IV. Thực trạng quản trị khoản phải thu
1.Chính sách tín dụng sử dụng và quản lý các khoản phải thu
Một cơng việc quan trọng trong việc thực hiện chính sách tín dụng là bộ phận thực hiện phân tích vị thế tín dụng của khách hàng bằng phương pháp dự đốn.
Cơng việc phân tích này chỉ thực hiện được trong khoảng thời gian gần đây khi các kênh phân phối của cơng ty đã phân bố rộng rãi hơn sản xuất bao nhiêu thì tiêu thụ hết bấy nhiêu.
Nguyên nhân nợ ngắn hạn, nợ khĩ địi phát sinh và liên tục tăng trong 3 năm do doanh nghiệp đánh giá chưa tốt tình hình hoạt động của khách hàng. Nguyên nhân là do các cơng ty kinh doanh trong lĩnh vực gỗ đang gặp rất nhiều khĩ khăn ï. Các khách hàng của cơng ty hầu hết là những khách hàng thân thiết, đã cĩ quan hệ mật thiết với cơng ty trong nhiều năm nên cơng ty chưa áp dụng chính sách về nợ quá hạn.
Thơng thường để hạn chế nợ khĩ địi và cĩ cơ sở để đánh giá uy tín khách hàng, doanh nghiệp bán hàng và thu tiền mặt trong những chuyến hàng đầu tiên. Nhưng đa số khách hàng nếu do khách hàng truyền thống giới thiệu thì phần nào uy tín của họ cũng đựơc đánh giá qua thơng tin do khách hàng truyền thống cung cấp. Nếu họ thực hiện tốt việc thanh tốn theo quy định thì doanh nghiệp tiếp tục kí hợp đồng. Quy trình mua bán diễn ra theo quy định của hợp đồng kinh tế giữa cơng ty với khách hàng, và đánh giá vị thế của khách hàng theo quy tắc:
- Tư cách tín dụng: là thái độ tự nguyện cĩ nghĩa vụ trả nợ của khách hàng qua những lần trao đổi khởi đầu của cơng ty đối với kháh hàng mới.
- Năng lực trả nợ: dựa vào những lần thanh tốn tiền nhanh, đúng hạn thì uy tín của khách hàng đựoc đánh giá cao và ngược lại.
- Vốn: nhân viên bán hàng cĩ thể đánh giá qua tài sản vật chất của khách hàng. Nhưng đơi khi việc đánh giá này cũng khơng chính xác do tài sản này cĩ thể cĩ được từ các khoản vay.
- Điều kiện: khi giá các nguyên vật liệu đầu vào tăng lên thì doanh thu cũng như lợi nhuận cĩ bị giảm xuống khơng?
Dựa trên tất cả các thơng tin từ các nguồn khác nhau và các nguyên tắc phân tích vị thế khách hàng nhân viên kế tốn quản lý thu nợ tiến hành tổng kết phân tích và đánh giá lại khách hàng vào hàng tháng. Do việc thực hiện việc đánh giá mang tính thường xuyên rất thuận tiện cho việc quản lý các khoản nợ, theo dõi phát hiện ra nợ quá hạn để cĩ chính sách thu tiền hiệu quả và cơng việc này đựoc lặp lại kiểm tra khách hàng vào cuối năm khi tổng kết lại các khỏn nợ khĩ địi. Vào mỗi tháng nếu khách hàng khơng thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh tốn, số tiền phải thanh tốn thì cơng ty giảm số lượng sản phẩm trên một lần đặt hàng, nếu kéo dài liên tục thì ngưng việc giao hàng. Mặc dù chính sách này tương đối gắt gao cĩ thể cơng ty mất một số khách hàng hiện tại nhưng nếu cơng ty tiếp tục trao đổi với khách hàng này thì lợi nhuận thu được khơng đủ bù dắp cho chi phí tài chính do đầu tư vốn vào nợ quá hạn hay nơ khĩ địi, chi phí thu nợ và chi phí cơ hội do từ chối khách hàng tương lai.