5. Kết cấu đề tài
3.2.2. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
3.2.2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực a) Cách bố trí công việc cho nhân viên công ty
Hiện tại công ty có một trụ sở chính và cũng là nơi để lưu trữ hàng hóa. Vì vậy việc bố trí và sắp xếp công việc hợp lý và hiệu quả cho nhân viên là một việc cần thiết và đáng được quan tâm. Đa số nhân viên trong công ty làm việc tại công ty còn lại một vài người được bố trí thường xuyên đi công tác.
Trụ sở chính của công ty có các phòng ban như Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Hành chính, Phòng Kế toán – Tài chính, Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kinh doanh và Phòng Kỹ thuật. Các phòng ban này được bố trí hài hòa và thuận tiện với nhau nằm trong một trụ sở hiện đại được trang bị đầy đủ các trang thiết bị tạo cho nhân viên được cảm giác thoải mái và hài lòng khi được làm việc trong môi trường của công ty. Vì hầu hết các phòng ban đặt cạnh nhau nên việc phối hợp hoạt động giữa các phòng là khá nhịp nhàng và thuận tiện. Việc giao, nhận, xử lý thông tin và giải quyết các tình huống khó khăn mỗi khi có vấn đề xảy ra luôn được thực hiện trôi chảy và thường đáp ứng kịp thời trước các tình huống khẩn cấp cần phối hợp giữa các phòng ban với nhau. Trong mỗi phòng ban thì nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi vị trí được sắp xếp và phân chia một cách rõ ràng, cụ thể. Tùy vào trình độ, chuyên môn của mỗi người mà họ sẽ được giao những vị trí phù hợp để bộ máy làm việc của công ty hoạt động có hiệu quả nhất. Từ đó làm thỏa mãn cũng như đáp ứng được yêu cầu công việc cho từng nhân viên để họ có cảm giác thoải mái khi mình làm việc đúng năng lực, trình độ của mình.
Bên cạnh những mặt tích cực công ty đã thực hiện được thì vẫn còn một số tồn tại vướng mắc trong việc bố trí công việc cho nhân viên. Cụ thể là việc đi lại giữa công ty và các khách hàng ở tỉnh xa gặp rất nhiều khó khăn, tốn kém chi phí.
b) Công tác tuyển dụng của công ty
Bước 1 Xác định nhu cầu tuyển dụng: tuyển vào vị trí nào trong công ty số lượng bao nhiêu
Bước 2 Thông báo tuyển dụng: thời gian tuyển dụng, trình độ học vấn, độ tuổi, giới tính
Bước 3 Nhận hồ sơ tuyển dụng: phải đúng thời gian quy định và các giấy tờ có liên quan như sơ yếu lý lịch, bản sao các văn bằng nếu các ứng viên nào không đạt yêu cầu sẽ bị loại bỏ.
Bước 4 Nghiên cứu hồ sơ: Công ty sẽ xem xét ứng viên có phù hợp với tính chất công việc hay không thông qua các bằng cấp và chứng chỉ.
Bước 5 Phỏng vấn trực tiếp: Mục đích là tìm hiểu các nguyện vọng, ước muốn của các ứng viên được tuyển chọn, đồng thời làm rõ thêm một số lời khai trong hồ sơ về bằng cấp nghiệp vụ, kinh nghiệm công tác, sức khỏe. Nếu các ứng viên hội đủ điều kiện thì được tuyển dụng hay hẹn dịp khác.
Sau khi đã hội tự đủ điều kiện thì công ty quyết định tuyển dụng, ứng viên phải trải qua giai đoạn thử việc, nếu làm tốt sẽ được nhận chính thức.
c) Công tác đào tạo của công ty
Để hoạt động kinh doanh càng đạt được hiệu quả thì công ty nên tạo điều kiện cho nhân viên đi bồi dưỡng và học hỏi những kinh nghiệm
Đối với nhân viên mới cần phải biết học hỏi nhữg kinh nghiệm từ nhân viên cũ. Nhân viên cũ có trách nhiệm hướng dẫn và truyền đạt những kinh nghiệm để hai bên hỗ trợ nhau trong công việc.
Đối với nhân viên thì phải cử đi học những lớp bồi dưỡng ngắn hạn chuyên môn của mình như các bộ phận quản lý nhân viên nghiệp vụ về kỹ thuật, nghiệp vụ quản lý nhân lực, nghiệp vụ ngoại thương…
3.2.2.2 Chế độ lương thưởng
Căn cứ vào quy định của Nhà nước và tình hình thực tế hoạt động kinh doanh tại công ty. Lương của nhân viên được trả bằng hình thức trả qua thẻ tín dụng, cơ sở cho việc tính và trả lương của người lao động căn cứ trên ngày công lao động thực tế của người lao động và một số chỉ tiêu.
Mức lương tối thiểu là 1,800,000 đồng/tháng, nếu có biến động lớn về giá cả và thị trường thì Ban Giám đốc sẽ điều chỉnh và sửa đổi cho phù hợp. Đây là mức lương tối thiểu của lao động phổ thông còn mức lương của các nhân viên khác được tính bằng lương cơ bản nhân thêm hệ số. Với mức lương như vậy thì công ty đã đảm bảo cho nhân viên của mình một khoản đủ để làm việc, sinh sống và tái sử dụng sức lao động. Thỏa mãn được yêu cầu của người lao động, và tạo nên sự gắn bó lâu dài giữa lợi ích của công ty và nhân viên.
Lương mỗi tháng tính từ ngày 26 của tháng trước đến hết ngày 25 của thàng này, ngày công làm việc được xác định theo tờ theo dõi ngày công mỗi tháng và phòng nhân sự sẽ kiểm tra lại qua máy bấm giờ. Tiền lương được trả qua ngân hàng thanh toán mỗi tháng một lần và được tính bằng tiền Việt Nam đồng. Với quy định và cách thanh toán như vậy thì tiền lương của nhân viên sẽ được chi trả nhanh chóng và chính xác.Việc sử dụng máy bấm giờ đã kiểm soát được giờ giấc làm việc của mỗi nhân viên, giúp cho họ có tinh thần tự giác, đảm bảo được yêu cầu về thời gian và năng suất công việc cho công ty.
Nhằm khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, công ty cũng đã đưa ra nhiều hình thức thưởng khác nhau. Cụ thể, hàng tháng ngoài tiền lương cơ bản, công ty còn có quỹ thưởng tiền hàng tháng cho nhân viên (100,000 VNĐ/tháng).
Bên cạnh đó còn có tiền thưởng vào các dịp lễ tết như: Tết Dương Lịch, Tết Nguyên Đán, Quốc tế Phụ nữ… Công ty cũng áp dụng tiền thưởng cuối năm, số tiền thưởng là một tháng lương hiện tại, còn lương phụ cấp thâm niên được chi trả
cho những ai làm việc trong công ty từ một năm trở lên để động viên và khích lệ để nhân viên làm việc, gắn bó lâu dài với công ty.
Nhìn chung cơ chế trả lương của công ty là khá chặt chẽ nhưng mức lương người lao động nhận được chưa cao, sau khi trừ các khoản bảo hiểm, trợ cấp, nên chưa thật sự hấp dẫn để giữ chân người lao động làm việc lâu dài với công ty. Một số nhân viên sau khi làm việc hai ba năm lại chuyển công ty khác, nhìn chung đây là vấn đề của đa số các công ty vừa và nhỏ. Do đó muốn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thì đòi hỏi công ty cần tìm ra biện pháp để giải quyết tình hình này.
3.3 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng lao động 3.3.1 Tình hình biến động lao động 3.3.1 Tình hình biến động lao động
Xem xét tình hình biến động lao động của doanh nghiệp đến đánh giá được hiệu quả công việc của bộ máy nhân sự. Đánh giá được mức độ ảnh hưởng đến năng suất lao động cũng như khả năng đóng góp của mỗi người vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Trong năm 2008 tổng số nhân viên trong công ty là 20 người nhưng sang năm 2009 số lượng nhân viên đã tăng lên là 25 nhân viên tăng tuyệt đối 5 người tương đương 125%.
Ta có tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất, kinh doanh
= Giá trị sản xuất kinh doanh năm nay / Giá trị sản xuất kinh doanh năm trước x 100% = 50,325,316,320/46 / 46,770,359,338 x 100% = 107.66%
Xét về tuyệt đối số nhân viên tăng 5 người chỉ tiêu này chưa cho biết là số lượng này đóng góp như thế nào là lãng phí hay đóng góp tích cực vào giá trị sản xuất của công ty.
Xét về biến động tương đối, ta có:
Trong kỳ, doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch kinh doanh với tỷ lệ 107.66%. Tương ứng với số nhân viên tương ứng sử dụng là 22 người, nhưng thực tế là 25 người. Như vậy công ty quản lý và sử dụng nhân lực chưa tốt, chưa tận dụng được tối đa nguồn nhân lực để tăng giá trị kinh doanh.
3.3.2 Tình hình sử dụng thời gian lao động
Sử dụng tốt ngày công lao động là biện pháp để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả làm việc góp phần tăng doanh thu giảm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp. Vì vậy cần thiết phải phân tích tình hình sử dụng ngày công lao động để thấy rõ ảnh hưởng của nó đến kết quả sản xuất kinh doanh.
Đơn vị tính: ngày
Chỉ tiêu 2008 2009
Chênh lệch
Mức Tỷ lệ (%) Ngày công theo chế độ 5,560 6,357 797 14.33 Ngày công làm thêm 375 421 46 12.27 Ngày công thiệt hại 535 478 -57 -10.65 Ngày công thực tế 5,400 6,300 900 16.67 Ngày công thực tế bình quân 270 252 -18 -6.67
(Nguồn: Bảng tổng hợp đánh giá xếp loại năm 2008, 2009)
Bảng 3.2 Số ngày công làm việc trong năm 2008 – 2009.
Tổng ngày công thực tế năm 2009 tăng so với năm 2008 nhưng ngày công thực tế bình quân điều chỉnh theo số nhân viên năm 2009 giảm so với năm 2006, cụ thể là 18 ngày tương ứng với tỷ lệ 6.67%, điều này chứng tỏ công tác tổ chức quản lý của công ty có chiều hướng xấu đi.
Số ngày công làm thêm của công ty tăng và số ngày công thiệt hại giảm và số ngày công thực tế năm 2009 tăng nhưng do số lượng nhân viên tăng nhiều mà chưa phân bổ đúng nên lãng phí nguồn nhân lực. Vì vậy công ty cần có hướng điều chỉnh về nhận lực để cải thiện tình hình lao động trong năm tới.
3.3.3 Tình hình năng suất lao động 3.3.3.1 Hiệu quả sản suất 3.3.3.1 Hiệu quả sản suất
Năng suất lao động là hiệu quả sản xuất của người lao động tạo ra một lượng sản phẩm vật chất có ích trong một khoảng thời gian nhất định. Theo đánh giá chung của công ty hiệu quả lao động của toàn thể đội ngũ nhân lực năm 2009 nhìn chung thấp hơn năm ngoái, giá trị cung cấp dịch vụ và bán hàng tăng 107.66% giá trị trong khi đó số lượng nhân viên trong công ty tăng 125%. Hiệu quả lao động giảm sút ảnh hưởng đến tình hình môi trường làm việc chung của công ty, chủ yếu là do nhân viên không tập trung vào công việc, tính kỷ luật bị giảm sút.
3.3.3.2 Dịch vụ chăm sóc khách hàng
Đối với công ty, chất lượng dịch vụ là yếu tố then chốt đem lại thành công của Công ty. Sự cam kết về chất lượng ở đây được thể hiện bởi hệ thống quản lý chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, giàu kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao, gắn bó mật thiết trong công việc và luôn làm việc trên tinh thần hợp tác và đáp ứng nhu cầu của quý khách hàng
Có chế độ hậu mãi đối với khách hàng: Giao hàng tận đơn vị và cử nhân viên đến hướng dẫn cách sử dụng, cứ 6 tháng một lần cử nhân viên kỹ thuật đến bảo dưỡng cho sản phẩm kéo dài đến 2 năm tuỳ từng loại sản phẩm.
Nhân dịp lễ tết, khai trương công ty, kỷ niệm ngày thành lập công ty của các khách hàng thì tặng hoa quà chúc mừng.
3.3.3.3 Sổ khiếu nại
Năm 2008 thì có 28 vụ khiếu nại qua năm 2009 thì có 21 vụ. Số vụ khiếu nại giảm 7 vụ chiếm tỷ lệ 25%. Các vụ khiếu nại chủ yếu là do khách hàng chưa biết cách sử dụng thiết bị.
3.3.3.4 Thống kê ý kiến khách hàng
Thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng báo cáo Lãnh đạo Công ty để kịp thời có chế độ, chính sách cũng như cách thức xử lý phù hợp.
Anh chị có hài lòng về cách phụ vụ của nhân viên công ty không?
Rất hài lòng hài lòng không hài lòng
Sản phẩm của công ty trong quá trình sử dụng có tốt không? Rất hài lòng hài lòng không hài lòng
Chương trình mậu mãi của công ty có tốt không? Rất hài lòng hài lòng không hài lòng
3.4 Khách hàng và đối thủ cạnh tranh 3.4.1 Khách hàng
Khách hàng của công ty hầu hết là những khách hàng truyền thống, lâu năm đã gắn bó với công ty từ những năm đầu thành lập. Hiện tại công ty đang có khoảng 30 khách hàng là các công ty vừa và nhỏ hoạt động trong ngành giáo dục, y tế và các viện nghiên cứu. Các công ty này trải rộng từ các tỉnh miền Đông và niềm Tây Nam Bộ. Để có khả năng nắm bắt thị trường cũng như khai thác lượng khách hàng tiềm năng, Công ty đang bắt đầu quan tâm đến việc có những chiến lược phát triển nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn và tìm thêm thị phần ở những thị trường khu vực mới. Nếu duy trì và phát huy được những thành công như hiện tại và nếu có định hướng phát triển đúng đắn, kịp thời thì Công ty Thảo Quỳnh chắc chắn sẽ có khả năng phát triển sâu rộng hơn và sẽ chiếm được thị phần lớn hơn trong tương lai gần.
3.4.2 Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh của công ty là những công ty nhà nước đã hoạt động lâu năm, quy mô kinh doanh lớn, khả năng cung ứng hàng hóa lớn. Bên cạnh đó cũng có những công ty cổ phần từ doanh nghiệp nhà nước, hầu hết các hợp đồng lớn trên thị trường đếu được ký kết của các công ty này. Một số công ty có thể kể tên là Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật (Techninex JSC), Công Ty TNHH Hoá Chất Và Thiết Bị Khoa Học Kỹ Thuật Hoá Địa…Đứng trước các đối thủ cạnh tranh lớn, có tiềm lực kinh tế mạnh công ty đã chủ động tìm kiếm khách hàng và thị trường ở các tỉnh để phân phối. Thị phần của công ty tương đối nhỏ nên cần phải nổ lực để nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng dần quy mô hoạt động để tìm kiếm khách hàng cũng như tăng thị phần.
3.5 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản cố định
3.5.1 Tình hình tăng giảm tài sản cố định
Tài sản cố định là một yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, nó phản ánh quy mô hoạt động, năng lực sản xuất kinh doanh hiện có, trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật của doanh nghiệp. Mặt khác, thông qua quá trình trích khấu hao tài sản cố định sẽ góp phần vào việc hình thành khả năng tự tài trợ của doanh nghiệp. Việc doanh nghiệp sử dụng hợp lý và sử dụng có hiệu quả tài sản cố định sẽ góp phần tăng sản lượng, tăng năng suất lao động, giảm chi phí.
Qua việc phân tích tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình trang bị và sử dụng sẽ giúp cho việc xác định hướng đầu tư tài sản cố định của doanh nghiệp một cách hợp lý. Có biện pháp sử dụng triệt để về số lượng, thời gian và công suất máy móc thiết bị và các tài sản cố định khác.
Với loại hình là công ty thương mại như Thảo Quỳnh thì tài sản cố định chiếm không nhiều trong danh mục tài sản, đa phần các tài sản cố định đều là thuê mướn, đã giảm được nhiều chi phí đầu tư ban đầu cũng như giảm thiểu một cách
tối đa nhưng chi phí không cần thiết. Tài sản cố định bao gồm các loại như nhà cửa, văn phòng, máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển, truyền dẫn và các loại tài sản hữu hình khác.
Nhìn chung so với từ những năm đầu thành lập giá trị tài sản cố định của công ty không thay đổi. Ngoài một số máy móc, thiết bị văn phòng như máy vi tính, máy in và một số máy móc thiết bị dùng để sửa chữa, vận chuyển hàng hóa là tài sản của công ty thì còn lại là thuê mướn bao gồm văn phòng làm việc, xe ô tô