4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.1. Các bƣớc chuẩn bị
2.2.1.1 Xem mẫu
Công việc này nhìn bên ngoài có vẻ nhƣ đơn giản nhƣng đó lại là quá trình phức tạp và liên quan đến nhiều phòng ban trong công ty. Việc đi xem mẫu và đặt hàng của công ty không thực hiện thông qua email hay fax hoặc bằng catalogue, mà sẽ đƣợc thực hiện bằng các chuyến công tác nƣớc ngoài tại nơi xuất khẩu hàng. Một nhóm kết hợp bao gồm các cán bộ cấp cao thuộc các nhãn hàng, phòng Marketing & Thiết kế, phòng Xuất nhập khẩu, bộ phận Store Setup, phòng IT. Nhóm sẽ do
Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Giục ngƣời bán giao hàng
Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ
Làm thủ tục hải quan Các bƣớc chuẩn bị
Xin giấy phép nhập khẩu
Làm thủ tục thanh toán quốc tế
Thuê phƣơng tiện vận tải khi nhập khẩu
Giám đốc chỉ định ngƣời làm trƣởng đoàn để ra quyết định cuối cùng, thông thƣờng trƣởng đoàn là cán bộ cấp cao của nhãn hàng mà công ty đang muốn nhập khẩu. Đôi khi có trong các chuyến công tác có sự tham gia của Giám đốc, nếu đó là những chuyến hàng quan trọng, khi đó đƣơng nhiên quyền quyết định cuối cùng thuộc về Giám đốc.
2.2.1.2. Đặt hàng
Việc đặt hàng không phải đơn giản là quá trình đặt hàng về số lƣợng xong là kết thúc. Đây là cả một quá trình dàm phán về các điều khoản trong hợp động nhập khẩu (đối với đối tác xuất khẩu mới hợp tác kinh doanh) hay đó là quá trình đàm phán về giá cả cùng các ƣu đãi (đối với đối tác đã quen thuộc) để tiến tới việc ký kết hợp đồng nhập khẩu có lợi cho cả hai bên.
2.2.1.3. Kí kết hợp đồng
Chịu trách nhiệm chính trong qui trình này là các cán bộ chủ chốt thuộc phòng Xuất nhập khẩu. Sau khi đã quyết định chọn đƣợc sản phẩm, trƣởng đoàn sẽ có những cuộc hẹn với đối tác xuất khẩu để bàn bạc về các điều khoản trong hợp đồng nhập khẩu. Các điều khoản mà công ty đặc biệt chú trọng quan tâm trong đàm phán là giá trị mặt hàng và giá trị lô hàng, số lƣợng, phƣơng thức thanh toán và thời hạn thanh toán, xuất xứ hàng hóa, bộ chứng từ mà bên xuất khẩu sẽ gửi cho bên nhập khẩu trƣớc khi hàng về gồm những gì, là bản chính hay bản sao (tùy theo điều kiện thanh toán)…
Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu với nhà xuất khẩu đƣợc thực hiện qua fax hoặc email, đây là điều khoản mà công ty luôn đề nghị với nhà xuát khẩu. Các lần đặt hàng sau chỉ cần xem mẫu, đàm phán cá vấn đề chính yếu và đặt hàng, không cần phải tốn thời gian soạn thảo hợp đồng để có đƣợc chữ ký của bên xuất khẩu.
2.2.2 Xin giấy phép nhập khẩu
Theo Thông tƣ hƣớng dẫn thực hiện Nghị định 12 của Chính phủ do Bộ Thƣơng mại ban hành, từ ngày 1/5, chỉ còn 8 nhóm hàng và mặt hàng xuất nhập khẩu cần giấy phép của Bộ Thƣơng mại. Trong đó mặt hàng dệt may đƣợc tự do nhập khẩu khi đã đảm bảo các điều kiện về hàm lƣợng formadehyle có trong sản phẩm nên công ty không cần phải xin giấy phép nhập khẩu.
2.2.3 Làm thủ tục thanh toán quốc tế
Công ty trong vấn đề thanh toán luôn đặt uy tín và niềm tin lên hàng đầu nên thƣờng không sử dụng các phƣơng thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) mà kết hợp cả hai phƣơng thức: ghi sổ nợ và TTR. Điều này rất phù hợp với phong cách làm việc của ngƣời châu Âu vì họ muốn giải quyết công việc nhanh, gọn, không mất quá nhiều thời gian cho những công việc giấy tờ.
Bộ chứng từ thanh toán gồm:
Lệnh chuyển tiền (theo mẫu sẵn), một bản
Đơn mua ngoại tệ , một bản
Hợp đồng, 1 bản chính và 1 bản sao
Hóa đơn Thƣơng mại, 1 bản chính và 1 bản sao
Phiếu đóng gói,1 bản chính và 1 bản sao
Tờ khai hải quan, 1 bản chính
Sau khi hợp đồng nhập khẩu đƣợc kí kết, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ chuyển bộ hồ sơ đầy đủ gồm hợp đồng, hóa đơn thƣơng mại, phiếu đóng gói mỗi thứ một bản chính và một bản sao y qua phòng kế toán. Nhân viên kế toán sẽ kiểm tra các chứng từ và điền đầy đủ thông tin trên Lệnh chuyển tiền và Đơn mua ngoại tệ đã đƣợc giám đốc kí duyệt đem lên ngân hàng thanh toán. Nhân viên ngân hàng phụ trách mảng thanh toán quốc tế có nhiệm vụ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, nếu hợp lệ thống nhất giữa các chứng từ và đầy đủ thì sẽ kí đóng dấu xác nhận “đã thanh toán” ghi kèm số tiền đƣợc thanh toán. Sau đó nhân viên ngân hàng sẽ giữ bộ hồ sơ sao y, trả lại cho nhân viên công ty bản gốc kèm tờ khai và “Điện chuyển tiền” – căn cứ này, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ scan gửi qua mail cho nhà cung cấp ở nƣớc ngoài làm bằng chứng thanh toán để họ sản xuất theo hợp đồng.
2.2.4 Thuê phƣơng tiện vận tải khi nhập khẩu
Khi đã nhận đƣợc xác nhận về thời gian giao hàng của bên nƣớc ngoài, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ liên hệ nhà vận chuyển đã đƣợc trƣởng phòng xuất nhập khẩu chỉ định để hỏi giá cƣớc. Đối với những lô hàng gấp thì công ty sẽ lựa chọn vận chuyển bằng hàng không để đảm bảo tiến độ, các lô hàng không gấp sẽ vận chuyển bằng đƣờng biển, đa số các lô hàng đều vận chuyển bằng đƣờng biển. Thƣờng nhân viên này sẽ cung cấp thông tin về địa chỉ nhà xƣởng của ngƣời bán để tính cƣớc giao hàng door, tên hàng hóa, số lƣợng hàng. Khi đó nhà vận chuyển sẽ
báo giá cƣớc chuyên chở, giá lấy hàng từ nhà kho kèm các chi phí sẽ bị thu bên đầu xuất khẩu, gọi là phí local charge. Sau khi đƣợc trƣởng phòng xuất nhập khẩu duyệt, nhân viên này sẽ báo hãng tàu hoặc hãng hàng không liên hệ nhà cung cấp để gửi hàng.
2.2.5 Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Công ty đã lựa chọn các nhà chuyên chở uy tín và có mối quan hệ làm ăn lâu dài, đứng ra phụ trách khâu vận chuyển hàng hóa của công ty. Tuy các lô hàng đa số mua theo ex-work và FCA, các lô hàng từ trƣớc đến giờ không bị hƣ hao, mất mác, … và giá trị hàng không quá lớn nên công ty không mua bảo hiểm cho hàng hóa. Khi có vấn đề trục trặc xảy ra do hàng về trễ thì công ty thƣờng làm việc trực tiếp với đối tác và nhà vận chuyển trên mối quan hệ hữu nghị và vấn đề thƣờng đƣợc giải quyết nhanh chóng.
2.2.6 Thúc ngƣời bán giao hàng
Khi đã thanh toán tiền hàng cho ngƣời bán, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ gửi điện chuyển tiền từ ngân hàng Xuất nhập khẩu Eximbank, đây là ngân hàng chuyên đứng ra giúp công ty thanh toán các khoản công nợ quốc tế. Lúc này ngƣời bán sẽ kiểm tra tài khoản ngân hàng của họ, khi xác nhận tiền đã vào tài khỏan thì sẽ cung cấp lịch sản xuất, tiến độ giao hàng cho nhân viên phòng nhập khẩu của công ty. Căn cứ trên lịch trình sản xuất này, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ theo dõi ngày sản xuất, ngày hàng có sẵn để gửi đi và báo cho nhà chuyên chở biết ngày để lấy hàng từ kho ngƣời bán.
2.2.7 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ
Do công ty chọn phƣơng thức thanh toán là TTR do vậy khâu thanh toán đƣợc thực hiện rất đơn giản. Đối với các lô hàng thanh toán Trả trƣớc TTR 100% thì công ty không cần phối hợp với ngân hàng để kiểm tra bộ chứng từ mà chỉ phối hợp với nhà chuyên chở để theo dõi hàng về. Còn các trƣờng hợp Trả trƣớc một khoản đặt cọc thì khi nhận đƣợc Hóa đơn từ ngƣời bán, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ kiểm tra các thông tin gồm tên hàng, quy cách hàng hóa, số lƣợng, đơn giá, số tiền, xuất xứ hàng hóa, … Khi các thông tin này đã phù hợp thì sẽ chuyển qua phòng kế toán để thanh toán các khoản còn lại để ngƣời bán nhanh chóng giao hàng.
2.2.8 Làm thủ tục hải quan
Để tiến hành làm thụ tục hải quan cho các lô hàng nhập về, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ đăng kí kiểm hóa hàng hóa trƣớc, sau đó mới mở tờ khai. Theo quy định của Bộ Công Thƣơng, các sản phẩm có nguồn gốc từ vải phải qua kiểm định hàm lƣợng Formaldehyde và trong tiêu chuẩn giới hạn cho phép mới đƣợc nhập khẩu vào Việt Nam. Để tiết kiệm thời gian, nhân viên công ty thƣờng đăng kí kiểm định hàm lƣợng này trƣớc khi lô hàng về đến Việt Nam. Việc kiểm hóa sẽ do Trung tâm Kỹ thuật tiêu chuẩn đo lƣờng chất lƣợng 3 – 49 Pasteur, quận 1, T.P. Hồ Chí Minh phụ trách. Nhân viên giao nhận sẽ mua trƣớc bộ hồ sơ:
Đăng kí kiểm tra chất lƣợng hàng hóa
Phiếu tiếp nhận hồ sơ đăng kí kiểm tra chất lƣợng hàng hóa Và chuẩn bị bộ hồ sơ đăng kí kiểm hóa gồm một bản copy của:
Hóa đơn Thƣơng mại – Commercial Invoice
Phiếu đóng gói – Packing List
Hợp đồng – Contract
Giấy chứng nhận xuất sứ - Ceritficate of Origin
Vận đơn đƣờng biển hoặc hàng không (Bill of Lading hoặc Airway Bill) Theo đó, nhân viên này sẽ khai toàn bộ nội dung chi tiết trên phiếu đăng kí này, gồm tên hàng hóa, đặc tính, xuất sứ, số lƣợng, … và trình giám đốc hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền đaị diện doanh nghiệp kí tên và đóng dấu để đảm bảo tính chính xác về mặt nội dung trƣớc pháp luật. Và đƣa bộ hồ sơ này cho cán bộ đăng kiểm, sau khi kiểm tra bộ hồ sơ hợp lệ và đẩy đủ, cán bộ kiểm tra sẽ kí tên nhằm xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ để kiểm tra hàng hóa. Nhân viên công ty sẽ phải đóng ứng trƣớc một triệu đồng/ lô phí kiểm định này. Khi hoàn tất mọi thủ tục, cán bộ đăng kiểm sẽ lƣu lại bộ hồ sơ copy và trả lại phiếu “đăng kí kiểm tra chất lƣợng hàng hóa”. Lúc này, nhân viên công ty sẽ cầm tờ khai kèm theo phiếu đăng kí này để mở tờ khai.
2.2.8.1 Khai báo hải quan
Khi nhận đƣợc thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vân đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - delivery order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho ngƣời nhận hàng. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ cầm D/O kèm bộ hồ sơ đi khai hải quan gồm:
Giấy giới thiệu của công ty (1 bản theo mẫu)
Phiếu tiếp nhận tờ khai hải quan (1 bản theo mẫu)
Tờ khai hải quan (2 bản, 1 bản cán bộ hải quan giữ và 1 bản ngƣời khai hải quan lƣu)
Tờ khai trị giá tính thuế (2 bản, 1 bản cán bộ hải quan giữ và 1 bản ngƣời khai hải quan lƣu)
Phụ lục tờ khai (1 bản, đối với hàng nhiều chủng loại, không thể thể hiện hết trên tờ khai)
Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế (nếu có)
Phiếu đóng gói Packing List (1 bản gốc)
Hóa đơn thƣong mại ( 1 bản gốc)
Hợp đồng (1 bàn sao y)
Vận đơn đƣờng biển (Bill of Lading )
Bản sao hóa đơn cƣớc vận tải (đối với các lô hàng nhập khẩu theo FOB hoặc ex-work)
Giấy ủy quyền (Bản sao y nếu ngƣơì kí trên tờ khai không phải ngƣơì đại diện doanh nghiệp)
Lệnh giao hàng hoặc Thông báo hàng đến (Delivery order hoặc Notice of Arrival)
Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ chứng từ này đển nộp cho cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ, sau đó ngồi chờ lấy số tiếp nhận hồ sơ trên bảng điện tử đƣợc cập nhật tự động trên hệ thống. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và bộ hồ sơ có đầy đủ hay không. Nếu hợp lệ, nhân viên gia nhận sẽ qua quầy cán bộ hải quan kế bên để nộp lệ phí rồi ngồi chờ phân kiểm và tính thuế. Sau khi thu phí mở tờ khai, cán bộ hải quan sẽ phát hành 2 biên lai gồm một biên lai đỏ và một biên lai tím, cán bộ hải quan sẽ giữ biên lai tím và trả laị cho nhân viên giao nhận biên lai đỏ để mang về thanh toán lại với công ty. Khi nộp lệ phí hải quan xong, hồ sơ sẽ đƣợc chuyển qua tính thuế. Trong khi chờ đƣợc phân kiểm và tính thuế, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi thông tin đƣợc cập nhật tự động trên máy tính để biết đƣợc ngƣơì sẽ kiểm hóa và liên hệ. Cán bộ phụ trách khâu thuế sẽ kiểm tra doanh nghiệp áp mã thuế có đúng không. Trƣờng hợp áp mã sai thì hồ sơ sẽ bị trả lại cho bộ phận
tiếp nhận hồ sơ và nhân viên giao nhận sẽ nhận và sửa lại bộ hồ sơ cho đúng và hợp lệ.
Bộ hồ sơ áp mã thuế đúng sẽ đƣợc chuyển qua bộ phận kiểm hóa. Nhân viên giao nhận sẽ ghi lại số điện thoaị và tên cán bộ kiểm hóa để liên hệ. Đồng thời kiểm tra vị trí hàng hóa nằm ở kho nào của cảng dựa trên thông báo hàng đến hoặc lệnh giao hàng. Sau đó sẽ mang lệnh giao hàng đến văn phòng hải quan giám sát của cảng để đƣợc đối chiếu với bảng lƣợc khai hàng - Manifest. Thƣờng trƣớc khi tàu cập cảng, thuyển trƣởng hay chủ tàu sẽ phaỉ nộp bản này để hải quan giám sát chặt chẽ. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra các thông tin chi tiết trên lệnh giao hàng.
Trong quá trình ngổi đợi phân kiểm, nhân viên giao nhận sẽ giám sát trên bảng diện tử để theo dõi lô trên bảng điện tử, số tờ khai hiện lên tại bƣớc nào thì sẽ bị kiểm hóa theo bƣớc đó, trƣờng hợp không thấy thì lô hàng có thể đƣợc miễn kiểm, nhân viên giao nhận có trách nhiệm hỏi lại cán bộ hải quan để xác nhận.
Nếu lô hàng bị kiểm hóa, cán bộ kiểm hóa sẽ kiểm tra về sự phù hợp của tên hàng hóa trên tờ khai, số lƣợng, chất liệu, xuất sứ hàng hóa nếu có dấu hiệu nghi ngờ thì yêu cầu giám định. Sau khi hoàn tất sẽ ghi lại kết quả kiểm hóa lên mặt sau của tờ khai rồi chuyển cho cục trƣởng cục hải quan kí và chuyển trả lại cho nhân viên giao nhận.
Kiểm hoá về sự phù hợp xuất xứ, số lƣợng, tính chất hàng hoá trên tờ khai. Trong trƣờng hợp đặc biệt nếu có phát hiện dấu hiệu nghi ngờ có thể yêu cầu giám định về chất liệu sản phẩm.Thông thƣờng, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bằng mắt thƣờng, đối với những hàng hoá có tính chất đặc biệt thì có yêu cầu về nghiệp vụ (gọi là đi giám định) và thƣờng doanh nghiệp phải trả cho chi phí giám định này. Đa phần các lô hàng nhập khẩu của công ty là hàng định danh nhƣ: quần áo, kiếng mát, túi xách nên không phải kiểm định mà có thể tra trực tiếp trên biểu thuế nhập khẩu.
Sau khi lô hàng đƣợc kiểm tra là phù hợp thì sẽ chuyển qua cán bộ phụ trách tính thuế nhập khẩu. Ở khâu này sẽ thực hiện biện pháp nghiệp vụ so sánh số thuế doanh nghiệp đã áp mã trên tờ khai với các mặt hàng đồng loại, có tính chất tƣơng đƣơng, hàng cùng có xuất xứ. Nếu phát hiện doanh nghiệp áp mã thấp hơn thì cán bộ hải quan sẽ ra quyết định điều chỉnh thuế. Trong trƣờng hợp doanh nghiệp không đồng ý thì làm phiếu yêu cầu tham vấn giá, trong khi chờ đợi sự chấp thuận của tổng cục
trƣởng cục hải quan thì doanh nghiệp vẫn phải nộp đúng số thuế do cán bộ hải quan chỉ định.Khi đã nộp thuế đầy đủ cán bộ hải quan sẽ chuyển cục trƣởng ký duyệt thông quan. Lúc này nhân viên công ty sẽ liên lạc về phòng kế toán của công ty, thông báo số thuế cần nộp và số tài khoản của hải quan, phòng kế toán có nhiệm vụ sắp xếp thanh toán nhanh chóng để đảm bảo lô hàng đƣợc lấy về kho nhanh chóng. Sau khi đã thanh toán, phòng kế toán sẽ fax tờ điện chuyển tiền lên chi cục hải quan, lúc này cán bộ hải quan sẽ kiểm tra tiền đã vô tài khoản hay chƣa và sẽ ra