III. Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện quy trỡnh nhập khẩu của Cụng ty
1.3 Nõng cao hiệu quả của hoạt động giao dịch, đàm phỏn và kớ kết hợp đồng
1.3.1 Giao dịch, đàm phỏn
Để đạt được kết quả tốt nhất trong giao dịch, ngoài việc ỏp dụng phương thức giao dịnh trực tiếp như Cụng ty vẫn làm thỡ Cụng ty cần xem xột và mở rộng việc ỏp dụng cỏc phương thức giao dịch khỏc như: Giao dịch qua trung gian, mua bỏn đối lưu, giao dịch tại cỏc hội trợ triển lóm. Trờn thực tế thỡ hàng năm, cỏc nhà cung ứng Trung quốc vẫn tham gia cỏc Hội chợ hàng Cụng nghiệp được tổ chức tại Việt nam, hoặc cỏc hội chợ được tổ chức tại Trung quốc. Cụng ty Thanh Phong cũng nờn tham gia cỏc hội chợ này để một mặt tỡm kiếm nguồn cung cấp mới, kớ kết được cỏc hợp đồng mới mặt khỏc khẳng định tờn tuổi, uy tớn của mỡnh. Làm tốt được việc này thỡ nguồn cung ứng của Cụng ty sẽ ngày càng được mở rộng, làm tăng khả năng lựa chọn nguồn hàng nhập khẩu của Cụng ty.
Trong hoạt động nhập khẩu thỡ giao dịch, đàm phỏn là khõu nhất định phải cú trước khi đi đến ký hợp đồng. Bởi lẽ, cú thể ký kết được hợp đồng, hai bờn cần phải đạt được sự thỏa thuận thống nhất trờn cơ sở mục tiờu đề ra. Cụng ty cần nghiờn cứu kĩ và ỏp dụng cỏc nguyờn tắc cơ bản trong đàm phỏn hợp đồng ngoại thương như: lợi ớch chung của cả hai bờn phải được quan tõm hàng đầu; đàm phỏn phải mang tớnh cụng khai và bỡnh đẳng; người đàm phỏn hợp đồng phải là người biết thoả hiệp, biết xỏc lập phương ỏn và xỏc định đỳng mục tiờu đàm phỏn. Ngoài ra, Cụng ty phải biết dựa vào cỏc tiờu chuẩn để đỏnh giỏ mức độ thành cụng của cỏc giao dịch đàm phỏn mà mỡnh đó thực hiện, cỏc tiờu chuẩn chung nhất là: mục tiờu của đàm phỏn ( cõu trả lời là đạt được hay khụng), giảm thiểu đến mức tối thiểu chi phớ cho đàm phỏn, lợi ớch vụ hỡnh của đàm phỏn cú đạt được hay khụng. Một cuộc đàm phỏn muốn đi đến thắng lợi đảm bảo đỏp ứng được cỏc yờu cầu sau:
Yờu cầu trong quỏ trỡnh đàm phỏn:
- Người tiến hành đàm phỏn nờn biết ngụn ngữ dựng để đàm phỏn vỡ như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nõng cao được tốc độ đàm phỏn. Hiện nay, cỏc cuộc đàm phỏn giữa
Cụng ty và cỏc nhà cung cấp Trung quốc vẫn được thực hiờn bằng tiếng Việt nam, đõy cũng là một thuận lợi với Cụng ty.
- Khi cần người phiờn dịch, người phiờn dịch này cũng phải nắm được nội dung đàm phỏn để hiểu và dịch được nội và yờu cầu của phớa đối tỏc.
- Mỗi buổi đỏm phàn đều cần được tổng kết bằng một bản ghi nhớ. Cụng việc này
cú lợi cho việc tỡm hiểu khỏch hàng một cỏch chu đỏo hơn và cho cả việc rỳt kinh nghiệm ngay cả sau quỏ trỡnh đàm phỏn.
- Trước mỗi quỏ trỡnh đàm phỏn, Cụng ty cần lập phương ỏn đàm phỏn trong đú nờu rừ mục đớch của đàm phỏn, dự kiến những vấn đề mà đối tỏc nờu ra và cỏch giải quyết vẫn đề đú.
- Việc ký kết hợp đồng đàm phỏn cần được tiến hành kịp thời, đỳng lỳc. Khi điều
kiện ký kết hợp đồng chưa được chặt chẽ thỡ khụng nờn nụn núng ký kết dự thấy thời gian đàm phỏn đó sắp xếp, vỡ nú sẽ gõy bất lợi cho Cụng ty.
- Trong đàm phỏn, sỏch lược chung là giấu kớn bối cảnh của mỡnh, thăm dũ bối cảnh đối phương, thời gian đàm phỏn cũng phải được cõn nhắc tựy theo cuộc đàm phỏn.
Yờu cầu đối với người đàm phỏn: Cụng ty cần cử người đàm phỏn đỏp ứng được
cỏc yờu cầu sau:
- Nắm được cơ sở thụng tin để xõy dựng hợp đồng như: thụng tin về hàng hoỏ; thụng tin về thị trường giỏ cả; thụng tin về đối tỏc; thụng tin về cơ chế quản lý xuất nhập khẩu trong nước đặc biệt là vào thời điểm giao dịch đàm phỏn; thụng tin về điều kiện vận tải; cỏc thụng tin khỏc cú liờn quan .
- Giỏi về ngoại ngữ được sử dụng trong đàm phỏn ( cú thể là tiếng Trung quốc ),
hiện nay thỡ yờu cầu này khụng đặt ra qỳa cao vỡ hầu hết cỏc giao dịch đàm phỏn giữa Cụng ty và nhà cung cấp Trung quốc đều được sử dụng tiếng Việt nam. Tuy nhiờn, việc cú một nhõn viờn giỏi về Tiếng Trung quốc cũng là hết sức cần thiết để tạo ra sự chủ động của Cụng ty khi làm ăn với cỏc đối tỏc Trung quốc.
- Hiểu biết về phỏp luật, chớnh sỏch của Nhà nước, phỏp luật và tập quỏn Thương
mại của Trung quốc cũng như luật phỏp, tập quỏn thương mại quốc tế.
- Hiểu biết biết kỹ thuật liờn quan đến hàng húa mua bỏn. Cụ thể là cỏc linh kiện
- Nắm được tỡnh hỡnh sản phẩm, tài chớnh của Cụng ty.
- Cú khả năng thuyết phục đối phương.
Người đi thương lượng phải bỡnh tĩnh, tự chủ, cú thẩm quyền để quyết định những những điều bất ngờ xảy ra trong đàm phỏn. Cụng ty khụng nờn cú những sức ộp khụng cần thiết với những người tham gia đàm phỏn trước khi bước vào cỏc cuộc đàm phỏn.
Như vậy, quỏ trỡnh giao dịch đàm phỏn trước khi ký kết hợp đồng là khú khăn, phức tạp và đũi hỏi phải chuẩn bị chu đỏo cả về mặt thụng tin, nhõn sự, trỡnh độ kiến thức và nghệ thuật đàm phỏn. Theo em, đối với Cụng ty Thanh Phong thỡ việc đào tạo hay tuyển mộ nhõn viờn cú đủ trỡnh độ, hiểu biết về giao dịch, kớ kết hợp đồng ngoại thương là rất quan trọng.
1.3.2 Cơ sở xỏc định giỏ để đi đến kớ kết hợp đồng
Trong quỏ trỡnh ký kết hợp đồng nhập khẩu. Cụng ty thường nhập khẩu hàng theo giỏ CIF Hải phũng hoặc DAF Hữu nghị. Nhập hàng theo giỏ này trỏnh cho Cụng ty những rủi ro về hàng húa do thiờn tai, tai nạn... trong quỏ trỡnh vận chuyờn nhưng lại cú hạn chế là hàng húa theo cỏc giỏ này lại khỏ cao, Cụng ty khụng chủ động được làm ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của Cụng ty.
Đối với Cụng ty, trước mắt vẫn nờn ỏp dụng hai hỡnh thức tớnh giỏ kể trờn. Nhưng trong thời gian tới, Cụng ty nờn nghiờn cứu để tiến hành nhập khẩu hàng húa theo giỏ FOB. Với giỏ này Cụng ty cú thể mua được hàng húa với giỏ cả rẻ hơn vỡ Cụng ty tự tỡm hiểu thuờ tàu hoặc ủy thỏc vận chuyển cho ai cú lợi nhất nhằm tiết kiệm được chi phớ cho Cụng ty. Ngoài ra, việc thực hiện thuờ tàu, mua bảo hiểm sẽ làm cho Cụng ty chủ động hơn trong thời gian nhận hàng, trong cỏc điều kiện chuyờn trở và bảo hiểm. Tuy nhiờn, ỏp dụng hỡnh thức tớnh giỏ theo giỏ FOB sẽ làm tăng rủi ro cho Cụng ty về hàng húa trong khi vận chuyển đũi hỏi vốn kinh doanh phải lớn, đội ngũ cỏn bộ kinh doanh phải giỏi.
Việc hoàn thiện cụng xỏc định và tớnh giỏ là một khõu rất quan trọng trong việc chuẩn bị, tạo cơ sở cho hoạt động giao dịch, đàm phỏn và kớ kết hợp đồng.
1.3.3 Cụng tỏc ký kết hợp đồng
Ký kết hợp đồng là hành vi xỏc nhận bằng văn bản chớnh thức những thỏa thuận đạt được trong quỏ trỡnh đàn phỏn. Hợp đồng ký kết sẽ xỏc định trỏch nhiệm và quyền lợi của mỗi bờn khi thực hiện hợp đồng. Vỡ vậy, trong hợp đồng quyền và nghĩa vụ phải được xỏc
định rừ ràng. Tuy nhiờn, để việc kớ kết hợp đồng của Cụng ty Thanh Phong diễn ra trụi chảy và đem lại lợi ớch cao cho Cụng ty thỡ việc đầu tiờn Cụng ty cần làm đú là từng bước nõng cao trỡnh độ của nhõn sự về đàm phỏn và kớ kết hợp đồng ngoại thương. Trước khi đi đến kớ kết bất kỡ một hợp đồng ngoại thương nào, Cụng ty cũng cần cú những hiểu biết cơ bản về hợp đồng ngoại thương như: khỏi niệm, đặc điểm, yờu cầu, bố cục của một hợp đồng ngoại thương. Điều quan trọng là, Cụng ty phải nắm chắc và ỏp dụng linh hoạt kĩ thuật xõy dựng nội dung của hợp đồng, cỏc điều khoản của hợp đồng như: Điều khoản tờn hàng, điều khoản về phẩm chất, điều khoản về sú lượng, điều khoản về giao hàng, điều khoản về gia cả, điều khoản về thanh toỏn, điều khoản về trọng tài, điều khoản về khiếu nại…Hợp đồng phải đủ cỏc điều khoản cần thiết nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng.
Khi ký kết hợp đồng nờn chỳ ý một số điểm sau:
- Cần cú sự thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả cỏc điều khoản cần thiết trước khi
ký kết.
- Văn bản hợp đồng thường do một bờn dự thảo rồi đưa cho bờn kia ký kết. Bờn ký
phải xem xột, trỏnh để đối phương thờm vào những phần khụng thỏa thuận và bỏ qua phần đó thỏa thuận từ trước.
- Hợp đồng phải thể hiện rừ ràng, dễ hiểu, trỏnh những cõu văn tối nghĩa hoặc mập
mờ cú thể hiểu theo nhiều cỏch khỏc nhau.
- Những điều kiện của hợp đồng phải xuất phỏt từ đặc điểm cụ thể của hàng húa nhập khẩu. Khụng thể cú những điều khoản trỏi với thể chế, luật lệ hiện hành của Nhà nước hai bờn.
- Ngụn ngữ xõy dựng hợp đồng là ngụn ngữ mà cả hai bờn đều thụng thạo hoặc nhất trớ lựa chọn.
Ký kết hợp đồng là một khõu quan trọng. Một hợp đồng được ký kết là kết quả của quỏ trỡnh chuẩn bị kỹ càng mọi mặt. Đồng thời cũng là cơ sở để hai bờn cựng thực hiện mọi nghĩa vụ và quyền lợi với nhau cú hiệu quả nhất.