IV. Cơ sở thu, chi BHXH
3. Cơ sở chi BHXH và quy trình thực hiện công tác chi BHXH
3.1 Cơ sở chi BHXH.
Cũng nh công tác thu, cơ sở của công tác chi cũng dựa vào chính sách của Nhà nớc, các văn bản pháp quy, tình hình thực tế của quỹ BHXH Việt Nam. Và cụ thể nh sau
Căn cứ vào Điều 2 của Điều lệ BHXH ban hành kèm theo Nghị định số 12/CP ngày 16/1/1995 của Chính phủ để thực hiện chi cho các chế độ: ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN, hu trí và tử tuất.
- Đối với chế độ trợ cấp ốm đau đợc quy định rất rõ ràng tại điều 7, 8, 9 trong điều lệ BHXH. Điều 7 quy định về thời gian tối đa ngời lao động đợc hởng trợ cấp ốm đau, thai sản. Điều 8 quy định về thời gian nghỉ việc để chăm con ốm và điều 9 quy định về mức hởng trợ cấp ốm đau.
- Đối với chế độ trợ cấp thai sản: Đợc quy định tại điều 11, 12, 13, 14 trong Điều lệ BHXH quy định về thời gian nghỉ việc để đi khám thai, thời gian nghỉ việc trớc và sau khi sinh con, thời gian nghỉ việc để nuôi con nuôi và mức hởng trợ cấp thai sản.
- Đối với chế độ trợ cấp TNLĐ-BNN đợc quy định tại điều 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24 của Điều lệ BHXH, quy định về sự kiện BHXH, trách nhiệm của chủ sử dụng lao động, mức độ suy giảm khả năng lao động…
- Chế độ hu trí: Đợc quy định tại điều 25, 26, 27, 28, 29, 30 về điều kiện h- ởng, về mức hởng…
- Chế độ tử tuất: Đợc quy định tại điều 31, 32, 33, 34, 35 của Điều lệ BHXH. Cơ quan BHXH sẽ xem xét hồ sơ của ngời lao động theo trình tự xét h- ởng trợ cấp từng chế độ. Trong quá trình xét hởng phải đối chiếu với các quy định trong điều lệ xem có phù hợp hay không rồi sau đó mới thực hiện chi để đảm bảo đúng chế độ BHXH.
Ngoài ra, còn một số văn bản khác liên quan đến công tác chi trả nh:
- Quyết định số 2903/1999/QĐ- BHXH ngày 24/11/1999 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về việc ban hành quy định quản lý chi trả các chế độ BHXH thuộc hệ thống BHXH Việt Nam.
- Quyết định số 1058- TC/QĐ/KT ngày 9/09/1995, Quyết định số 1124- TC/QĐ/CĐKT ngày 12/12/1996 và Quyết định số 140/1999/QĐ-BTC ngày 15/11/1999 của Bộ tài chính ban hành hệ thống chế độ kế toán BHXH áp dụng cho tất cả các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam.
Bên cạnh đó còn một số văn bản khác liên quan và hỗ trợ công tác chi quỹ BHXH.
3.2 Quy trình thực hiện công tác chi BHXH.
Trình tự chi trả chế độ BHXH gồm các bớc nh sau:
Bớc 1: Nộp hồ sơ xét hởng chế độ trợ cấp BHXH.
Thông thờng khi xảy ra biến cố đợc BHXH ngời sử dụng lao động, ngời lao động và gia đình có trách nhiệm tập hợp hồ sơ và nộp cho cơ quan BHXH trong thời gian quy định. Hồ sơ bao gồm: Những bằng chứng về sự kiện đợc BHXH trực tiếp xảy ra với bản thân ngời lao động, những tài liệu khác nhau tuỳ theo bản chất của sự cố, tuỳ theo đặc điểm của từng trờng hợp phát sinh và tính chất công việc của ngời lao động và tuỳ theo các yếu tố khác có liên quan.
Bớc 2: Nhận và kiểm tra hồ sơ.
Việc nhận và kiểm tra hồ sơ đợc tiến hành với cơ quan BHXH cấp địa ph- ơng. Việc kiểm tra bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Kiểm tra số lợng tài liệu trong hồ sơ có đủ và phù hợp với trờng hợp phát sinh không.
- Kiểm tra chủng loại tài liệu trong hồ sơ có phù hợp với trờng hợp phát sinh không.
- Kiểm tra tính hợp pháp của các tài liệu có trong hồ sơ liên quan đến đối t- ợng khai và cấp xác nhận có thẩm quyền.
- Kiểm tra nội dung hồ sơ: Ta cần kiểm tra tên tuổi, thời gian làm việc, địa điểm làm việc, tính chất công việc, thu nhập cá nhân đối chiếu với hồ sơ gốc do cơ quan BHXH quản lý. Từ đó cơ quan BHXH đa ra kết luận: Hồ sơ hoàn hảo hoặc không hoàn hảo. Nếu không hoàn hảo sẽ yêu cầu phía ngời lao động hoàn thiện hồ sơ hoặc từ chối hồ sơ trong trờng hợp hồ sơ không đủ bằng chứng.
Bớc 3: Xử lý hồ sơ.
Với mục đích tiết kiệm thời gian xử lý và hạn chế sai xót, trong bớc này cần phải thực hiện các nguyên tắc sau đây:
- Phân loại các điều kiện hởng trong từng chế độ thành 2 nhóm: Nhóm điều kiện cơ bản và nhóm điều kiện bổ sung. Trong đó cần xem xét điều kiện cơ bản trớc nếu đáp ứng đủ mới kiểm tra điều kiện bổ sung.
- Phân loại hồ sơ xét hởng thành 2 nhóm: Nhóm hồ sơ thông thờng và nhóm hồ sơ phức tạp.
Bớc 4: Thẩm định hồ sơ.
Sau khi xử lý hồ sơ, kết quả hồ sơ đợc chuyển sang bộ phận thẩm định hồ sơ. Việc thẩm định đợc thực hiện với bộ phận chuyên trách không liên quan đến bộ phận xử lý hồ sơ. Bộ phận thẩm định có trách nhiệm kết luận về độ chính xác của quá trình xử lý hồ sơ. Thông thờng có các kết luận sau: Hồ sơ đợc xử lý đúng: Tiến hành trợ cấp chi trả. Hồ sơ sai, khi đó yêu cầu xử lý lại.
Bớc 5: Ra quyết định.
Sau khi thẩm định lại quyền hởng và quá trình tính toán mức hởng. Cơ quan BHXH có trách nhiệm ra quyết định chính thức về việc hởng trợ cấp BHXH đối với từng đối tợng ngời lao động. Ngời ra quyết định hoàn toàn độc lập với công tác xử lý, thẩm định hồ sơ để đảm bảo: Năng suất, chất lợng và xác định trách nhiệm hạn chế sự thông đồng.
Quyết định thông thờng có mẫu in sẵn cho phần lớn trờng hợp ngời lao động tuy nhiên đối với trờng hợp đặc biệt cơ quan BHXH có trách nhiệm ra quyết định dới dạng th riêng.
Bớc 6: Thông báo cho đối tợng ngời lao động.
Sau khi có quyết định cơ quan BHXH có trách nhiệm thông báo cho ngời lao động trong thời gian quy định (<= 30 ngày). Thông báo bao gồm các nội dung cơ bản sau:
+ Quyền đợc hởng chế độ + Loại chế độ đợc hởng + Loại trợ cấp đợc hởng
+ Thời gian hởng, thời gian bắt đầu trợ cấp + Quá trình tính toán mức hởng trợ cấp
+ Thông tin về quyền khiếu nại của ngời lao động trong trờng hợp không đồng ý với quyết định của cơ quan BHXH.
Hoặc thông báo về quyết định từ chối trợ cấp BHXH …
Bớc 7: Tổ chức chi trả trợ cấp BHXH.
Trong công tác chi trả cơ quan BHXH thực hiện các nội dung chủ yếu sau: - Lập dự toán chi trả các chế độ BHXH cho từng năm. Dự toán này đợc tính toán trên cơ sở số tiền đã chi trả năm trớc
- Chuẩn bị kinh phí chi trả
- Lập danh sách đối tợng hởng và số tiền phải chi trả theo nhóm chế độ và theo từng chế độ.
- Duyệt danh sách chi trả
- Chuyển kinh phí cho cơ quan BHXH (tuỳ từng trờng hợp) - Thẩm định lại các trờng hợp đã chi trả.
Chơng II
Thực trạng công tác thu, chi quỹ BHXH tại cơ
quan BHXH huyện Tứ Kỳ Tỉnh Hải D– ơng trong
giai đoạn 2001 2005.–