4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1.1.2.Quá trình phát triển của công ty
Công ty TNHH TM - DV Thái Ân hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại, dịch vụ. Với ngành nghề kinh doanh là hàng may mặc cao cấp, hàng gia dụng và thủ công mỹ nghệ Công ty TNHH TM – DV Thái Ân là nhà phân phối độc quyền cho các nhãn thời trang quốc tế cao cấp, dƣới hình thức nhƣợng quyền thƣơng mại. Năm 2002, công ty bắt đầu với thƣơng hiệu thời trang Mango đến từ Tây Ban Nha chuyên thiết kế quần áo và phụ trang cao cấp giành cho giới nữ yêu thích thời trang. Không chỉ dừng lại ở đó, công ty đã nhanh chóng áp đảo thị trƣờng thời trang lúc bấy giờ bằng việc khai trƣơng đồng loạt thêm 6 cửa hàng thời trang cao cấp vào cuối quí 1 năm 2008. Đó là các thƣơng hiệu thời trang nổi tiếng và đang thịnh hành trên thế giới nhƣ Faconnable - một thƣơng hiệu thời trang sang trọng của Pháp nhắm đến giới doanh nhân thành đạt, Charles & Keith - chuyên về mặt hàng giày dép, túi xách và mắt kính dành cho giới nữ trẻ trung Kiều từ đó Thái Ân đã tạo đƣợc một vị thế trên thị trƣờng thời trang trung – cao cấp với 13 cửa hàng vào cuối năm 2009. Dự kiến đến năm 2011, công ty sẽ có 26 cửa hàng trên toàn quốc chuyên bày bán các sản phẩm của Versace, Be Be, La Senza, Charles & Keith, Accessorize trong danh mục kinh doanh của mình.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH TM – DV Thái Ân 2.1.2.1 Chức năng của Công ty TNHH Thái Ân
Công ty hoạt động chủ yếu ở phân khúc thời trang trung- cao cấp với các sản phẩm nhƣ quần áo, giày dép, túi sách, ... Các cửa hàng của công ty chủ yếu tập trung ở Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh. Mỗi cửa hàng đều chỉ bày bán sản phẩm của một thƣơng hiệu và đƣợc thiết kế bởi chính thƣơng hiệu đó. Điều này giúp cho mỗi cửa hàng trong cùng một thƣơng hiệu đều đạt đƣợc chuẩn mực cao và đồng nhất so với các cửa hàng khác của thƣơng hiệu đó trên thế giới. Hơn nữa, do chỉ bày bán sản phẩm của một thƣơng hiệu, khách hàng sẽ có nhiều lựa chọn hơn khi mua sắm tại các cửa hàng của công ty.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty TNHH TM – DV Thái Ân
Công ty phải hoạt động theo đúng pháp luật về ngành nghề đăng kí kinh doanh nhƣ mua bán quần áo may sẵn, giày dép, túi xách, mỹ phẩm, mắt kính, đồ trang sức. Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thƣơng mại. Bổ sung họat động tƣ vấn quản lý (trừ tƣ vấn tài chính, kế toán, pháp luật).Bên cạnh đó, công ty phải đảm bảo các nguyên tắc cạnh tranh lành mạnh, tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam và quốc tế đối với loại hình nhƣợng quyền thƣơng mại, tránh mọi hình thức sao chép hay bán hàng nhái, hàng giả. Đảm bảo tính bí mật trong việc sử dụng các thƣơng hiệu và bí quyết kinh doanh của nhà nhƣợng quyền.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM – DV Thái Ân Bảng 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý nhân sự Bảng 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý nhân sự
(Nguồn: phòng nhân sự) Phòng hành chánh nhân sự Phòng kế toán Phòng Marketing & Thiết kế Phòng xuất nhập khẩu Phòng công nghệ thông tin và IT Giám đốc Bộ phận Store – Set up & Quản lý nhãn hàng
2.1.3.2 Chức năng các phòng ban Phòng Kế toán Phòng Kế toán
Ghi chép tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản vật tƣ, tiền vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kinh phí của công ty và các đơn vị thành viên.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính. Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Lập kế hoạch, dự án huy động vốn đầu tƣ, vốn lƣu động cân đối nhu cầu vốn. Tổ chức huy động hoặc điều chỉnh vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng Xuất nhập khẩu
Tham mƣu cho công ty về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, lập kế hoạch nhập khẩu. Phân công nhiệm vụ kế hoạch cho các cá nhân, theo dõi và tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện lập kế hoạch.
Làm thủ tục hạn ngạch xuất nhập khẩu, xin giấy phép và thủ tục khác
Phòng Marketing & Thiết kế
Tham mƣu cho công ty những hoạt động Marketing hiệu quả, thời gian thực hiện các đợt khuyến mãi, lựa chọn khách mời tại các buổi chiêu đãi… Xây dựng hình ảnh công ty thông qua các bài viết trên các báo chuyên ngành. Liên hệ với đối tác bên ngoài nhằm hỗ trợ hoạt động quảng bá hình ảnh công ty.
Thiết kế các hình ảnh và logo trang trí cho các cửa hàng bán sản phẩm. Thiết kế thiệp mời, hình ảnh in trên bao bì nhãn hiệu của công ty tại các cửa hàng.
Phòng Hành chính - Nhân sự
Tổ chức thực hiện các hợp đồng lao động, các chế độ chính sách của Nhà nƣớc và công ty đối với ngƣời lao động.
Duy trì vật tƣ, kỷ cƣơng lao động đối với cán bộ công nhân viên.
Thực hiện các quy định của nhà nƣớc và công ty về công tác quản trị hành chính nhƣ: quản lý đất đai, trụ sở, thiết bị văn phòng, sử dụng dấu, lƣu trữ…
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
Phòng Công nghệ Thông tin – IT
Tham mƣu cho Giám đốc thống nhất quản lý và điều hành mọi hoạt động trong công ty qua mạng và phần mềm trên máy tính.
Thiết lập các phần mềm và cài đặt giá, hỗ trợ việc bán hàng thông qua các hệ thống xác định giá bằng mã vạch.
Bộ phận Store – Setup & Quản lý nhãn hàng
Tiến hành hoạt động xây dựng và trang trí các cửa hàng sắp khai trƣơng. Đồng thời có trách nhiệm duy trì và bảo dƣỡng kể cả việc sửa chữa và thay mới các thiết bị tại văn phòng và cửa hàng của công ty.
Là đơn vị trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh các sản phẩm theo từng thƣơng hiệu thời trang do công ty phân phối mà trong đó giám đốc nhãn hàng là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất về tất cả công việc liên quan đến nhãn hàng do mình phụ trách.
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM – DV Thái Ân Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2007- 2009
Đơn vị: ngàn đồng CHỈ TIÊU 2007 2008 2009 So sánh (%) 2008/2007 2009/2008 Doanh thu 18,431,067 21,110,532 28,077,007 1.15 1.33 Chi phí 10,080,760 11,090,257 14,090,457 1.1 1.27 Lợi nhuận trƣớc Thuế 8,350,307 10,020,275 13,960,217 1.2 1.39 Thuế TNDN 6,640,113 7,210,123 9,020,363 1.08 1.76 Lợi nhuận sau Thuế 1,710,194 2,810,152 4,939,854 1.64 1.76
Biểu đồ 2.1 : Kết quả kinh doanh 2007 - 2009 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua bảng trên, ta nhận thấy:
Doanh thu của công ty ngày càng tăng, và mức tăng năm sau luôn cao hơn năm trƣớc. Năm 2008 tăng 1.15% so với năm 2007 trong khi đó năm 2009 lại tăng ngoạn mục là 1.33% so với 2008. Chi phí tuy có tăng nhƣng tăng không đáng kể so với mức tăng của doanh thu, cụ thể là năm 2008 tăng 1.10% so với 2007 thì đến năm 2009 mức tăng là 1.27%.
Nguyên nhân năm 2007 doanh thu đạt ở mức thấp hơn do công ty chƣa có một chiến lƣợc cụ thể nhằm cắt giảm chi phí và nghiệp vụ xuất nhập khẩu vững vàng để tiết kiệm chi phí về hải quan, lƣu kho, vận chuyển. Công ty vẫn còn bƣớc đầu thâm nhập thị trƣờng, chƣa có bộ phận chuyên trách khai hải quan, đa phần công ty phải thuê dịch vụ bên ngoài cho các lô hàng nhập khẩu, vì thế chi phí rất tốn kém. Điều đó đã đƣợc khắc phục qua các năm sau, đặc biệt là từ khi Việt Nam gia nhập tổ chức Thƣơng mại Thế giới WTO từ tháng 11/2006 thì mãi cho đến giai đoạn cuối năm 2007, đầu năm 2008 thị trƣờng nhƣ đƣợc khởi sắc, ngƣời tiêu dùng trong nƣớc đƣợc lợi từ việc giá cả hàng hoá rẻ hơn do hàng rào thuế quan đã đƣợc cắt giảm, trong khi nền công nghiệp lại có thể thu nhiều lợi nhuận hơn do nguyên liệu nhập khẩu đầu vào có giá hạ hơn. Công ty cũng không nằm trong ngoại lệ đó khi thuế
18,431,067 10,080,760 1,710,194 21,110,532 11,090,257 2,810,152 28,077,007 14,090,457 4,939,854 0 5,000,000 10,000,000 15,000,000 20,000,000 25,000,000 30,000,000 2007 2008 2009 Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
nhập khẩu liên tục đƣợc giảm và đƣợc hƣởng ƣu đãi đặc biệt. Cụ thể, nhóm hàng xơ, sợi thuế suất giảm từ 20% xuống 5%; nhóm hàng vải thuế suất giảm từ 40% xuống 12%; nhóm hàng quần áo và đồ may sẵn thuế suất giảm từ 50% xuống 20% . Đồng thời với việc nắm vững thị trƣờng thời trang Việt Nam lúc bấy giờ kết hợp với kinh nghiệm xuất nhập khẩu sâu rộng và lập kế hoạch kinh doanh rõ ràng thì chi phí đã đƣợc cắt giảm, khiến lợi nhuận tăng dần và mức tăng thể hiện rõ nhất là vào năm 2009, doanh thu tăng 1.33%.
Tuy nhiên, để có thể nhìn cận cảnh hơn vào tình hình hoạt động kinh doanh của công ty thì ta có thể xét đến chỉ tiêu Lợi nhuận sau thuế của công ty. Mức lợi nhuận năm 2008 tăng 1.64 % so với 2007 trong khi đó mức tăng 2009 lại vƣợt hơn là 1.76%. Năm 2007 do công ty vẫn còn tốn kém nhiều chi phí trả lƣơng cho ngƣời lao động, bộ máy tổ chức còn rƣờm rà, kém hiệu quả, chƣa có sự phân công rạch ròi nhiệm vụ của các thành viên thì sang năm 2008, tình hình đã đƣợc cải thiện. Đồng thời với việc hƣởng ƣu đãi thuế nhập khẩu từ các nƣớc thành viên WTO nên cũng tác động phần nào đến lợi nhuận của công ty. Tuy nhiên đến năm 2009, do công ty mở rộng quy mô kinh doanh, đầu tƣ thêm các trang thiết bị phục vụ khai trƣơng các cửa hàng trong khi đó nguồn vốn của công ty lại có hạn nên mức tăng của lợi nhuận không nhiều, nhƣng vẫn là đáng khích lệ. Đặc biệt từ tháng 3/2008, lãi suất cơ bản đƣợc nâng lên, dự trữ bắt buộc với lãi suất rất thấp đƣợc áp đặt, tín phiếu bắt buộc đƣợc phân bổ, biện pháp hạn chế tín dụng đƣợc áp đặt lên các ngân hàng thƣơng mại, cắt giảm đầu tƣ... Tất cả biện pháp này gây ra gánh nặng lớn cho các ngân hàng thƣơng mại cũng nhƣ doanh nghiệp nhỏ và vừa mà công ty cũng chịu ảnh hƣởng nặng nề do các nguồn vốn kinh doanh cũng xuất phát từ nợ vay ngân hàng.
Với chiến lƣợc kinh doanh đƣợc xây dựng khá chặt chẽ kết hợp giữa việc nắm bắt nhạy bén nhu cầu thị trƣờng và sắp xếp khoa học các kế hoạch kinh doanh và nhập khẩu đã tạo cho công ty những thế mạnh đặc trƣng, giúp công ty không những đứng vững trong cơ chế thị trƣờng mà còn không ngừng mở rộng thị trong Thành phố Hồ Chí Minh và cả Hà Nội.
2.1.5 Tầm quan trọng của việc hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu đồng nhập khẩu
Trong công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nƣớc, nhập khẩu là một hoạt động rất quan trọng không thể thiếu trong hoạt động thƣơng mại quốc tế. Nhập khẩu
cho phép phát huy tối đa nội lực trong nƣớc đồng thời tranh thủ đƣợc các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ của thế giới. Nhập khẩu thúc đẩy tái sản xuất mở rộng liên tục và có hiệu quả vì vậy khuyến khích sản xuất phát triển. Tuy nhiên, hoạt động nhập khẩu chịu nhiều tác động từ môi trƣờng bên ngoài lẫn bên trong doanh nghiệp nên công ty cần lập kế hoạch nhằm chủ động thích nghi và đối phó với những biến đổi từ môi trƣờng xung quanh. Chẳng hạn, việc điều chỉnh tỉ giá USD liên ngân hàng lên cao nhƣ thời gian vừa qua đã khiến doanh số bán hàng bị ảnh hƣởng, sản phẩm công ty hầu hết đƣợc nhập khẩu từ nƣớc ngoài vào nên gây tác động trực tiếp khiến giá bán sản phẩm cao hơn mà ngƣời tiêu dùng là ngƣời trực tiếp gánh chịu. Hay quy định mới theo Thông tƣ số 32/2009/TT-BCT của Bộ Tài Chính về giới hạn cho phép đối với hàm lƣợng formaldehyt, các amin thơm gây ung thƣ có thể giải phóng ra từ thuốc nhuộm azo trong các điều kiện khử trên sản phẩm dệt may mà công ty cần nắm bắt kịp thời và chủ động đăng kí kiểm hóa trƣớc để tránh mất thời gian và chi phí cho mỗi lô hàng nhập về. Hoạt động nghiên cứu thị trƣờng của công ty vẫn còn đang bỏ ngõ, việc nắm bắt thông tin trên thị trƣờng thời trang chƣa hoàn thiện và đầy đủ. Công tác dự báo nhu cầu, xác định nhu cầu của thị trƣờng còn chƣa thực sự bám sát, nhạy bén để đƣa ra chiến lƣợc thích hợp. Công ty chỉ đơn thuần nhập khẩu các mặt hàng thời trang khi mặt hàng đó hết, và nhập các loại mặt hàng của mùa mới về chứ chƣa chú trọng nhiều đến công tác nghiên cứu thị trƣờng thời trang Việt Nam sâu sắc. Hoạt động mở rộng thị trƣờng còn chậm, chƣa tích cực nghiên cứu các thị trƣờng tiềm năng ở các nơi khác.
Vấn đề đặt ra là cần có một chiến lƣợc toàn diện để đảm bảo đạt hiệu quả nhập khẩu cao nhất. Bởi hiện các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chƣa chuyên nghiệp trong việc mua bán hàng hóa với nƣớc ngoài, vẫn còn tình trạng nhiều doanh nghiệp nhập khẩu do thiếu kiến thức về thƣơng mại quốc tế nên đã bị lừa trong các thƣơng vụ mua bán với nƣớc ngoài, khả năng ngoại ngữ của ta vẫn còn yếu kém, nghiệp vụ chƣa chuyên sâu để có thể đàm phán với nƣớc ngoài giành phần lợi nhất về phía mình.
2.2. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN
Thực trạng của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân đƣợc thể hiện dƣới sơ đồ các bƣớc sau:
Sơ đồ 2.1: Các bƣớc chuẩn bị thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Các bƣớc chuẩn bị 2.2.1.1 Xem mẫu 2.2.1.1 Xem mẫu
Công việc này nhìn bên ngoài có vẻ nhƣ đơn giản nhƣng đó lại là quá trình phức tạp và liên quan đến nhiều phòng ban trong công ty. Việc đi xem mẫu và đặt hàng của công ty không thực hiện thông qua email hay fax hoặc bằng catalogue, mà sẽ đƣợc thực hiện bằng các chuyến công tác nƣớc ngoài tại nơi xuất khẩu hàng. Một nhóm kết hợp bao gồm các cán bộ cấp cao thuộc các nhãn hàng, phòng Marketing & Thiết kế, phòng Xuất nhập khẩu, bộ phận Store Setup, phòng IT. Nhóm sẽ do
Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Giục ngƣời bán giao hàng
Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ
Làm thủ tục hải quan Các bƣớc chuẩn bị
Xin giấy phép nhập khẩu
Làm thủ tục thanh toán quốc tế
Thuê phƣơng tiện vận tải khi nhập khẩu
Giám đốc chỉ định ngƣời làm trƣởng đoàn để ra quyết định cuối cùng, thông thƣờng trƣởng đoàn là cán bộ cấp cao của nhãn hàng mà công ty đang muốn nhập khẩu. Đôi khi có trong các chuyến công tác có sự tham gia của Giám đốc, nếu đó là những chuyến hàng quan trọng, khi đó đƣơng nhiên quyền quyết định cuối cùng thuộc về Giám đốc.
2.2.1.2. Đặt hàng
Việc đặt hàng không phải đơn giản là quá trình đặt hàng về số lƣợng xong là kết thúc. Đây là cả một quá trình dàm phán về các điều khoản trong hợp động nhập khẩu (đối với đối tác xuất khẩu mới hợp tác kinh doanh) hay đó là quá trình đàm phán về giá cả cùng các ƣu đãi (đối với đối tác đã quen thuộc) để tiến tới việc ký kết hợp đồng nhập khẩu có lợi cho cả hai bên.
2.2.1.3. Kí kết hợp đồng
Chịu trách nhiệm chính trong qui trình này là các cán bộ chủ chốt thuộc phòng Xuất nhập khẩu. Sau khi đã quyết định chọn đƣợc sản phẩm, trƣởng đoàn sẽ có những cuộc hẹn với đối tác xuất khẩu để bàn bạc về các điều khoản trong hợp đồng
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});