Với những nhiệm vụ quản lý, phụ trách hành chính, quản trị văn phòng, trợ giúp, lên kế hoạch làm việc của lãnh đạo Tổng công ty của Chánh văn…
phòng, Phó văn phòng thì văn phòng còn có những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và tạo cơ sở vật chất, đảm bảo các điều kiện về phơng tiện và chế độ làm việc, chăm lo đời sống cán bộ, công nhân viên chức trong khối văn phòng theo chế độ chính sách của Nhà nớc và khả năng đáp ứng nhu cầu của Tổng công ty.
- Quản lý và xử lý các văn bản phục vụ cho công tác chỉ đạo, các nội dung liên quan đến điều hành công việc của lãnh đạo Tổng công ty, trên nguyên tắc tuân thủ theo quy trình chặt chẽ từ các khâu: tiếp nhận, phân
Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó TGĐ kinh doanh KH – KTPhó TGĐ Phó TGĐ khu
vực phía Nam thường trựcPhó TGĐ
Văn phòng Tổng công ty Phòng kỹ thuật - công nghệ Phòng KH ĐT và thị trường Phòng tài chính - kế toán Phòng tổ chức cán bộ - thanh tra Các đơn vị thành viên
loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành và lu trữ; bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác, bảo mật và an toàn.
- Chịu trách nhiệm về pháp lý trong việc quản lý con dấu và phát hành văn bản thuộc thầm quyền quản lý của lãnh đạo Tổng công ty.
- Tổ chức có chất lợng các cuộc họp, các Hội nghị của Tổng công ty, các cuộc tiếp khách trong nớc và nớc ngoài của lãnh đạo Tổng công ty. - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản XHCN thuộc văn phòng Tổng công ty. - Phụ trách công tác an toàn lao động – vệ sinh lao động, công tác giữ
gìn an ninh, chính trị và trật tự an toàn xã hội thuộc địa bàn thuộc văn phòng Tổng công ty.
- Hớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thành viên nghiêm chỉnh thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác quản lý văn phòng. - Báo cáo định kỳ và hàng năm theo quy định của pháp luật về công tác
văn phòng với Bộ chủ quản và các cơ quan chức năng có liên quan.
- Chánh văn phòng căn cứ nhiệm vụ công tác và năng lực cán bộ. Phân trách nhiệm cho từng CBCNVC trong văn phòng để thực hiện.
2.1.5.2. Phòng Kế hoạch – Đầu t – Thị tr ờng.
Phòng kế hoạch – đầu t – thị trờng là cơ quan tham mu của hội đồng quản trị, Ban giám đốc điều hành (Ban lãnh đạo) Tổng công ty trong các lĩnh vực kế hoạch sản xuất kinh doanh, kinh tế, dự thầu thi công các công trình và chịu sự điều hành trực tiếp của Tổng giám đốc công ty.
Phòng có chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Giúp lãnh đạo Tổng công ty xây dựng chiến lợc phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn và hàng năm của Tổng công ty phù hợp với nhiệm vụ của Nhà nớc giao và nhu cầu của thị trờng.
- Đăng ký kinh doanh và quản lý kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, hớng dẫn và giúp đỡ các đơn vị thành viên về mặt thủ tục pháp lý trong việc đăng ký kinh doanh, bổ xung giấy phép hành nghề.
- Chịu trách nhiệm trong việc lập đề án các nội dung đầu t, các phơng thức liên doanh của Tổng công ty. Tham mu giúp lãnh đạo Tổng công
ty trong việc duyệt hoặc trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt các phơng án liên doanh, liên kết các dự án trong lĩnh vực đầu t bằng các nguồn vốn vay với tất cả các đơn vị thành viên trực thuộc.
- Hớng dẫn các đơn vị thành viên về nội dung, thủ tục pháp lý, các biểu mẫu trong việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng…
năm; tổ chức sắp xếp địa điểm, thời gian giúp lãnh đạo Tổng công ty xem xét phê duyệt.
- Tổng hợp các số liệu, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trình Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn xem xét và quyết định.
- Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu, nhiệm vụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên, các phòng, ban chuyên môn nghiệp vụ theo từng tháng, quý và cả năm trình lãnh đạo Tổng công ty cho ý kiến chỉ đạo qua các cuộc họp, các hội nghị giao ban của Tổng công ty.
- Nghiên cứu và nắm vững các chế độ chính sách của Nhà nớc trong lĩnh vực xây dựng cơ bản để tham mu cho lãnh đạo Tổng công ty trong việc hoạch định và điều chỉnh các mục tiêu chiến lợc trong từng giai đoạn cụ thể, đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. Đồng thời có trách nhiệm hớng dẫn chung cho các đơn vị thành viên cùng thực hiện.
- Lập và cung cấp hồ sơ pháp lý của Tổng công ty cho các đơn vị thành viên trực thuộc tham gia đấu thầu các công trình trong nớc và nớc ngoài.
- Trực tiếp tham gia lập hồ sơ dự thầu các công trình với t cách của Tổng công ty khi đợc lãnh đạo Ban giám đốc điều hành cho phép. - Xác lập, quản lý và theo dõi thực hiện các loại hợp đồng mà Tổng
công ty trực tiếp tham gia ký kết gồm: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng liên doanh, hợp đồng liên danh.
- Chịu trách nhiệm trong việc lu giữ, quản lý các loại văn bản các hồ sơ tài liệu liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Báo cáo định kỳ và hàng năm theo quy định của pháp luật về tình hình xây dựng, phát triển và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty về Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn và các cơ quan chức năng của Chính phủ có liên quan.
- Ngoài những chắc năng, nhiệm vụ chính nêu trên, phòng Kế hoạch – đầu t – thị trờng còn đợc lãnh đạo Tổng công ty phân công hoặc uỷ quyền thực hiện một số nhiệm vụ khác.
2.1.5.3. Phòng Tổ chức cán bộ – Thanh tra.
Phòng TCCB.TT là cơ quan tham mu cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc điều hành Tổng công ty trong các lĩnh vực công tác nh: Tổ chức sản xuất, tổ chức cán bộ, quản lý lao động tiền lơng, công tác an toàn lao động – vệ sinh lao động, công tác thi đua – khen thởng và kỷ luật, công tác quản lý xuất cảnh, công tác thanh tra kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ của Tổng công ty và thực hiện các chế độ chính sách, pháp luật của Nhà nớc.
Phòng có những chức năng nhiệm vụ chính sau đây:
- Tham mu trực tiếp cho lãnh đạo Tổng công ty về công tác tổ chức cán bộ, giúp lãnh đạo Tổng công ty quản lý công tác tổ chức cán bộ và kiện toàn bộ máy.
- Chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế hoạt động, các quy định của Tổng công ty thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng. Tham mu giúp lãnh đạo Tổng công ty xem xét phê duyệt và ban hành điều lệ xí nghiệp, quy chế dân chủ, quy chế hoạt động chung của các đơn vị thành viên trực thuộc.
- Phối hợp với thờng trực Ban đổi mới quản lý doanh nghiệp cùng tham mu cho lãnh đạo Tổng công ty trong công tác đổi mới và phát triển doanh nghiệp, bao gồm: sắp xếp, phân loại các đơn vị theo nhóm chi tiết nh giữ lại để củng cố, cổ phần hoá, giao bán, khoán, cho thuê, sáp
nhập, hợp nhất, giải thể và phá sản đối với các đơn vị thành viên trực thuộc.
- Giúp lãnh đạo Tổng công ty trong việc xây dựng quy hoạch, bố trí cán bộ thực hiện các chính sách cán bộ thuộc phạm vi trách nhiệm và phân cấp quản lý của Tổng công ty.
- Giúp việc cho lãnh đạo Tổng công ty về công tác thi đua – khen th- ởng – kỷ luật. Là uỷ viên thờng trực Hội đồng thi đua – khen thởng và kỷ luật của Tổng công ty.
Có trách nhiệm hớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thành viên trực thuộc chấp hành và làm tốt công tác thi đua - khen thởng ở đơn vị mình.
- Phối hợp với cơ quan quản lý chức năng về lao động trong việc thanh kiểm tra các quy định của pháp luật về hợp đồng lao động, vệ sinh lao động, các chế độ đối với ng… ời lao động làm việc trong các đơn vị thành viên trực thuộc.
- Hớng dẫn, đôn đốc các đơn vị thành viên xây dựng, đăng ký định mức lao động theo phơng pháp định biên hàng năm, làm cơ sở để xây dựng đơn giá lơng. Tổng hợp số liệu. Đăng ký định mức lao động với Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn theo đúng quy trình hớng dẫn của Chính phủ.
- Tổng hợp và giải trình xây dựng đơn giá tiền lơng chung của Tổng công ty; Lập hồ sơ thông qua lãnh đạo Tổng công ty trình Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn thẩm định quyết định giao.
Giúp lãnh đạo Tổng công ty quyết định giao đơn giá tiền lơng hàng năm cho các đơn vị thành viên trực thuộc theo đúng hớng dẫn của Bộ lao động – Thơng binh và xã hội. Đồng thời quản lý, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện, giúp các đơn vị thành viên nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài chính nói chung và lĩnh vực lao động tiền lơng nói riêng.
- Giúp lãnh đạo Tổng công ty quản lý công tác xuất cảnh theo đúng những quy định của Chính phủ và các cơ quan chức năng thuộc chính phủ.
- Hớng dẫn, đôn đốc các đơn vị thành viên hạch toán độc lập trực thuộc thực hiện đúng quy trình về xếp hạng doanh nghiệp .
- Giúp Tổng giám đốc Tổng công ty thực hiện chức năng thanh tra trong các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên đã đợc phê duyệt; Hay để giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân và ngời lao động một cách chính xác và kịp thời.…
- Báo cáo định kỳ và hàng năm theo quy định của pháp luật về các lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng với Bộ chủ quản và các cơ quan chức năng có liên quan thuộc Chính phủ.
2.1.5.4. Phòng kỹ thuật – công nghệ.
Phòng kỹ thuật – công nghệ là cơ quan tham mu của HĐQT và Ban giám đốc điều hành trong công tác tổ chức, quản lý và nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Ngoài ra phòng còn đợc phân công đảm nhiệm một số công tác nh: công tác đào tạo đội ngũ công nhân kỹ thuật có tay nghề bậc cao, công tác sáng kiến - cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất; Công tác an toàn lao động và vệ sinh lao động của Tổng công ty. Phòng có các chức năng nhiệm vụ chính sau:
- Nghiên cứu, nắm bắt và xử lý có hiệu quả những thông tin khoa học kỹ thuật để có thể ứng dụng vào các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Từng bớc nâng cao trình độ công nghệ của Tổng công ty nói chung và các đơn vị thành viên trực thuộc nói riêng. - Tham mu giúp lãnh đạo Tổng công ty trong việc xem xét phê duyệt
hoặc trình duyệt các dự án đầu t có liên quan tới việc nhập khẩu những loại máy móc, thiết bị, vật t mới có chất lợng cao phục vụ công tác thi công xây dựng của Tổng công ty và các đơn vị thành viên trực thuộc. - Giúp tham mu cho lãnh đạo Tổng công ty trong công tác quản lý kỹ
- Chịu trách nhiệm chính trong công tác xây dựng đào tạo đội ngũ công nhân có tay nghề kỹ thuật cao, đáp ứng đợc nhu cầu công nghệ mới trên những bộ phận thi công của Tổng công ty.
- Tham mu giúp lãnh đạo Tổng công ty về công tác sáng kiến - cải tiến kỹ thuật - hợp lý hoá sản xuất.
- Phối hợp với phòng TCCB.TT cùng thực hiện công tác an toàn lao động và vệ sinh lao động của Tổng công ty.
- Phụ trách trực tiếp các đơn vị thành viên ở phía Bắc về công tác chuyên môn của phòng. Đối với các đơn vị thành viên ở khu vực phía Nam và chi nhánh của Tổng công ty đảm nhận theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao, phòng có chức năng quan hệ với chi nhánh để cung cấp và nhận các thông tin đồng thời chịu trách nhiệm tập hợp số liệu lập báo cáo chung của toàn Tổng công ty.
- Báo cáo định kỳ và hàng năm theo quy định của pháp luật thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng.
2.1.5.5. Phòng tài chính - kế toán.
Phòng tài chính - kế toán là cơ quan tham mu giúp Tổng giám đốc Tổng công ty tổ chức, chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác quản lý tài chính, công tác kế toán và thống kê đối với toàn Tổng công ty nói chung và công tác quản lý tài chính, hoạch toán kinh doanh của văn phòng Tổng công ty nói riêng.
Chức năng, nhiệm vụ của phòng tài chính - kế toán:
a. Kế toán trởng:
* Chức năng của kế toán trởng:
Kế toán trởng có chức năng giúp Tổng giám đốc tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác tài chính, công tác Kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế của Tổng công ty theo cơ chế quản lý hiện hành của Nhà nớc. Làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế - tài chính của Nhà nớc đối với Tổng công ty.Dới sự chỉ đạo điều hành trực tiếp của Tổng giám đốc Tổng công ty; Phân tích hoạt động kinh tế của Tổng công ty và các đơn vị thành viên để đánh giá chính xác tình hình, kết quả, hiệu quả, những thiếu sót, lãng phí
trong sản xuất kinh doanh để có giải pháp khắc phục; Tham gia nghiên cứu, cải tiến tổ chức sản xuất, xây dựng phơng án sản phẩm, cải tiến quản lý kinh doanh, để khai thác, tiết kiệm và nâng cao hiệu quả đồng vốn. Khai thác, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn, đảm bảo chế độ tự chủ tài chính của Tổng công ty và các đơn vị thành viên.
* Nhiệm vụ và trách nhiệm của Kế toán trởng:
• Tổ chức công tác Kế toán, thống kê và bộ máy kế toán, thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý của Nhà nớc.
• Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán của Tổng công ty theo chế độ quy định.
• Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ, cung cấp đầy đủ tài liệu cho xử lý các vi phạm khi sử dụng tài sản, đề ra giải pháp xử lý. Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
• Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại xí nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả.
• Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ khối Văn phòng Tổng công ty và các đơn vị thành viên trực thuộc.
• Tổ chức phổ biến và hớng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán Nhà nớc và các quy định của của cấp trên về thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận, các cá nhân có liên quan và các đơn vị thành viên trực thuộc.