SẢN XUẤT – XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP HÀ NỘ
2.1.2.2.Trình tự và thủ tục nhập khẩu trực tiếp
Quy trình nhập khẩu hàng hố của cơng ty Haprosimex được khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ2.1: Quy trình nhập khẩu hàng hố tại cơng ty Haprosimex
Ký kết hợp đồng nhập khẩu Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C Làm thủ tục hải quan Giao nhận và kiểm tra hàng NK Tiến hành vận chuyển hàng hoá Thanh toán tiền hàng Lập phương án kinh doanh
B1: Lập phương án kinh doanh
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ xem xét, nghiên cứu đơn đặt hàng, đồng thời tính tốn và lên phương án giá cho các mặt hàng đó. Tiếp đó phịng kinh doanh sẽ nghiên cứu thị trường và lựa chon nhà cung cấp thích hợp.
B2: Ký kết hợp đồng nhập khẩu
Các phương án kinh doanh sau khi được lập xong sẽ được trình lên Ban giám đốc để phê duyệt. Dựa vào đó, cơng ty sẽ thoả thuận với bên cung cấp về các điều khoản cần thiết trong hợp đồng. Sau khi được sự nhất trí của hai bên, hợp đồng nhập khẩu sẽ được ký kết trong đó nêu rõ các điều khoản về giá cả, só lượng, chất lượng, phương thức thanh tốn…
B3: Xin giấy phép nhập khẩu
Sau khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết, công ty phải xin giấy phép nhập khẩu tại Tổng cục hải quan (với những mặt hàng phi mậu dịch) hoặc tại Bộ thương mại (với máy móc thiết bị nhập khẩu bằng nguồn vốn ngân sách). B4: Mở L/C
Đối với các hợp đồng nhập khẩu thanh tốn bằng thư tín dụng thì cơng ty tiến hành làm các thủ tục mở L/C tại ngân hàng đã chọn (thường là ngân hàng cơng thương Việt Nam). Để mở L/C phịng kinh doanh phải lập một bộ hồ sơ trong đó gồm:
+ Đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng + Bản sao công chứng của hợp đồng nhập khẩu + Giấy phép nhập khẩu
+ Giấy uỷ quyền của Giám đốc
+ Uỷ nhiệm chi để thanh tốn phí mở L/C
Căn cứ vào nội dung xin mở thư tín dụng, nếu đáp ứng yêu cầu, ngân hàng sẽ lập thư tín dụng và chuyển bản gốc của thư tín dụng cho nhà cung cấp nước ngồi. Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì tiến hành giao hàng.
Hiện tại, do có quan hệ lâu năm với ngân hàng do đó cơng ty khơng cần ký quỹ với ngân hàng.
B5: Làm thủ tục hải quan
Hàng hoá khi đi qua cửa khẩu để xuất khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu là: Khai báo hải quan, xuất trình hàng hố và thực hiện các quy định hải quan.
B6: Giao nhận và kiểm tra hàng hoá nhập khẩu
Các cơ quan giao thông phải kiểm tra niêm phong, kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Nếu phát hiện có tổn thất thì phải mời cơng ty giám định lập Biên bản giám định dưới tàu.
Công ty trực tiếp cung cấp các chứng từ cần thiết để nhận hàng hố, đồng thời kiểm tra hàng hố có đúng theo hợp đồng hay không. Nếu phát hiện hàng thừa, thiếu hoặc sai quy định, công ty sẽ gửi Fax cho bên bán để hai bên cùng thoả thuận giải quyết.
B7: Tiến hành vận chuyển hàng hoá
Thông thường công ty sẽ chuyển thẳng cho khách hàng để tránh chi phí lưu kho bãi. Trong một số trường hợp khác cơng ty sẽ chuyển hàng về nhập kho và thanh tốn phí vận chuyển cho đơn vị chuyên chở.
B8: Thanh toán tiền hàng
Cơng ty thường áp dụng hình thức thanh tốn ngay bằng thư tín dụng. Với phương thức này, khi nhà cung cấp đã chuyển hàng, ngân hàng nhận được bộ chứng từ và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, cơng ty thanh tốn tiền cho ngân hàng và nhận bộ chứng từ để đi nhận hàng.
Với các nhà cung cấp có mối quan hệ lâu năm, khi tình hình tài chính chưa cho phép, cơng ty có thể nợ tiền nhà cung cấp một khoảng thời gian nhất định sau thời điểm giao nhận xong hàng nhập khẩu.