4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.4.Thuê phƣơng tiện vận tải
Khi đã nhận đƣợc xác nhận về thời gian giao hàng của bên nƣớc ngoài, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ liên hệ nhà vận chuyển đã đƣợc trƣởng phòng xuất nhập khẩu chỉ định để hỏi giá cƣớc. Đối với những lô hàng gấp thì công ty sẽ lựa chọn vận chuyển bằng hàng không để đảm bảo tiến độ, các lô hàng không gấp sẽ vận chuyển bằng đƣờng biển, đa số các lô hàng đều vận chuyển bằng đƣờng biển. Thƣờng nhân viên này sẽ cung cấp thông tin về địa chỉ nhà xƣởng của ngƣời bán để tính cƣớc giao hàng door, tên hàng hóa, số lƣợng hàng. Khi đó nhà vận chuyển sẽ
báo giá cƣớc chuyên chở, giá lấy hàng từ nhà kho kèm các chi phí sẽ bị thu bên đầu xuất khẩu, gọi là phí local charge. Sau khi đƣợc trƣởng phòng xuất nhập khẩu duyệt, nhân viên này sẽ báo hãng tàu hoặc hãng hàng không liên hệ nhà cung cấp để gửi hàng.
2.2.5 Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Công ty đã lựa chọn các nhà chuyên chở uy tín và có mối quan hệ làm ăn lâu dài, đứng ra phụ trách khâu vận chuyển hàng hóa của công ty. Tuy các lô hàng đa số mua theo ex-work và FCA, các lô hàng từ trƣớc đến giờ không bị hƣ hao, mất mác, … và giá trị hàng không quá lớn nên công ty không mua bảo hiểm cho hàng hóa. Khi có vấn đề trục trặc xảy ra do hàng về trễ thì công ty thƣờng làm việc trực tiếp với đối tác và nhà vận chuyển trên mối quan hệ hữu nghị và vấn đề thƣờng đƣợc giải quyết nhanh chóng.
2.2.6 Thúc ngƣời bán giao hàng
Khi đã thanh toán tiền hàng cho ngƣời bán, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ gửi điện chuyển tiền từ ngân hàng Xuất nhập khẩu Eximbank, đây là ngân hàng chuyên đứng ra giúp công ty thanh toán các khoản công nợ quốc tế. Lúc này ngƣời bán sẽ kiểm tra tài khoản ngân hàng của họ, khi xác nhận tiền đã vào tài khỏan thì sẽ cung cấp lịch sản xuất, tiến độ giao hàng cho nhân viên phòng nhập khẩu của công ty. Căn cứ trên lịch trình sản xuất này, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ theo dõi ngày sản xuất, ngày hàng có sẵn để gửi đi và báo cho nhà chuyên chở biết ngày để lấy hàng từ kho ngƣời bán.
2.2.7 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ
Do công ty chọn phƣơng thức thanh toán là TTR do vậy khâu thanh toán đƣợc thực hiện rất đơn giản. Đối với các lô hàng thanh toán Trả trƣớc TTR 100% thì công ty không cần phối hợp với ngân hàng để kiểm tra bộ chứng từ mà chỉ phối hợp với nhà chuyên chở để theo dõi hàng về. Còn các trƣờng hợp Trả trƣớc một khoản đặt cọc thì khi nhận đƣợc Hóa đơn từ ngƣời bán, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ kiểm tra các thông tin gồm tên hàng, quy cách hàng hóa, số lƣợng, đơn giá, số tiền, xuất xứ hàng hóa, … Khi các thông tin này đã phù hợp thì sẽ chuyển qua phòng kế toán để thanh toán các khoản còn lại để ngƣời bán nhanh chóng giao hàng.
2.2.8 Làm thủ tục hải quan
Để tiến hành làm thụ tục hải quan cho các lô hàng nhập về, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ đăng kí kiểm hóa hàng hóa trƣớc, sau đó mới mở tờ khai. Theo quy định của Bộ Công Thƣơng, các sản phẩm có nguồn gốc từ vải phải qua kiểm định hàm lƣợng Formaldehyde và trong tiêu chuẩn giới hạn cho phép mới đƣợc nhập khẩu vào Việt Nam. Để tiết kiệm thời gian, nhân viên công ty thƣờng đăng kí kiểm định hàm lƣợng này trƣớc khi lô hàng về đến Việt Nam. Việc kiểm hóa sẽ do Trung tâm Kỹ thuật tiêu chuẩn đo lƣờng chất lƣợng 3 – 49 Pasteur, quận 1, T.P. Hồ Chí Minh phụ trách. Nhân viên giao nhận sẽ mua trƣớc bộ hồ sơ:
Đăng kí kiểm tra chất lƣợng hàng hóa
Phiếu tiếp nhận hồ sơ đăng kí kiểm tra chất lƣợng hàng hóa Và chuẩn bị bộ hồ sơ đăng kí kiểm hóa gồm một bản copy của:
Hóa đơn Thƣơng mại – Commercial Invoice
Phiếu đóng gói – Packing List
Hợp đồng – Contract
Giấy chứng nhận xuất sứ - Ceritficate of Origin
Vận đơn đƣờng biển hoặc hàng không (Bill of Lading hoặc Airway Bill) Theo đó, nhân viên này sẽ khai toàn bộ nội dung chi tiết trên phiếu đăng kí này, gồm tên hàng hóa, đặc tính, xuất sứ, số lƣợng, … và trình giám đốc hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền đaị diện doanh nghiệp kí tên và đóng dấu để đảm bảo tính chính xác về mặt nội dung trƣớc pháp luật. Và đƣa bộ hồ sơ này cho cán bộ đăng kiểm, sau khi kiểm tra bộ hồ sơ hợp lệ và đẩy đủ, cán bộ kiểm tra sẽ kí tên nhằm xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ để kiểm tra hàng hóa. Nhân viên công ty sẽ phải đóng ứng trƣớc một triệu đồng/ lô phí kiểm định này. Khi hoàn tất mọi thủ tục, cán bộ đăng kiểm sẽ lƣu lại bộ hồ sơ copy và trả lại phiếu “đăng kí kiểm tra chất lƣợng hàng hóa”. Lúc này, nhân viên công ty sẽ cầm tờ khai kèm theo phiếu đăng kí này để mở tờ khai.
2.2.8.1 Khai báo hải quan
Khi nhận đƣợc thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vân đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - delivery order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho ngƣời nhận hàng. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ cầm D/O kèm bộ hồ sơ đi khai hải quan gồm:
Giấy giới thiệu của công ty (1 bản theo mẫu)
Phiếu tiếp nhận tờ khai hải quan (1 bản theo mẫu)
Tờ khai hải quan (2 bản, 1 bản cán bộ hải quan giữ và 1 bản ngƣời khai hải quan lƣu)
Tờ khai trị giá tính thuế (2 bản, 1 bản cán bộ hải quan giữ và 1 bản ngƣời khai hải quan lƣu)
Phụ lục tờ khai (1 bản, đối với hàng nhiều chủng loại, không thể thể hiện hết trên tờ khai)
Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế (nếu có)
Phiếu đóng gói Packing List (1 bản gốc)
Hóa đơn thƣong mại ( 1 bản gốc)
Hợp đồng (1 bàn sao y)
Vận đơn đƣờng biển (Bill of Lading )
Bản sao hóa đơn cƣớc vận tải (đối với các lô hàng nhập khẩu theo FOB hoặc ex-work)
Giấy ủy quyền (Bản sao y nếu ngƣơì kí trên tờ khai không phải ngƣơì đại diện doanh nghiệp) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lệnh giao hàng hoặc Thông báo hàng đến (Delivery order hoặc Notice of Arrival)
Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ chứng từ này đển nộp cho cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ, sau đó ngồi chờ lấy số tiếp nhận hồ sơ trên bảng điện tử đƣợc cập nhật tự động trên hệ thống. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và bộ hồ sơ có đầy đủ hay không. Nếu hợp lệ, nhân viên gia nhận sẽ qua quầy cán bộ hải quan kế bên để nộp lệ phí rồi ngồi chờ phân kiểm và tính thuế. Sau khi thu phí mở tờ khai, cán bộ hải quan sẽ phát hành 2 biên lai gồm một biên lai đỏ và một biên lai tím, cán bộ hải quan sẽ giữ biên lai tím và trả laị cho nhân viên giao nhận biên lai đỏ để mang về thanh toán lại với công ty. Khi nộp lệ phí hải quan xong, hồ sơ sẽ đƣợc chuyển qua tính thuế. Trong khi chờ đƣợc phân kiểm và tính thuế, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi thông tin đƣợc cập nhật tự động trên máy tính để biết đƣợc ngƣơì sẽ kiểm hóa và liên hệ. Cán bộ phụ trách khâu thuế sẽ kiểm tra doanh nghiệp áp mã thuế có đúng không. Trƣờng hợp áp mã sai thì hồ sơ sẽ bị trả lại cho bộ phận
tiếp nhận hồ sơ và nhân viên giao nhận sẽ nhận và sửa lại bộ hồ sơ cho đúng và hợp lệ.
Bộ hồ sơ áp mã thuế đúng sẽ đƣợc chuyển qua bộ phận kiểm hóa. Nhân viên giao nhận sẽ ghi lại số điện thoaị và tên cán bộ kiểm hóa để liên hệ. Đồng thời kiểm tra vị trí hàng hóa nằm ở kho nào của cảng dựa trên thông báo hàng đến hoặc lệnh giao hàng. Sau đó sẽ mang lệnh giao hàng đến văn phòng hải quan giám sát của cảng để đƣợc đối chiếu với bảng lƣợc khai hàng - Manifest. Thƣờng trƣớc khi tàu cập cảng, thuyển trƣởng hay chủ tàu sẽ phaỉ nộp bản này để hải quan giám sát chặt chẽ. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra các thông tin chi tiết trên lệnh giao hàng.
Trong quá trình ngổi đợi phân kiểm, nhân viên giao nhận sẽ giám sát trên bảng diện tử để theo dõi lô trên bảng điện tử, số tờ khai hiện lên tại bƣớc nào thì sẽ bị kiểm hóa theo bƣớc đó, trƣờng hợp không thấy thì lô hàng có thể đƣợc miễn kiểm, nhân viên giao nhận có trách nhiệm hỏi lại cán bộ hải quan để xác nhận.
Nếu lô hàng bị kiểm hóa, cán bộ kiểm hóa sẽ kiểm tra về sự phù hợp của tên hàng hóa trên tờ khai, số lƣợng, chất liệu, xuất sứ hàng hóa nếu có dấu hiệu nghi ngờ thì yêu cầu giám định. Sau khi hoàn tất sẽ ghi lại kết quả kiểm hóa lên mặt sau của tờ khai rồi chuyển cho cục trƣởng cục hải quan kí và chuyển trả lại cho nhân viên giao nhận.
Kiểm hoá về sự phù hợp xuất xứ, số lƣợng, tính chất hàng hoá trên tờ khai. Trong trƣờng hợp đặc biệt nếu có phát hiện dấu hiệu nghi ngờ có thể yêu cầu giám định về chất liệu sản phẩm.Thông thƣờng, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bằng mắt thƣờng, đối với những hàng hoá có tính chất đặc biệt thì có yêu cầu về nghiệp vụ (gọi là đi giám định) và thƣờng doanh nghiệp phải trả cho chi phí giám định này. Đa phần các lô hàng nhập khẩu của công ty là hàng định danh nhƣ: quần áo, kiếng mát, túi xách nên không phải kiểm định mà có thể tra trực tiếp trên biểu thuế nhập khẩu.
Sau khi lô hàng đƣợc kiểm tra là phù hợp thì sẽ chuyển qua cán bộ phụ trách tính thuế nhập khẩu. Ở khâu này sẽ thực hiện biện pháp nghiệp vụ so sánh số thuế doanh nghiệp đã áp mã trên tờ khai với các mặt hàng đồng loại, có tính chất tƣơng đƣơng, hàng cùng có xuất xứ. Nếu phát hiện doanh nghiệp áp mã thấp hơn thì cán bộ hải quan sẽ ra quyết định điều chỉnh thuế. Trong trƣờng hợp doanh nghiệp không đồng ý thì làm phiếu yêu cầu tham vấn giá, trong khi chờ đợi sự chấp thuận của tổng cục
trƣởng cục hải quan thì doanh nghiệp vẫn phải nộp đúng số thuế do cán bộ hải quan chỉ định.Khi đã nộp thuế đầy đủ cán bộ hải quan sẽ chuyển cục trƣởng ký duyệt thông quan. Lúc này nhân viên công ty sẽ liên lạc về phòng kế toán của công ty, thông báo số thuế cần nộp và số tài khoản của hải quan, phòng kế toán có nhiệm vụ sắp xếp thanh toán nhanh chóng để đảm bảo lô hàng đƣợc lấy về kho nhanh chóng. Sau khi đã thanh toán, phòng kế toán sẽ fax tờ điện chuyển tiền lên chi cục hải quan, lúc này cán bộ hải quan sẽ kiểm tra tiền đã vô tài khoản hay chƣa và sẽ ra quyết định thông quan cho doanh nghiệp.
Một số trƣờng hợp ngoại lệ, doanh nghiệp sẽ đƣợc hƣởng ân hạn thuế trong vòng 45 đến 90 ngày tuỳ tình trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều kiện đƣợc ân hạn thuế là doanh nghiệp phải kinh doanh trong lĩnh vực hàng tiêu dùng, đây là nhóm hàng chịu quản lý rui ro về giá và chất lƣợng của nhà nƣớc.
2.2.8.2 Lấy hàng về:
Hàng nguyên container FCL
Khi nhận đƣợc thông báo hàng đến (N/A) thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O
Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá (chủ hàng có thể đề nghị đƣa cả container vè kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhƣng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O
Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng
Nhân viên giao nhận cầm tờ khai, lệnh giao hàng qua hãng tàu để đóng phí cƣợc container, phí lƣu container và gia hạn mƣợn vở container nếu có. Khi đã đƣợc hãng tàu đóng dấu xác nhận cấp container thì nhân viên giao nhận sẽ cầm lệnh này xuống thƣơng vụ cảng lấy phiếu EIR qua hải quan phòng điều độ để dánh dấu thanh lý sau đó đƣa tài xế phiếu này để đi thanh lý cổng. Lƣu ý là khi vô phòng điều độ hãng tàu xe thu thêm phí hạ container là 20.000 đồng, cấp seal là 40.000 đồng.
Hàng lẻ LCL
Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của ngƣời gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFR quy định và làm các thủ tục nhƣ trên. Khi đã có tờ khai đã đƣợc đóng dấu thông quan của cán bộ hải quan,
nhân viên giao nhận sẽ cầm D/O. Lệnh giao hàng vào kho cảng, và làm phiếu xuất kho từ cảng. Đóng tiền lƣu kho nếu hàng lƣu ở cảng vƣợt quá số ngày cho phép của hãng tàu. Thông thƣờng sẽ đƣợc miễn phí lƣu kho trong vòng 5 ngày kể từ ngày hàng đến. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ cầm phiếu xuất kho, lệnh giao hàng kèm theo tờ khai qua hải quan kho kế bên để đóng dấu thanh lý. Lúc này nhân viên quản lý kho sẽ giữ một bản lệnh giao hàng, tài xế xe sẽ giữ phiếu xuất kho đem ra hải quan cổng thanh lý và chở hàng về kho công ty.
2.3 CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC CỦA CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN TRONG THỜI GIAN TỚI
2.3.1 Cơ hội
2.3.1.1 Tăng trƣởng dựa vào lợi thế thƣơng hiệu
Thông qua hình thức nhƣợng quyền, công ty sẽ đƣợc kinh doanh, phân phối sản phẩm độc quyền trên thị trƣờng Việt Nam. Đồng thời, khi tham gia vào hệ thống nhƣợng quyền, công ty sẽ trở thành nhà cung cấp sản phẩm đầu vào cho hoạt động kinh doanh và mặc nhiên có đƣợc những khách hàng truyền thống của hệ thống. Hơn nữa, uy tín của một mắt xích trong hệ thống nhƣợng quyền sẽ quyết định uy tín của cả một hệ thống, đặc biệt là đối với những hệ thống nhƣợng quyền mới phát triển. Thực hiện hợp đồng nhƣợng quyền, công ty sẽ đƣợc phép kinh doanh, phân phối hàng hóa, dịch vụ mang thƣơng hiệu, nhãn hiệu, hình thức quảng cáo hay các biểu tƣợng mang tính thƣơng mại khác, cũng nhƣ có quyền tiếp cận các số liệu về hoạt động kinh doanh của hệ thống nhƣợng quyền từ phía đối tác, các bí quyết công nghệ tiếp thị các sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng để đạt hiệu quả cao nhất. 2.3.1.2 Thu hút thêm nhiều nhà đầu tƣ do công ty đang trên đà làm ăn hiệu quả và rất phát triển
Bởi theo Ông Nguyễn Tuấn Thiên Ân, Giám Đốc Quản Lý Danh Mục Đầu Tƣ của Quỹ phát biểu: “Kể từ khi khai trƣơng đến nay, Thái Ân đã rất thành công với các cửa hàng Mango của mình. Công ty hiện phân phối nhiều thƣơng hiệu thời trang rất đƣợc ƣa chuộng bởi tầng lớp trung thƣợng lƣu sành điệu Việt Nam. Cũng nhƣ các hãng thời trang đã chọn Thái Ân là đối tác của mình, chúng tôi quyết định đầu tƣ vào Công ty vì khả năng phát triển thƣơng hiệu hiếm có bằng cách phối hợp năng lực tiếp thị chuyên nghiệp cộng với khả năng phán đoán xu hƣớng thời trang
và sự nhạy bén trong việc chọn địa điểm. Chúng tôi và các hãng thời trang nói trên đều rất tin tƣởng vào tiềm năng phát triển của ngành bán lẻ thời trang ở Việt Nam.”
2.3.1.3 Giúp công ty độc quyền về hệ thống phân phối và trở thành một trong những nhà tiên phong trong lĩnh vực sản phẩm thời trang
Kinh doanh dƣới hình thức nhƣợng quyền về thƣơng mại đang là một hình thức khá phổ biến trên thế giới nhƣng vẫn còn xa lạ với thị trƣờng Việt Nam. Hiện chỉ có