- Sản phẩm của ngành xây dựng vớ it cách là công trình xây dựng đã hoàn chỉnh theo nghĩa rộng là tổng hợp và kết tinh sản phẩm của nhiều ngành sản
3.2. Những giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lu động tại Công ty Lắp Máy
ty Lắp Máy
Trong cơ cấu tổng tài sản của một doanh nghiệp xây dựng hiện nay, tài sản lu động chiếm một tỷ trọng rất lớn. Tài sản lu động nằm ở tất cả khâu của quá trình sản xuất và do chu kỳ sản xuất kéo dài, và thờng bị đọng ở nhiều khâu nh: trong nguyên vật liệu dự trữ và sản phẩm dở dang tồn kho, trong các khoản phải thu, các khoản tạm ứng thi công ... Việc sử dụng hiệu quả tài sản lu động phải giải quyết đợc mâu thuẫn giữa khối lợng tài sản lớn và tốc độ luân chuyển nhanh. Sau đây là một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lu động tại công ty Lắp Máy - Tổng công ty XDCN Việt Nam.
Những đặc điểm rất phức tạp của hoạt động xây dựng đã gây rất nhiều khó khăn cho công ty Lắp Máy trong việc quản lý tài sản lu động nói chung cũng nh giá trị nguyên vật liệu dự trữ, sản phẩm dở dang tồn kho nói riêng. Đối với bộ phận vốn này, ta có thể điểm ra nhiều trở ngại khác nhau làm giảm hiệu suất sử dụng vốn:
Trớc hết là công ty phải tạm ngừng thi công do phải chờ chỉnh sửa thiết kế. Thông thờng, thiết kế xây dựng là của chủ đầu t hoặc t vấn xây dựng đa ra, công ty có trách nhiệm thi công theo đúng thiết kế đó. Việc tạm dừng thi công để chờ thiết kế không những xảy ra với những công trình vừa thiết kế vừa thi công mà ngay cả những công trình có quy mô lớn, đã có sự chuẩn bị kỹ càng nhng nhiều khi phải sửa đổi cho phù hợp với các tình huống thực tế phát sinh hay những thay đổi trong quy mô đầu t, quy hoạch. Những lúc nh vậy, công ty phải dừng thi công và chờ thiết kế mới hàng tuần, máy móc thiết bị phải nằm chờ, làm kéo dài thời gian thi công, tăng thêm chi phí.
Để có thể khắc phục phần nào thiệt hại trong những trờng hợp này, trớc khi thi công công ty cần yêu cầu chủ đầu t khảo sát thật kỹ lỡng. Đồng thời, công ty cần đa ra những điều khoản cam kết cụ thể về trách nhiệm vật chất đối với việc làm chậm tiến độ thi công, lấy đó làm căn cứ yêu cầu chủ đầu t có trách nhiệm bồi thờng đối với những tổn thất do ngừng thi công gây ra.
Tơng tự, đối với những công trình thi công theo tiến độ cấp vốn của chủ đầu t, công ty Lắp máy nên có sự thoả thuận về trách nhiệm vật chất của chủ đầu t về những tổn thất mà công ty phải chịu khi ngừng thi công do thiếu vốn. Công ty cần đa vào hợp đồng những cam kết cụ thể về phơng hớng giải quyết, mức bồi th- ờng ... Tuỳ trờng hợp, công ty có thể huy động nguồn vốn từ các nguồn khác hỗ trợ để đảm bảo thi công đợc diễn ra liên tục, tuy nhiên, cần ràng buộc chủ đầu t để họ có trách nhiệm thanh toán những chi phí phát sinh do lỗi từ phía họ. Trong thực tế ngành xây dựng hiện nay, đây là một đòi hỏi rất khó thực hiện nhng khi thị trờng này đã đi vào trật tự, có sự bình đẳng giữa các bên thì công ty có thể tham khảo giải pháp này để nâng cao tốc độ luân chuyển của tài sản lu động, giảm giá trị nguyên vật liệu dự trữ và sản phẩm dở dang tồn kho.
Ngoài ra, còn một vấn đề muôn thuở trong ngành xây dựng là việc giải phóng mặt bằng cho thi công. Hầu nh công ty xây dựng nào cũng đã phải trải qua tình huống máy móc thiết bị đã tập trung đầy đủ nhng cha thể tiến hành công việc đợc vì cha có mặt bằng thi công. Nói chung, việc giải quyết thờng vợt ra ngoài khả năng của công ty vì vậy công ty cần phối hợp chặt chẽ vớí chủ đầu t cũng nh các cơ quan có trách nhiệm khác cùng thúc đẩy tiến trình giải phóng mặt bằng đồng thời tích cực thi công cuốn chiếu nhằm tránh thời gian nghỉ việc vô ích.
3.2.2. Đẩy nhanh việc thu hồi các khoản phải thu
Qua phân tích công tác quản lý các khoản phải thu cho thấy công ty Lắp Máy cũng nh nhiều công ty xây dựng khác có một khoản tài sản lu động lớn nằm tồn đọng trong khâu thanh toán, công nợ phải thu của công ty lên tới gần chục tỷ đồng. Nếu rút ngắn thời gian thu hồi nợ thì công ty sẽ tiết kiệm đợc nhiều chi phí, nó giúp công ty giảm nhiều khoản vay ngắn hạn.
Trong hoạt động đấu thầu xây dựng, khi đấu thầu công ty đa ra một mức giá dự toán cho việc thi công công trình. Nếu chủ đầu t thấy mức giá đó là phù hợp, công ty sẽ đợc chấp nhận. Sau khi thắng thầu, chủ đầu t có thể ứng trớc một phần giá trị công trình hoặc công ty phải huy động vốn để tiến hành thi công. Tuỳ theo thoả thuận, khi một hạng mục hoặc toàn bộ công trình hoàn thành, chủ đầu t sẽ tiến hành thẩm định chất lợng, quyết toán và thanh toán cho nhà thầu chính.
Nh vậy, mối quan hệ thanh toán của công ty sẽ phụ thuộc vào việc công ty là nhà thầu chính (B chính) hay nhà thầu phụ. Nếu công ty là nhà thầu chính, sau khi công trình đợc quyết toán, quá trình thanh toán là quá trình hai bên giữa công ty và chủ thầu. Nếu công ty chỉ là nhà thầu phụ, quá trình quyết toán sẽ là quan hệ ba bên, giữa chủ thầu - nhà thầu chính - công ty. Tuy nhiên, dù có là quan hệ giữa hai hay ba bên, thì tốc độ quá trình thanh toán cũng phụ thuộc vào tốc độ quyết toán công trình, xác định đơn giá, khối lợng thi công hoàn thành, tốc độ giải ngân vốn đầu t và quá trình thanh toán giữa B chính và các bên B phụ.
Để thúc đẩy tốc độ thu hồi công nợ, công ty cần chú ý tới các vấn đề sau: * Tìm hiểu rõ thực trạng nguồn vốn của các công trình mà công ty tham gia ký kết hợp đồng xây dựng.
Tại công ty Lắp Máy cũng nh nhiều công ty xây dựng khác, các công trình có nguồn vốn đầu t khác nhau sẽ ảnh hởng tới tiến độ thi công và có quá trình thanh quyết toán khác nhau.
Đối với công trình có vốn ngân sách cấp thờng có đặc điểm là:
- Quá trình quyết toán các hạng mục công trình chậm do việc chờ kết quả thẩm định của các cấp có thẩm quyền.
- Quá trình thanh toán sẽ đợc tiến hành do chờ vốn cấp theo chỉ tiêu kế hoạch Nhà nớc hoặc các bộ ngành.
Đối với công trình có vốn nớc ngoài:
Công trình luôn đòi hỏi về kỹ thuật, chất lợng cao, tiến độ thi công nhanh, có sự thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
Quá trình thanh toán sẽ đợc tiến hành nhanh hơn đối với công trình có vốn ngân sách cấp.
Nh vậy, qua việc tìm hiểu thực trạng đầu t cho các công trình mà công ty sẽ ký kết hợp đồng xây dựng sẽ giúp cho việc đề ra phơng án thi công phù hợp. Đặc biệt, công ty nên hạn chế thi công trớc các công trình cha có kế hoạch cấp vốn từ ngân sách Nhà nớc. Mặt khác, biết trớc thực trạng nguồn vốn của các công trình để công ty có kế hoạch về vốn cho việc khởi đầu thi công công trình cũng nh kế hoạch thu hồi vốn của công ty.
* Thực hiện tốt công tác hoàn thiện hồ sơ quyết toán.
Hồ sơ thanh quyết toán đợc hoàn thiện dựa trên cơ sở thống nhất xác định khối lợng thi công các hạng mục công trình bao gồm các chi phí trực tiếp (vật liệu, nhân công, máy thi công), chi phí chung, lãi định mức và các đơn giá chi tiết kèm theo các phần việc của các hạng mục đó.
Hồ sơ quyết toán là cơ sở đầu tiên trong quá trình thu hồi vốn của mọi công ty xây dựng nên ngay từ bớc khởi đầu này thì công ty cũng cần thực hiện tốt công tác hoàn thiện hồ sơ quyết toán với chủ đầu t (bên A). Nếu công trình bao gồm nhiều nhà thầu thì công ty còn cần kết hợp chặt chẽ với các nhà thầu khác cũng nh bên A để tính toán chính xác khối lợng công việc đã hoàn thành bàn giao.
Để việc xác định khối lợng xây dựng hoàn thành bàn giao đợc tiến hành nhanh chóng thì về phía đơn vị mình, công ty luôn cần phải đảm bảo thi công đúng thiết kế, đúng tiến độ đồng thời phải coi trọng vấn đề kỹ thuật và chất lợng công trình. Nếu trong quá trình thi công có sự chỉnh sửa thiết kế thì công ty phải có hồ sơ lu trữ toàn bộ những thay đổi đó để làm cơ sở cho việc xác định khối lợng. Mặt khác, đối với những công trình lớn có nhiều nhà thầu cùng tham gia thi công (bao gồm các nhà thầu chính và các nhà thầu phụ), việc xác định khối lợng xây dựng hoàn thành bàn giao không chỉ liên quan giữa công ty Lắp Máy và bên A mà còn có sự tham gia của giám sát kỹ thuật B chính, thậm chí cả t vấn xây dựng bên A. Bởi vậy, trong quá trình thi công, công ty Lắp Máy cần giải quyết tốt mối quan hệ giữa đơn vị, nhà thầu chính, chủ đầu t.
Việc tiến hành thi công đảm bảo thiết kế, tiến độ và thoả mãn các yêu cầu kỹ thuật, chất lợng và hoàn thành hồ sơ quyết toán nhanh gọn, chính xác là những nhân tố tích cực thúc đẩy quá trình thanh toán giá trị khối lợng hoàn thành bàn giao kể cả khi cần có sự thẩm định của các cơ quan có thẩm quyền.
* Cải tiến cơ chế thanh toán khối lợng công trình với nhà thầu chính. Trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp, công ty Lắp Máy thờng thi công một công trình hoặc hạng mục công trình do Tổng công ty XDCN Việt Nam giao xuống. Quan hệ thanh toán các công trình lúc này đợc thực hiện giữa công ty, chủ đầu t và Tổng công ty. Hạng mục công trình hoàn thành đợc thẩm định, quyết toán bởi chủ đầu t, sau đó chủ đầu t sẽ thanh toán với Tổng công ty. Tiếp theo, Tổng công ty đối chiếu công nợ giữa mình với công ty Lắp Máy rồi tiến hành thanh toán. Nh vậy, cơ chế thanh toán này đã tạo ra một khoảng trễ về mặt thời gian giữa thời điểm công trình đợc thanh toán với thời điểm công ty nhận đợc khoản thanh toán đó. Việc đối chiếu công nợ và thanh toán hoàn toàn do Tổng công ty quyết định, việc đốc thúc thu hồi nợ cũng do Tổng công ty đảm nhiệm nh- ng ngời phải chờ đợi lại là công ty Lắp Máy. Do đó, trong thực tế có những trờng hợp, công ty Lắp Máy đối chiếu và thanh toán không phải một mà nhiều công trình trong một thời gian. Đây cũng là nguyên nhân làm chậm tốc độ thanh toán công nợ và gây mất chủ động trong quản lý và dự đoán khả năng đáp ứng nhu cầu tài sản lu động của công ty.
Để khắc phục phần nào tình trạng này, công ty có thể xem xét một trong hai hớng giải quyết về cơ chế thanh toán giữa công ty, chủ đầu t và Tổng công ty nh sau:
- Thứ nhất, trong trờng hợp Tổng công ty đã thắng thầu và giao cho công ty Lắp Máy thi công. Khi công trình đã đợc quyết toán, Tổng công ty nên đứng ra thanh toán toàn bộ hoặc một phần giá trị công trình ngay lập tức (thông thờng, chênh lệch giữa phần công ty Lắp Máy đợc thanh toán và phần Tổng công ty đã ứng trớc cho vay thi công nằm trong khả năng thanh toán toàn bộ của Tổng công ty). Nh vậy, công ty Lắp Máy có thể dự trù chính xác thời điểm cũng nh khối lợng mình sẽ đợc thanh toán, giảm bớt thời gian chờ đợi, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Cơ chế này cũng gắn trách nhiệm thu hồi công nợ với quyền lợi của Tổng công ty và có thể làm cho hoạt động này hiệu quả hơn.
- Thứ hai, Tổng công ty có thể uỷ quyền cho công ty Lắp Máy tiến hành thanh quyết toán các hạng mục công trình trực tiếp với chủ đầu t (bên A). Cơ chế thanh toán này sẽ giảm bớt khâu trung gian, đồng thời tạo điều kiện cho công ty và bên A có thể thơng lợng trực tiếp nhằm tìm ra một lịch biểu thanh toán phù hợp nhất. Sau khi đã đợc bên A thanh toán, công ty có thể đối chiếu công nợ với Tổng công ty. Cơ chế này tạo cho doanh nghiệp quyền chủ động cao hơn trong khâu thanh toán, dự trù tài sản lu động, tuy nhiên, nó không loại trừ hoàn toàn trách nhiệm của Tổng công ty trong việc giám sát và giúp đỡ công ty thu hồi công nợ một cách nhanh chóng.