Hoạt động giao nhận hàng hóa là hoạt động vận chuyển và làm các dịch vụ liên quan để hàng hóa di chuyển từ người gửi đến người nhận nên nó chịu ảnh hưởng rất rõ rệt của các biến động điều kiện thời tiết. Trong quá trình hàng lênh đênh trên biển, nếu sóng yên biển lặng tức là thời tiết đệp thì hàng sẽ an toàn hơn nhiều. Ngược lại, nếu gặp bão biển, động đất, núi lửa, sóng thần, thậm chí mưa to gió lớn thôi thì nguy cơ hàng hóa hư hỏng, tổn thất đã là rất lớn. Không chỉ là thiên tai, có khi chỉ là sự thay đổi nhiệp độ giữa hai khu vực địa lý khác nhau thôi cũng ảnh hưởng, chẳng hạn như làm cho hàng hấp hơi, để bảo quản đòi hỏi phải có những biện pháp thích hợp như dùng loại container đặc biệt như Fully Ventilated Container. Điều đó làm tăng chi phí vận chuyển lên khá nhiều.
2.2.2.5. Các nhân tố nội tại của công ty.
Hoạt động giao nhận vận tải biển của công ty còn chịu ảnh hưỡng bởi các nhân tố như: nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ chế quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, chính sách của công ty đối với nhân viên, đối với khách hàng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ các bộ công nhân viên. Đây được coi là các nhân tố nội tại của công ty. Nhóm nhân tố này được coi là có ý nghĩa quyết định tới kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động giao nhận vận tải biển nói riêng.
Chẳng hạn như nhân tố nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Nếu công ty tạo được một cơ ngơi khang trang, phương tiện làm việc hiện đại trước hết sẽ tạo được lòng tin nơi khách hàng, điều này rất quan trọng do đặc thù của dịch vụ giao nhận đó là có giao fịch với nhiều khách hàng nước ngoài. Hơn thế mới đáp ứng được yêu cầu giao nhận phát triển ngày càng mạnh mẽ. Bên cạnh đó, một công ty có tiềm lực về vốn cũng là một lợi thế rất lớn trong kinh doanh.
Ngoài ra, các cơ chế chính sách của bản thân công ty cũng có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động giao nhận. Trong giao nhận vận tải biển, lượng khách hàng lớn và ổn định là khá nhiều, nếu công ty có chính sách ưu đãi đối với những khách hàng này thì không chỉ có được sự gắn bó của khách hàng mà còn tạo thuận lợi cho chính các nhân viên của công ty trong quá trình đàm phám, thương lượng, ký kết hợp đồng với khách. Một nhân tố vô cùng quan trọng nữa đó là trình độ, kinh nghiệm, kiến thức của đội ngũ các bộ nhân viên của công ty. Đó là những kiến thức về luật pháp, thủ tục thương mại quốc tế, kiến thức và kinh nghiệm về nghiệp vụ. Chỉ một sự non nớt khi ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận có thể gây thiệt hại to lớn cho cà công ty, một sự bất cẩn khi kiểm nhận hàng có thể dẫn đến sự tranh chấp không đáng có. Có thể nói, nhân tố con người sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của công ty.
2.2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty. 2.2.3.1. Giao nhận hàng xuất khẩu.
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
* Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu)
Giữa công ty và người gửi hàng sẽ có thỏa thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty. Về địa điểm, hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho của công ty ở quận Thủ Đức hoặc quận 9 nếu chủ hàng ở TP HCM.
Việc nhân hàng từ người gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau khi người giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ thuộc về người giao nhận. Nếu hàng là hàng nguyên container thì người giao nhận còn được giảm nhẹ trách nhiệm, còn đối với những lô hàng lẻ, những dịch vụ mà công ty thực hiện có thể là tái chế lại hàng hóa hoặc đóng gói hàng hóa cho phù hợp với thương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển. Hàng hóa đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng mua bán ngoại thương. Sau khi đã kiễm nhận chính xác, công ty có trách nhiệm bảo quản hàng hóa chờ giao cho người chuyên chở.
Thuê người chuyên chở hàng hoá Nhận hàng từ người gửi hàng Tổ chức giao hàng lên tàu Lập bộ chứng từ hàng hóa
* Thuê người chuyên chở hàng hóa.
Dù hàng hóa được xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF thì người giao nhận cũng thường đượcủy thác thuê tàu để chuyên chở hàng hóa. Người ủy thác tùy từng trường hợp có thể là người gửi hàng (shipper) hay người nhận hàng (consignee)
Nếu công ty được ủy thác thuê tàu, đối với từng tuyến đường cũ, thường xuyên có hàng đi, công ty phải liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trước đó để đặt chỗ, lưu cước hoặc xin mượn container nếu là hàng đóng trong container. Còn đối với tuyến đường mới chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì phải xin giá ở nhiều hãng tàu khác nhau, sau đó chọn một giá tốt để chào giá cho khách hàng. Người giao nhận thường được ủy thác thuê tàu vì người giao nhận có lợi thế là luôn có lượng hàng lớn và ổn định nên thường được hãng tàu cho hưởng những ưu đãi về giá cả, dịch vụ mà khách hàng nhỏ lẻ không có được.
* Tổ chức giao hàng lên tàu.
Trước khi tàu đến cảngbốc hàng
Hành trình của một con tàu thường là chở hàng đến cảng, dỡ hàng ra, lưu lại tải từ 1-3 ngày, xếp hàng mới lên tàu rồi khởi hành. Đối với một số cảng của Việt Nam như cảng Cát Lái, thời gian một con tàu lưu lại chỉ 1 ngày. Do đó, trước khi tàu cập cảng , hãng tàu sẽ gửi thông báo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA) cho người giao nhận. Thời gian này phụ thuộc vào thuyến đường, thỏa thuận giữa hãng tàu và người giao nhận. Đối với công ty, nếu tuyến đường xa, ETA được gửi trước từ 24h-48h, còn đường gần ETA phải gửi trước 48h-72h.
Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của công ty sẽ phải làm một số công việc sau:
-Xin kiểm định, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm định, kiểm
dịch.
-Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu
-Nộp thuế xuất khẩu cho hàng hóa (nếu có)
-Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng do
hãng tàu cấp
-Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo List) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho
tàu. Nội dung chính của Cargo List gồm: Tên công ty xuất nhập khẩu, tên người nhập khẩu, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng, trọng lương.
Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hóa, người giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khách hàng về đóng hàng, sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong kẹp chì container. Còn nếu là hàng lẻ thì người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading- HB/L), tập hợp các lô hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của cán bộ hải quan.
Khi tàu vào cảng
Tàu khi vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR- Notice Of Readiness). Sau khi nhận được NOR, nhân viên giao nhận của công ty sẽ kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR.Sau đó người giao nhận phải làm các công việc sau:
-Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho.
-Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan), người (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
giao nhận cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu.
-Trong thời gian xếp hàng lên tàu, người giao nhận phải luôn có mặt để giải quyết
mọi vấn đề phát sinh. Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kỹ thuật tránh hư hỏng tổn thất trong lúc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất, người giao nhận phải cùng cảng và cácbên liên quan lập các biên bản cần thiết. * Lập bộ chứng từ.
Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, nếu được ủy thác, người giao nhận phải lấy được biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt- MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đã xếp hàng lên tàu và cướctrả trước (nếu người xuất khẩu phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, người giao nhận trên cơ sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng.
Sau đó, người giao nhận tập hợp vận đơn cùng một số chứng từ khác như hóa đơn thương mại (Invoice), hợp đồng mua bán ngoại thương, phiếu đóng gói (Packing list) lập thành bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng. Ngoài ra, người giao nhận còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần, thông báo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhận hàng, thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, bảo quản, lưu kho, tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có.
Cuối cùng, người giao nhận sẽ tiến hành kết toán các chi phí giao nhận với người gửi hàng.
2.2.3.2. Giao nhận hàng nhập khẩu
Khi nhận được yêu cầu giao nhận một lô hàng nhập khẩu,người giao nhận phải tiến hành các bước sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
* Trước khi tàu cập cảng
Người giao nhận phải được người nhận hàng hoặc đại lý của mình cung cấp thông tin cần thiết về lô hàng. Cụ thể:
- Thông tin về tàu: tên tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu cập cảng dỡ hàng
- Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) để biết hình hình hàng hóa
Chủ hàng phải giao cho người giao nhận vận đơn gốc và các chứng từ khác của hàng hóa như: giấy phép nhận khẩu, hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương. Người giao nhận phải lên kế hoạch nhận hàng đồng thời nếu được ủy thác sẽ phối hợp với chủ hàng giao hàng cho các chủ hàng nội địa.
* Khi tàu cập cảng.
Khi nhận được giấy báo hàng đến do hãng tàu fax đến, người giao nhận sẽ lập giấy báo hàng đến gửi cho chủ lô hàng để chủ hàng chủ động chuẩn bị các phương tiện lấy hàng.
Đồng thời, nhân viên giao nhận phải thực hiện các công việc sau:
- Xin kiểm đinh, kiểm dịch hàng hóa nếu cần.
Lấy thông tin trước khi tàu cập cảng
Làm các thủ tục cần thiết khi tàu cập cảng
Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao hàng Xin kiểm định,kiểm dịch hàng hoá(nếu cần) Làm thủ tục khai báo Hải Quan
Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro
- Nếu là hàng nguy hiểm hay hàng đặc biệt, người giao nhận phải phối hợp với các bên có liên quan như cảng, hải quan, phòng cháy chữa cháy để lên kế hoạch phòng ngừa.
- Khai hải quan hàng nhập khẩu
Được sự ủy thác của chủ hàng, người giao nhận sẽ mang vận đơn gốc hoặc bản sao vận đơn đến hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng.
* Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao chủ hàng.
Thông thường người giao nhận sẽ cùng với cảng tiến hành nhận hàng từ tàu và lập các biên bản cần thiết như biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm tàu (do cảng và thuyền trưởng lập), biên bản kết toán với tàu (Report On Receipt Of Cargo), giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC- Certificate of Shortlander Cargo) nếu số hàng thực nhận ít hơn số hàng ghi trong vận đơn.
Sau khi dỡ hàng xong, nếu hàng bị hư hỏng thì lập biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (COR-Cargo Outturn Report), nếu nghi ngờ có tổn thất hàng hóa thì lập thư dự kháng (LR-Letter of Reservation) để chứng minh rằng người nhận hàng đã có thông báo tổn thất không rõ rệt cho người chuyên chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong vòng 3 ngày kể từ ngày dỡ hàng xong.
Người giao nhận sau khi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí lưu kho, lưu bải (nếu có), phí xếp dỡ rồi mang lệnh giao hàng đến kho để nhận hàng và làm thủ tục hải quan. Nếu là hàng nguyên container có thể mượn về kho riêng để dỡ hàng nhưng phải nộp tiền đặt cọc mượn vỏ, hoặc dỡ hàng ngay tại cảng.
Người giao nhận sẽ giúp chủ hàng mời giám định, khiếu nại đòi bồi thường nếu có tổn thất xảy ra đối với hàng hóa. Và cuối cùng người giao nhận sẽ kết toán các chi phí giao nhận với chủ hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.4. Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế tại công ty. ty.
2.2.4.1. Thị trường giao nhận và đối thủ cạnh tranh. * Thị trường giao nhận
Một số thị trường có lượng hàng giao nhận lớn của công ty hiện nay là:
- Khu vực Đông Nam Á: Bao gồn các nước trong khối ASEAN như Thái Lan,
Singapore
- Khu vực Châu Âu: Khối EU
- Khu vực Châu Mỹ: Mỹ, Canada
Ta thấy rằng đây đều là những nước có cảng biển lớn, thuận lợi cho việc ra vào của tàu. Nhưng không có nghĩa những nước không có cảng biển thì công ty không nhận hàng. Công ty vẫn có thể làm dịch vụ kéo hàng từ một cảng vào một địa điểm nào đó trong nội địa. Nhờ vậy, thị trường giao nhận của công ty ngày càng được mở rộng. Cùng với sự phát triển và hội nhập của đất nước, công ty ngày càng mở rộng phạm vi thị trường giao nhận, đáp ứng ngày càng nhiều nhu cầu khách hàng.
Bảng 2.2: Cơ cấu thị trường giao nhận vận tải biển của công ty.
Đơn vị: Triệu VNĐ Năm Thị trường 2005 2007 2009 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Châu Âu 5872 40,23 6337 37,81 6194 35,12 Khu vực ASEAN 2782 19,06 3602 21,49 3661 20,76 Đông Bắc Á 3671 25,15 4488 26,78 5573 31,60 Châu Mỹ 1490 10,21 1314 7,84 1095 6,21 Khu vực khác 782 5,35 1021 6,08 1115 6,31 Tổng 14597 100,00 16762 100,00 17638 100,00
Nguồn: Phòng tổng hợp- Công ty Thiên Nhân Công ty có thị trường giao nhận ở hầu hết các châu lục trên thế giới nhưng tập trung chủ yếu ở một số khu vực chính như ASEAN, Đông Bắc Á, EU
Về khu vực Châu Âu, trước kia chiếm tỷ trọng rất lớn, trên 80% sản lượng giao nhận. Đến nay tuy giảm xuống nhưng vẫn là thị trường giao nhận lớn nhất của công ty, chủ yếu là các mặt hàng may mặc. Đây là thị trường mà công ty hoạt động trong nhiều năm qua nên rất có kinh nghiệm, bạn hàng, hơn thế các luồng tuyến, mức cước đã được xây dựng hoàn chỉnh, rất phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Khu vực ASEAN là thị trường khá quwn thuộc với Việt Nam, lại có lợi thế về khoảng cách địa lý, các điều kiện về văn hóa, luật pháp tương đối tương đồng. Tuy nhiên công ty lại chưa khai thác tốt mảng thị trường này, giá trị giao nhận chỉ chiếm 20%. Đó là
do giao nhận vào thị trường này dể làm và rủi ro ít nên công ty gặp phải nhiều sự cạnh tranh cực kỳ gay gắt.
Còn khu vực Đông Bắc Á tuy chỉ gồm vài nước là Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Hồng Kông nhưng lại chiếm tỷ trọng rất lớn (gần 30%) trong thị trường giao nhận của công ty. Đó không chỉ là do đây là những thị trường xuất nhập khẩu lớn của Việt Nam mà còn do công ty đã thiết lập được quan hệ tốt với khách hàng có lượng hàng lớn và ổn định vào thị trường này. Công ty khai thác rất tốt mảng thị trường này.
* Đối thủ cạnh tranh.
Với đà phát triển mạnh mẽ của vận tải và buôn bán quốc tế, các dịch vụ giao nhận