5. Kết cấu đề tài
2.3. Bộ máy tổ chức và cơ cấu nhân sự của công ty
2.3.1 Bộ máy tổ chức của công ty
Sơ đồ 2.2 Bộ máy tổ chức công ty
2.3.2 Cơ chế hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Bộ máy quản lý của công ty hoạt động theo chế độ một thủ trưởng. Quyền quyết định cao nhất thuộc về giám đốc, mỗi cấp dưới chỉ nhận lệnh từ một cấp trên trực tiếp, các phòng chức năng chỉ làm công tác tham ưu cho các lãnh đạo. Phó giám đốc, trưởng phòng sử dụng quyền mà giám đốc giao cho để thống nhất quản lý mọi hoạt động trong lĩnh vực công việc được phân công.
* Giám đốc: Là người có quyền ra quyết định cao nhất đối với mọi hoạt động của công ty, giám đốc là người giữ vai trò chỉ huy với chức năng quản lý, sử dụng toàn bộ vốn, nhân lực và các nguồn lực của công ty. Trong khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao, phó giám đốc và các trưởng phòng chủ động giải quyết công việc theo đúng chức năng và trong giới hạn về quyền hành.
* Phó giám đốc: Giúp giám đốc điều hành, tổ chức quản lý quá trình sản xuất của công ty, lập kế hoạch sản xuất, phụ trách lĩnh vực công tác kinh doanh, hành chính, quản trị, đời sống, tiến hành triển khai thực hiện thông qua sự chỉ đạo
đến các trưởng phòng. Khi giám đốc vắng mặt, uỷ quyền cho phó giám đốc sản xuất chỉ huy điều hành mọi mặt hoạt động của công ty.
Các chức năng phòng ban:
Phòng Tài Chính – Kế Toán: là một bộ phận không thể thiếu của bất cứ đơn vị nào. Có trách nhiệm giám sát kiểm tra và cố vấn cho giám đốc về mặt tài chính và theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo về tình hình sản xuất kinh doanh trong kỳ, về tình hình tư vấn sử dụng và luân chuyển vốn, thực hiện các chế độ về tài chính của công ty.
Phòng Kinh Doanh: Chi phối chủ yếu mọi hoạt động kinh doanh của công ty, phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm thị trường tiêu thụ, tìm bạn hàng từ các công ty và tổ chức trong nước. Lập báo cáo tình hình kết quả kinh doanh và tiêu thụ hàng hoá cho ban giám đốc.
Phòng hành chính: Theo dõi tình hình tăng giảm số lượng nhân việc trong công ty, có trách nhiệm thực hiện và giải quyết các vấn đề về chế độ, chính sách mà nhà nước quy định với nhân viên. Theo dõi tình hình làm việc, tình hình thực hiện định mức công việc của nhân viên, tổ chức công tác lao động tiền lương, lập định mức lao động trên một sản phẩm, đào tạo cán bộ, nâng cao tay nghề cho nhân viên.
Phòng Xuất Nhập Khẩu: Chịu trách nhiệm chủ yếu về các vấn đề xuất nhập khẩu của công ty, đàm phán ký kết hợp đồng với các đối tác nước ngoài. Thực hiện các thủ tục hải quan đảm bảo nguồn cung hàng hoá cho công ty.
Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kiểm tra, giám sát, đảm bảo chất lượng sản phẩm, đảm bảo sản phẩm đáp ứng chất lượng và quy cách.
2.3.3 Trình độ học vấn của nhân viên
Bảng 2.1- Trình độ học vấn của nhân viên
STT Trình độ nhân viên Số lượng Tỷ lệ %
1 Đại học 10 40
2 Cao đẳng 6 24
3 Trung cấp 1 4
4 Lao động phổ thông 8 32
5 Tổng cộng 25 100
Bảng 2.1- Trình độ học vấn của nhân viên ( Nguồn: Phòng nhân sự 2009 ) Đại học 40% Lao động phổ thông 32% Cao đẳng 24% Trung cấp 4% Hình 2.1: Tỷ lệ phần trăm
Việc bố trí hợp lý và tận dụng được khả năng của người lao động đã giúp cho công tác quản lý hiệu quả và khoa học hơn, đã giúp cho công ty đạt được nhiều thành quả trong những năm qua.
Tại công ty, những người có khả năng, kinh nghiệm và trình độ học vấn cao được tín nhiệm bố trí vào những vị trí chủ chốt như Giám đốc, Phó Giám đốc,
Trường phòng…Những nhân viên có bằng Cao đẳng, Trung cấp được bố trí tại những vị trí thấp hơn như nhân viên thống kê, tổng hợp. Nhìn chung trình độ nhân viên của công ty chủ yếu là Đại học và Cao đẳng nên khả năng xử lý và giải quyết công việc tốt, năng lực và trình độ cao đã góp phần đưa công ty ngày càng phát triển.
Nhận xét: Xét toàn bộ lao động trong công ty, số nhân viên có trình dộ đại học chiếm 40% và đều làm việc trong khối văn phòng, giữ những chức vụ quan trọng như giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng…Các nhân viên làm việc trong khối văn phòng có trình độ từ trung cấp trở lên. Bên cạnh những kiến thức chuyên môn từ trường lớp thì còn được công ty đào tạo thêm những kiến thức nghiệp vụ nên đã đáp ứng được những yêu cầu của công việc và hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao.
2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 2.2 - Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2008-2009.
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2008 - 2009
Đơn vị tính: Đồng STT Chỉ tiêu Mã số Năm 2008 Năm 2009 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 46,770,359,338 53,633,770,758
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
02 0 3,281.454,546
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
4 Giá vốn hàng bán 11 44,604,930,486 45,560,129,560 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng
và cung cấp dịch vụ
20 2,165,428,852 4,792,186,652
6 Doanh thu hoạt động tài chính
21 56,071,910 106,718,750
7 Chi phí tài chính 22 372,677,288 2,025,822,802 8 Chi phí bán hàng 24 924,603,276 1,569,076,028 9 Chi phí quản lý doanh
nghiệp
25 675,548,322 792,108,072
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
30 248,671,876 511,898,500
11 Thu nhập khác 31 0 0 12 Chi phí khác 32 0 0 13 Lợi nhuận khác 40 0 0 14 Tổng lợi nhuận trước thuế 50 248,671,876 511,898,500 15 Thuế thu nhập doanh
nghiệp
51 69,628,126 143,331,580
16 Lợi nhuận sau thuế 60 179,043,750 368,566,920
Bảng 2.2 - Kết quả hoạt động kinh doanh ( Nguồn: Phòng kế toán Công Ty Thảo Quỳnh )
Theo kết quả kinh doanh của công ty trong 2 năm ta thấy tổng doanh thu của năm 2009 cao hơn năm 2008 là 6,863,411,420 đồng.
Năm 2009 có phát sinh một khoản giảm trừ trị giá 3,281,454,546 đồng. Nguyên nhân phát sinh do hàng hoá bị trả lại do trong quá trình vận chuyển hàng bị móp không đạt yêu cầu của khách hàng, chính khoản này đã làm cho doanh thu năm 2009 giảm đi một phần.
Các loại chi phí khác bao gồm: Chi phí từ hoạt động tài chính của công ty tăng 534% chủ yếu là đi vay tiền ngân hàng để chi trả các hợp đồng mua bán hàng hoá. Chi phí bán hàng bao gồm chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, chi phí giao dịch tăng 170% tức 644,472,752 đồng, do mở rộng hoạt động kinh doanh, cạnh tranh với các đối thủ khác. Chi phí này tăng lên khá nhiều trong khi đó chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ tăng có 117%. Nhìn chung chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp năm 2009 tăng khá nhiều so với năm 2008.
Lợi nhuận gộp về hán hàng và cung cấp dịch vụ sửa chữa tăng hơn 221%, đây cũng là thành công của công ty, mặc dù năm 2009 nền kinh tế gặp khó khăn bất ổn, khủng hoảng nhưng công ty đã ký kết được những hợp đồng có giá trị mang lại cho công ty một khoản doanh thu. Trong khi đó giá vốn hàng bán tăng không đáng kể chỉ tăng 995,119,074 đồng. Sau khi thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước bằng việc trả thuế thu nhập doanh nghiệp thì năm 2009 công ty có một khoản lợi nhuận là 368,566,920 đồng tăng 189,523,170 tức 205% so với năm 2008. Lợi nhuận năm 2009 tăng lên đáng kể so với năm 2008 chứng tỏ khả năng quản lý thực hiện các chính sách, chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình kinh tế và đạt hiệu quả cao.
CHƯƠNG 3:
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ
3.1 Tình hình hoạt động tại công ty
3.1.1 Đặc điểm, tình hình kinh doanh
Công Ty TNHH Thiết Bị Khoa Học Kỹ Thuật Thảo Quỳnh là công ty chuyên mua bán và sửa chữa các loại máy dùng trong phòng thí nghiệm, kiểm nghiệm, tủ lạnh chuyên dụng.
Bảng 3.1 Tình hình máy móc thiết bị của công ty: Thiết bị mua- bán và sửa chữa Hãng sản suất
- Máy khuấy từ gia nhiệt, máy ly tâm, máy chưng cất nước hai lần, máy khuấy cơ đũa, máy nghiền…
- Cân phân tích, cân kỹ thuật, cân phân tích độ ẩm bằng hồng ngoại, cân 2,3 và 4 số lẽ…
- Tủ sấy chân không, tủ lạnh trữ máu, tủ vi khí hậu, tủ lạnh âm sâu (-86oC) … - Kính hiển vi, kính hiển vi soi ngược, kính hiển vi tương phản pha…
- Bộ phá mẫu, bầu nung CO2,
GFL (Đức), Velp ( Ý ), Hirayama (Nhật), Stuart (Anh), Sturdy (Đài Loan)
Ohaus (Mỹ), Sartourius (Đức), Shimadzu ( Nhật),
Velp ( Ý ), Bibby (Anh), Ika (Đức), Sanyo (Nhật),
Olympus ( Nhật), Sturdy (Đài Loan)
Ika (Đức), Velp ( Ý )
3.1.2 Hoạt động nhập khẩu
Công ty TNHH Thảo Quỳnh là công ty chuyên nhập khẩu các mặt hàng thiết bị thí nghiệm, cân, tủ lạnh âm sâu được nhập từ Ý, Đức, Nhật, Đài Loan...Hoạt động kinh doanh của công ty chịu ảnh hưởng rất lớn từ khả năng mua bán hàng hóa từ các nước này. Hiện tại công ty có hơn 10 đối tác làm ăn là các công ty ngoại quốc. Các hợp đồng mua bán được thực hiện chủ yếu dưới dạng hợp đồng
thư tín dụng, nhờ vào sự bảo đảm của các ngân hàng đại diện của mỗi bên, sau khi thỏa thuận giá cả, phương thức vận chuyển, ngày, giờ… sẽ tiến hành giao dịch.
Hàng hóa mà công ty nhập về phải thông qua hải quan, đây là một trong những chặng đường gian nan bởi vì thủ thục để nhập hàng hóa vào càng rất khó khăn. Thế nhưng trải qua nhiều năm làm việc và uy tín đã tạo dựng được với nhà cung cấp cũng như các cơ quan hải quan công ty đã thực hiện mua bán được nhiều hợp đồng của công ty. Bộ phận xuất nhập khẩu của công ty cũng đã phát triển và đóng góp rất lớn vào sự phát triển triển của công ty. Bên cạnh việc đàm phán, ký kết hợp đồng với đối tác là việc đảm bảo thông qua hàng hóa thì việc đánh giá, dự đoán giá ngoại tệ để nhập hàng hóa cũng là một vấn đề khó khăn, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty.
3.1.3 Lưu trữ hàng hóa
Hàng hóa của công ty nhập về thường có số lượng vừa đủ đáp ứng nhu cầu của khách, do đó tránh được tình trạng hàng tồn kho. Khi hàng được chuyển về thì được nhân viên kỹ thuật kiểm tra thông số lại và giao hàng ngay cho khách hàng. Như vậy trước tình hình kinh doanh hiện tại thì việc đáp ứng đầy đủ hàng hóa cho khách hàng mà không cần dự trữ là một trong những vấn đề hàng đầu góp phần không nhỏ vào hiệu quả kinh doanh của công ty.
3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh tại công ty
3.2.1 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp 3.2.1.1 Các yếu tố chính trị và pháp luật 3.2.1.1 Các yếu tố chính trị và pháp luật
Ngoài các yếu tố chính trị và pháp luật có ảnh hưởng chung đến hoạt dộng kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp như hệ thống văn bản Luật quy định về việc kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập, các văn bản Luật quy định về tiền công, tiền lương của công nhân viên, nghĩa vụ đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên của Công ty…Yếu tố chính trị và pháp luật luôn tác động một cách tổng quát đến hoạt động kinh doanh của công ty Thảo Quỳnh. Nó
còn hỗ trợ định hướng cho công ty thực hiện và phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ của mình.
Luật thuế giá trị gia tăng: Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị quyết số 51/2001/QH10.
Mức thuế suất 10% áp dụng đối với hàng hoá, dịch vụ không quy định tại khoản 1 và khoản 2.
Luật thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong nước là 25%.
3.2.1.2 Sự hội nhập quốc tế của nền kinh tế
Dưới tác động của tình hình khủng hoảng kinh tế đã ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của công ty ví dụ như một số khách hàng không có khả năng thanh toán cho công ty, hoặc tự ý phá vỡ hợp đồng. Tình hình này đã ảnh hưởng trực tiếp không ít đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty Thảo Quỳnh do nhu cầu về dịch vụ giảm, chi phí kinh doanh tăng; biến động tăng về giá cả làm tăng chi phí; chi phí tài chính tăng hoặc thậm chí khả năng vay vốn ngân hàng cũng hầu như bị ngưng trệ lại.Tất cả dẫn đến việc Công ty phải tăng giá hàng hóa và dịch vụ để bù vào việc tăng chi phí, nếu tăng chi phí thì sẽ ảnh hưởng đến uy tín của công ty . Trước các biến đổi khó có thể lường trước được của tình hình kinh tế, hoạt động kinh doanh của Công ty Thảo Quỳnh đã bị ảnh hưởng trực tiếp và do vậy Công ty Thảo Quỳnh bắt buộc phải có những phản ứng nhanh chóng nhằm kịp thời thích ứng với thị trường và đảm bảo sự tồn tại của doanh nghiệp cũng như phần nào đảm bảo cuộc sống của người lao động.
3.2.2 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
3.2.2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực a) Cách bố trí công việc cho nhân viên công ty
Hiện tại công ty có một trụ sở chính và cũng là nơi để lưu trữ hàng hóa. Vì vậy việc bố trí và sắp xếp công việc hợp lý và hiệu quả cho nhân viên là một việc cần thiết và đáng được quan tâm. Đa số nhân viên trong công ty làm việc tại công ty còn lại một vài người được bố trí thường xuyên đi công tác.
Trụ sở chính của công ty có các phòng ban như Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Hành chính, Phòng Kế toán – Tài chính, Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kinh doanh và Phòng Kỹ thuật. Các phòng ban này được bố trí hài hòa và thuận tiện với nhau nằm trong một trụ sở hiện đại được trang bị đầy đủ các trang thiết bị tạo cho nhân viên được cảm giác thoải mái và hài lòng khi được làm việc trong môi trường của công ty. Vì hầu hết các phòng ban đặt cạnh nhau nên việc phối hợp hoạt động giữa các phòng là khá nhịp nhàng và thuận tiện. Việc giao, nhận, xử lý thông tin và giải quyết các tình huống khó khăn mỗi khi có vấn đề xảy ra luôn được thực hiện trôi chảy và thường đáp ứng kịp thời trước các tình huống khẩn cấp cần phối hợp giữa các phòng ban với nhau. Trong mỗi phòng ban thì nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi vị trí được sắp xếp và phân chia một cách rõ ràng, cụ thể. Tùy vào trình độ, chuyên môn của mỗi người mà họ sẽ được giao những vị trí phù hợp để bộ máy làm việc của công ty hoạt động có hiệu quả nhất. Từ đó làm thỏa mãn cũng như đáp ứng được yêu cầu công việc cho từng nhân viên để họ có cảm giác thoải mái khi mình làm việc đúng năng lực, trình độ của mình.
Bên cạnh những mặt tích cực công ty đã thực hiện được thì vẫn còn một số tồn tại vướng mắc trong việc bố trí công việc cho nhân viên. Cụ thể là việc đi lại giữa công ty và các khách hàng ở tỉnh xa gặp rất nhiều khó khăn, tốn kém chi phí.
b) Công tác tuyển dụng của công ty
Bước 1 Xác định nhu cầu tuyển dụng: tuyển vào vị trí nào trong công ty số lượng bao nhiêu
Bước 2 Thông báo tuyển dụng: thời gian tuyển dụng, trình độ học vấn, độ tuổi, giới tính
Bước 3 Nhận hồ sơ tuyển dụng: phải đúng thời gian quy định và các giấy tờ