1) Xin giấy phép xuất khẩu
Sau khi kí kết hợp đồng giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và khách hàng thì để thực hiện hợp đồng đó công ty phải xin phép xuất khẩu tại Bộ thương mại. Với tất cả các hợp đồng gia công xuất khẩu và hợp đồng mua bán thì phòng kinh doanh phải mang hợp đồng này lên phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại để đăng ký hợp đồng. Nếu Bộ thương mại xem xét hợp đồng này có phù hợp với thông lệ quốc tế và pháp luật xuất khẩu của Nhà nước, đáp ứng trong phạm vi giấy phép kinh doanh và các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu. Phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại sẽ xác nhận vào bản hợp đồng, khi đó hợp đồng coi như đã được đăng ký.
Sau khi đăng ký hợp đồng xuất khẩu thì để hoàn thiện thủ tục xin giấy phép, phòng kinh doanh xem xét khách hàng đã mở L/C hay chưa. Nếu đã mở rồi thì phòng kinh doanh chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gồm:
- Hợp đồng đã đăng ký với Bộ Thương mại - Giấy phép kinh doanh xuất khẩu trực tiếp - Giấy phép xuất khẩu chuyến
- Hoá đơn hàng
- Hoá đơn thương mại - L/C
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, phòng kinh doanh có trách nhiệm đưa lên phòng Thương mại để xin giấy phép xuất khẩu chuyến. Nếu hồ sơ hợp lệ đầy đủ, chính xác thì phòng cấp giấy phép sẽ ký xác nhận cho phép xuất khẩu lô hàng.
2) Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu công ty xuất nhập khẩu Hà Tây tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Đối với hàng công ty sản xuất như thảm len, mây tre đan v.v... phòng kế hoạch thị trường giao chỉ tiêu cho các phòng sản xuất, về số lượng, ngày giao hàng, kích cỡ màu, dạng mầu đóng gói. Sau khi tiến hành sản xuất xong, công ty có trách nhiệm thẩm tra chất lượng và tiến hành kiểm tra giám sát việc đóng gói hàng và đưa hàng vào kho chờ xuất khẩu.
Đối với hàng công ty phải thu mua thông qua các hợp đồng kinh tế như hàng nông sản, hàng mây tre đan. Công ty tiến hành đặt hàng tại các doanh nghiệp tư nhân tại các vùng nghề làng nghề. Đối với hàng mây tre đan, đến thời hạn giao hàng công ty tiến hành việc thu gom và nghiệm thu hàng hoá đồng thời mời khách hàng nước ngoài hoặc đại diện khách hàng nước ngoài cùng tiến hành nghiệm thu.
Sau khi hàng hoá đạt tiêu chuẩn hợp đồng. Khách hàng, cấp cho công ty giấy chứng nhận phẩm chất để công ty đóng gói niêm phong và vận chuyển
quản. Công ty thường đóng gói bằng bao bì coton và đóng vào container tại địa điểm tại địa điểm thu hoá ở công ty.
3) Kiểm tra chất lượng
Trước khi giao hàng công ty kiểm tra chất lượng hàng hoá về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì theo quy định (Tuân thủ theo quy định của (Điều 61, Luật Thương mại Việt Nam).
Thông thường việc kiểm tra này do khách mua trực tiếp thực hiện tại kho hàng của công ty hoặc giao thoả thuận uỷ quyền cho Vinacontrol thực hiện.
Để đảm bảo uy tín với khách hàng. Công ty phải luôn thường xuyên xuống các nơi sản xuất giám sát, đôn đốc về mặt chất lượng ngay từ khi lựa chọn nguyên liệu, nguồn hàng, kỹ thuật chế biến, sản xuất cho đến khi giao hàng cho người mua. Khi phát hiện sai sót gì về chất lượng quy định theo hợp đồng. Công ty loại bỏ ngay số hàng đó ra khỏi lô hàng, giữ vững nguyên tắc giao đúng, giao đủ, cả về số lượng, chất lượng. Tuy nhiên, đối với hàng mây tre đan cần phải lưu ý các quy cách phẩm chất về độ ẩm, mối mọt dung sai, kích cỡ, dài rộng cao thấp, dung sai về số lượng.
4) Thuê tàu:
Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây xuất khẩu hàng hoá được thực hiện theo hai hình thức chủ yếu là theo giá FOB và CIF.
Với lô hàng bán giá FOB. Đây là hình thức bán chủ yếu của công ty. Bán theo điều kiện này thì công ty không phải thuê tàu và mua bảo hiểm. Với những lô hàng này thì công ty phải tổ chức giao hàng và việc giao hàng như thế nào đã được quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc từ những thông tin của người mua.
Với những lô hàng bán theo điều kiện CIF. Theo điều kiện này thì công ty phải có trách nhiệm thuê tàu. Công ty tiến hành tìm, nghiên cứu hãng tàu nào để có thể giảm giá cước, thời gian vận chuyển nhanh, an toàn. Sau khi tìm được hãng tàu phù hợp thì công ty tiến hành đàm phán và ký kết với các hãng tàu đó.
Các chứng từ giao hàng thì hãng tàu ký vào BL và giao cho công ty xuất nhập khẩu Hà Tây.
5) Mua bảo hiểm
Chuyên chở bằng đường biển thường gặp những rủi ro tổn thất. Bởi vậy tất cả các lô hàng bán theo điều kiện CIF Incoterms 1990 công ty đều tiến hành mua bảo hiểm. Công ty thường mua bảo hiểm theo từng chuyến hàng và mua tại Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam. Giá trị Bảo hiểm công ty mua tuỳ từng chuyến hàng có thể là 10%, 20%.
6) Làm thủ tục hải quan
Việc hoàn thành thủ tục hải quan đối với một lô hàng được kiểm tra và kẹp trì niêm phong hạt kho của công ty, nơi xếp hàng lên container.
Công ty chuẩn bị một bộ hồ sơ để đăng ký với Cục Hải quan Hà Tây. Bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai hải quan - Hợp đồng xuất khẩu - L/C
- Hợp đồng uỷ thác và giấy phép kinh doanh của đơn vị (nếu là xuất uỷ thác).
- Bảng kê chi tiết - Hoá đơn
- Giấy phép kinh doanh
- Giấy phép công nhận địa điểm kiểm hoá
- Một số giấy tờ khác tuỳ theo đặc điểm của từng lô hàng.
Sau khi chuẩn bị song bộ hồ sơ, phòng kinh doanh đưa hồ sơ lên cục hải quan Hà Tây để đăng ký. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ và chính xác thì nơi tiếp nhận hồ sơ là Cục Hải quan Hà Tây đóng dấu tiếp nhận tên tờ khai.
Tờ khai hải quan sẽ được chuyển tiếp vào phòng tính thuế XNK để làm thủ tục. Trong vòng 2-3 ngày kể từ ngày hải quan tiếp nhận tờ khai, Cục Hải
quan tiến hành nghiên cứu và làm cơ sở để cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra hàng hoá của công ty được xuất khẩu. Trong thời gian qua chính sách của Nhà nước đã có tiến bộ trong việc giảm nhẹ các thủ tục hải quan cùng với việc thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật của công ty nên việc xuất khẩu các mặt hàng xuất khẩu của công ty có thuận lợi hơn.
7) Giao hàng với tàu:
Sau khi đã hoàn thành các thủ tục và được phép xuất khẩu hàng hoá. Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây tiến hành chuẩn bị cho việc giao hàng. Hàng hoá của công ty chủ yếu vận chuyển bằng đường biển.
Công ty tiến hành thuê số lượng container thích hợp để chuyên chở hết hàng hoá đã ghi trong tờ khai xuất khẩu. Khi container đã về tới công ty và được phép của Hải quan giao hàng lên container thì công ty tiến hành tổ chức bốc hàng.
Sau khi hàng đã được giao toàn bộ lên container thì hãng vận tải có trách nhiệm bảo quản hàng hoá cho tới khi chủ hàng của công ty được dỡ tại cảng Hải Phòng để bốc lên tàu.
Khi công việc trên hoàn tất thì phòng kinh doanh tổng hợp toàn bộ các số liệu như: Tên hàng, tên người nhận, người gửi, ký mã hiệu của lô hàng để cung cấp cho hãng tàu. Từ đó làm cơ sở cấp B/L cho công ty. Nếu B/L thống nhất với các thông tin trên L/C và trên các chứng từ giao hàng thì hãng tàu ký vào B/L và giao cho công ty xuất nhập khẩu Hà Tây.
Chỉ khi giao hàng cho người vận chuyển theo điều kiện giao hàng do hai bên thoả thuận thì công ty mới hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.
8) Thanh toán
Thanh toán là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của công ty; nó là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh của công ty.
Trong điều kiện thanh toán lô hàng xuất khẩu trên phòng kế toán đóng vai trò chủ đạo. Hiện nay ở công ty thanh toán bằng hình thức L/C là chủ yếu và chiếm khoảng 90% các lô hàng xuất khẩu của công ty.
Sau khi kí kết hợp đồng cùng với việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu công ty yêu cầu khách hàng nước ngoài mở L/C đúng hạn và điều kiện ghi trong hợp đồng. Nhận được giấy báo L/C công ty kiểm tra lại hiệu lực và khả năng thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng được công ty yêu cầu người mua phải điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp rồi mới tiến hành giao hàng.
Sau khi giao hàng công ty cử cán bộ kế toán mang bộ chứng từ của lô hàng tới ngân hàng thanh toán của lô hàng trên bao gồm:
- Hoá đơn thương mại - Phiếu đóng gói
- Giấy chứng nhận chất lượng ở công ty hoặc một tổ chức chứng nhận quốc tế như SGS, Vinacontrol
- Giấy chứng nhận xuất xứ do phòng thương mại cấp - Hối phiếu
- Vận đơn đường biển
- Giấy chứng nhận bảo hiểm
Sau khi tiến hành kiểm tra đầy đủ bộ hồ sơ thì công ty tiến hành đến ngân hàng Vietcombank để thanh toán.