải là người có trình độ hiểu biết về các mặt như: kỹ thuật sản xuất của thương phẩm học nghiệp vụ kinh doanh đối ngoại và ngoại ngữ. Bên cạnh những hiểu biết này họ cần phải biết về tình hình thực tiễn Việt Nam như thể lệ thanh toán của ngân hàng Việt Nam, nắm vững tình hình tập quán cảng cửa khẩu của Việt Nam; về thời vụ sản xuất và đặc điểm của hàng Việt Nam v.v...
Ngoài việc nâng cao trình độ cho những cán bộ chủ chốt trong công tác hợp đồng thì những người làm việc văn thư, đánh máy cũng cần có hiểu biết chút ít về hợp đồng xuất nhập khẩu. Có như vậy mới tránh được những sai sót đáng buồn cười như quên ghi ngày ký hợp đồng, đóng dấu ngược, đặt chữ ký không đúng chỗ, xếp lộn xộn thứ tự trang hợp đồng.
Để đạt được như vậy công ty cần thực hiện các biện pháp sau: - Mở lớp nghiệp vụ ngắn ngày tại công ty
- Chọn cán bộ đi học các lớp do Bộ Thương mại, Uỷ ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư nước ngoài tổ chức và liên hợp quốc tài trợ.
- Có chính sách cụ thể về sử dụng và thu hút cán bộ có năng lực chuyên môn và nghiệp vụ cao.
c) Chuẩn bị tốt các công việc cho quá trình đàm phán
Để cho việc ký kết diễn ra nhanh và thuận lợi thì công ty cần phải chuẩn bị tốt các công việc để chuẩn bị cho đàm phán.
- Trước khi ký kết hợp đồng xuất khẩu cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa giám đốc và các phòng ban như: phòng kế hoạch thị trường, phòng kinh doanh, để đưa đến một ý kiến chung nhất về tất cả các điều khoản trong
hợp đồng. Qua đó giám đốc có thể quyết định đồng ý hay không đồng ý khi ký kết hợp đồng đó.
- Các phòng ban như phòng kinh doanh, phòng kế hoạch thị trường phải tính chính xác giá thành sản phẩm ở một mức nào đó. Dựa trên cơ sở trong quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng ta có thể quyết định ở một mức giá nào đó là có thể chấp nhận được để hai bên cùng có lợi.
- Các phòng ban dựa trên những kế hoạch sẵn có, năng lực của công ty và thực tiễn Việt Nam để tính toán thời gian sản xuất, thu gom là bao nhiêu và ngày nào có thể giao hàng được. Tránh tình trạng là cứ ký kết hợp đồng xuất nhưng lại không thực hiện đúng thời hạn, dẫn đến mất lòng tin của khách hàng và gây thiệt hại về kinh tế cho công ty.
d) Công ty nên có hợp đồng mẫu
Hoạt động mua bán ngoại thương là rất phức tạp và nhiều vấn đề phát sinh mà trong quá trình đàm phán ký kết chúng ta không lường hết được những điều cần quy định. Vì thế doanh nghiệp cần phải có những bản hợp đồng hoặc những bản điều kiện chung cho từng loại mặt hàng để giúp cho người ký khỏi bỏ sót những khoản này hoặc điều khoản khác.
- Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu phải tuân thủ những qui định của pháp luật về mặt pháp lý và kỹ thuật nghiệp vụ như khi soạn thảo hợp đồng cần phải cân nhắc kỹ và có phương án dự liệu đề phòng những tình huống bất lợi có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng; hạn chế tối đa những từ ngữ, lời văn có tính chất mập mờ, khó giải thích; không nên cam kết những điều mà mình không biết và không đủ thẩm quyền giải quyết.
- Các công ty phải có cán bộ đủ năng lực về mặt pháp lý để tư vấn cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty nhằm ký kết hợp đồng chặt chẽ về mặt pháp lý và hiệu quả về mặt kinh tế.