a. Ban Giám Đốc
2.2.1.2 Thực trạng tuyển dụng tại Công ty.
Phòng Hành chính – nhân sự phối hợp với các bộ phận khác thực hiện tuyển dụng nhân viên. Các bước tuyển dụng tại Công ty được thực hiện qua hình 2.6:
Bước 1 XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC VÀ NHU CẦU TUYỂN DỤNG
Bước 2 THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
Bước 3 THU NHẬN, CHỌN LỌC HỒ SƠ
Bước 4 THI KIỂM TRA CHUYÊN MÔN, PHỎNG VẤN
Bước 5 TIẾP NHẬN THỬ VIỆC, ĐÁNH GIÁ SAU THỬ VIỆC
Hình 2.6: Quy trình tuyển dụng tại Công ty
Bước 1: Xác định công việc và nhu cầu tuyển dụng:
Công việc này là tự các phòng ban xác định nhu cầu công việc và số lượng nhân viên để đáp ứng nhu cầu công việc. Tuy nhiên hiện nay tại các phòng ban chưa có bảng tiêu chuẩn công việc để liệt kê các yêu cầu về năng lực cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, những tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc, làm cho các nhà quản trị gặp khó khăn trong quá trình tuyển dụng và đào tạo bởi vì họ không biết doanh nghiệp mình cần nhân viên như thế nào để thực hiện tốt công việc. Do vậy khi các phòng ban có yêu cầu tuyển dụng sẽ gởi đề xuất tuyển dụng đến phòng Hành chánh nhân
sự kèm theo yêu cầu về số lượng và các tiêu chuẩn về trình độ học vấn, ngoại ngữ, giới tính, kinh nghiệm, tuổi tác….Những yêu cầu trên dựa vào suy tính, cảm nhận của các trưởng bộ phận do vậy mà chưa tạo sự thống nhất, chính xác trong việc xác định nhu cầu tuyển dụng. Số liệu điều tra thực tế về xác định nhu cầu tuyển dụng được thể hiện bảng 2.7
Bảng 2.7 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Xác định nhu cầu tuyển dụng Tần suất %
Kế hoạch sản xuất kinh doanh 46 0.77
Đề nghị của Giám đốc điều hành 22 3.85
Công ty sử dụng công nghệ mới 15 3.08
Khác 5 7.69
(Nguồn: số liệu điều tra thực tế tháng 12/2010)
Qua số liệu bảng 2.7 ta thấy có tới 70,77% việc xác định nhu cầu tuyển dụng căn cứ vào kế hoạch kinh doanh của Công ty. Cứ có thêm một kế hoạch kinh doanh của Công ty nhằm mục đích tăng doanh thu, gia tăng lợi nhuận là Công ty lập ra những nhu cầu tuyển dụng mới mà không xem xét xem là nhân viên trong Công ty có thể đảm nhận được khối lượng công việc tăng thêm không.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Công ty cổ phần chăn nuôi CP Việt Nam ra thông báo tuyển dụng trong toàn Công ty và trên các phương tiện thông tin đại chúng như: báo chí, trường học internet v.v…Wedsite của Công ty là: www.cp.com.vn. Qua đây người tìm việc có thể nghiên cứu tìm hiểu để tham gia nộp hồ sơ. Hồ sơ xin việc có thể nộp trực tiếp tại Công ty hoặc gửi thông tin qua email: nhansucp@cp.com.vn.
Mặc dù phòng Hành chính nhân sự đã có nhiều hình thức thông báo tuyển dụng phổ biến nhưng vẫn chưa thu hút được các ứng viên tham gia. Số liệu điều tra thực tế về nguồn tuyển dụng được thể hiện qua bảng 2.8:
Bảng 2.8 Nguồn tuyển dụng nhân sự
% % hợp lệ % tích lũy
Nội bộ doanh nghiệp 40.01 40.01 40.01
Ứng viên do quảng cáo 12.48 12.48 52.50
Bạn bè nhân viên 24.97 24.97 77.46
Ứng viên từ các trường 18.53 18.53 95.99
Nguồn khác 4.01 4.01 100
Tổng 100 100
(Nguồn: số liệu điều tra thực tế tháng 12/2010)
-5.00 5.00 10.00 15.00 20.00 25.00 30.00 35.00 40.00 45.00 T ỷ l ệ (%)
Hình 2.8: Nguồn tuyển dụng nhân sự
Nội bộdoanh nghiệp
Ứng viên do quảng cáo
Bạn bè nhân viên
Ứng viên từ các trường
Theo kết quả điều tra ở bảng 2.8 cho thấy nguồn tuyển dụng của Công ty chủ yếu từ nguồn nội bộ chiếm tỷ lệ cao nhất 40,01%, kế đến là bạn bè của nhân viên 24,97% và thấp nhất là nguồn ứng viên từ quảng cáo và nguồn khác chỉ 4,01%. Do ứng viên chủ yếu từ nội bộ doanh nghiệp, bạn bè nhân viên vì vậy nó bị chi phối bởi các mối quan hệ quen biết giữa người quản lý và người được tuyển dụng, do vậy người tuyển dụng chỉ đánh giá sơ sài về trình độ chuyên môn cũng như các kỹ năng làm việc của người được tuyển dụng dẫn đến chất lượng lao động trong Công ty chưa cao, chưa đáp ứng được công việc và chưa thu hút được nguồn nhân lực giỏi, do đó làm cho nguồn nhân sự tại Công ty chưa sử dụng có hiệu quả. Tuy nhiên với hình thức tuyển dụng này thì Công ty cũng tiết kiệm được một phần chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Mặt khác Công ty vẫn quan tâm đến nguồn tuyển dụng từ các trường, nguồn này hiện chiếm 18,53% điều này giúp doanh nghiệp tìm ứng viên một cách nhanh chóng, tiện ích và chi phí thấp nhưng vẫn có thể thu hút được những nhân viên giỏi.
Bước 3: Nhận, chọn lọc hồ sơ
Việc tiếp nhận hồ sơ được thực hiện từ 3 đến 4 tuần kể từ ngày thông báo tuyển dụng. Sau khi nhận được hồ sơ xin việc của các ứng viên, nhà tuyển dụng tiến hành sàn lọc, sắp xếp hồ sơ theo thứ tự ưu tiên. Tiêu chí sắp xếp hồ sơ là: Trình độ chuyên môn; Kinh nghiệm làm việc; Các yếu tố khác như: bằng, chứng chỉ liên quan; tình trạng sức khoẻ; nguyện vọng cá nhân; năng khiếu nổi trội v.v… Tuỳ vào vị trí tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ chọn lọc hồ sơ được tham gia vào vòng thi tuyển. Những vị trí đòi hỏi trình độ học vấn cao, nhiều kinh nghiệm thì quá trình sàn lọc càng chặt chẽ. Số liệu điều tra thực tế về nhận, và chọn lọc hồ sơ được trình bày qua bảng 2.9:
Bảng 2.9: Nhận, chọn lọc hồ sơ
Nhận, chọn lọc hồ sơ Tần suất %
Trình độ học vấn, chuyên môn 23 35.38%
Kinh nghiệm nghề nghiệp 27 41.54%
Tính tình, đạo đức, nguyện vọng 11 16.92%
Khác 3 4.62%
Không chọn lọc hồ sơ 32 49.23%
(Nguồn: số liệu điều tra thực tế tháng 12/2010)
-10.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 T ỷ l ệ (% ) Hình 2.9: Nhận, chọn lọc hồ sơ
Kinh nghiệm nghềnghiệp Tính tình, đạo đức, nguyện vọng Khác
Không chọn lọc hồ sơ
Theo kết quả điều tra ở bảng 2.9 cho thấy Công ty vẫn dựa vào kinh nghiệm (41,51%) và trình độ học vấn (35,38%) để chọn lọc hồ sơ tuyển dụng. Tuy nhiên vẫn còn 49,23% cán bộ tuyển dụng tại Công ty không chọn lọc hồ sơ trước khi tuyển dụng do vậy không thể loại bỏ những ứng viên không đáp ứng yêu cầu làm cho các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng phải chọn lọc nhiều hơn, làm mất thời gian, tăng chi phí tuyển dụng của doanh nghiệp.
Bước 4: Thi kiểm tra chuyên môn, phỏng vấn
Quá trình chọn lọc hồ sơ hoàn thành, phòng Hành chính - nhân sự lập danh sách hồ sơ đạt yêu cầu chuyển cho các bộ phận liên quan từ đó thành lập hội đồng tuyển dụng. Hội đồng tuyển dụng sẽ trực tiếp kiểm tra về trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học… Thực tế tại Công ty, hội đồng tuyển dụng
thường có ít các phòng hoặc bộ phận chuyên môn tham gia vào quá trình tuyển dụng vì các phòng ban cho rằng trách nhiệm tuyển dụng thuộc về phòng nhân sự và chủ doanh nghiệp. Số liệu điều tra thực tế về sự phối hợp giữa các phòng ban trong quá trình tuyển dụng.
Số liệu điều tra thực tế về sự phối hợp các phòng ban trong quá trình tuyển dụng được thể hiện qua bảng 2.10
Bảng 2.10: Sự phối hợp giữa các phòng ban trong quá trình tuyển dụng
Cảm nhận về sự phối hợp giữa các phòng ban
Số trả lời Tần số Phần trăm Phần trăm hợp lệ Phần trăm tích lũy
Thấp 6 9.23% 9.23% 9.23% Trung bình 20 30.77% 30.77% 40.00% Khá 18 27.69% 27.69% 67.69% Tốt 14 21.54% 21.54% 89.23% Rất tốt 7 10.77% 10.77% 100% Tổng cộng 65 100% 100%
(Nguồn: số liệu điều tra thực tế tháng 12/2010)
0.00%5.00% 5.00% 10.00% 15.00% 20.00% 25.00% 30.00% 35.00% T ỷ l ệ
Hình 2.10: Sự phối hợp giữa các phòng ban
Thấp Trung bình Khá Tốt Rất tốt
Qua số liệu bảng 2.10 ta thấy tỷ lệ trung bình là cao nhất 30,77% kế đến là khá 27,69%. Tỷ lệ tốt và rất tốt chỉ có 7-14%, sự phối hợp giữa các phòng
ban hiện nay là chưa cao vì các phòng này đều cho rằng trách nhiệm tuyển dụng đó thuộc về trưởng phòng nhân sự và chủ doanh nghiệp. Vì có thể trưởng phòng tổ chức nhân sự không am hiểu về mặt chuyên môn ngành nghề nên nhiều khi tuyển dụng người lao động không phù hợp với công việc chuyên môn cụ thể.
Bước 5: Tiếp nhận thử việc, hướng dẫn nhân viên mới và đánh giá sau thử việc.
Nhân viên mới phải trải qua quá trình thử việc trong vòng hai tháng với mức lương 80% lương mà Công ty và ứng viên thỏa thuận. Trong quá trình này nhân viên mới sẽ được Trưởng bộ phận và phó bộ phận kèm cặp hướng dẫn mô tả công việc cần thực hiện. Sau ba ngày thử việc Trưởng bộ phận sẽ có một bảng nhận xét về nhân viên mới:
+ Nhận xét về thái độ làm việc của nhân viên mới; + Nhận xét về ý thức chấp hành kỷ luật;
+ Nhận xét về chuyên môn, khả năng nhận thức công việc của nhân viên mới v.v.
Sau ba ngày thử việc đạt yêu cầu, nhân viên mới sẽ ký hợp đồng thử việc hai tháng. Nếu không đạt nhân viên mới bị sa thải và tiếp tục tuyển dụng mới. Sau hai tháng thử việc nếu không đạt thì sẽ quyết định chấm dứt thử việc hoặc gia hạn thời gian thử việc ( thời gian gia hạn không quá một tháng ). Nếu đạt phòng nhân sự tiến hành lập quyết định tiếp nhận chính thức. Số liệu điều tra thực tế việc đánh giá chung về nhân viên thử việc được trình bày bảng 2.11
Kết quả điều tra bảng 2.11 cho thấy đánh giá chung của các nhà quản lý về nhân viên thử việc đạt mức trung bình khá chiếm tỷ lệ cao nhất (41,54%), khá (23,08%), trong khi đó tỷ lệ khá giỏi chiếm (6- 13,85%). Với tỷ lệ này cho thấy nhân viên được tuyển dụng tương đối phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một lượng không nhỏ 15,38% nhân viên chưa thực sự đạt yêu cầu công việc. Nguyên nhân chủ yếu là do Công ty chưa có bảng mô tả công việc rõ ràng, chưa xác định rõ nhu cầu tuyển dụng, kế đến là
quá trình tuyển dụng thiếu tính chuyên nghiệp hay tuyển dụng qua sự giới thiệu, quen biết, dẫn đến việc sử dụng nguồn nhân sự tại doanh nghiệp chưa đạt hiệu quả cao.
Bảng 2.11: Đánh giá chung về nhân viên thử việc
Đánh giá chung về nhân viên thử việc
Số trả lời Tần số Phần trăm Phần trăm hợp lệ Phần trăm tích lũy
Trung bình 10 15.38% 15.38% 15.38% Trung bình khá 27 41.54% 41.54% 56.92% Khá 15 23.08% 23.08% 80.00% Khá giỏi 9 13.85% 13.85% 93.85% Giỏi 4 6.15% 6.15% 100.00% Tổng cộng 65 100% 100%
(Nguồn: số liệu điều tra thực tế tháng 12/2010)
-5.00 5.00 10.00 15.00 20.00 25.00 30.00 35.00 40.00 45.00 T ỷ l ệ (%)
Hình 2.11: Đánh giá chung về nhân viên thử việc
Trung bình Trung bình khá Khá
Khá giỏi Giỏi
Bước 6: Ký hợp đồng và lưu hồ sơ
Căn cứ vào bảng nhận xét đánh giá thử việc ( có xác nhận của Trưởng bộ phận, phòng nhân sự, TGĐ), phòng nhân sự soạn thảo hợp đồng lao động trình TGĐ ký duyệt. Kết thúc đợt tuyển dụng, phòng Hành chính – nhân sự lập báo cáo, đánh giá quá trình tuyển dụng và lưu hồ sơ. Số liệu điều tra thực tế các nhà quản lý đánh giá về quy trình tuyển dụng:
Bảng 2.12 Mức độ hài lòng về quy trình tuyển dụng
Mức độ hài lòng về quy trình tuyển dụng
Số trả lời Tần số Phần trăm Phần trăm hợp lệ Phần trăm tích lũy
Không hài lòng 2 3.08% 3.08% 3.08% Ít hài lòng 11 16.92% 16.92% 20.00% Hơi hài lòng 25 38.46% 38.46% 58.46% Hài lòng 17 26.15% 26.15% 84.62% Rất hài lòng 10 15.38% 15.38% 100% Tổng cộng 65 100% 100%
(Nguồn: số liệu điều tra thực tế tháng 12/2010)
0.00%5.00% 5.00% 10.00% 15.00% 20.00% 25.00% 30.00% 35.00% 40.00% 45.00% T ỷ l ệ (% )
Hình 2.12: Mức độ hài lòng về quy trình tuyển dụng
Không hài lòng Ít hài lòng
Hơi hài lòng
Hài lòng
Rất hài lòng
Qua bảng 2.12 cho thấy tỷ lệ hơi hài lòng chiếm tỷ lệ cao 38,46%, đứng thứ 2 là hài lòng 26,15%. Yếu tố rất hài lòng và không hài lòng chiếm tỷ lệ thấp khoảng 15-16%. Từ kết quả trên cho thấy rằng quy trình tuyển dụng tại Công ty chưa được các nhà quản lý hài lòng một cách tuyệt đối, nguyên nhân là do quá trình tuyển dụng nhanh nên việc sàng lọc không kỹ càng. Nội dung câu hỏi thi và phỏng vấn ứng viên chưa có sự đổi mới, chưa tạo điều kiện cho ứng viên thể hiện hết những ưu nhược điểm của mình. Vì thế không đầy đủ tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên một cách toàn diện.