4. Kết quả thực tập theo đề tà
3.2.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác thanh toán quốc tế
Mục tiêu
Cần có một kế hoạch cụ thể và thời gian dự kiến để thanh toán hàng nhằm tránh tình trạng thanh toán quá trễ, tốn kém chi phí thuê mặt bằng cho các sản phẩm sắp nhập về.
Thực hiện
Thiết nghĩ, trƣớc khi phòng thiết kế và phía đối tác đi đến thống nhất bản vẽ và mẫu thiết kế cho sản phẩm thì cần dự trù trƣớc ngày thanh toán và báo cho phòng kế toán kế hoạch nhập hàng. Đồng thời, trong quá trình giao dịch hai bên, công ty cần yêu cầu phía đối tác cung cấp các thông tin nhƣ tên hàng hóa, phƣơng thức và điều kiện thanh toán, hóa đơn tạm tính Pro-forma và đơn vị tiền tệ chuyển đổi ra đồng tiền mà công ty hiện có tài khoản. Chẳng hạn nhƣ, công ty chỉ có tài khoản ngoại tệ là USD, Euro, … khi thanh toán bằng các đồng tiền lạ nhƣ CAD, HKD, YEN, … thì công ty sẽ phải mất phí mua các ngoại tệ thanh toán cho nƣớc ngoài, thay vào đó công ty có thể thỏa thuận với phía đối tác số tiền tƣơng đƣơng bằng đồng USD, hoặc EURO. Qua đó sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí giao dịch.
Hầu nhƣ các mặt hàng công ty đặt mua do tính khẩn cấp nên vừa hỏi giá là công ty đồng ý với đơn hàng và thanh toán ngay. Thay vì vậy, công ty có thể đàm phán và thỏa thuận một mức giảm giá nhất định dựa trên cơ sở mối quan hệ làm ăn lâu dài. Ngoài ra, cần có sự phân định nghiệp vụ hẳn hoi giữa phòng kế toán và xuất
nhập khẩu, để tránh chồng chéo công việc. Nhất là cần tổng hợp kế hoạch thanh toán của các lô hàng cùng nhà sản xuất, thời điểm thanh toán gần nhau… thanh toán một lần để tiết kiệm thời gian đi lại, chi phí chuyển tiền và các chi phí khác. Khâu sao y chứng từ và kí tên, đóng dấu cũng tốn kém rất nhiều thời gian, do vậy cần có một nhân viên kế toán đứng ra tập hợp chứng từ, kiểm tra thông tin chi tiết để tránh chứng từ bị sai và phải kí lại, mất nhiều thời gian.
Do mối quan hệ làm ăn lâu dài, công ty có thể thƣơng thuyết với đối tác về việc thanh toán ở một thời hạn cố định, để tránh tình trạng bên đối tác chờ nhận một phần tiền đặt cọc thì mới bắt tay vào sản xuất. Công ty cần khắc phục để đảm bảo cho tiến độ công việc đƣợc hoàn thành mỹ mãn.
Hiệu quả mang lại
Công ty sẽ chủ động đƣợc đồng tiền thanh toán có thể là đồng USD hặc EURO, không mất chi phí mua các ngoại tệ thanh toán cho nƣớc ngoài, tiết kiệm thời gian và chi phí giao dịch
Nếu dự tính đƣợc số lƣợng hàng hóa cần nhập về trong một khoảng thời gian nhất định công ty sẽ có thời gian lựa chọn nhà cung cấp, chọn giá và phƣơng thức thanh toán tốt nhất
Các lô hàng cùng nhà sản xuất, có thời điểm thanh toán gần nhau thì sẽ có kế hoạch thanh toán 1 lần, vừa tiết kiệm đƣợc thời gian đi lại vừa tiết kiệm đƣợc chi phí chuyển tiền. bên cạnh đó khâu sao y chứng từ, tập hợp chứng từ, kiểm tra rà soát thông tin sẽ không mất nhiều thời gian và đảm bảo sự chính xác tuyệt đối khi có riêng một nhân viên phụ trách mảng này