2. NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA ACB ĐỐI VỚI VIỆC THANH TỐN L/C
2.2. Quy trình thực hiện L/C nhập khẩu
Hình 3: Những cơng việc của ngân hàng liên quan đến L/C nhập
(5) Từ chối thanh tốn xuất trình bộ chứng từ khơng phù hợp (3) Tu chỉnh hoặc huỷ L/C (nếu cĩ) (7) Thanh tốn và kết thúc hồ sơ L/C (6) Giao chứng từ cho khách hàng (4) Nhận và kiểm tra bộ chứng từ (1) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ mở L/C
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ mở L/C
• Hồ sơ đề nghị mở L/C nhập
- Hồ sơ pháp lý.
- Giấy đề nghị mở L/C (theo mẫu của ACB). - Bản sao hợp đồng ngoại thương.
- Bản sao hợp đồng ủy thác nhập khẩu và 2 bản chính biên bản thoả thuận (nếu nhập khẩu uỷ thác).
- Giấy phép nhập khẩu (đối với các mặt hàng trong danh mục hàng hố cấm nhập khẩu), hạn ngạch (đối với các mặt hàng trong danh mục nhập cĩ điều kiện).
- Bản sao chứng từ bảo hiểm thể hiện nội dung theo quy định của ACB (nếu khách hàng phải mua bảo hiểm).
- Bản chính cam kết chuyển nguồn thu xuất khẩu về ACB và bản sao hợp đồng xuất khẩu ghi rõ trong điều khoản thanh tốn sẽ chuyển tiền về tài khoản tiền gửi của khách hàng tại ACB và bản sao hợp đồng xuất khẩu ghi rõ trong điều khoản thanh tốn sẽ chuyển tài khoản tiền gửi của khách hàng tại ACB. (Đối với hợp đồng thanh tốn theo phương thức chuyển khẩu)
Nếu mở L/C nhập khẩu trả chậm, khách hàng cần bổ sung thêm:
- Hợp đồng bảo lãnh (theo mẫu của ACB).
- Văn bản đề nghị mở L/C trả chậm gồm các nội dung sau: tỷ lệ ký quỹ ban đầu, tài sản thế chấp / cầm cố và lịch chuyển tiền ký quỹ để thanh tốn khi đến hạn.
- Nếu mở L/C nhập khẩu trả chậm cĩ thời hạn trên một năm, khách hàng cần bổ sung thêm văn bản của Ngân hàng Nhà nước xác nhận doanh nghiệp đã đăng ký vay, trả nợ nước ngồi.
• Kiểm tra hồ sơ mở L/C
- Kiểm tra số loại và số lượng hồ sơ, tính pháp lý của mỗi loại, nội dung của các hồ sơ khơng mâu thuẫn nhau, cơ sở đảm bảo thanh tốn (tiền ký quỹ, hạn mức mở L/C, cam kết thanh tốn của khách hàng, cam kết cho vay của ngân hàng).
- Kiểm tra hợp đồng ngoại thương: tính chân thực và tính pháp lý của hợp đồng, người ký trên hợp đồng cĩ đủ thẩm quyền khơng, nếu uỷ quyền thì cĩ hiệu lực khơng; kiểm tra các điều kiện về hàng hố, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh tốn, loại ngoại tệ thanh tốn, thời hạn thanh tốn, chữ ký của người xuất khẩu...
- Kiểm tra đơn xin mở L/C: đây là khâu hết sức quan trọng vì nếu được soạn thảo và kiểm tra kỹ lưỡng thì sẽ tránh những tu chỉnh hoặc tranh chấp sau này, khi kiểm tra cần xem người nhập khẩu cĩ hồn thành đầy đủ các yêu cầu trên đơn xin mở L/C hay khơng.
- Đơn xin mở L/C được lập theo mẫu của ngân hàng, cĩ chữ ký của người cĩ thẩm quyền và con dấu của đơn vị xin mở.
- Các nội dung trong đơn xin mở L/C và hợp đồng ngoại thương phù hợp với thơng lệ quốc tế, khơng mâu thuẫn nhau.
Bước 2: Phát hành L/C nhập khẩu
• Trình tự phát hành L/C nhập khẩu
(1)
( Nhân viên TTQT ) ( A/O hoặc Loan CSR) (Ban TD/Hội đồng TD)
(Kiểm sốt viên ) (Teller) (Kiểm sốt viên) (Nhân viên TTQT)
(Nhân viên (Nhân viên (Nhân viên (Nhân viên TTQT) TTQT) TTQT) TTQT)
Hình 4: Qui trình phát hành L/C tại ACB - chi nhánh Tân Bình
(3) (5) (10) (9) (8) (7) (2) (1) (4) (6) Lưu hồ sơ -Photo gốc vàyêu cầu
khách hàng ký tên, ghi rõ ngày giờ, tên người nhận. - Giao L/C gốc cho khách hàng In điện do phịng TTQT Hội sở chuyển về, trình ký duyệt và đĩng dấu L/C gốc Chuyển điện về phịng TTQT Hội sở Hạch tốn chi phí, trích tiền Kiểm tra ký tên trên chứngtừ
-Kiểm tra số dư và lập hồ sơ L/ C. - Nhập dữ liệu, hạch tốn và soạn thảo L/C Xét duyệt và phê duyệt phát hành L/C, tỷ lệ ký quỹ Lập trình tờ thẩm định khách hàng Tiếp nhận hồ sơ
-Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ
-Đĩng dấu tiếp nhận và kiểm tra nội dung Giấy đề nghị mở L/C Duyệt điện phát hành L/C
•Chia ra các trường hợp sau
Đối với L/C nhập khẩu khơng xác nhận: Thực hiện như qui trình phát hành L/C nhập khẩu.
Đối với L/C nhập khẩu xác nhận: Trình tự phát hành như L/C khơng xác nhận, tuy nhiên cần lưu ý một số điều: ở mục (1)
Nếu ngân hàng xác nhận L/C
+ Thuộc danh sách ngân hàng cấp hạn mức xác nhận: thực hiện theo giấy đề nghị phát hành L/C của khách hàng.
+ Khơng thuộc danh sách ngân hàng cấp hạn mức xác nhận: giới thiệu và hướng dẫn khách hàng chọn một trong những ngân hàng thuộc danh sách này; nếu khách hàng vẫn khơng đồng ý, nhân viên TTQT giải thích với khách hàng rằng mức ký quỹ tuỳ thuộc yêu cầu của ngân hàng xác nhận và cĩ thể lên tới 100% trị giá L/C, ACB sẽ liên hệ văn phịng đại diện của ngân hàng xác nhận tại nước ngồi về việc đồng ý cĩ điều kiện hay khơng cĩ điều kiện xác nhận L/C; sau khi nhận kết quả từ ngân hàng xác nhận sẽ thơng báo cho khách hàng về hạn mức ký quỹ, điều kiện xác nhận... (mức ký quỹ áp dụng khơng thấp hơn mức ký quỹ mà ACB phải thực hiện với ngân hàng xác nhận). ACB khơng chịu trách nhiệm với bất kỳ sự chậm trễ nào do việc xác nhận L/C do phía ngân hàng xác nhận gây ra.
Đối với L/C cĩ qui định Ngân hàng hồn trả: Điều kiện thực hiện:
- L/C giới hạn xuất trình tại một ngân hàng cho phép.
- Ngân hàng hồn trả phải là ngân hàng giữ tài khoản Nostro của ACB. - Khách hàng phải ký quỹ 100% hoặc trị giá L/C phải được đảm bảo
Bước 3: Nguyên nhân phát sinh và trình tự tu chỉnh
• Nguyên nhân phát sinh
Do những sai sĩt vơ tình hoặc cố ý của nhà nhập khẩu mà nội dung L/C khơng phù hợp với yêu cầu giao hàng của nhà xuất khẩu. Trong trường hợp này nhà xuất khẩu yêu cầu nhà nhập khẩu làm đơn đề nghị ngân hàng tu chỉnh; Phí tu chỉnh do người nhập khẩu chịu.
Do nhà xuất khẩu muốn sửa đổi hoặc bổ sung những điều khoản trong L/C nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận hàng hố giữa hai bên (chẳng hạn tu chỉnh về số lượng hàng hĩa hoặc thời hạn giao hàng...). Trong trường hợp này sau khi cĩ sự thoả thuận để đạt được thống nhất giữa hai bên, nhà nhập khẩu làm đơn đề nghị ngân hàng tu chỉnh; Phí tu chỉnh do người xuất khẩu chịu.
•Trình tự tu chỉnh
- Tiếp nhận hồ sơ:
+ Giấy đề nghị tu chỉnh (bản chính).
+ Phụ kiện Hợp đồng hoặc các giấy tờ cĩ liên quan đến đề nghị tu chỉnh L/C của bên thụ hưởng.
+ Các chứng từ liên quan khác. - Trình xét duyệt tu chỉnh:
Tuỳ nội dung tu chỉnh:
+ Nhân viên TTQT trình cấp phê duyệt xét trực tiếp trên Giấy đề nghị tu chỉnh L/C hoặc.
+ Loan CSR hoặc A/O lập tờ trình tu chỉnh L/C và trình cấp phê duyệt, sau đĩ chuyển tồn bộ giấy tờ cĩ đầy đủ chữ ký của cấp phê duyệt cho nhân viên TTQT.
- Kiểm tra số dư và cập nhật bìa hồ sơ.
hiện hành và chuyển trả lại số tiền ký quỹ cho khách hàng khi ACB nhận được điện xác thực của Ngân hàng người thụ hưởng đồng ý chấp nhận tu chỉnh giảm tiền (nếu khách hàng yêu cầu tu chỉnh) hoặc người thụ hưởng xuất trình chứng từ phù hợp với điện tu chỉnh giảm tiền.
- Nhập dữ liệu, hạch tốn và soạn thảo tu chỉnh L/C.
- Trình ký, giao bản điện gốc tu chỉnh L/C cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận, ghi rõ họ tên người nhận, ngày giờ nhận trên bản sao.
- Lưu hồ sơ.
Bước 4: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ do đơn vị xuất trình gửi đến
Thời gian thực hiện tối đa 1 ngày làm việc sau ngày nhận bộ chứng từ từ cơng ty chuyển phát nhanh.
Nhận chứng từ:
• Thanh tốn viên ký nhận chứng từ do bộ phận hành chánh giao.
• Lưu lại biên lai gửi chứng tư ø(courier recept) cùng với chứng từ hoặc ghi sổ biên lai, tên cơng ty dịch vụ chuyển phát, thư ngân hàng (cover letter).
• Đĩng dấu ghi ngày, giờ, người nhận chứng từ trên thư ngân hàng.
• Vào chương trình nhập dữ liệu liên quan chứng từ.
• Kiểm tra số lượng, loại chứng từ, số bản sao phù hợp với thơng tin được ghi trên thư ngân hàng. Nếu cĩ mâu thuẫn giữa chứng từ so với thơng tin trên thư ngân hàng, gửi ngay MT799/MT999 hoặc thư thơng báo cho đơn vị xuất trình.
• Hỗ trợ khách hàng của mình bằng cách: giúp khách hàng kiểm tra lại nội dung của L/C xem cĩ điểm nào bất lợi đối với nhà nhập khẩu hay khơng. Doanh nghiệp nhập khẩu được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu khi bộ chứng từ xuất trình cĩ giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) làm tăng tính cạnh tranh cho hàng hĩa nhập khẩu.
Kiểm tra chứng từ:
• Cơ sở kiểm tra:
+ L/C và tu chỉnh L/C + UCP
+ ISBP
+ URR (nếu L/C cho phép địi tiền bằng thư / điện)
• Nội dung kiểm tra:
+ Sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và các tu chỉnh (nếu cĩ).
+ Sự phù hợp của chứng từ so với quy định của UCP và ISBP. + Sự phù hợp trên bề mặt giữa chứng từ.
+ Nhân viên thanh tốn quốc tế ghi rõ nội dung kiểm tra trên biên bản kiểm tra chứng từ.
Bước 5: Từ chối thanh tốn nếu xuất trình bộ chứng từ khơng phù hợp
• ACB đã thanh tốn cho điện địi tiền từ ngân hàng được phép
- Lập thơng báo trình người cĩ thẩm quyền ký để gửi cho khách hàng bằng fax trong buổi làm việc tiếp theo sau buổi kiểm tra chứng từ theo quy định.
- Soạn điện gửi ngân hàng được phép thơng báo từ chối thanh tốn. - Theo dõi, nhắc nhở khách hàng trả lời thơng báo và tuỳ ý kiến khách hàng mà thanh tốn viên thực hiện giao dịch tiếp theo.
• ACB đã xử lý điện thơng báo chứng từ khơng phù hợp
Nếu các điểm khơng phù hợp giống điện thơng báo của ngân hàng được phép và khách hàng chấp nhận các điểm khơng phù hợp và đồng ý thanh tốn: lập thơng báo, trình người cĩ thẩm quyền ký để gửi cho khách hàng bằng fax trong buổi làm việc tiếp theo sau buổi kiểm tra chứng từ, theo dõi nhắc nhở khách hàng trả lời và thực hiện thanh tốn khi khách hàng nộp
tiền theo qui định.
Nếu các điểm khơng phù hợp giống điện thơng báo của ngân hàng được phép và khách hàng khơng chấp nhận các điểm khơng phù hợp và ACB đã gửi điện từ chối thanh tốn, tuy nhiên ngân hàng được phép vẫn gửi chứng từ đến ACB, nhân viên TTQT lập thơng báo chứng từ đến trình người cĩ thẩm quyền ký gửi khách hàng và thanh tốn nếu khách hàng đồng ý thanh tốn.
Nếu khách hàng đã chấp nhận các điểm khơng phù hợp và đồng ý thanh tốn nhưng ACB phát hiện thêm các điểm khơng phù hợp khác:
+ Lập thơng báo chứng từ đến trình người cĩ thẩm quyền ký để gửi cho khách hàng bằng fax trong buổi làm việc tiếp theo.
+ Soạn điện gửi ngân hàng được phép thơng báo từ chối thanh tốn. + Theo dõi nhắc nhở khách trả lời thơng báo và tuỳ ý kiến khách hàng mà thực hiện giao dịch tiếp.
• Chứng từ địi tiền bằng thư
Lập thơng báo chứng từ để trình người cĩ thẩm quyền ký để gửi khách hàng bằng fax trong buổi làm việc tiếp theo.
Soạn điện/ thư gửi đơn xuất trình thơng báo từ chối thanh tốn.
Theo dõi, nhắc nhở khách hàng trả lời thơng báo và tuỳ ý kiến phản hồi của khách hàng mà thực hiện giao dịch tiếp theo.
Bước 6: Giao chứng từ cho khách hàng
• Nhân viên TTQT trình người cĩ thẩm quyền ký hậu vận đơn (đối với vận đơn qui định “consignee: to order of ACB) hoặc ký phát hành giấy uỷ quyền nhận hàng (đối với vận đơn hàng khơng qui định “consignee: consigned to ACB) khi thoả điều kiện:
- L/C trả ngay: Teller xác nhận trên giấy đề nghị trích tiền tài khoản khách hàng đã thanh tốn và thu đủ các phí cĩ liên quan.
bộ chứng từ vào ngày đáo hạn và Loan CSR hoặc A/O đã xem xét hạn mức tín dụng của khách hàng đã đủ đảm bảo cho trị giá bảo lãnh hoặc khách hàng đã hồn tất các thủ tục cầm cố thế chấp tài sản cho ACB để đảm bảo thanh tốn L/C trả chậm.
• Nhân viên TTQT photo bộ chứng từ để lưu và giao bản gốc cho khách hàng cĩ ký nhận ghi rõ họ tên người nhận và ngày nhận chứng từ.
• Nhân viên TTQT thực hiện chấp nhận thanh tốn (đối với L/C trả chậm) hoặc thanh tốn (đối với L/C trả ngay).
Bước 7: Thanh tốn và kết thúc hồ sơ L/C
Trường hợp khách hàng chuyển tiền thanh tốn đúng hạn hoặc ACB cho vay thanh tốn
• Đối với L/C trả chậm: 5 ngày làm việc trước ngày đáo hạn, nhân viên TTQT lập thơng báo về việc chuyển tiền thanh tốn hối phiếu / bộ chứng từ khi đáo hạn gửi cho khách hàng.
• Sau khi tài khoản khách hàng đã đủ tiền thanh tốn L/C và các khoản phí, nhân viên TTQT vào chương trình ký quỹ bổ sung, tính phí thanh tốn và các chi phí phát sinh khác chưa được thu, xuất ngoại bảng, chỉnh sửa số tiền kết nối, soạn MT202/ MT756/ MT 999 (nếu cĩ).
• In bản thảo điện, giấy đề nghị trích tiền, phiếu tính phí, phiếu xuất ngoại bảng, phiếu kết nối Masterline.
• Chuyển hồ sơ thanh tốn L/C đến kiểm sốt viên kiểm tra, ký tên trên các chứng từ trả nhân viên TTQT.
• Nhân viên TTQT chuyền teller hạch tốn.
• Teller hạch tốn và chuyển số tiền trên lệnh chuyển tiền thanh tốn nhờ thu L/C vào Bankcheck hội sở.
• Nhân viên TTQT fax/ chuyển thư ngân hàng (nếu chưa fax/ chuyển), lệnh chuyển tiền thanh tốn nhờ thu và L/C về phịng TTQT hội sở trong buổi
làm việc nếu khách hàng cĩ đủ ngoại tệ trước 16h00.
• Phịng TTQT hội sở xử lý.
Trường hợp khách hàng khơng chuyển tiền thanh tốn đúng hạn (tồn bộ hay 1 phần trị giá L/C)
• Vào ngày làm việc thứ 5 kể từ sau ngày ACB nhận bộ chứng từ phù hợp (đối với L/C trả ngay) hoặc vào ngày đến hạn (đối với L/C trả chậm) mà tài khoản khách hàng khơng đủ tiền thanh tốn, nhân viên TTQT lập Giấy đề nghị cho vay bắt buộc và chuyển cùng bản photo hố đơn, chứng từ vận tải, L/C cho A/O để thực hiện cho vay bắt buộc.
• Sau khi tài khoản khách hàng đã cĩ đủ tiền thanh tốn, nhân viên TTQT thực hiện thanh tốn L/C như trường hợp 1.
3. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN THANH TỐN QUỐC TẾ THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU TẠI ACB – CN TÂN BÌNH