Đây không chỉ là đặc thù hoạt động của công ty mà của hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này. Tính thời vụ trong hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ của các mặt hàng xuất nhập khẩu. Chẳng hạn như vào thời điểm đầu năm, hoạt động giao nhận thường giảm sút do khối lượng hàng vận chuyển giảm sút.
Trong các tháng tiếp theo, các doanh nghiệp sản xuất bắt đầu lên kế hoạch cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhưng thời điểm này họ củng chỉ nhập khẩu một số máy móc, nguyên liệu phục vụ cho dây chuyền sản xuất. Hoạt động giao nhận ở thời điểm này khá hạn chế. Chỉ đến tháng 4 khi mà các nhà máy cho ra sản phẩm, hoạt động giao nhận mới trở nên nhộn nhịp. Nhu cầu vận chuyển hàng ở thời điểm này là rất lớn cà đối với hàng xuất lẫn hàng nhập.
Chỉ đến gần cuối năm, khi mà nhu cầu tiêu dùng của người dân tăng mạnh, ở Châu Âu là giáng sinh, năm mới, ở Châu Á là tất cổ truyền thì những người làm giao nhận mới thực sự bận rộn. Lương hàng giao nhận cuối năm rất phong phú cả về chủng loại và khối lượng. Nhu cầu giao nhận tăng gấp nhiều lần so với những tháng trước.
Từ đó ta thấy nắm được đặc thù hoạt động của ngành mình là rất quan trọng, nó giúp cho công ty có được kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả và tiếp kiệm nhất.
2.2.1.2. Phương tiện phục vụ cho hoạt động giao nhận vận tải biển
Một đặc điểm bất lợi của công ty đó là công ty hoàn toàn không có đội tàu hay container của riêng mình phục vụ cho giao nhận vận tải biển. Đây là một điểm bất lợi của công ty so với các doanh nghiệp giao nhận khác vì điều này dễ khiến công ty rơi vào tình trạnh bị động, đặc biệt là vào mùa hàng hải. Chẳng hạn như công ty GEMATRANS hay VICONSHIP đồng thời là người chuyên chở và người giao nhận nên các công ty này có thể chủ động về thiết bị cho khách hàng trong mọi trường hợp, từ đó tạo được uy tín trên thị trường.
Tuy vậy, bù lại công ty có các thiết bị làm hàng như đội xe tải, xe nâng cẩu khá hiện đại, đặc biệt công ty có hệ thống kho bãi khá rộng và an toàn ở quận Thủ Đức và quận 9, rất thuận lợi cho công tác làm hàng. Trong thời gian gần đây, công ty đang tập trung đầu tư mua sắm, xây dựng thêm nhiều phương tiện, trang thiết bị. Có thể nói, khối lượng và hàng hóa giao nhận nói chung và giao nhận bằng đường biển nói riêng nhờ thế sẽ được đẩy mạnh.
2.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty.
2.2.2.1. Bối cảnh quốc tế
Đây là hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển nên nó chịu tác động rất lớn từ tình hình quốc tế. Chỉ một sự thay đổi nhỏ nào đó trong chính sách xuất nhập khẩu của một nước mà công ty có quan hệ cũng có thể khiến lượng hàng tăng lên hay giảm đi. Trong thời gian gần đây, thế giới có nhiều biến động, tình hình lạm phát tăng cao, nạn thất nghiệp diễn ra nhiều quốc gia cũng làm ảnh hưởng rất lớn tới việc giao thương hàng hóa.
Trong hoạt động giao nhận vận tải biển quan trọng nhất phải kể đến là tình hình tự do hóa dịch vụ vận tải biển trong tổ chức thương mại thế giới (WTO). Trong hợp tác đa phương dịch vụ vận tải biển là một trong những ngành dịch vụ nhạy cảm và được các quốc gia rất quan tâm, nhưng tiến trình tự do hóa ngành dịch vụ này gặp nhiều khó khăn do một số nước luôn đưa ra ý kiến phản đối, họ muốn áp dụng luật riêng của mình nhằm bảo hộ ngành vận tải biển trong nước. Trên thực tế, môi trường kinh doanh của ngành dịch vụ này vẫn tiếp tục được cải thiện và tự do hóa đáng kể. Lý do chính là những người ủng hộ tự do hóa vẫn tiếp tục kiên trì tiến hành tự do hóa đơn phương hoặc tham gia đàm phán trong khuôn khổ các diễn đàn hợp tác kinh tế như diễn đàn hợp tác kinh tế Châu Á- Thái Bình Dương (APEC), hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á ( ASEAN). Nhờ vậy mà những người làm giao nhận mới có điều kiện tin tưởng vào sự phát triển dịch vụ trong thời gian tới.
2.2.2.2. Cơ chế quản lý của nhà nước
Đây là nhân tố có ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động giao nhận vận tải vì Nhà nước có những chính sách thông thoáng , rộng mở sẽ thúc đẩy sự phát triển của giao nhận vận tải, ngược lại sẽ kìm hãm nó.
Khi nói đến cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nước, chúng ta không thể chỉ nói đến nhữnh chính sách riêng về vận tải biển hay giao nhận, cơ chế ổ đây bao gồm tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu nói chung. Chính phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chính sách tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao nhận như áp mức thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu, đổi mới luật Hải quan, luật thuế xuất nhập khẩu, luật thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt…tuy nhiên không phải chính sách nào nhà nước đưa ra cũng có tác dụng tích cực, nhiều quy
định hay thông tư khi ban hành ra gây ra ảnh hưởng rất lớn đến các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa cũng như các doanh nghiệp giao nhận vận tải.
2.2.2.3. Tình hình xuất nhập khẩu trong nước
Như trên đã nói, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có quan hệ mật thiết với hoạt động giao nhận hàng hóa. Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu có dồi dào, người giao nhận mới có hàng để giao nhận, sản lượng và giá trị giao nhận mới tăng, ngược lại hoạt động giao nhận không thể phá triển.
Ở đây giá trị giao nhận được hiểu là doanh thu mà người giao nhận có được từ hoạt động giao nhận hàng hóa. Tuy giá trị giao nhận không chịu ảnh hưỡng của giá trị xuất nhập khẩu nhưng nó lại chịu ảnh hưởng rất lớn ttừ sản lượng xuất nhập khẩu. Thực tế đã cho thấy rằng, năm nào khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam tăng lên thì hoạt động giao nhận của công ty cũng sôi nổi lên.
Có thể nói, qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu phản ánh qui mô của hoạt động giao nhận vận tải.
2.2.2.4. Biến động thời tiết.
Hoạt động giao nhận hàng hóa là hoạt động vận chuyển và làm các dịch vụ liên quan để hàng hóa di chuyển từ người gửi đến người nhận nên nó chịu ảnh hưởng rất rõ rệt của các biến động điều kiện thời tiết. Trong quá trình hàng lênh đênh trên biển, nếu sóng yên biển lặng tức là thời tiết đệp thì hàng sẽ an toàn hơn nhiều. Ngược lại, nếu gặp bão biển, động đất, núi lửa, sóng thần, thậm chí mưa to gió lớn thôi thì nguy cơ hàng hóa hư hỏng, tổn thất đã là rất lớn. Không chỉ là thiên tai, có khi chỉ là sự thay đổi nhiệp độ giữa hai khu vực địa lý khác nhau thôi cũng ảnh hưởng, chẳng hạn như làm cho hàng hấp hơi, để bảo quản đòi hỏi phải có những biện pháp thích hợp như dùng loại container đặc biệt như Fully Ventilated Container. Điều đó làm tăng chi phí vận chuyển lên khá nhiều.
2.2.2.5. Các nhân tố nội tại của công ty.
Hoạt động giao nhận vận tải biển của công ty còn chịu ảnh hưỡng bởi các nhân tố như: nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ chế quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, chính sách của công ty đối với nhân viên, đối với khách hàng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ các bộ công nhân viên. Đây được coi là các nhân tố nội tại của công ty. Nhóm nhân tố này được coi là có ý nghĩa quyết định tới kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động giao nhận vận tải biển nói riêng.
Chẳng hạn như nhân tố nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Nếu công ty tạo được một cơ ngơi khang trang, phương tiện làm việc hiện đại trước hết sẽ tạo được lòng tin nơi khách hàng, điều này rất quan trọng do đặc thù của dịch vụ giao nhận đó là có giao fịch với nhiều khách hàng nước ngoài. Hơn thế mới đáp ứng được yêu cầu giao nhận phát triển ngày càng mạnh mẽ. Bên cạnh đó, một công ty có tiềm lực về vốn cũng là một lợi thế rất lớn trong kinh doanh.
Ngoài ra, các cơ chế chính sách của bản thân công ty cũng có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động giao nhận. Trong giao nhận vận tải biển, lượng khách hàng lớn và ổn định là khá nhiều, nếu công ty có chính sách ưu đãi đối với những khách hàng này thì không chỉ có được sự gắn bó của khách hàng mà còn tạo thuận lợi cho chính các nhân viên của công ty trong quá trình đàm phám, thương lượng, ký kết hợp đồng với khách. Một nhân tố vô cùng quan trọng nữa đó là trình độ, kinh nghiệm, kiến thức của đội ngũ các bộ nhân viên của công ty. Đó là những kiến thức về luật pháp, thủ tục thương mại quốc tế, kiến thức và kinh nghiệm về nghiệp vụ. Chỉ một sự non nớt khi ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận có thể gây thiệt hại to lớn cho cà công ty, một sự bất cẩn khi kiểm nhận hàng có thể dẫn đến sự tranh chấp không đáng có. Có thể nói, nhân tố con người sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của công ty.
2.2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty. 2.2.3.1. Giao nhận hàng xuất khẩu.
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
* Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu)
Giữa công ty và người gửi hàng sẽ có thỏa thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty. Về địa điểm, hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho của công ty ở quận Thủ Đức hoặc quận 9 nếu chủ hàng ở TP HCM.
Việc nhân hàng từ người gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau khi người giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ thuộc về người giao nhận. Nếu hàng là hàng nguyên container thì người giao nhận còn được giảm nhẹ trách nhiệm, còn đối với những lô hàng lẻ, những dịch vụ mà công ty thực hiện có thể là tái chế lại hàng hóa hoặc đóng gói hàng hóa cho phù hợp với thương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển. Hàng hóa đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng mua bán ngoại thương. Sau khi đã kiễm nhận chính xác, công ty có trách nhiệm bảo quản hàng hóa chờ giao cho người chuyên chở.
Thuê người chuyên chở hàng hoá Nhận hàng từ người gửi hàng Tổ chức giao hàng lên tàu Lập bộ chứng từ hàng hóa
* Thuê người chuyên chở hàng hóa.
Dù hàng hóa được xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF thì người giao nhận cũng thường đượcủy thác thuê tàu để chuyên chở hàng hóa. Người ủy thác tùy từng trường hợp có thể là người gửi hàng (shipper) hay người nhận hàng (consignee)
Nếu công ty được ủy thác thuê tàu, đối với từng tuyến đường cũ, thường xuyên có hàng đi, công ty phải liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trước đó để đặt chỗ, lưu cước hoặc xin mượn container nếu là hàng đóng trong container. Còn đối với tuyến đường mới chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì phải xin giá ở nhiều hãng tàu khác nhau, sau đó chọn một giá tốt để chào giá cho khách hàng. Người giao nhận thường được ủy thác thuê tàu vì người giao nhận có lợi thế là luôn có lượng hàng lớn và ổn định nên thường được hãng tàu cho hưởng những ưu đãi về giá cả, dịch vụ mà khách hàng nhỏ lẻ không có được.
* Tổ chức giao hàng lên tàu.
Trước khi tàu đến cảngbốc hàng
Hành trình của một con tàu thường là chở hàng đến cảng, dỡ hàng ra, lưu lại tải từ 1-3 ngày, xếp hàng mới lên tàu rồi khởi hành. Đối với một số cảng của Việt Nam như cảng Cát Lái, thời gian một con tàu lưu lại chỉ 1 ngày. Do đó, trước khi tàu cập cảng , hãng tàu sẽ gửi thông báo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA) cho người giao nhận. Thời gian này phụ thuộc vào thuyến đường, thỏa thuận giữa hãng tàu và người giao nhận. Đối với công ty, nếu tuyến đường xa, ETA được gửi trước từ 24h-48h, còn đường gần ETA phải gửi trước 48h-72h.
Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của công ty sẽ phải làm một số công việc sau:
-Xin kiểm định, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm định, kiểm
dịch.
-Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu
-Nộp thuế xuất khẩu cho hàng hóa (nếu có)
-Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng do
hãng tàu cấp
-Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo List) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho
tàu. Nội dung chính của Cargo List gồm: Tên công ty xuất nhập khẩu, tên người nhập khẩu, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng, trọng lương.
Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hóa, người giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khách hàng về đóng hàng, sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong kẹp chì container. Còn nếu là hàng lẻ thì người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading- HB/L), tập hợp các lô hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của cán bộ hải quan.
Khi tàu vào cảng
Tàu khi vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR- Notice Of Readiness). Sau khi nhận được NOR, nhân viên giao nhận của công ty sẽ kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR.Sau đó người giao nhận phải làm các công việc sau:
-Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho.
-Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan), người
giao nhận cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu.
-Trong thời gian xếp hàng lên tàu, người giao nhận phải luôn có mặt để giải quyết
mọi vấn đề phát sinh. Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kỹ thuật tránh hư hỏng tổn thất trong lúc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất, người giao nhận phải cùng cảng và cácbên liên quan lập các biên bản cần thiết. * Lập bộ chứng từ.
Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, nếu được ủy thác, người giao nhận phải lấy được biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt- MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đã xếp hàng lên tàu và cướctrả trước (nếu người xuất khẩu phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, người giao nhận trên cơ sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng.
Sau đó, người giao nhận tập hợp vận đơn cùng một số chứng từ khác như hóa đơn thương mại (Invoice), hợp đồng mua bán ngoại thương, phiếu đóng gói (Packing list) lập thành bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng. Ngoài ra, người giao nhận còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần, thông báo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhận hàng, thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, bảo quản, lưu kho, tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có.