4. Nội dung kết cấu
2.2ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠ
VIMEDIMEX
2.2.1 Phân tích cơ cấu nhân sự tại Vimedimex theo số lƣợng
Tổng số cán bộ công nhân viên hiện tại, tính đến ngày 31/12/2009 là 401 người, trong khi đó vào năm 2006 chỉ 192 người. So với năm 2006 thì hiện nay số lượng lao động đã tăng lên gấp hơn 2 lần, và tăng 127 người so với cùng kỳ năm 2008, số liệu cụ thể như sau:
Bảng 2.2: Số lƣợng cán bộ nhân viên từ năm 2006 - 2009
Đơn vị tính: người
Năm 2006 2007 2008 2009
Số lượng 192 224 274 401
(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Sự gia tăng số lượng nhân viên qua các năm kể trên có ưu và nhược điểm như sau:
- Ưu điểm: với việc gia tăng số lượng nhân sự qua các năm, chứng tỏ công ty đang ngày càng phát triển nên cần nhiều nhân sự để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời cũng khẳng định được tên tuổi, uy tín của công ty trên thị trường. Đó là một môi trường làm việc tốt, công việc ổn định, có nhiều cơ hội thăng tiến …chính điều đó đã giúp công ty ngày càng thu hút được nhiều nhân tài hơn.
- Nhược điểm: số lượng nhân viên nhiều thì bắt buộc bộ phận nhân sự phải làm việc nhiều hơn, phải dành nhiều thời gian để quản lý hồ sơ và người lao động, đồng thời phải dành thời gian để tìm hiểu nhu cầu, lắng nghe và quan tâm đến nhân viên nhiều hơn. Nhiều nhân sự trình độ người lao động cũng khác nhau nên phải tốn nhiều thời gian và chi phí đào tạo.
Biểu đồ 2.1: Sự gia tăng số lƣợng nhân viên từ năm 2006 - 2009
Sự gia tăng số lƣợng nhân viên từ 2006 - 2009 50 100 150 200 250 300 350 400 450 2006 2007 2008 2009 Năm Số lượng ( người)
2.2.2 Phân tích cơ cấu nhân sƣ tại Vimedimex theo giới tính
Nhìn chung cơ cấu nhân sự theo giới khá đồng đều. Mức độ chênh lệch giữa nam - nữ trong 04 năm gần đây đã dần rút ngắn khoảng cách. Sự chênh lệch về số lượng nam - nữ được thể hiện chi tiết ở bảng dưới đây.
Bảng 2.3: Thống kê số lƣợng nhân viên nam - nữ từ năm 2006 - 2009
Đơn vị tính: người
(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Năm 2006 số lượng lao động nam là 77 người chiếm 40,1 %, nữ là 115 người chiếm 50,9%. Còn kết cấu giới tính năm 2009, số lượng lao động nam là 186 chiếm gần 46,4 % còn số lượng nữ là 215 chiếm 53,6 % tổng số nhân sự toàn công ty. Nhìn chung sự chênh lệch này không nhiều, điều đó thể hiện sự đồng bộ và hợp lý trong cơ cấu nhân sự. Với kết cấu giới tính như vậy thì có ưu và nhược điểm là:
Ưu điểm: nhờ nắm bắt được đặc điểm theo từng giới nên công ty đã bố trí các nhân viên nữ vào các bộ phận như lễ tân, hành chính, kế toán … nói chung là những công việc đòi hỏi sự cần cù, cẩn thận, khéo léo. Còn bố trí lao động nam vào các công việc đòi hỏi phải nhanh nhẹn tiếp thu công nghệ mới, hay các công việc nặng nhọc, độc hại như bộ phận kho vận, phòng dược liệu, thí nghiệm hóa chất.
Nhược điểm: lao động nữ có sức chịu đựng kém, thường hay bận việc gia đình, nếu nữ trong độ tuổi sinh đẻ khi nghỉ hưởng chế độ thì làm giảm số lao động phục vụ công việc. Còn lao động nam lại là những người nóng tính hay chủ quan nên khó đáp ứng được các yêu cầu của công việc văn phòng.
Biểu đồ 2.2: Tƣơng quan giữa số lƣợng nam - nữ từ năm 2006 - 2009
0 50 100 150 200 250 số lượng (người) 2006 2007 2008 2009 năm
Biểu đồ tương quan số lượng nhân viên nam - nữ
Nam Nữ
(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex)
Năm 2006 2007 2008 2009
Nam 77 94 126 186
2.2.3 Phân tích cơ cấu nhân sự tại Vimedimex theo độ tuổi
Bảng 2.4: Thống kê số lƣợng nhân viên theo độ tuổi từ năm 2006 - 2009
Đơn vị tính: người
Năm dưới 30 từ 30 - 40 từ 40 - 50 trên 50 Tổng
2006 16 85 69 22 192
2007 35 120 54 15 224
2008 44 152 59 19 274
2009 81 225 80 15 401
(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex)
Phần lớn cán bộ nhân viên đều trong độ tuổi khá trẻ. Tỷ lệ tuổi dưới 30 và từ 30 - 40 ngày một tăng, còn từ 40 - 50 và trên 50 ngày càng giảm. Với độ tuổi người lao động như trên sẽ mang lại cho công ty những ưu và nhược điểm như sau:
Ưu điểm: những người trẻ tuổi thì năng động sáng tạo, ham học hỏi dễ dàng tiếp cận với khoa học kỹ thuật hiện đại, khao khát thể hiện năng lực bản thân. Lao động trẻ tuổi còn là nguồn nhân lực kế thừa trong tương lai. Nhưng ngược lại đội ngũ lao động lớn tuổi như trên 50 thì có nhiều kinh nghiệm thực tế, am hiểu chuyên môn công việc nhiều hơn và sẵn sàng chỉ bảo hướng dẫn nhân viên mới và hơn hết họ đã có sự gắn bó và trung thành với công ty.
Nhược điểm: lao động trẻ thường thiếu kinh nghiệm và hay nóng vội, nếu là những nhân viên mới thì lại mất thời gian học hỏi làm quen với công việc. Họ còn có tâm lý đứng núi này trông núi nọ. Còn những người lớn tuổi làm việc lâu năm thì hiện tại sức khỏe đã giảm sút, trí nhớ kém, hạn chế trong việc tiếp thu khoa học kỹ thuật, thiếu sự sáng tạo trong công việc.
Biểu đồ 2.3: Cơ cấu lao động theo độ tuổi từ năm 2006 - 2009
Năm 2006 11% 8% 45% 36% dưới 30 từ 30 - 40 từ 40 - 50 trên 50 Năm 2007 24% 53% 16% 7% dưới 30 từ 30 - 40 từ 40 - 50 trên 50
Năm 2008 55% 16% 7% 22% dưới 30 từ 30 - 40 từ 40 - 50 trên 50 Năm 2009 56% 20% 4% 20% dưới 30 từ 30 - 40 từ 40 - 50 trên 50 (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex)
2.2.4 Phân tích cơ cấu nhân sự tại Vimedimex theo trình độ
Bảng 2.5: Thống kê số lƣợng nhân viên theo trình độ từ năm 2006 - 2009
Đơn vị tính: người
Năm 2006 2007 2008 2009
Đại học & trên đại học 90 120 194 227
Cao đẳng, trung cấp & sơ cấp 62 64 60 124
Lao động phổ thông 40 40 20 50
Tổng 192 224 274 401
(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Số lượng cán bộ nhân viên có trình độ đại học và trên đại học ngày càng tăng, còn trình độ lao động phổ thông ngày càng giảm. Năm 2006 lao động có trình độ đại học & trên đại học là 90 người còn 2009 là 227 người tăng 137 người. Còn lao động phổ thông năm 2006 là 40 người nhưng năm 2009 là 50 người nghĩa là chỉ tăng thêm 10 người. Với hiện tại tỷ lệ đại học và trên đại học vẫn chiếm 56%, lao động phổ thông chiếm hơn 10%. Với trình độ lao động như trên công ty sẽ có những ưu, nhược điểm như sau:
Ưu điểm: căn cứ vào trình độ lao động, công ty đã dễ dàng sắp xếp bố trí lao động vào đúng người, đúng việc phù hợp với năng lực chuyên môn của từng nhân viên. Đội ngũ lao động có trình độ cao dễ tiếp thu những tiến bộ của khoa học kỹ thuật mới và cũng dễ ứng dụng vào công việc thực tế. Người có trình độ lao động cao sẽ được trả lương cao, đãi ngộ xứng đáng hơn và chính họ sẽ là động lực để những người có trình độ thấp hơn chịu khó học hỏi, đào tạo nâng cao tay nghề để có được mức đãi ngộ tương xứng hơn.
Nhược điểm: công ty phải trả lương cao, đãi ngộ tương xứng cho những người có trình độ cao nên làm giảm lợi nhuận của công ty. Những người có trình độ cao nhiều năng lực lại dễ dàng ngủ quên trên chiến thắng và có thể còn hay có nhiều đòi
hỏi về quyền lợi với công ty. Trường hợp công ty không đáp ứng được yêu cầu thì những nhân viên này sãn sàng nghỉ việc để tìm cơ hội mới.
Biểu đồ 2.4: Cơ cấu lao động theo trình độ từ năm 2006 - 2009
Cơ cấu lao động theo trình độ
0 50 100 150 200 250 2006 2007 2008 2009 Năm số lượng (người)
Đại học & trên đại học Cao đẳng, trung cấp & sơ cấp Lao động phổ thông
(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex)
2.2.5 Nhận xét
Tính đến thời điểm hiện tại, trước ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng nền kinh tế một cách rất mạnh mẽ. Trong lúc thị trường lao động đang khan hiếm, số lượng lao động của Vimedimex vẫn ổn định và ngày một gia tăng theo nhu cầu. Chất lượng nguồn nhân lực ngày càng được nâng cao, đội ngũ lao động ngày càng đựơc trẻ hoá với trình độ cao, lực lượng lao động trẻ tuổi, năng động ham học hỏi là một trong những ưu thế mà Vimedimex đang sở hữu. Công nghệ chúng ta có thể mua, vốn chúng ta có thể huy động được nhưng nguồn nhân lực thì phải tự tạo ra. Do đó tại Vimedimex nguồn nhân lực luôn được quan tâm sâu sắc.
2.3 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI VIMEDIMEX 2.3.1 Thực trạng về công tác tuyển dụng nhân sự 2.3.1 Thực trạng về công tác tuyển dụng nhân sự
2.3.1.1 Bản mô tả công việc
Đây là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc cũng như các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu mà một người cần có để có thể hoàn thành một công việc nhất định nào đó. Tại Vimedimex công cụ cơ bản của quản trị nhân sự là bản mô tả công việc được thiết kế rõ ràng với từng vị trí. Trong bản mô tả công việc quy định rõ các yêu cầu, tiêu chuẩn cần thiết của vị trí cần tuyển dụng. Do vậy, công ty luôn chọn được những
nhân viên phù hợp ngay từ khâu tuyển dụng, thu hút đúng người và bố trí đúng công việc, đúng thời điểm.
Dựa trên bản mô tả công việc, công ty sẽ lấy làm căn cứ rồi đem so sánh với kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Trên cơ sở đó công ty sẽ có những đánh giá xác thực hơn về hiệu quả làm việc của nhân viên cũng như quyết định có hay không tiếp tục sử dụng nhân viên tân tuyển.
2.3.1.2 Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng
Tiêu chuẩn tuyển dụng là tập hợp các tiêu chí đặt ra cho từng chức danh hoặc nhóm chức danh, là căn cứ để tuyển chọn và bố trí nhân sự.
Nguyên tắc
Tiêu chuẩn tuyển dụng được xây dựng theo từng chức danh hoặc nhóm các chức danh nếu có yêu cầu của nhiều tiêu chí giống nhau.
Tiêu chuẩn tuyển dụng của từng chức danh, nhóm chức danh không được trái với các quy định của công ty.
Tiêu chuẩn tuyển dụng được xây dựng và áp dụng thống nhất trong toàn công ty. Tuy nhiên, tuỳ theo tính chất đặc thù của từng đơn vị, khu vực sẽ có những tiêu chuẩn riêng.
Đối với mỗi đơn vị mới thành lập chưa có trưởng đơn vị thì người phụ trách đơn vị có trách nhiệm xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng cho từng đơn vị.
Áp dụng tiêu chuẩn tuyển dụng
Tiêu chuẩn tuyển dụng được áp dụng khi tuyển dụng nhân sự, điều động, bổ nhiệm, kiêm nhiệm, thay đổi các chức danh.
Tiêu chuẩn tuyển dụng được áp dụng cho việc tuyển dụng nhân sự từ cấp trưởng đơn vị (hoặc tương đương) trở xuống .
Không áp dụng đối với các trường hợp do Tổng giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc uỷ quyền chỉ định tuyển. Trường hợp này sẽ có sự ghi nhận việc chỉ định của Tổng giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc uỷ quyền và có ý kiến của trưởng đơn vị tiếp nhận trong hồ sơ có liên quan đến ứng viên.
Quy trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng
Tại Vimedimex quy trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng được thực hiện qua những bước sau đây:
Xem chi tiết trang kế tiếp (Nguồn: Phòng nhân sự)
Bước công việc Mô tả chi tiết Bộ phận thực hiện
Nhu cầu - Khi phát sinh chức danh mới thuộc các bộ - Các bộ phận, chi xây dựng phận, chi nhánh, phòng ban trong công ty. nhánh, phòng ban
- Khi tiêu chuẩn tuyển dụng của các chức danh không còn phù hợp với yêu cầu công việc của công ty.
Xây dựng -Căn cứ vào chức danh mới mà công ty cần - Bộ phận nhân sự tiêu chuẩn tuyển dụng, hoặc sửa đổi điều chỉnh các
chức danh không còn phù hợp với yêu cầu công việc của công ty.
Lấy ý kiến -Trường hợp xây dựng tiêu chuẩn tuyển - Phòng nhân sự và mới. đơn vị liên quan - Trường hợp điều chỉnh tiêu chuẩn tuyển
dụng khi không còn phù hợp.
Tổng hợp và -Tổng hợp ý kiến của các đơn vị gửi đến - Bộ phận nhân sự hoàn chỉnh theo biểu mẫu và hoàn chỉnh bản tiêu
chuẩn tuyển dụng trình cấp thẩm quyền phê duyệt.
Phê duyệt -Tiến hành phê duyệt các chức danh là cán - Hội đồng quản trị bộ điều hành cấp cao. - Tổng giám đốc - Tiến hành phê duyệt các chức danh còn lại.
Ban hành -Căn cứ vào tiêu chuẩn tuyển dụng đã được - Phòng nhân sự phê duyệt. - Phòng hành chính -Phát hành thông báo tiêu chuẩn tuyển
dụng đến toàn thể nhân viên trong công ty.
Cập nhật và -Cập nhật tiêu chuẩn tuyển dụng mới vào - Phòng nhân sự lưu hồ sơ danh mục tiêu chuẩn tuyển dụng và lưu hồ - Bộ phận liên quan
sơ.
-Lưu bản tiêu chuẩn tuyển dụng (bản sao) và theo dõi thực hiện.
2.3.1.3 Quy trình tuyển dụng
Nguyên tắc
Tuyển dụng nhân sự phải lựa chọn và bố trí người phù hợp với công việc vào đúng thời điểm cần thiết.
Việc tuyển dụng phải căn cứ vào phẩm chất và đạo đức của ứng viên và phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn tuyển dụng. Nhân viên được tuyển dụng vào làm việc tại công ty phải có đủ sức khỏe, hạnh kiểm tốt, được hưởng đầy đủ các quyền công dân.
Nguồn tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, Vimedimex sẽ tiến hành tuyển dụng thông qua hai nguồn sau:
- Nguồn nội bộ
Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới. Trước tiên phòng nhân sự lập kế hoạch thông báo tuyển dụng trong nội bộ đến tất cả các nhân viên trong công ty tại website của công ty. Tất cả các nhân viên trong công ty đều có thể nộp đơn ứng tuyển nếu đủ điều kiện. Các ứng viên nội bộ này đều phải trải qua các bước của quy trình tuyển dụng để đảm bảo công bằng cho các ứng viên. Điều đó thể hiện Vimedimex luôn chú trọng đến nguồn ứng viên nội bộ, tạo cơ hội thăng tiến cho mọi ứng viên có năng lực.
- Nguồn bên ngoài
Sau khi thông báo tuyển dụng nội bộ mà chưa tuyển được nhân viên hoặc nguồn ứng viên nội bộ không đáp ứng được nhu cầu thì phòng nhân sự sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng ra bên ngoài.
Các nguồn ứng viên mà Vimedimex có thể thu hút từ bên ngoài là người lao động tự do, bạn bè của nhân viên hiện đang công tác tại công ty, nhân viên của các công ty cùng ngành khác, sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học…ngoài ra Vimedimex cũng tạo điều kiện cho các sinh viên thực tập, qua thời gian thực tập nếu đạt yêu cầu sẽ được giữ lại làm việc.
Diễn giải quy trình tuyển dụng
Công việc tuyển chọn nhân sự tại Vimedimex hiện nay được áp dụng theo quy trình sau đây:
Hình 2.1: Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Vimedimex
MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG
(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) - Bước 1: Thông báo tuyển dụng
Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt về kế hoạch tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ thông báo trong nội bộ công ty qua bảng thông báo và qua website của công ty tạo mọi điều kiện cho nhân viên trong công ty có cơ hội thay đổi vị trí công việc để