Lập và quản lý hồ sơ địa chính cũng không phải là nội dung mới có ở Luật Đất đai 2003. Hồ sơ tồn tại dưới các dạng khác nhau với mục đích để quản lý đất đai thì đã có từ lâu đời Tuy nhiên, mãi đến Luật Đất đai 1993 hồ sơđịa chính mới được quy định gồm 4 loại tài liệu như hiện nay.
Hồ sơ địa chính được lập chi tiết đến từng thửa đất theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn. Mỗi thửa đất phải có số hiệu riêng và không trùng với số hiệu của thửa đất khác trong phạm vi cả nước. Nội dung của hồ sơ địa chính phải đảm bảo tính thống nhất giữa bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê, sổ theo dõi biến động đất đai; thống nhất giữa bản gốc và bản sao; thống nhất giữa hồ sơ địa chính với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và hiện trạng sử dụng đất. Nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời, phải được chỉnh lý thường xuyên đối với các biến động theo quy định của pháp luật trong quá trình sử dụng đất.
Theo quy định của Luật đất đai "Hồ sơ địa chính là hồ sơ phục vụ quản lý nhà nước đối với việc sử dụng đất ". Hồ sơ địa chính gồm bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kếđất đai và sổ theo dõi biến động đất đai. Nội dung hồ sơđịa chính bao gồm những thông tin sau:
Số hiệu, kích thước, hình thể, diện tích, vị trí; Người sử dụng thửa đất;
-Nguồn gốc, mục đích, thời hạn sử dụng đất;
-Giá đất, tài sản gắn liền với đất, nghĩa vụ tài chính vềđất đai đã thực hiện và chưa thực hiện;
-Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền và những hạn chế về quyền của người sử dụng đất;
-Biến động trong quá trình sử dụng đất và các thông tin khác có liên quan. Việc lập và chỉnh lý hồ sơđịa chính được quy định như sau:
Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tếđối với việc lập hồ sơđịa chính trên giấy và hồ sơđịa chính dạng số; hướng dẫn việc lập chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính trên giấy và hồ sơ địa chính dạng số; quy định tiến trình thay thế hệ thống hồ sơ địa chính trên giấy bằng hệ thống hồ sơ địa chính dạng số.
Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm tổ chức việc lập hồ sơ địa chính Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm triển khai việc lập hồ sơ địa chính gốc và làm 2 bản sao từ bản gốc để gửi cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường và Uỷ ban nhân dân cấp xã. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được phép thuê dịch vụ tư vấn trong việc đo đạc địa chính, chỉnh lý tư liệu đo đạc và bản đồ, lập bản đồ địa chính, lập sổ mục kế đất đai; phải trực tiếp thực hiện việc lập sổ địa chính, sổ theo dõi biến động đất đai và chỉnh lý hồ sơ địa chính.
Trường hợp chưa lập bản đồ địa chính mà đang có các loại bản đồ, sơ đồ khác thì Sở Tài nguyên và Môi trường xem xét, quyết định việc sử dụng hoặc chỉnh lý trước khi đưa vào sử dụng để lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Hồ sơđịa chính phải được Sở Tài nguyên và Môi trường nghiệm thu, xác nhận bản đồ địa chính, sổ mục kế đất đai, sổ địa chính sau khi lập xong để đưa vào sử dụng. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính gốc. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường và cán bộđịa chính xã, phường, thị trấn
chịu trách nhiệm chỉnh lý, cập nhật bản sao hồ sơ địa chính. Việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơđịa chính gốc được thực hiện dựa trên các căn cứ sau: hồ sơ đăng ký biến động về sử dụng đất lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường; thông báo của Phòng Tài nguyên và Môi trường hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường đối với biến động về sử dụng đất. Việc chỉnh lý, cập nhật bản sao hồ sơ địa chính được thực hiện căn cứ vào nội dung Bản trích sao nội dung hồ sơđịa chính đã chỉnh lý, cập nhật do Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường gởi đến.
Việc quản lý hồ sơ địa chính được quy định như sau:
Hồ sơ địa chính được lập thành 1 bản gốc và 2 bản sao từ bản gốc; bản gốc được lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, một bản sao được lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường, một bản sao được lưu tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Bản gốc hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý kịp thời khi có biến động về sử dụng đất, bản sao hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý phù hợp với bản gốc hồ sơ địa chính. Hồ sơ địa chính được lưu giữ và quản lý dưới dạng tài liệu trên giấy và từng bước chuyển sang dạng sốđể quản lý trên máy tính.
Việc bảo quản hồ sơ địa chính và các tài liệu có liên quan đến hồ sơ địa chính được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia Bảo quản vĩnh viễn đối với bản đồđịa chính, sổ địa chính, sổ mục kế đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất.
Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Uỷ ban nhân dân xã phường, thị trấn chịu trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cho việc bảo quản hồ sơ địa chính và các tài liệu có liên quan đến hồ sơ địa chính. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm thực hiện việc bảo quản hồ sơ địa chính và các tài liệu có liên quan đến hồ sơđịa chính theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia.
Hàng năm, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm tổng hợp, cập nhật thường xuyên để báo cáo Sở Tài nguyên và Môi trường về kết quả lập, chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính và kết quả cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm báo cáo Bộ Tài nguyên và Môi trường theo định kỳ 6 tháng một lần về kết quả lập, chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính và kết quả cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở địa phương vào ngày 15 tháng 7 và ngày 15 tháng 1 năm sau.
Ngoài việc phục vụ cho công tác quản lý đất đai, hồ sơ địa chính còn cung cấp những loại thông tin liên quan đến đất đai như: tra cứu thông tin; trích lục
bản đồ địa chính đối với từng thửa đất; trích sao sổ địa chính, sổ mục kế đất đai đối với từng thửa đất hoặc từng chủ sử dụng đất; tổng hợp thông tin đất đai; sao thông tin hồ sơđịa chính vào thiết bị nhớ của máy tính.