II. Thực trạng hoạt động kinh doanh của Cụng ty TNHH Thanh Phong
2.6Kiểm tra, giỏm định hàng húa
2. Quy trỡnh nhập khẩu tại Cụng ty TNHH Thanh Phong
2.6Kiểm tra, giỏm định hàng húa
Khi nhận hàng, Cụng ty luụn tiến hành kiểm tra, trong trường hợp phỏt hiện những sai sút về hàng hoỏ so với hợp đồng như: thiếu thụt, chất lượng khụng đảm bảo, bao bỡ khụng đỳng qui cỏch…thỡ kịp thời cú biện phỏp xử lý.
Việc giỏm định hàng hoỏ chỉ được tiến hành trong những trường hợp thực sự cần thiết như:
- Cú sự khụng thống nhất giữa Cụng ty và cỏn bộ Hải quan trong việc xỏc định
chủng loại hàng hoỏ ( đõy là cơ sở để ỏp mó tớnh thuế ).
- Cú sự khụng thống nhất giữa Cụng ty và nhà cung cấp Trung quốc về chất lượng, chủng loại hàng hoỏ mà hai bờn khụng thoả thuận được.
Trong trường hợp cần giỏm định thỡ Cụng ty thường thuờ Vinacontrol thực hiện việc giỏm định rồi lập chứng thư giỏm định.
Hàng chở bằng đường biển ( qua Cảng Hải phũng ) mà bị thiếu hụt, mất mỏt, phải cú “Biờn bản kết toỏn nhận hàng với tàu”. Cụng ty, với tư cỏch là một bờn đứng tờn trờn vận đơn, sẽ lập thư dự khỏng nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng cú tổn thất, sau đú yờu
cầu cụng ty Bảo hiểm lập biờn bản giỏm định nếu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đó được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khỏc thỡ yờu cầu cụng ty giỏm định tiến hành kiểm tra hàng húa và lập chứng thư giỏm định.
Đối với hàng giao lẻ ( qua cửa khẩu Hữu nghị ): nếu số lượng, trọng lượng hàng bị thừa thiếu, chất lượng kộm… thỡ người của Cụng ty và người của nhà cung cấp lập biờn bản giao nhận ( như đó trỡnh bày trong phần nhận hàng ).
Tuy nhiờn, do đặc thự của mặt hàng linh liện mỏy múc là rất khú kiểm tra chất lượng trong một thời gian ngắn, mặt khỏc do mối quan hệ gắn bú và thụng lệ làm ăn giữa Cụng ty và cỏc nhà cung cấp Trung quốc nờn chất lượng cỏc lụ hàng cú thể được Cụng ty đỏnh giỏ vào giai đoạn sản xuất, lắp rỏp. Tức là, trong quỏ trỡnh sản xuất lắp rỏp, nếu Cụng ty phỏt hiện cỏc phụ tựng, linh kiện khụng đảm bảo chất lượng thỡ Cụng ty sẽ đề nghị nhà cung cấp đưa ra cỏc phương ỏn giải quyết như: giảm giỏ( nếu chất lượng khụng đảm bảo nhưng vẫn ở mức chấp nhận được); nhận lại những phụ tựng, linh kiện cú chất lượng quỏ kộm và gửi trả Cụng ty khoản tiền tương ứng với trị giỏ hàng bị trả lại. Hầu hết cỏc yờu cầu trờn của Cụng ty đều được nhà cung cấp đỏp ứng. Vớ dụ:
Bảng II.6: Một số hợp đồng cú chất lượng hàng kộm và cỏch giải quyết
STT Số hợp đồng Cụng ty Thanh phong phỏt hiện
Giải quyết của nhà cung cấp
1 29-02/TP-CF Zoăng thựng nước khụng
khớt ( 15 chiếc )
Giảm 45% trị giỏ 15 zoăng đú
2 83-02/TP-QC Nắp đậy quy lỏt thiếu (
50 chiếc)
Gửi trả 100% trị giỏ 50 chiếc
3 11-03/TP-PK Bỏnh răng trục cam bị mẻ
( 8 chiếc )
Đổi khi nhận hàng chuyến tiếp theo
4 31-03/TP-QX
Tuy ụ thựng dầu thủng (10 chiếc), Đũa đẩy cong( 25
chiếc)
Gửi trả 100% giỏ trị của hàng lỗi
linh kiện động cơ 24HP đợt giao hàng kế tiếp
(Nguồn: Phũng kinh doanh Cụng ty Thanh Phong, năm 2002 đến 2004)
2.7 Làm thủ tục thanh toỏn
2.7.1 Mở L/C (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi ký kết Hợp đồng nhập khẩu, Cụng ty tiến hành làm thủ tục ban đầu cho việc thanh toỏn quốc tế. Đối với phương thức thanh toỏn tớn dụng chứng từ thỡ việc đầu tiờn Cụng ty phải làm đú là việc mở “Thư tớn dụng” ( L/C- Letter of Credit), thụng thường Cụng ty mở “thư tớn dụng khụng huỷ ngang” (L/C- Irrevocable Letter of Credit ). Cụng ty lập một đơn xin mở L/C rồi gửi hồ sơ mở L/C đến ngõn hàng, thường thỡ Cụng ty mở L/C tại ngõn hàng Sài gũn Thương tớn ( Saccombank ), hoặc tại ngõn hàng Ngoại thương ( Vietcombank ), đõy là hai ngõn hàng mà phớa đối tỏc Trung quốc đó chấp nhận. Bộ hồ sơ yờu cầu mở L/C mà Cụng ty nộp cho ngõn hàng thường gồm:
- Đơn xin mua ngoại tệ.
- Hợp đồng nhập khẩu ( bản sao ).
- Đơn xin mở L/C ( theo mẫu in sẵn của ngõn hàng ).
- Phương ỏn bỏn hàng để thanh toỏn nhập khẩu ( với L/C trả chậm ).
- Đơn xin bảo lónh và cam kết trả nợ ( với L/C trả chậm) ( theo mẫu của ngõn hàng ).
Việc kớ quỹ mở L/C Cụng ty thường đề nghị ngõn hàng tự động trớch từ tài khoản ngoại tệ của Cụng ty tại ngõn hàng mở L/C, nếu tài khoản ngoại tệ khụng đủ số dư để kớ quỹ thỡ đề nghị ngõn hàng trớch tài khoản Việt nam đồng của Cụng ty tại ngõn hàng để bỏn ngoại tệ cho Cụng ty ( thụng qua đơn xin mua ngoại tệ ). Cụng ty cú quan hệ tốt với cả hai ngõn hàng núi trờn cho nờn tỉ lệ kớ quỹ mà Cụng ty thường dựng là 10%. Để trỏnh ứ đọng vốn, giảm phớ L/C Cụng ty thường mở L/C khoảng 20 ngày trước thời hạn giao hàng. Do vậy, thời hạn hiệu lực của L/C mà Cụng ty thường dựng là dưới 3 thỏng.
Thụng thường theo như thỏa thuận với bờn bỏn, cụng ty phải lập L/C trả ngay, khụng huỷ ngang cho bờn bỏn hưởng lợi.
2.7.2 Phối hợp với ngõn hàng kiểm tra bộ chứng từ, nhận bộ chứng từ thanh toỏn
Trước khi chấp nhận thanh toỏn cho ngõn hàng mở L/C, Cụng ty cử người phối hợp với ngõn hàng để kiểm tra số lượng chứng từ, tớnh hợp lệ của bộ chứng từ theo cỏc điều khoản trong “ Quy tắc chung về thống nhất tớn dụng chứng từ” ( UCP-500), nếu cú nhầm lẫn thỡ phối hợp giải quyết, khi bộ chứng từ đó được coi là hợp lệ thỡ Cụng ty chuyển sang làm thủ tục thanh toỏn tiền cho ngõn hàng và nhận bộ chứng từ để thực hiện cỏc bước tiếp theo trong quy trỡnh nhập khẩu.
2.7.3 Làm thủ tục thanh toỏn
Thanh toỏn tiền hàng nhập bằng L/C là phương thức chủ yếu được Cụng ty sử dụng. Thụng thường, Cụng ty tiến hành thanh toỏn một lần 100% giỏ trị hợp đồng khi đó hoàn tất nghiệp vụ về kiểm tra chứng từ và khi bộ chứng từ đó hoàn toàn hợp lệ. Tuy nhiờn, cũng cú những hợp đồng mà Cụng ty chỉ thanh toỏn 90% trị giỏ bằng L/C, số cũn lại theo quy định trong hợp đồng Cụng ty sẽ thanh toỏn với nhà cung cấp Trung quốc qua phương thức chuyển tiền . Ngoài việc thanh toỏn cho bờn bỏn thỡ Cụng ty cũn phải thanh toỏn cho ngõn hàng những khoản phớ, vớ dụ cỏc phớ liờn quan đến việc thanh toỏn bằng L/C mà ngõn hàng Sacombank quy định là: ( Bảng II.7, trang 55).
Bảng II. 7: Phớ thanh toỏn