1.2. Khái quát về công ty Giao nhận kho vận ngoại thương Vietrans
1.2.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức
* Đứng đầu Công ty là Tổng giám đốc Công ty do Bộ trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Tổng giám đốc tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và các cơ quan quản lý Nhà nước về mọi hoạt động của Công ty.
Cơ cấu tổ chức của Công ty tuân theo chế độ một thủ trưởng có quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định tại số 217/HĐBT và quy định của Bộ về phân cấp toàn diện của công ty.
Giúp việc cho giám đốc còn có hai phó giám đốc, các phó giám đốc do giám đốc đề nghị và được thủ trưởng cơ quan chủ quản là Bộ Thương mại bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm.
Mỗi phó giám đốc được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực của công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về công việc được giao. Trong trường hợp Tổng giám đốc vắng mặt thì phó giám đốc thứ nhất là người thay mặt Tổng giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty.
Giữa các phòng ban trong công ty có mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện công việc một cách hài hòa và có hiệu quả. Ngoài ra, công ty còn có xí nghiệp dịch vụ xây dựng, đội xe và hệ thống kho bãi trực thuộc cùng phối hợp hoạt động kinh doanh.
* Chức năng, nhiệm vụ của một số phòng ban.
- Phòng xuất nhập khẩu: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, có các chức năng nhiệm vụ sau:
+ Chủ động tìm kiếm thị trường, khai thác đơn hàng kinh doanh trong và ngoài nước theo lĩnh vực được phân công.
+ Nghiên cứu thị trường, làm tốt công tác marketing trong và ngoài nước nhằm tạo những mặt hàng chiến lược, ổn định và có hiệu quả.
+ Tổ chức thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu. + Soạn thảo hợp đồng và tổ chức thực hiện hợp đồng.
+ Hướng dẫn, quản lý và kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực kinh doanh thương mại theo đúng luật của Nhà nước và các quy định của Công ty.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến kinh doanh thương mại và Giám đốc Công ty giao.
- Phòng kế toán tài vụ:
+ Thực hiện hạch toán kế toán, báo cáo tài chính của Công ty, xây dựng quy chế quản lý tài chính, kế hoạch tài chính của toàn công ty và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm.
+ Quản lý, giám sát và hướng dẫn thực hiện các kế hoạch; tổ chức hoạt động kinh tế của công ty và chỉ đạo các phòng kế toán đơn vị trực thuộc phân tích hoạt động kinh tế của đơn vị.
+ Theo dõi, quản lý các nguồn vốn, tài sản của công ty đồng thời xây dựng các biện pháp sử dụng vốn để kinh doanh có hiệu quả.
+ Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ hạch toán kế toán, tài chính, thống kê và các báo cáo quyết toán của các đơn vị trực thuộc.
+ Kiểm tra định kỳ, đề xuất biện pháp xử lý, quản lý tài sản của công ty; bảo quản lưu trữ tài liệu, chứng từ sổ sách kế toán theo Luật kế toán và
quy định của công ty.
+ Báo cáo kế toán tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh… theo định kỳ, đúng hạn về các lĩnh vực công tác của phòng mình.
+ Thanh tra giá mua sắm vật tư thiết bị, phụ tùng thay thế và đơn giá quyết toán công trình xây dựng cơ bản trước khi trình giám đốc duyệt.
+ Công tác khác có liên quan đến công tác tài chính kế toán. - Phòng tổ chức cán bộ:
+ Đổi mới, sắp xếp, tổ chức lại các đơn vị trực thuộc, các phòng thuộc công ty.
+ Xây dựng và sửa đổi điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, quy chế cán bộ, thẩm định quy định của đơn vị trực thuộc.
+ Quy hoạch cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng, luân chuyển, nhận xét, đánh giá cán bộ theo phân cấp quản lý.
+ Dự thảo ủy quyền về nguyên tắc của giám đốc cho cấp dưới thực hiện; làm các thủ tục đăng ký kinh doanh hành nghề, thành lập đơn vị mới.
+ Thẩm định, trình giám đốc công ty quyết định cử cán bộ, người lao động của công ty đi công tác, học tập ở nước ngoài.