II. Thực trạng hoạt động kinh doanh của Cụng ty TNHH Thanh Phong
2. Quy trỡnh nhập khẩu tại Cụng ty TNHH Thanh Phong
2.2 Giao dịch, đàm phỏn, kớ kết hợp đồng
Phương thức giao dịch được Cụng ty sử dụng thường xuyờn là giao dịch trực tiếp bằng cỏch thụng qua cỏc phương tiện điện tớn, điện thoại, fax hoặc trực tiếp gặp gỡ đối tỏc trong trường hợp cú nhà cung cấp mới hay trong trường hợp kớ kết hợp đồng lớn .
Phương thức này cho phộp Cụng ty cú thể đàm phỏn với nhiều nhà cung cấp khỏc nhau một cỏch nhanh chúng, ớt tốn kộm và vẫn đảm bảo tớnh an toàn cao.
- Thụng thường, dựa vào sự phõn tớch nhu cầu tiờu thụ sản phẩm trong nước, sự
biến động và xu thế biến đổi của cầu, nhu cầu linh kiện phục vụ sản xuất của Cụng ty, lượng hàng tồn kho…mà Cụng ty chủ động gửi “thư chào mua” ( hay cũn gọi là “thư hỏi hàng”- Letter of enquiry) tới cỏc nhà sản xuất, cung cấp Trung quốc cú khả năng đỏp ứng nhu cầu của Cụng ty mà Cụng ty đó cú quan hệ từ trước. Trong thư chào mua, Cụng ty thể hiện rừ nhu cầu của mỡnh về loại hàng hoỏ nhất định và đề nghị phớa nhà cung cấp cho biết thụng tin về giỏ cả và cỏc thụng tin khỏc cú liờn quan đến hàng hoỏ kể trờn. Nhận được thư chào mua của Cụng ty thỡ phớa Trung quốc sẽ cú “thư chào bỏn thụ động” ( cũn gọi là “thư trả lời thư chào hàng”- Reply to enquiry) để cung cấp cỏc thụng tin mà Cụng ty Thanh Phong đề nghị. Việc sử dụng cỏc thư hỏi hàng thụng qua fax, email… như trờn thường cung cấp cho Cụng ty những thụng tin khỏ đầy đủ, rừ ràng và chớnh xỏc với chi phớ thấp.
- Sau khi thực hiện việc gửi thư chào mua, nhận thư trả lời thỡ Cụng ty đó cú cơ
sở soạn thảo nội dung của bản hợp đồng cú thể sẽ được kớ kết, cỏc thụng tin mà Cụng ty thường yờu cầu bao gồm:
+ Hàng húa: Biết được chủng loại, quy cỏch, đặc tớnh, chất lượng... của hàng nhập khẩu mà mỗi nhà cung cấp cú thể cung cấp cho Cụng ty.
+ Giỏ cả: Biết được giỏ cả hàng hoỏ theo từng điều kiện giao hàng cụ thể.
+ Số lượng: Quyết định được chớnh xỏc số lượng hàng húa mà mỗi nhà cung cấp cú thể cung cấp cho Cụng ty.
+ Phương thức thanh toỏn: Trả ngay hay trả chậm qua L/C, thanh toỏn một lần hay nhiều lần…để cú thể đem lại lợi ớch cao nhất cho Cụng ty.
Vớ dụ như sau khi gửi thư chào mua “ 800 Bộ linh kiện động cơ Diesel 18 HP” vào ngày 02 thỏng 03 năm 2004 tới cỏc nhà cung cấp Trung quốc, Cụng ty đó nhận được thư trả lời của: Cụng ty TNHH Changfa, tập đoàn Giang động, nhà mỏy Diesel tỉnh An huy, nhà mỏy Diesel thành phố Rucao, tập đoàn Changchai…Sau khi xem xột cỏc thư trả lời của cỏc nhà cung cấp trờn, Cụng ty thấy thư trả lời của Cụng ty TNHH Changfa là cú lợi cho mỡnh nhất ( Số lượng hàng 800 bộ; hàng mới, đạt tiờu chuẩn chất lượng theo tiờu
chuẩn của Trung quốc; giỏ mỗi bộ linh kiện là 65 USD – CIF Hải phũng; thanh toỏn bằng L/C trả ngay;…).
- Khi nhận được đầy đủ thụng tin trờn thỡ phũng Kinh doanh của Cụng ty lập dự
thảo hợp đồng nhập khẩu trỡnh lờn Giỏm đốc xem xột. Giỏm đốc sẽ trực tiếp hoặc ủy quyền cho Phú Giỏm đốc xem xột và trờn cơ sở đú sẽ đi đến đàm phỏn, ký kết hợp đồng bằng cỏch gặp gỡ trực tiếp hoặc thụng qua cỏc phương tiện như mỏy fax, điện tớn. Việc lập hợp đồng cũng khụng nhất thiết do phớa Cụng ty thực hiện mà cú thể do chớnh bạn hàng lập hợp đồng và ký trước gửi sang bằng fax. Trong trường hợp này Cụng ty sẽ xem xột kỹ lưỡng từng điều khoản quy định trong hợp đồng cú phự hợp với thỏa thuận đó đạt được khi đàm phỏn khụng, nếu khụng cú vấn đề gỡ thỡ giỏm đốc ký và fax lại cho bờn bỏn. Hợp đồng này coi là hợp đồng chớnh thức giữa hai bờn. Chữ ký và con dấu qua fax cú giỏ trị phỏp lý như khi ký kết trực tiếp. Vớ dụ, trong năm 2004 Cụng ty đó kớ kết 98 trờn tổng số 106 hợp đồng với cỏc đối tỏc Trung quốc thụng qua mỏy fax. Tiờu biểu là cỏc hợp đồng sau: ( Bảng II.5, trang 43).
Bảng II.5: Một số hợp đồng tiờu biểu được kớ kết qua mỏy Fax