Khi nhận được yêu cầu giao nhận một lô hàng nhập khẩu,người giao nhận phải tiến hành các bước sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
* Trước khi tàu cập cảng
Người giao nhận phải được người nhận hàng hoặc đại lý của mình cung cấp thông tin cần thiết về lô hàng. Cụ thể:
- Thông tin về tàu: tên tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu cập cảng dỡ hàng
- Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) để biết hình hình hàng hóa
Chủ hàng phải giao cho người giao nhận vận đơn gốc và các chứng từ khác của hàng hóa như: giấy phép nhận khẩu, hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương. Người giao nhận phải lên kế hoạch nhận hàng đồng thời nếu được ủy thác sẽ phối hợp với chủ hàng giao hàng cho các chủ hàng nội địa.
* Khi tàu cập cảng.
Khi nhận được giấy báo hàng đến do hãng tàu fax đến, người giao nhận sẽ lập giấy báo hàng đến gửi cho chủ lô hàng để chủ hàng chủ động chuẩn bị các phương tiện lấy hàng.
Đồng thời, nhân viên giao nhận phải thực hiện các công việc sau:
- Xin kiểm đinh, kiểm dịch hàng hóa nếu cần.
Lấy thông tin trước khi tàu cập cảng
Làm các thủ tục cần thiết khi tàu cập cảng
Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao hàng Xin kiểm định,kiểm dịch hàng hoá(nếu cần) Làm thủ tục khai báo Hải Quan
Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro
- Nếu là hàng nguy hiểm hay hàng đặc biệt, người giao nhận phải phối hợp với các bên có liên quan như cảng, hải quan, phòng cháy chữa cháy để lên kế hoạch phòng ngừa.
- Khai hải quan hàng nhập khẩu
Được sự ủy thác của chủ hàng, người giao nhận sẽ mang vận đơn gốc hoặc bản sao vận đơn đến hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng.
* Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao chủ hàng.
Thông thường người giao nhận sẽ cùng với cảng tiến hành nhận hàng từ tàu và lập các biên bản cần thiết như biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm tàu (do cảng và thuyền trưởng lập), biên bản kết toán với tàu (Report On Receipt Of Cargo), giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC- Certificate of Shortlander Cargo) nếu số hàng thực nhận ít hơn số hàng ghi trong vận đơn.
Sau khi dỡ hàng xong, nếu hàng bị hư hỏng thì lập biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (COR-Cargo Outturn Report), nếu nghi ngờ có tổn thất hàng hóa thì lập thư dự kháng (LR-Letter of Reservation) để chứng minh rằng người nhận hàng đã có thông báo tổn thất không rõ rệt cho người chuyên chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong vòng 3 ngày kể từ ngày dỡ hàng xong.
Người giao nhận sau khi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí lưu kho, lưu bải (nếu có), phí xếp dỡ rồi mang lệnh giao hàng đến kho để nhận hàng và làm thủ tục hải quan. Nếu là hàng nguyên container có thể mượn về kho riêng để dỡ hàng nhưng phải nộp tiền đặt cọc mượn vỏ, hoặc dỡ hàng ngay tại cảng.
Người giao nhận sẽ giúp chủ hàng mời giám định, khiếu nại đòi bồi thường nếu có tổn thất xảy ra đối với hàng hóa. Và cuối cùng người giao nhận sẽ kết toán các chi phí giao nhận với chủ hàng.