4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.4.2. Những tồn tại và nguyên nhân
2.4.2.1 Vận chuyển hàng hóa
Công ty chƣa có có một kế hoạch vận chuyển hàng hợp lý để tranh thủ giá cƣớc rẻ, vẫn còn lệ thuộc bị động do mỗi nhãn hàng sẽ làm việc với duy nhất một nhà chuyên chở.Đa số các lô hàng đều mua theo ex-work, FCA nên công ty sẽ thuê nhà chuyên chở vận chuyển hàng về. Tuy nhiên, do các lô hàng của công ty là nhỏ lẻ , trong khi đó công ty lại không lên một kế hoạch cụ thể cho các lô hàng nhập về trong tháng, dẫn đến bị động về khâu đàm phán cƣớc, khi có hàng thì công ty mới báo nhà vận tải vận chuyển dẫn đến các lô hàng nhập vệ thƣờng chịu cƣớc rất cao. Hàng công ty nhập về, nhiều lô hàng nhỏ lẻ nhƣng nhập nhiều đợt. Tuy nhiên công ty chƣa chủ động tìm kiếm đối tác là các nhà vận chuyển đáng tin cậy và đàm phán đƣợc giá tốt. Công ty chỉ chọn duy nhất một nhà vận chuyển và làm ăn lâu dài với nhà vận chuyển này, vô tình làm cho hiệu quả kinh doanh của công ty không đƣợc cao do không nắm đƣợc giá cả thị trƣờng để so sánh mà chọn phƣơng án có lợi nhất. Cũng vì chỉ chọn duy nhất một nhà vận chuyển nên công ty rất bị động trong lịch gửi hàng. Chỉ cần họ có sự thay đổi về lịch bay hoặc lịch tàu là lô hàng của công ty phải bị trì hoãn so với tiến độ mà công ty không thể lƣờng trƣớc đƣợc.
2.4.2.2 Việc phối hợp giữa các phòng ban trong công ty trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu quá hời hợt
Nếu ở hoạt động đàm phán và ký kết hợp đồng thể hiện sự phối hợp ăn ý giữa các phòng ban thì đến hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu chỉ có phòng Xuất nhập khẩu đảm trách từ đầu đến cuối. Việc thanh toán gồm hai công đoạn là chuẩn bị tiền và thanh toán lại đƣợc giao cho hai bộ phận khác nhau là phòng Kế toán chuẩn bị tiền và phòng Xuất nhập khẩu đi thanh toán. Việc này dễ dẫn đến sự hiểu lầm hoặc không ăn ý giữa hai bên, nhƣ trƣờng hợp phòng Xuất nhập khẩu đi thanh toán trong khi phòng Kế toán chƣa chuẩn bị tiền kịp hay phòng Kế toán đã chuẩn bị tiền nhƣng phòng Xuất nhập khẩu vẫn chƣa hoàn tất thủ tục nhận hàng, điều này làm lãng phí thời gian và tài chính bị ứ đọng trong một khoảng thời gian nhất định nếu hai bộ phận không trao đổi thông tin kịp thời cho nhau.
2.4.2.3 Khâu thanh toán quốc tế
Vẫn còn mất nhiều thời gian, không có một kế hoạch cụ thể, việc thanh toán đƣợc thực hiện rời rạc dẫn đến tốm kém nhiểu chi phí và thời gian đi lại. Dẫn chứng
là công ty chƣa lên kế hoạch thanh toán cụ thể, đƣa ra một cột mốc để thanh toán các lô hàng cùng một lúc mà lại thanh toán riêng lẻ, dẫn đến mất nhiều thời gian và tốn kém chi phí đi lại và phí chuyển tiền. Việc thanh toán đƣợc thực hiện qua các bƣớc rƣờm rà, qua những xác nhận qua lại khá tốn thời gian giữa phòng Xuất nhập khẩu và phòng Kế toán. Vẫn còn sự chồng chéo nhiệm vụ giữa phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu. Thay vì phòng kế toán phải có nhiệm vụ theo sát các lô hàng và thực hiện thanh toán thì lại đùn đẩy cho phòng xuất nhập khẩu. Công ty chƣa có sự chủ động về nguồn tài chính cho các lô hàng gấp. Vì thế, khi cần thanh toán cho những đợt hàng gấp này về, công ty phải mất một thời gian để huy động vốn, điều này gây nên sự chậm trễ và ảnh hƣởng đến tiến độ của các cửa hàng sắp khai trƣơng.
2.4.2.4 Nhƣợng quyền thƣơng mại
Hiện công ty vẫn chƣa có kinh nghiệm sâu rộng về lĩnh vực kinh doanh béo bở nhƣng cũng không ít thách thức này. Việc kí kết các hợp đồng nhƣợng quyền đƣợc thực hiện đơn giản, chƣa có sự ràng buộc đối với phía đối tác. Công ty chƣa giành thế chủ động trong đàm phán, giành phần thuận lợi về phía mình. Dẫn chứng là công ty vẫn bị đối tác buộc nhập khẩu tất cả các sản phẩm từ nƣớc họ trong khi thị trƣờng trong nƣớc có thể đáp ứng đƣợc, từ những vật dụng đơn giản nhất nhƣ thảm lót sàn, tay nắm cửa, … Điều đó gây tốn kém cả về thời gian lẫn tiền bạc, công ty phải huy động một lƣợng tài chính lớn để trả cho các sản phẩm nhập khẩu này. Bên cạnh đó, công ty chƣa gầy dựng đƣợc uy tín với đối tác, vẫn ở thế bị động khi mà công ty phải thanh toán trả trƣớc hầu hết tất cả lô hàng thì đối tác mới bắt tay vào sản xuất. Khâu thiết kế và hoàn thiện mẫu mã sản phẩm vẫn còn chậm. Tiến độ thi công và ngày giao hàng không đúng theo hợp đồng kí kết nhƣng công ty vẫn chƣa có biện pháp chế tài nào để buộc họ phải thực hiện nghiêm túc theo thỏa thuận đã kí kết.
KẾT LUẬN
Việc thực hợp đồng nhập khẩu của công ty khá đơn giản. Công ty không phải xin giấy phép nhập khẩu do đây là những mặt hàng thiết yếu, đời thƣờng mà chỉ cần đăng kí kiếm hóa về hàm lƣợng formadehyle. Chỉ khác là công ty đăng kí kiểm hóa trƣớc để đảm bảo nhập hàng về nhanh, cho kịp tiến độ chứ không phải chờ hàng về, mở tờ khai rồi mới đăng kí kiểm hóa. Lô hàng của công ty không phải mua bảo
hiểm do qua nhiều năm hoạt động, công ty chƣa hề gặp sự cố về hàng hóa và hàng nhập về với các nhà vận chuyển uy tín, họ rất hiểu và muốn làm ăn lâu dài với công ty nên rất theo dõi sát xao lô hàng. Khâu thanh toán quốc tế khá đơn giản, các lô hàng không đạt giá trị quá lớn nên phƣơng thức thanh toán hết sức gọn nhẹ và đơn giản, trong đó phƣơng thức chuyển tiền TTR đƣợc ƣa chuộng mà không thanh toán bằng tín dụng thƣ L/C. Việc khiếu nại bồi thƣờng hầu nhƣ không xảy ra do công ty đã ký một bản ghi nhớ với đối tác, hai bên sẽ thỏa thuận với nhau nếu có tranh chấp và giải quyết một cách êm đềm.
CHƢƠNG III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM –
3.1 QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN TRONG THỜI GIAN TỚI 2011- 2015
3.1.1 Quan điểm
Với quan điểm “Thành công của mỗi thành viên cũng chính là góp phần đem lại thành công chung cho công ty”. Công ty đánh giá cao tinh thần đoàn kết, sự thống nhất, đạo đức và kĩ năng chuyên môn của cá nhân; đề cao tính sáng tạo và cải tiến trong cung cách phục vụ khách hàng, tối ƣu hóa lợi ích cho cổ đông.
Coi trọng thị trƣờng nội địa, khai thác tối đa mọi tiềm lực để không ngừng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Nắm bắt đƣợc tính chất các sản phẩm của công ty là về mặt hàng thời trang nên công ty rất chú trọng khâu thiết kế và triển khai mẫu mã mới, theo kịp xu hƣớng thời trang thế giới, đảm bảo bất cứ mẫu mã nào đang thịnh hành trên thế giới đều xuất hiện đồng thời tại Việt Nam- Công ty luôn theo hoạt động theo nguyên tắc “đón tắt, đi đầu” - Điều mà chỉ có các công ty tiềm lực tài chính lớn và nghiệp vụ chuyên sâu mới có thể thực hiện đƣợc. Ngoài ra công ty luôn hƣớng đến xây dựng một đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, nhân viên giỏi nghiệp vụ qua việc thƣờng xuyên cử nhân viên tham gia các lớp tập huấn ở nƣớc ngoài.
Quan điểm kinh doanh không chỉ vì lợi nhuận mà còn hài hòa lợi ích xã hội, công ty luôn thực hiện tốt chế độ về thuế và đảm bảo quyền lợi, cơ hội thăng tiến cho ngƣời lao động.
3.1.2 Mục tiêu
Công ty đã đề ra mục tiêu trong những năm sắp tới là trở thành một nhà bán lẻ các sản phẩm thời trang hàng đầu tại Việt Nam. Trở thành đối tác chiến lƣợc của các thƣơng hiệu thời trang nổi tiếng thế giới. Mở rộng mạng lƣới phân phối khắp Việt Nam, chủ yếu vẫn ƣu tiên tập trung ở các thành phố lớn nhƣ Hồ Chí Minh và Hà Nội
3.1.3 Định hƣớng
Để đạt đƣợc mục tiêu trên, thời gian tới công ty sẽ tìm kiếm thêm các đối tác, nhà phân phối thời trang thịnh hành thế giới để kí kết hợp đồng nhƣợng quyền thƣơng mại và sẽ mở rộng mạng lƣới các cửa hàng bán lẻ. Hiện công ty đang kí hợp đồng với phía đối tác thuê gian hàng cho dự án tòa nhà VinCom nhằm trƣng bày, giới thiệu các nhãn hiệu mới nhƣ Jimmy Choo, Just Cavalli, Versus, … đây chính là
những đòn bẩy giúp công ty thăm dò phản ứng từ phía khách hàng và PR- quảng cáo cho các thƣơng hiệu mới. Sắp tới sẽ khai trƣơng hơn 16 cửa hàng chuyên cung cấp các sản phẩm thời trang của từng thƣơng hiệu, vị trí tọa lạc vẫn sẽ ƣu tiên nằm trên các tuyến đƣờng sầm uất, thiên đƣờng thời trang nhƣ Nguyễn Du, Đồng Khởi, Mạc Thị Bƣởi, …
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN
3.2.1 Giải pháp 1: Đẩy mạnh hoạt động vận chuyển hàng hóa
Mục tiêu
Do công ty đang mở rộng mạng lƣới phân phối sản phẩm cả về quy mô lẫn số lƣợng sản phẩm, đặc biệt là bắt tay kí hợp đồng phân phối độc quyền với các thƣơng hiệu thời trang mới nên dự đoán số lƣợng hàng sắp tới nhập về sẽ rất nhiều
Thực hiện
Công ty cần tìm kiếm nhiều nhà chuyên chở khác nhau có uy tín và quy mô lớn, đồng thời giá cả cạnh tranh để kí kết làm ăn lâu dài. Tránh tình trạng lệ thuộc duy nhất một nhà chuyên chở cho từng nhãn hiệu thời trang nhập về nhƣ hiện nay. Điều này sẽ giúp công ty có đƣợc giá tốt, đàm phán giá dễ hơn với nhà chuyên chở do không bị lệ thuộc một nhà chuyên chở nào và có thể chủ động tìm kiếm những nhà chuyên chở phục vụ theo đúng nhu cầu, lịch trình hàng hóa mà công ty cần.
Công ty cần yêu cầu nhà chuyên chở kí bản cam kết về dịch vụ và các khoản bồi thƣờng do lịch trình hàng hóa về quá trễ so với tiến độ để tạo áp lực và buộc nhà chuyên chở thực hiện tốt dịch vụ. Hiện có những lô hàng do sơ suất của nhà chuyên chở, vận chuyển hàng quá trễ làm cho công ty bị động trong việc bàn giao hàng với các cửa hàng, tốn kém rất nhiều chi phí thuê mặt bằng nhƣng công ty vẫn chƣa có một ràng buộc và chế tài đối với họ.
Cần đẩy mạnh hơn nữa nâng cao nghiệp vụ xuất nhập khẩu đối với nhân viên công ty, giúp họ nắm rõ các phƣơng thức và quy trình nhập khẩu. Có những lô hàng mua cùng một nhà sản xuất nhƣng do thiếu sự phối hợp nội bộ, dẫn đến việc gửi hàng một cách tùy tiện, riêng lẻ, nhiều đợt hàng khác nhau trong khi các lô hàng này lại có sẵn để gửi đi vào các ngày gần kề nhau làm cho rất tốn kém cƣớc vận chuyển và chi phí khai hải quan.
Hiệu quả mang lại
Công ty sẽ có mối quan hệ với nhiều nhà chuyên chở, với nhiều mức giá khác nhau từ đó công ty có thể chọn đƣợc mức giá tốt nhất và nhiều phƣơng thức vận chuyển đa dạng cho 1 đơn hàng.
Đồng thời qua bản cam kết về dịch vụ và các khoản bồi thƣờng nếu có công ty sẽ yên tâm hơn về thời gian giao hàng và nếu có tổn thất thì công ty cũng có thể kiểm soát đƣợc; công ty sẽ không phải mất thêm bất cứ chi phí nào khác ngoài chi phí thuê tàu, đồng thời tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng
Mặt khác, nhân viên trong công ty nắm rõ nghiệp vụ xuất nhập khẩu, phƣơng thức thanh toán, thì quy trình xuất nhập khẩu sẽ bớt chồng chéo nhau, tiết kiệm đƣợc chi phí hải quan, chi phí đi lại và cƣớc vận chuyển. bên cạnh đó, nội bộ trong công ty kết hợp chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng thì sẽ đẩy nhanh tiến độ công việc.
3.2.2 Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác Thanh toán quốc tế
Mục tiêu
Cần có một kế hoạch cụ thể và thời gian dự kiến để thanh toán hàng nhằm tránh tình trạng thanh toán quá trễ, tốn kém chi phí thuê mặt bằng cho các sản phẩm sắp nhập về.
Thực hiện
Thiết nghĩ, trƣớc khi phòng thiết kế và phía đối tác đi đến thống nhất bản vẽ và mẫu thiết kế cho sản phẩm thì cần dự trù trƣớc ngày thanh toán và báo cho phòng kế toán kế hoạch nhập hàng. Đồng thời, trong quá trình giao dịch hai bên, công ty cần yêu cầu phía đối tác cung cấp các thông tin nhƣ tên hàng hóa, phƣơng thức và điều kiện thanh toán, hóa đơn tạm tính Pro-forma và đơn vị tiền tệ chuyển đổi ra đồng tiền mà công ty hiện có tài khoản. Chẳng hạn nhƣ, công ty chỉ có tài khoản ngoại tệ là USD, Euro, … khi thanh toán bằng các đồng tiền lạ nhƣ CAD, HKD, YEN, … thì công ty sẽ phải mất phí mua các ngoại tệ thanh toán cho nƣớc ngoài, thay vào đó công ty có thể thỏa thuận với phía đối tác số tiền tƣơng đƣơng bằng đồng USD, hoặc EURO. Qua đó sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí giao dịch.
Hầu nhƣ các mặt hàng công ty đặt mua do tính khẩn cấp nên vừa hỏi giá là công ty đồng ý với đơn hàng và thanh toán ngay. Thay vì vậy, công ty có thể đàm phán và thỏa thuận một mức giảm giá nhất định dựa trên cơ sở mối quan hệ làm ăn lâu dài. Ngoài ra, cần có sự phân định nghiệp vụ hẳn hoi giữa phòng kế toán và xuất
nhập khẩu, để tránh chồng chéo công việc. Nhất là cần tổng hợp kế hoạch thanh toán của các lô hàng cùng nhà sản xuất, thời điểm thanh toán gần nhau… thanh toán một lần để tiết kiệm thời gian đi lại, chi phí chuyển tiền và các chi phí khác. Khâu sao y chứng từ và kí tên, đóng dấu cũng tốn kém rất nhiều thời gian, do vậy cần có một nhân viên kế toán đứng ra tập hợp chứng từ, kiểm tra thông tin chi tiết để tránh chứng từ bị sai và phải kí lại, mất nhiều thời gian.
Do mối quan hệ làm ăn lâu dài, công ty có thể thƣơng thuyết với đối tác về việc thanh toán ở một thời hạn cố định, để tránh tình trạng bên đối tác chờ nhận một phần tiền đặt cọc thì mới bắt tay vào sản xuất. Công ty cần khắc phục để đảm bảo cho tiến độ công việc đƣợc hoàn thành mỹ mãn.
Hiệu quả mang lại
Công ty sẽ chủ động đƣợc đồng tiền thanh toán có thể là đồng USD hặc EURO, không mất chi phí mua các ngoại tệ thanh toán cho nƣớc ngoài, tiết kiệm thời gian và chi phí giao dịch
Nếu dự tính đƣợc số lƣợng hàng hóa cần nhập về trong một khoảng thời gian nhất định công ty sẽ có thời gian lựa chọn nhà cung cấp, chọn giá và phƣơng thức thanh toán tốt nhất
Các lô hàng cùng nhà sản xuất, có thời điểm thanh toán gần nhau thì sẽ có kế hoạch thanh toán 1 lần, vừa tiết kiệm đƣợc thời gian đi lại vừa tiết kiệm đƣợc chi phí chuyển tiền. bên cạnh đó khâu sao y chứng từ, tập hợp chứng từ, kiểm tra rà soát thông tin sẽ không mất nhiều thời gian và đảm bảo sự chính xác tuyệt đối khi có riêng một nhân viên phụ trách mảng này
3.2.3 Giải pháp 3: Phát huy hiệu quả hoạt động nhƣợng quyền Thƣơng mại
Mục tiêu: Phát huy hiệu quả nhƣợng quyền thƣơng mại bằng cách nghiên cứu kỹ hợp đồng nhƣợng quyền do nhà nhƣợng quyền lập
Thực hiện
Công ty cần xây dựng hồ sơ nhƣợng quyền đầy đủ và chi tiết, trong đó quy định