1. Nội dung thực hiện
Bộ phận kinh doanh của cơng ty phải tăng cường dự báo tình hình biến động giá trong ngành giáo dục trên thị trường để cĩ những chính sách phù hợp, ổn định kịp thời những tình huống xảy ra, nhanh chĩng đưa ra những quyết định đầu tư cĩ hiệu quả, đêm lại lợi nhuận cho cơng ty từ các chính sách về tiền mặt.
Phải tính đến lượng tiền dự trữ tại quỹ, để cĩ thể chi trả cho các chi phí thường xuyên tại cơng ty như: tiếp khách, tiền lương cho nhân viên, chi phí quản lý, chi phí bán hàng…..từ đĩ cĩ thể chủ động trong việc đưa ra các phương án đầu tư nhằm tối đa hĩa tốc độ vịng quay tiền mặt vì khi cơng ty muốn huy động vốn cho việc đầu tư sản xuất từ ngân hàng sẽ gặp thuận lợi.
Bộ phận kế tốn của cơng ty phải lập dự tốn ngân sách tiền mặt cho từng ngày, từng tháng, từng năm sắp tới, kế tốn trưởng kiểm tra lại các dự tốn tháng, năm. Việc này giúp tăng thêm phần chính xác cho dự tốn. Dự tốn này giúp cho các nhà quản trị thấy đựoc sự biến động của số dư về tiền bằng cách tổng kết các khoản thu đã sảy ra trong kỳ kế tốn, sử lý các khoản chi đã qua, đồng thời thể hiện tính thanh khoản của cơng ty trong việc ảnh hưởng đến số lượmg và yếu tố thời gian cũa luồng tiền nhằm giúp cho nhà quản trị thích nghi với các điều kiện và cơ hội luơn luơn thay đổi.
2. Cách thực hiện.
+ Nội bộ: Từ các đại diện bán hàng dự báo cho kỳ sắp tới: thơng qua dự tốn đặt hàng của các cửa hàng, nhận định của nhân viên bán hàng. Sàng lọc và sắp xếp cho từng nhĩm sản phẩm. Gộp các sản phẩm dự báo thành doanh thu của doanh nghiệp.
+ Bên ngồi : Dự báo nền kinh tế và xu hướng phát triển của ngành( cịn nhiều hạn chế do khơng cĩ bộ phận thực hiện trách nhiệm này). Ước tính thị phần của những sản phẩm mới. Gộp nhĩm sản phẩm thành doanh thu của cơng ty.
Sau khi thực hiện trình tự trên, bộ phận kế tốn lập bảng dự tốn tiền mặt cĩ dạng: Bảng 11: dự tốn ngân sách tiền mặt Chỉ tiêu Nguồn số liệu lấy từ Tháng Quý 1 1 2 3 - Số dư TM đầu kỳ - Cộng thực thu: + Thu bán hàng + Thu vận chuyển
- Giảm trừ các khoản thu : + Chi phí nguyên vật liệu + Chi phí nhân cơng.
+ Chi phí SX chung
+ Chi phí bán hàng, QLĐN + Mua trang thiết bị.
+ Nộp bảo hiểm, CPCĐ, các khoản nộp khác.
- Cân đối thu chi:
+ Thừa chuyển về tài khoản cơng ty.
+ Thiếu lập kế hoạch vay ngắn hạn.
Qua đĩ giúp doanh nghiệp hạn chế mọi thiếu sĩt của việc lập kế hoạch, các mối quan hệ hoặc các số dư dùng cho mục tiêu dài hạn của cơng ty sẽ nhanh chĩng được xác định. Mặt khác giúp liên kết chính chi trả lãi với hoạt động của cơng ty, lập kế hoạch mua sắm máy mĩc thiết bị, từ đĩ sẽ dần dần giải quyết tình trạng thiếu tiền mặt và do đĩ sẽ cĩ phuơng hướng hoạt động trong tín dụng lớn nhất cho cơng ty trong việc lập kế hoạch về dự tốn tiền mặt. Lập dự tốn tiền mặt chính là nhằm mục đích dự tốn các khoản thu chi tiền mặt cho kỳ kế tốn tương lai, xem xét nhà máy thực sự cĩ căng thẳng về tiền, cĩ ảnh hưởng sấu đến cơ cấu tài chính hay khơng…từ đĩ giúp cho nhả quản lý chủ động trong việc lập kế hoạch đi vay hoặc giữ một lượng tiền thích hợp tại cơng ty, tránh tình trạng khan hiếm tiền mặt hoặc dư thừa tiền mặt. Mặt khác khi lập dự tốn tiền mặt sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm bắt tốt hơn tính chất thời vụ trong các hoạt động của doanh nghiệp, giúp hiểu rõ hơn mối quan hệ chủ doanh nghiệp với bên ngồi và đối tác chính của doanh nghiệp. Qua cách đánh giá này cho biết khả năng phản ứng của doanh nghiệp trong trường hợp khách hàng thanh tốn
chậm hay thanh tốn trước, hoặc yêu cầu rút ngắn thời hạn thanh tốn cho nhà cung cấp.
Nếu việc dự tốn này được thực hiện thưởng xuyên thì lượng tiền dự trữ tại quỹ sẽ đảm bảo cho mọi hoạt động liên quan đến tiền mặt, đảm bảo được uy tín trong thanh tốn cho doanh nghiệp.