II- Các quyết định chủ yếu về hoạt động phân phối ở khâu bán buôn của Tổng công ty Phát hành
5. Quyết định về địa điểm và lu thông hàng hoá
Vị trí, mặt bằng và trang bị văn phòng
Tổng công ty Phát hành sách Việt Nam có trụ sở chính đặt tại số 44 Tràng Tiền, quận Hai Bà Trng, thành phố Hà Nội (trung tâm sách Việt Nam). Đây là toà nhà có 6 tầng với hệ thống cửa hàng, phòng ban để tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty.
Mặt trớc (cửa lên 44, phố Tràng Tiền) có các trung tâm bán lẻ:
- Tầng 1: Trung tâm sách quốc văn: kinh doanh sách, kinh doanh văn hoá phẩm trong nớc
- Tầng 2: Trung tâm sách ngoại văn: kinh doanh sách nớc ngoài, tăng cờng giao lu văn hoá với các nớc trên thế giới, giới thiệu các xuất bản phẩm của Việt Nam với bạn bè quốc tế và cộng đồng ngời Việt ở nớc ngoài.
- Tầng 3: Trung tâm sách thiếu nhi: Thực hiện mô hình kết hợp giữa bán hàng và tổ chức giải trí bằng truyền hình, tổ chức phòng đọc và tập vẽ cho lứa tuổi thiếu nhi.
- Tầng 4: Trung tâm văn hoá phẩm
Mặt sau (cửa lên ở số 1, phố Nguyễn Xí) có các phòng ban:
- Tầng 4: Có phòng kinh doanh sách, phòng kinh doanh văn hoá phẩm và kho 4 (kho đựng sách)
- Tầng 5: có phòng xuất nhập khẩu, phòng Kế hoạch – Tài vụ, phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Nghiệp vụ tổng hợp, phòng Tổng giám đốc, ban kiểm soát.v.v…
- Tầng 6: là nơi tổ chức các câu lạc bộ “Những ngời yêu sách” và câu lạc bộ “Thế giới sách trẻ thơ”
Ngoài ra Tổng công ty còn có 1 trung tâm bán lẻ nữa ở 22B Hai Bà Tr- ng và kho 1.
Việc trụ sở đặt tại Tràng Tiền là một địa điểm trung tâm của Hà Nội tạo ra nhiều thuận lợi cho hoạt động của Tổng công ty. Trong thời gian qua, Tổng công ty đã không ngừng cải tạo và nâng cấp trang thiết bị các phòng ban để nâng cao khả năng phục vụ khách hàng. Việc đi lại, vận chuyển trong Tổng công ty đợc thực hiện bằng thang máy, các phòng ban đều đợc lắp đặt hệ thống máy vi tính với một phần mềm riêng để thực hiện việc quản lý, giao dịch tốt hơn. Hiện nay, Tổng công ty đã hoàn thiện công tác quản lý tập trung bằng nối mạng vi tính nội bộ. Thông qua phần mềm có thể biết đợc tình hình xuất hàng, nhập hàng, hàng tồn, khách hàng trả lại, kiểm kê, tình hình công nợ của khách hàng, in tem mã vạch.v.v…
Tuy nhiên, diện tích các phòng còn nhỏ, cụ thể là phòng kinh doanh sách, sau khi bố trí bàn làm việc, máy móc, tủ đựng sách mẫu thì chỉ chừa lại diện tích nhỏ để đi lại, đặt ghế cho khách hàng ngồi. Nếu cùng lúc có nhiều khách hàng đến giao dịch hoặc sách vừa lấy về đợc chất trong phòng thì việc đi lại rất khó khăn. Phòng kính, không có cửa sổ làm cho không khí ngột ngạt, gây cảm giác mệt mỏi, khó chịu ở cả khách hàng và nhân viên trong phòng mặc dù phòng có máy điều hoà. Chỗ để xe quá hẹp (trớc cổng ra vào ở phố Nguyễn Xí) chỉ đủ chỗ dành cho cán bộ, công nhân viên của Tổng công ty nên khi khách hàng đến giao dịch sẽ không biết để vào đâu. Mặt khác, để xe nh vậy sẽ gây cản trở không nhỏ đối với việc vận chuyển sách từ kho đến các phòng, từ nhà cung cấp chuyển đến.v.v…
Tổng công ty có 2 kho: kho 1 và kho 4 thực hiện chức năng phân loại, bảo quản sách. Kho 4 có diện tích nhỏ đợc đặt ngay cạnh phòng kinh doanh sách chuyên lu những sách có số lợng nhỏ (5 – 20 cuốn/1đầu sách) và sách có khả năng tiêu thụ nhanh. Kho 1 tại 22B Hai Bà Trng có diện tích lớn hơn kho 4 chuyên lu những sách có số lợng lớn (trên 20 cuốn/1 đầu sách) và sách độc quyền.
Các nhân viên kinh doanh khai thác sách, phân loại và vận chuyển về kho thích hợp. Các nhân viên coi kho sẽ tiến hành bốc dỡ, phân loại sách, ghi chép sổ sách để quản lý về tên sách, nhà xuất bản, số lợng, giá sau đó xếp vào kho. Kho đợc chia thành các mảng sách để tiện cho việc tìm kiếm. Các nhân viên kinh doanh cũng phải kiểm tra sách để nhập các dữ liệu vào phần mềm quản lý.
Tuy nhiên, việc sắp xếp các loại sách thờng là theo thói quen và kinh nghiệm của nhân viên coi kho là chính (khi lấy sách ra thì phải nhớ xem để ở đâu trong nhiều số nhiều đầu sách khác nhau) và các công đoạn đều đợc thực hiện bằng tay gây không ít khó khăn cho việc cung ứng hàng hoá. Mặt khác, do thiếu các giá để sách nên nhiều khi sách phải để dới đất gây khó khăn cho việc bảo quản (sách bị bụi bẩn, quăn, rách.v.v…) ảnh hởng tới chất lợng cuốn sách và tất nhiên không ai sẽ mua các sách đó.
Quá trình xử lý đơn đặt hàng
Đối với các đơn đặt hàng có ít số đầu sách, các nhân viên kinh doanh có thể nắm đợc rõ là có còn loại sách đó hay không ở trong kho. Đối với các đơn đặt hàng có nhiều đầu sách, các nhân viên kinh doanh sẽ phải kiểm tra các loại sách mà khách hàng yêu cầu (về tên sách, tên tác giả, số lợng, giá cả) rồi đối chiếu phần mềm quản lý để biết đợc các loại sách mà khách hàng yêu cầu có những tên sách nào, số lợng bao nhiêu, hiện đang ở kho nào để có kế hoạch cung ứng kịp thời. Nhiều khi, do cha nhập kịp dữ liệu, các nhân viên kinh doanh có thể gọi điện thoại để hỏi nhân viên coi kho về các đầu sách đó.
Nếu trong kho đã có đủ số sách yêu cầu thì các nhân viên kinh doanh yêu cầu nhân viên coi kho đóng gói lại chuẩn bị giao cho khách. Nếu không đủ thì các nhân viên kinh doanh phải đi thu mua để kịp thời giao cho khách hàng. Công việc này khá đơn giản vì các nhân viên kinh doanh đều nắm rõ mình mua đầu sách này ở đâu, giá bao nhiêu và họ chỉ việc yêu cầu đối tác cung cấp tiếp.
Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng, có thể họ đến Tổng công ty để nhận hàng hoặc Tổng công ty phải vận chuyển sách cho họ. Nếu khách hàng đến nhận sách thì nhân viên kinh doanh giao cho khách hàng hoá đơn thuế giá trị gia tăng (hoá đơn đỏ) và giữ lại một hoá đơn thanh toán. Nếu phải vận chuyển đến cho khách hàng thì nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên vận chuyển phải đi theo xe để giao hoá đơn cho khách. Thời gian thanh toán tuỳ theo thoả thuận giữa hai bên, có thể khách hàng trả tiền ngay 1 lúc hoặc trả một phần và nợ một phần.
Quá trình này đợc Tổng công ty thực hiện khá tốt. Tuy nhiên, vẫn cần phải rút ngắn chu kỳ đặt hàng – chuyển tiền để tăng mức độ hài lòng của khách hàng, giảm thiểu các chi phí của Tổng công ty.
Nhìn chung, thực trạng hoạt động phân phối của Tổng công ty Phát hành sách Việt Nam đã đợc phân tích đánh giá một cách chi tiết. Qua đó, chúng ta có thể thấy đợc u nhợc điểm của hoạt động này. Dựa trên những đặc điểm thị trờng đã nêu ở chơng 1 cùng với sự phân tích đánh giá về thực trạng của Tổng công ty em xin đa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động phân phối trong khâu bán buôn của Tổng công ty Phát hành sách Việt Nam.
