Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội qui, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra một cách hợp lý. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống phòng ban đang hoạt động ra sao, có tuản thủ qui định chính sách hay không.
Thiết lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát nhằm:
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt.
- Đảm bảo mọi thành viên đều tuân thủ nội qui của ngân hàng cũng như các qui định về pháp luật.
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và các báo cáo tài chính.
Nâng cao vai trò của hoạt động kiểm tra, kiểm soát là công việc quan trọng để đảm bảo hạn chế rủi ro tín dụng. Thông qua hoạt động kiểm tra, kiểm soát này Ngân hàng có thể phát hiện, ngăn ngừa và chấn chỉnh những sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tín dụng.
Để hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả, SGD cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Cán bộ làm công tác kiểm tra nội bộ trước hết phải có kiền thức về các hoạt động ngân hàng nói chung và về nghiệp vụ tín dụng nói riêng; kiến thức về pháp luật, tin học và trình độ chuyên môn về kiểm toán, các kỹ thuật kiểm toán, các phương pháp kiểm toán. Do đó, phải thường xuyên đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
- Không ngừng hoàn thiện và đổi mới phương pháp kiểm tra theo hướng từ kiểm tra riêng lẻ sang kiểm tra hệ thống và kiểm tra tuân thủ. Áp dụng linh hoạt các biện pháp kiểm tra tùy thuộc vào từng thời điểm, từng đối tượng và từng mục đích kiểm tra.
- Cần nhận thức đúng về vai trò quan trọng và những lợi ích của hệ thống này trong công tác quản trị rủi ro.
- Xây dựng và ban hành điều lệ kiểm soát nội bộ, với những yêu cầu cơ bản:
Chỉ ra mục tiêu và phương pháp tiến hành kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
Xác định rõ nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ
Cho phép kiểm soát viên tiếp cận với các tài liệu, cũng như những người có liên quan trong hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
- Ngoài việc thiết lập các qui chế kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra chéo giữa các hệ thống phòng ban, cần lập thêm phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không… nhằm ngăn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.
- Cải cách hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải tiến hành một cách đồng bộ với: cải cách công tác quản lý rủi ro, cải cách áp dụng các chuẩn mực trong công tác kế toán, tài chính,…
Tóm lại, công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của ngân hàng. Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và bộ phận kiểm toán nội bộ là cấu trúc nòng cốt của quản trị điều hành doanh nghiệp; là cơ sở nền tảng, điều kiện tiên quyết của quản lý rủi ro trong hoạt động ngân hàng. Do đó, các ngân hàng cần thực hiện tốt công tác này sẽ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động, nâng cao giá trị hoạt động.