I. Quá trình hình thành phát triển của Công ty thơng mại Xuất nhập
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
a. Chức năng và nhiệm vụ
Từ một công ty chỉ kinh doanh nội địa và các dịch vụ nhỏ khi mới thành lập, đến nay với sự nỗ lực của mình, công ty đã phát triển thành một công ty th- ơng mại xuất nhập khẩu tổng hợp với chức năng và nhiệm vụ đợc mở rộng nh sau:
* Về chức năng: Với một lịch sử gần 20 năm, trải qua nhiều thăng trầm hiện
công ty thơng mại XNK Hà Nội đã hình thành cho mình một chức năng hoạt động đa dạng trên nhiều lĩnh vực kinh doanh, nhiều mặt hàng, dới nhiều hình thức và quy mô khác nhau cụ thể là:
+ Sản xuất, thu mua hàng thêu ren, may mặc thủ công mỹ nghệ xuất khẩu. + Sản xuất chế biến kinh doanh xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm, dợc liệu, nông lâm thuỷ hải sản và các mặt hàng khác.
+ Kinh doanh hàng điện tử, điện dân dụng, hàng tiêu dùng, vật liệu xây dựng và trang trí nội thất.
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu máy móc thiết bị, vật t nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, phơng tiện vận tải.
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu một số loại hoá chất phục vụ sản xuất tiêu dùng và phân bón.
+ Kinh doanh làm đại lý kí gửi và xuất nhập khẩu ô tô, phụ tùng ô tô. + Kinh doanh khách sạn, du lịch và dịch vụ.
+ Làm đại lý hàng hoá cho các đơn vị kinh tế trong nớc và đại lý bán vé máy bay cho hãng hàng không Pacific Airlines.
* Về nhiệm vụ: Để thực hiện tốt chức năng của mình, công ty phải thực hiện
những nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thơng mại dịch vụ, kinh doanh khách sạn, du lịch, liên doanh đầu t trong và ngoài nớc theo đúng luật pháp hiện hành của nhà nớc và hớng dẫn của sở thơng mại.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện các phơng án kinh doanh, sản xuất một cách có hiệu quả căn cứ theo kế hoạch và mục tiêu phát triển của công ty.
+ Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã kí với các công ty và các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc.
+ Chấp hành pháp luật của nhà nớc, thực hiện các chế độ chính sách về quản lý và sử dụng vốn, vật t, tài sản, nguồn lực.
+ Thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc đầy đủ và nghiêm túc.
b. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty thơng mại xuất nhập khẩu Hà Nội
Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình Công ty đã không ngừng bổ xung, điều chỉnh cơ cấu bộ máy quản lý sao cho phù hợp nhất. Là một doanh nghiệp Nhà nớc sản xuất kinh doanh thuộc Sở thơng mại Hà Nội Công ty thơng mại xuất nhập khẩu Hà Nội quản lý theo mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng. Trong đó các phòng ban có chức năng nhiệm vụ nh sau:
* Ban giám đốc gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc
- Giám đốc: Là ngời đứng đầu công ty do Sở thơng mại bổ nhiệm và miễn nhiệm (trớc đây do UBND thành phố Hà Nội). Giám đốc công ty tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trởng và chịu trách nhiệm toàn diện trớc Sở thơng mại và tập thể cán bộ công nhân viên của công ty.
- Giúp việc cho giám đốc là 02 phó giám đốc, một phụ trách về kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách các cửa hàng. Các phó giám đốc do Giám đốc lựa chọn và đề nghị Sở thơng mại bổ nhiệm, miễn nhiệm. Các phó giám đốc thay mặt giám đốc quản lý điều hành giải quyết công việc trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn đợc giám đốc phân quyền hay uỷ quyền và chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về lĩnh vực công tác đợc giao, cụ thể là:
+ Phó giám đốc thứ nhất phụ trách các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, có trách nhiệm về việc điều hành và lãnh đạo các phòng xuất nhập khẩu theo đúng kế hoạch kinh doanh và phát triển của Công ty. Đồng thời đề xuất kiến nghị, lập phơng án kinh doanh mới phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế trình lên ban giám đốc phê duyệt. Báo cáo định kỳ đầy đủ và chính xác kết quả kinh doanh của các phòng kinh doanh.
+ Phó giám đốc thứ hai phụ trách các cửa hàng kinh doanh của công ty trong việc tiêu thụ các mặt hàng nhập khẩu.
* Phòng kế hoạch thị trờng: Có nhiệm vụ nh một phòng Marketing có chức năng nghiên cứu thị trờng, tìm hiểu nhu cầu, đối tác và đa ra định hớng phát triển của Công ty trong năm và 5 năm tiếp theo
* Phòng tổ chức hành chính: Tham mu giúp giám đốc về công tác nh tổ chức nhân sự, quản lý sắp xếp, đào tạo cán bộ công nhân viên. Quản lý tiền lơng, tiền thởng, và các chế độ chính sách nh BHXH, BH y tế. Một số công tác hành chính khác nh công việc bảo vệ, tạp vụ, vệ sinh .…
* Phòng kế toán tài vụ: Thực hiện chức năng tham mu cho giám đốc về công tác tài chính kế toán nh: thu thập và xử lý thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ giúp giám đốc ra quyết định đúng đắn. Thực hiện các chính sách, chế độ về quản lý tài chính, đảm nhiệm trọng trách về hoạch toán kế toán, đảm bảo về vốn cho các hoạt động tài chính khác, xây dựng các kế hoạch tài chính. Kiểm tra các số liệu thực tế, thủ tục cần thiết của toàn bộ chứng từ và việc thanh toán tiền hàng. Hớng dẫn các đơn vị mở sổ theo dõi tài sản hàng hoá, chi phí, xác định lãi lỗ phân phối cho từng ngời của từng đơn vị.
- Ban quản lý dự án: Đợc thành lập để quản lý dự án xây dng nhà máy chế biến tinh bột sắn công suất 60 tấn một ngày tại thôn Xóm Cháy xã Liên Vũ huyện Lạc Sơn tỉnh Hoà Bình với số vốn khoảng gần 35 tỷ đồng.
- Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Thực hiện nhiệm vụ trọng tâm công tác kinh doanh của Công ty. Hoạt động theo phơng thức chủ động, tự tìm thị trờng tự tìm đối tác, tự tìm mặt hàng và chịu mọi trách nhiệm về quá trình kinh doanh của mình. Báo cáo đầy đủ theo định kỳ mọi kết quả kinh doanh của mình và tự bảo toàn vốn (phơng thức khoán đến kết quả cuối cùng). Đứng đầu các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu là trởng phòng, đợc quan hệ giao dịch, đàm phán, và kí kết các hợp đồng kinh doanh theo quyền hạn chức năng do giám đốc quy định.
- Các cửa hàng kinh doanh: Là bộ phận trực tiếp tiêu thụ hàng, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cuối cùng của Công ty.
Qua đó ta thấy bộ máy của Công ty khá gọn nhẹ, phơng pháp quản lý trực tiếp theo kiểu cơ cấu chức năng. Trong đó giám đốc lãnh đạo, quản lý, điều hành trực tiếp toàn diện từ các phòng ban đến các cửa hàng. Hoạt động kinh doanh của công ty đợc thực hiện thông qua các cửa hàng và các phòng kinh doanh. Các phòng kinh doanh các cửa hàng chịu trách nhiệm đối với từng lĩnh vực kinh doanh riêng với giám đốc. Ngoài ra, tại mỗi phòng kinh doanh, trách nhiệm kinh doanh từng mặt hàng sẽ đợc giao cho từng ngời trong phòng và những ngời này sẽ chịu trách nhiệm với trởng phòng về kinh doanh mặt hàng đã đợc giao. Cơ cấu quản lý này có u điểm phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng cá nhân, thích hợp với lĩnh vực cá nhân đợc đào tạo. Điều đó sẽ làm cho cá nhân hăng say với công việc, không trốn tránh trách nhiệm. Bên cạnh đó nhân viên thấy rõ vai trò của chính cá nhân mình và của từng đơn vị, có điều kiện học hỏi, kiến thức, kinh nghiệm của ngời khác trong cùng phòng ban. Tuy nhiên, qua sơ đồ ta thấy những hạn chế của cơ cấu này đó là:
Thứ nhất: Giám đốc công ty là ngời quyết định mọi vấn đề, hai phó giám
đốc không có mối liên hệ trực tiếp với các phòng kế hoạch thị trờng, phòng kế toán, hành chính... Dẫn đến khi có vấn đề phát sinh phải đi đờng vòng qua giám đốc rồi đến các phòng ban liên quan, đôi khi làm mất cơ hội và thời gian.
Thứ hai: Cơ chế hoạt động dành cho các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
là tự tìm đối tác, nguồn hàng, đàm phán rồi trình nên giám đốc phê duyệt đồng thời phòng kế hoạch thị trờng cũng có nhiệm vụ nghiên cứu trị trờng, khách hàng, nhu cầu.. rồi lập phơng án kinh doanh trình nên giám đốc phê duyệt. Nếu phơng án kinh doanh đợc phê duyệt lại đa đến các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện. Điều này dẫn tới hoạt động của các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng kế hoạch thị trờng đôi khi trùng lặp nhau không có hiệu quả.
( Xem phụ lục 1: Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty)