a) Tình hình lao động
3.2.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ
- Những chứng từ kế toán sử dụng trong việc tính lương và thanh toán lương:
+ Mẫu 01a - LĐTL: Bảng chấm công, đây là cơ sở để kế toán tính lương, kế toán sẽ lập bảng lương dựa vào bảng chấm công và quyết định mức lương sản xuất của Nhà máy và các bộ phận quản lý tại các phân xưởng gửi về phòng tổng hợp và trình giám đốc phê duyệt.
Bảng chấm công được xác định dựa trên số lần quét thẻ ra vào cửa, lý do ra ngoài đột xuất và được theo dõi bởi hệ thống máy móc cũng như ban bảo vệ quản lý cửa ra vào.
+ Mẫu 02 - LĐTL: bảng thanh toán tiền lương.
+ Mẫu 10 - LĐTL: bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương. + Mẫu 11 - LĐTL: bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
+ Ủy nhiệm chi, các quyết định về việc nghỉ có lý do của công nhân (họp, giám sát, ký kết hợp đồng…)
+ Bảng thanh toán tiền phụ cấp, lương bổ xung, lương thưởng… - Quá trình luân chuyển chứng từ:
Cuối mỗi tháng, bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH… nhận được từ các phòng ban, phân xưởng gửi về, kế toán lấy đó làm căn cứ tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động trong nhà máy. Sau đó phòng
kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán lương toàn nhà máy, bảng tình hình trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
Cuối cùng giám đốc phê duyệt và ký xác nhận. Căn cứ vào đó kế toán tổng hợp tiền lương và chi trả lương cho cán bộ công nhân viên qua chuyển khoản ngân hàng.
Kế toán tiền lương ghi vào sổ nhật ký chung và căn cứ vào đó để mở sổ TK334, TK338.