5.8.1 Cách thực hiện
Ban môi trường cần xác định những thông tin môi trường cần thông báo bên trong và bên ngoài tổ chức. Khi nhận thông tin phản hồi từ bên trong và bên ngoài tổ chức về môi trường, Ban môi trường cùng với ban lãnh đạo sẽ xem xét, quyết định cách xử lý hay giải quyết vấn đề môi trường và ghi chép lại trong hồ sơ.
Tùy thuộc vào từng đối tượng thông tin mà sẽ có nội dung thông tin khác nhau. Khi thông tin về HTQLMT thường có một số nội dung sau:
• CSMT của phân xưởng.
• Mục tiêu, chỉ tiêu và CTMT của phân xưởng.
• Các KCMT đáng kể tại phân xưởng.
• Yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác.
• Cơ cấu tổ chức của HTQLMT.
• Vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận có liên quan trong HTQLMT.
• Thủ tục hướng dẫn công việc môi trường.
• Hậu quả tiềm ẩn do việc đi lệch các thủ tục.
• Các hoạt động khắc phục phòng ngừa.
• Các yêu cầu, ý kiến, khiếu nại của khách hàng và các bên hữu quan.
• Kết quả đánh giá nội bộ.
• Lợi ích môi trường và kết quả hoạt động của hệ thống.
5.8.2.1 Thông tin nội bộ:
Ban môi trường phân xưởng có trách nhiệm:
• Thông báo các thông tin về HTQLMT cho nhân viên của toàn phân xưởng.
• Thông tin với phòng Hành chánh – Nhân sự về các vấn đề pháp luật và các
quy định liên quan đến hoạt động của phân xưởng.
• Thông tin các nhu cầu đào tạo cho công nhân để phòng Hành chánh – Nhân
sự lên kế hoạch và hỗ trợ thực hiện.
• Thông tin về các yếu tố của HTQLMT, các KCMT đáng kể lên bản tin của
phân xưởng.
• Lập đường dây nội bộ để cung cấp thông tin về HTQLMT, tiếp nhận các
câu hỏi, thông tin phản hồi từ các phòng/ban.
• Lập kênh thông tin khi có sự cố khẩn cấp.
5.8.2.2 Thông tin bên ngoài
• Ban môi trường báo cáo kết quả hoạt động môi trường đưa lên trang web
của công ty hoặc thông tin với khách hàng, cơ quan đại diện chính phủ, báo chí… có quan tâm đến hoạt động môi trường của công ty. Điển hình, công ty đang thực hiện chương trình phân loại rác tại nguồn và tổ chức các buổi diễn tập PCCC trên cả ba phân xưởng. Vì vậy, những hoạt động môi trường trên cần thông tin bên ngoài để nâng cao hình ảnh công ty cũng như phân xưởng với các bên liên quan.
• Nhân viên phòng Hành chánh – Nhân sự thông tin đến nhân viên môi
trường các yêu cầu hoặc thông tin từ khách hàng, các bên hữu quan, cơ quan đại diện chính phủ, báo chí… và cùng nhân viên môi trường soạn thảo thư phản hồi.
• Nhân viên phòng Hành chánh – Nhân sự lưu giữ hồ sơ các thông tin đến và
các hồ sơ phản hồi có thể ảnh hưởng tới hình ảnh và hoạt động sản xuất, kinh doanh của toàn công ty.
• Tất cả các tài liệu, phản hồi liên quan đều được lập thành văn bản và lưu
giữ.
• Nhân viên phòng Hành chánh – Nhân sự và nhân viên môi trường báo cáo
thông tin cho ban lãnh đạo 1 tháng/1 lần
5.8.2.3 Các hình thức thông tin
bằng loa phát thanh. Đồng thời, quản đốc thường tổ chức các cuộc họp với các tổ trưởng nhằm truyền đạt yêu cầu của ban lãnh đạo xuống nhân viên.
• Phân xưởng cần thiết lập các bản tin công nhân tại những nơi dễ thấy như
cửa ra vào, căntin.
• Bố trí các hộp thư góp ý cho công nhân và lấy thư định kỳ 1lần/tuần.
• Dán hình ảnh các hoạt động môi trường của phân xưởng như các buổi diễn
tập PCCC, các hướng dẫn về an toàn lao động, về phân loại rác tại nguồn lên bản tin phân xưởng.
• Dán băng rôn, biểu ngữ kêu gọi toàn thể công nhân viên tích cực hưởng
ứng các hoạt động môi trường của phân xưởng như: PCCC, phân loại rác tại nguồn…
• Liên lạc qua điện thoại, email, fax
Thủ tục thông tin liên lạc được được thể hiện ở phụ lục 6.