II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu ở công ty
2. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch chiến lợc nhập khẩu
Khi tiến hành xây dựng kế hoạch chiến lợc nhập khẩu cho một mặt hàng cụ thể trởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ cùng với phòng kế hoạch thị tr- ờng phơng án kinh doanh và đồng thời kiểm tra tính khả thi của chúng. Các ph- ơng án kinh doanh cho từng thơng vụ sẽ do trởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và trởng phòng kế hoạch thị trờng xét duyệt, chỉ có chiến lợc kinh doanh xuất nhập khẩu cho cả một giai đoạn, một kỳ kinh doanh mang tính chất quan trọng, ảnh hởng lớn tới hoạt động kinh doanh của toàn Công ty sẽ phải trình lên ban giám đốc.
Trong các phơng án kinh doanh ngoài những chỉ tiêu, các tính toán dự kiến về số lợng, giá cả, các chi phí, lợi nhuận, Công ty phải quy định rõ những ngời nào chịu trách nhiệm thực hiện thơng vụ đó để tránh hiện tợng kết quả tốt thì có ngời nhận, kết quả kém thì trốn tránh.
Trong kinh doanh thơng mại nói chung và trong kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng, quá trình đàm phán diễn ra hàng ngày. Tuy nhiên không phải bất cứ cuộc đàm phán nào cũng thành công bởi vì sự thành công của cuộc đàm phán phụ thuộc vào một số nhân tố: Sự lựa chọn hình thức đàm phán, thành phần tham gia đàm phán và quy trình của cuộc đàm phán.
Công ty nên lựa chọn hình thức đàm phán phù hợp với tính chất của hợp đồng nhập khẩu và phù hợp với mối quan hệ bạn hàng và đối tác để có thể đạt đ- ợc những điều khoản có lợi cho mình trong hợp đồng. Nếu hợp đồng nhập khẩu không mấy phức tạp, giá trị nhập khẩu hàng hoá không lớn, đối tác là bạn hàng truyền thống hoặc đã từng có quan hệ bạn hàng thì công ty có thể sử dụng hình thức đàm phán qua th tín. Còn nếu hợp đồng nhập khẩu có nhiều điều khoản phức tạp, giá trị hàng hoá lớn, hay đối tác là bạn hàng mới thì nên áp dụng ph- ơng pháp đàm phán trực tiếp. Hình thức này cho phép Công ty trực tiếp trao đổi, thoả thuận với đối tác về các điều khoản mua bán trong hợp đồng, việc ký kết hợp đồng diễn ra nhanh chóng hơn, tận dụng đợc các u đãi trong thanh toán. Trong hình thức đàm phán trực tiếp cần chú ý:
+ Với đối tác giao dịch lần đầu thì khi bớc vào cuộc đàm phán, Công ty phải nắm vững những thông tin liên quan đến họ. Điều đó sẽ mang lại thuận lợi trong cuộc đàm phán vì sự hiểu bạn hàng sẽ giúp Công ty luôn chủ động và chứng tỏ rằng Công ty đã có bề dày kinh nghiệm trên thị trờng thế giới.
Sách lợc chung trong đàm phán là phải giấu kín suy nghĩ của mình đồng thời phải tìm mọi cách thăm dò suy nghĩ, tâm lý của đối phơng, phải biết quan sát thái độ của họ để có thể nắm bắt đợc điểm chết, từ đó dẫn đến dành quyền chủ động để dẫn tới thoả thuận những điều khoản có lợi cho mình.
Phải biết tạo ra sự cạnh tranh cho đối phơng: cho đối phơng biết họ không phải là đối tác duy nhất của Công ty.
Tránh thoả thuận nhanh: thỏa thuận quá nhanh sẽ không đủ thời gian để nắm bắt toàn bộ vấn đề xung quanh cuộc đàm phán. Tuy nhiên, trong trờng hợp nhận thấy đối phơng đã có sự chuẩn bị kỹ lỡng thì thoả thuận nhanh chóng để có thể đem lại sự thành công bất ngờ cho Công ty.
+ Việc đàm phán phải đi tới thống nhất, đảm bảo đợc lợi ích cho cả hai bên và phải tuân thủ theo đúng các chính sách, luật pháp của các nớc tham gia hợp đồng.
Để cuộc đàm phán, ký kết hợp đồng thành công, hứa hẹn một hiệu quả kinh doanh cao, Công ty nên lựa chọn đội ngũ những ngời tham gia đàm phán trên cơ sở những đánh giá sau: Có trình độ ngoại ngữ, có khả năng nắm bắt đợc tình hình một cách nhanh nhạy để có thể giải quyết đợc những khúc mắc trong khi đàm phán, có trình độ nghiệp vụ đàm phán, kỹ thuật chuyên ngành và nắm chắc các quy tắc trong đàm phán, các điều luật có liên quan đến luật pháp Việt Nam và luật của các nớc đối tác. Ngời chịu trách nhiệm đàm phán phải có sự chuẩn bị đầy đủ các chi tiết về các điều khoản thoả thuận, có thông tin chính xác về đối phơng và các phơng án lựa chọn khác để sử dụng trong đàm phán.
Với hình thức đàm phán qua th công ty nên áp dụng ba bớc nh sau:
Bớc 1: Công ty chủ động dự thảo hợp đồng bằng văn bản và ký (2 hoặc 4 bản) sau đó fax cho phía đối tác nớc ngoài.
Bớc 2: Bên phía đối tác nớc ngoài sau khi nhận bản fax hợp đồng thì xem xét, đánh giá , sửa đổi hoặc thống nhất với hợp đồng.
Bớc 3: Nếu bên nớc ngoài đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng thì sẽ gửi lại xác nhận cho Công ty hợp đồng đã có chữ ký của họ. Nếu không đồng ý thì Công ty cần chủ động goi điện, th từ, fax hoặc gặp gỡ trực tiếp để đi đến thỏa thuận thống nhất các điều kiện.
Trong công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty còn một số tồn tại trong khâu giao nhận và kiểm tra hàng hoá nhập khẩu và thanh toán hợp đồng. Để đạt kết quả cao hơn trong thời gian tới công ty của công tác thực hiện hợp đồng Công ty có thể áp dụng các biện pháp sau:
- Trong khâu giao nhận và kiểm tra hàng hoá nhập khẩu .
+ Để rút ngắn thời gian làm thủ tục hải quan, tránh các rắc rối có thể xảy ra khi hiệu quả kiểm tra hàng hoá cần phải chuẩn bị các giấy tờ hợp lệ, sắp xếp hàng hoá có trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra của hải quan.
+ Đối với những hàng hoá đòi hỏi sự kiểm tra chất lợng mà với năng lực chuyên môn của cán bộ công nhân viên phu trách không đáp ứng đợc nh việc kiểm tra các máy móc thiết bị, các nguyên liệu hoá chất có phù hợp với đúng yêu cầu trong hợp đồng nhập khẩu hay không Công ty nên thuê một công ty chuyên trách về lĩnh vực này, để đảm bảo nhập khẩu đợc mặt hàng phù hợp với yêu cầu của công ty . Khi hàng hoá kiểm tra không đúng nh các điều khoản trong hợp đồng thì cần giữ nguyên hiện trạng và lập biên bản giám định để giữ cho đối tác đòi khiếu nại và bồi thờng thoả đáng.
+ Kế hoạch giao nhận vận chuyển của Công ty phụ thuộc vào phơng thức kinh doanh nhập khẩu phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng nội địa. Trên cơ sở đó, Công ty sẽ quyết định xem sau khi nhận hàng tại cảng sẽ tiếp tục giao hàng cho khách tại đâu, nh thế nào. Nếu giao hàng tại kho của mình, Công ty lựa chọn xem nên thuê loại phơng tiện nào vận chuyển cho phù hợp với chi phí tiết kiệm nhất. Nói chung, Công ty có thể giao hàng cho khách hàng trong nớc ngay tại cảng, tại cửa khẩu, ga sau khi đã hoàn thành các thủ tục hải quan để hàng hoá đợc giải phóng nhanh chóng. Trong hợp đồng nội cũng nh hợp ngoại, Công ty phải có quy định chặt chẽ các điều khoản có liên quan đến giao hàng, nhận hàng, vận chuyển để tránh tình trạng hiểu lầm, tranh chấp dẫn đến chậm trễ trong giao nhận, vận chuyển hàng hoá, tổn thất trong kinh doanh.
+ Đối với việc thanh toán
Nh trên đã phân tích, khó khăn lớn nhất trong khâu thanh toán của công ty là do thiếu vốn kinh doanh. Công ty có thể áp dụng các giải pháp để giải quyết thiếu vốn kinh doanh nh sau:
+ Quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn, thu chi để đảm bảo thúc đẩy các hoạt động kinh doanh có số vốn lớn. Công tác kế toán phải hoàn thành tốt các nghĩa vụ, tổng hợp các kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế hoạch.
+ Huy động vốn từ lợi nhuận để lại, các khoản tiền mặt tạm thời cha sử dụng nh quỹ khấu hao, quỹ tiền lơng cha đến kỳ thanh toán... Ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời và có diễn biến của các nguồn vốn cung cấp, vốn vay, giải quyết các loại vốn phục vụ cho việc nhập khẩu. Theo dõi chặt chẽ công nợ, phản ánh và đề xuất các kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác. Quán triệt nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả từng khoản mục nhỏ nhất trong từng nhiệm vụ cụ thể.
+ Thực hiện liên doanh, liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài nớc trên cơ sở bình đẳng cùng có lợi. Với hình thức này Công ty vừa tận dụng đợc vốn của đối tác, vừa chia sẻ đợc rủi ro. Đây cũng là xu hớng chung đợc rất nhiều công ty áp dụng.
+ Huy động vốn từ các cán bộ công nhân viên trong Công ty. Hình thức này vừa tạo đợc vốn, vừa khuyến khích can bộ công nhân viên phát huy hết năng lực của mình.
+ Tận dụng vốn từ các bạn hàng thông qua thanh toán trả chậm khi nhập hàng và xin ứng vốn trớc khi xuất hàng. Dùng phơng thức tín dụng hàng hoá bằng cách xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với bạn hàng. Biện pháp này đòi hỏi công ty phải có uy tín cao, nguồn hàng ổn định và chất lợng tốt.
+ Xây dựng các mối quan hệ với Ngân hàng tốt hơn, tạo lập và duy trì niềm tin của các Ngân hàng với công ty bằng các hoạt động cụ thể và thiết thực nh trả lãi vay Ngân hàng đúng hạn, cung cấp những thông tin lành mạnh về tình hình tài chính của mình. Tranh thủ huy động khai thác các nguồn vốn vay dài hạn và trung hạn, trong nớc và ngoài nớc, thúc đẩy hoạt động kinh doanh tạo dựng uy tín với các tổ chức tín dụng để dễ dàng vay đợc vốn.
5. Giải pháp về mặt hàng nhập khẩu.
* Công ty cần xác định mặt hàng nhập khẩu chủ lực
Nh trên đã phân tích, chủ trơng của công ty là củng cố và phát triển hoạt động nhập khẩu, đáp ứng mọi nhu cầu về nhập khẩu nếu công ty có khả năng. Tuy nhiên từ thực trạng của hoạt động kinh doanh nhập khẩu thời gian qua, Công ty cần thiết phải xác định đợc mặt hàng nhập khẩu của lực. Trong các mặt hàng nhập khẩu thì mặt hàng điện tử gia dụng chiếm trung bình khoảng 27% tổng kim ngạch nhập khẩu, hoá chất 10%, vật t 18%. Nh vậy, trong thời gian tới cần tập trung vào nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị, vật t sản xuất và giảm dần kim ngạch nhập khẩu nhóm hàng điện tử gia dụng. Sở dĩ nh vậy là vì:
+ Chủ trơng của nhà nớc là khuyến khích nhập khẩu nhóm hàng máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất nên thủ tục nhập khẩu sẽ đợc u đãi hơn.
+ Nhu cầu về nhóm khách hàng thiết bị máy móc, vật t sản xuất sẽ tăng lên do hoạt động xây dựng cơ sở hạ tầng phục vụ sinh hoạt và sản xuất sẽ gia tăng mạnh trong thời gian tới.
+ Nhu cầu các mặt hàng điện tử gia dụng trong nớc đã bão hoà do số lợng các công ty sản xuất trong nớc về nhóm mặt hàng này ngày càng nhiều.
+ Doanh nghiệp xác định đợc mặt hàng nhập khẩu chủ lực sẽ tập trung đợc nhiều vốn, nhân lực hơn đem lại hiệu quả cao hơn.
Công ty có các cửa hàng kinh doanh có trụ sở tại 142 phố Huế với diện tích khoảng 500 m2 và mặt tiền khoảng 25m rất thuận lợi cho việc kinh doanh, bán hàng nhập khẩu.. Trong thời gian tới, bên cạnh việc giảm tỷ trọng nhập khẩu các mặt hàng điện tử gia dụng công ty có thể nhập khẩu cá mặt hàng khác thay đổi tuỳ thuộc vào nhu cầu thị trờng trong nớc. Hiện nay thu nhập của ngời dân thành thị khá cao, mặt hàng kinh doanh không những đòi hỏi chất lợng mà mẫu mã, bao bì phải hấp dẫn. Vì vậy khi nhập khẩu các mặt hàng kinh doanh tiêu thụ công ty cần chú ý đến những điểm sau:
+ Tiến hành nhập khẩu các loại hàng hoá có nhãn hiệu nổi tiếng mà ngời tiêu dùng đã biết tiếng nhằm khai thác sự tín nhiệm của ngời tiêu dùng
+ Nhập khẩu các mặt hàng có xuất xứ rõ ràng, đa dạng về kiểu dáng, chủng loại, mầu sắc..
+ Mở rộng thêm mạng lới tiêu thụ hàng hoá trong nớc bằng việc đặt các chi nhánh ở các tỉnh.
+ Sửa chữa và xây dựng mới hệ thống các cửa hàng nhằm tạo lập lòng tin từ khách hàng
+ Tạo lập đợc mối quan hệ trực tiếp giữa các cửa hàng kinh doanh với bộ phận nghiên cứu thị trờng trong nớc của phòng kế hoạch thị trờng, trong đó biện pháp nghiên cứu thị trờng trong nớc ngoài việc xác định mặt hàng nhập khẩu trực tiếp tiêu thụ, sẽ đa ra những biện pháp nhằm thúc đẩy các hoạt động tiêu thụ hàng hoá một cách tốt nhất cho các cửa hàng, các cửa hàng sẽ nhận những chủ trơng, những biện pháp của bộ phận nghiên cứu thị trờng để thực hiện, đồng thời cũng đa ra nhận xét, thông tin trong quá trình tiếp xúc với khách hàng để đa ra điều chỉnh hợp lý nhất trong việc nâng cao hiệu quả bán hàng
6. Giải pháp về thị trờng nhập khẩu
+ Chủ trơng của Công ty là củng cố và duy trì các thị trờng nhập khẩu, tuy nhiên việc đa dạng hoá hơn nữa các thị trờng nhập khẩu sẽ giúp Công ty có lợi thế hơn trong việc lựa chọn mặt hàng nhập khẩu cũng nh chất lợng và giá hàng hoá nhập khẩu.
+ Công ty có giao dịch với trên 30 nớc trên thế giới, song chỉ tập trung ở các nớc trong khu vực là chủ yếu. Tuy có lợi thế là tạo lập đợc uy thế của mình khi Việt Nam chính thức tham gia vào AFTA nhng khi xảy ra biến cố về chính trị hay thể chế kinh tế nh chiến tranh, khủng hoảng sẽ gây ra ảnh h… ởng lớn cho hoạt động nhập khẩu. Công ty có thể thăm dò một số thị trờng ở khu vực khác nh Bắc Mỹ, Châu Phi vừa tìm đối tác kinh doanh vừa tìm thị trờng xuất khẩu và giảm đợc rủi ro khi có biến cố xảy ra.
7. Giải pháp về hình thức nhập khẩu
Công ty mới chỉ có 2 hình thức nhập khẩu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu theo đơn đặt hàng. Trong thời gian tới có thể đa dạng hoá các hình thức nhập khẩu để giúp Công ty chủ động và thu đợc nhiều lợi nhuận cũng nh phân bố rủi ro trong nhập khẩu tốt hơn.
8. Một số giải pháp khác
Để hoạt động nhập khẩu đợc hoàn thiện hơn Công ty vẫn chủ trơng đào tạo và phát triển đội ngũ nhân lực phục vụ cho hoạt động nhập khẩu . Mặt khác công ty nên thực hiện một số giải pháp sau:
+ Quy định rõ chế độ khen thởng và xử phạt: Công ty nên quy định mức độ khen thởng và phạt phải nghiêm minh, thích đáng. Có vậy mới vừa phát huy đợc tính năng động sáng tạo vừa nâng cao đợc tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên.
thực hiện tốt các phong trào thi đua nh phong trào thi đua lập thành tích chào mừng Đại hội Đảng.
+ Tham gia các hội chợ triển lãm, các hội thảo khoa học chuyên ngành..
III. Kiến nghị đối với Nhà nớc
Bên cạnh sự cố gắng nỗ lực của Công ty trong việc đẩy mạnh các hoạt động xuất nhập khẩu, để đạt những hiệu quả nhất định thì đòi hỏi phải có sự hỗ trợ từ phía Nhà nớc. Yếu tố quan trọng ảnh hởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng là Nhà nớc tạo ra hành lang