Theo Khoản 19, Điều 4, Luật Đất đai 2003 "Đăng ký quyền sử dụng đất là việc ghi nhận quyền sử dụng đất hợp pháp đối với một thửa đất xác định vào hồ sơđịa chính nhằm xác tập quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất. "
"Đăng ký quyền sử dụng đất" không phải là nội dung mới đưa vào Luật Đất đai 2003 mà nó đã được đề cập đến trong công tác quản lý nhà nước vềđất đai từ năm 1980 trong Quyết định số 201/CP của Hội đồng Chính phủ. Trải qua Luật Đất đai 1987 đến Luật Đất đai 1993 nội dung này vẫn được quy định trong công tác quản lý nhà nước vềđất đai. Tuy nhiên, ở giai đoạn này chưa quy định cụ thể việc đăng ký quyền sử dụng đất là nghĩa vụ của người sử dụng đất nên người sử dụng đất hợp pháp, có đủ các loại giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất của họ là hợp pháp nhưng chưa đăng ký quyền sử dụng để xin cấp giấy chứng nhận cũng không sao. Vì vậy, trong thực tế những trường hợp như thế không hiếm, đã gây khó khăn trong công tác quản lý đất đai đối với các cơ quan nhà nước. Luật Đất đai 2003 đã đưa việc đăng ký quyền sử dụng đất vào thành một nghĩa vụ của người sử dụng đất. Từđây, mặc dù người sử dụng đất hợp pháp nhưng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ của mình đối với cơ quan nhà nước có thẩm quyền là đăng ký quyền sử dụng đất.
Trong quá trình sử dụng luôn có sự biến động về chủ sử dụng, loại hạng đất và diện tích. Đăng ký sử dụng đất là một biện pháp của Nhà nước nhằm theo dõi tình hình sử dụng và biến động thường xuyên của nó.
Như vậy, sau khi đăng ký quyền sử dụng, đất đai được công nhận sử dụng một cách hợp pháp là điều kiện để được xem xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng.
Đối với các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức cho người sử dụng đăng ký quyền sử dụng đất; đồng thời, Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải đăng ký cả phần đất còn chưa sử dụng vào sổđịa chính Nhà nước.
Đăng ký đất đai gồm hai loại là đăng ký lần đầu và đăng ký biến động. Đăng ký lần đầu là hình thức đăng ký đất đai đối với những người đang sử dụng đất mà chưa đăng ký lần nào với chính quyền địa phương. Đăng ký biến động là hình thức đăng ký đất đai đối với người sử dụng đất đã có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng trong quá trình sử dụng có sự thay đổi.
Pháp luật đất đai quy định những trường hợp sau khi sử dụng đất phải đăng ký quyền sử dụng đất:
Người đang sử dụng đất mà thửa đất đó chưa được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất gồm cả người được Nhà nước giao đất, cho thuê đất ở giai đoạn trước khi thực hiện Luật Đất đai 2003.
Người sử dụng đất thực hiện quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất; thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật đất đai.
Người nhận chuyển quyền sử dụng đất hoặc khi Nhà nước thu hồi một phần đất.
Người sử dụng đất đã có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép đổi tên, chuyển mục đích sử dụng đất, thay đổi thời hạn sử dụng đất hoặc có thay đổi đường ranh giới thửa đất dẫn đến thay đổi về hình dạng, kích thước, diện tích thửa đất.
Người được sử dụng đất theo bản án hoặc quyết định của Toà án nhân dân, quyết định thi hành án của cơ quan thi hành án, quyết định giải quyết tranh chấp đất đai của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đã được thi hành.
Người sử dụng chuyển từ hình thức thuê đất sang hình thức Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất, khi có thay đổi về những hạn chế quyền của người sử dụng đất. Như vậy, theo quy định của pháp luật đất đai hiện nay tất cả những người sử dụng đất mà chưa được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đều phải đăng ký đất đai, trừ trường hợp người sử dụng đất được Nhà nước giao đất, cho thuê đất. Bởi vì, khác với giai đoạn trước khi thực hiện Luật Đất đai 2003, theo quy định của các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Đất đai 2003, những trường hợp được Nhà nước giao đất hoặc cho thuê đất thì khi quyết định giao đất, cho thuê đất là Nhà nước đã làm ngay thủ tục đăng ký đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng cho những người đó.
Các trường hợp sử dụng đất mà không phải là cá nhân thì khi đăng ký quyền sử dụng đất phải có người đại diện và chịu trách nhiệm theo quy định sau:
-Người đứng đầu của tồ chức, tổ chức nước ngoài là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng đất của tổ chức mình.
-Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng đất nông nghiệp vào mục đích công ích; đất phi nông nghiệp đã giao cho ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn để sử dụng vào mục đích xây dựng trụ sởủy ban nhân dân và các công trình công cộng phục vụ hoạt động văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục, thể thao, vui chơi, giải trí, chợ, nghĩa trang, nghĩa địa và các công trình công cộng khác của địa phương.
Người đại diện cho cộng đồng dân cư là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng đất đã giao cho cộng đồng dân cư.
Người đứng đầu cơ sở tôn giáo là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng đất đã giao cho cơ sở tôn giáo.
-Chủ hộ gia đình là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng đất của hộ gia đình.
- Cá nhân, người Việt Nam định cưở nước ngoài, cá nhân nước ngoài chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng đất của mình.
-Người đại diện cho những người sử dụng đất có quyền sử dụng chung thửa đất là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng đất đó.
Đối với đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng đất thì người chịu trách nhiệm đăng ký quyền sử dụng đất là Thủ trưởng đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân. Đồng thời, pháp luật đất đai cũng quy định những người chịu trách nhiệm đăng ký quyền sử dụng đất quy định trên đây được ủy quyền cho người khác đăng ký quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về dân sự.