4. Nội dung kết cấu
2.3.1.3 Quy trình tuyển dụng
Nguyên tắc
Tuyển dụng nhân sự phải lựa chọn và bố trí người phù hợp với công việc vào đúng thời điểm cần thiết.
Việc tuyển dụng phải căn cứ vào phẩm chất và đạo đức của ứng viên và phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn tuyển dụng. Nhân viên được tuyển dụng vào làm việc tại công ty phải có đủ sức khỏe, hạnh kiểm tốt, được hưởng đầy đủ các quyền công dân.
Nguồn tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, Vimedimex sẽ tiến hành tuyển dụng thông qua hai nguồn sau:
- Nguồn nội bộ
Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới. Trước tiên phòng nhân sự lập kế hoạch thông báo tuyển dụng trong nội bộ đến tất cả các nhân viên trong công ty tại website của công ty. Tất cả các nhân viên trong công ty đều có thể nộp đơn ứng tuyển nếu đủ điều kiện. Các ứng viên nội bộ này đều phải trải qua các bước của quy trình tuyển dụng để đảm bảo công bằng cho các ứng viên. Điều đó thể hiện Vimedimex luôn chú trọng đến nguồn ứng viên nội bộ, tạo cơ hội thăng tiến cho mọi ứng viên có năng lực.
- Nguồn bên ngoài
Sau khi thông báo tuyển dụng nội bộ mà chưa tuyển được nhân viên hoặc nguồn ứng viên nội bộ không đáp ứng được nhu cầu thì phòng nhân sự sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng ra bên ngoài.
Các nguồn ứng viên mà Vimedimex có thể thu hút từ bên ngoài là người lao động tự do, bạn bè của nhân viên hiện đang công tác tại công ty, nhân viên của các công ty cùng ngành khác, sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học…ngoài ra Vimedimex cũng tạo điều kiện cho các sinh viên thực tập, qua thời gian thực tập nếu đạt yêu cầu sẽ được giữ lại làm việc.
Diễn giải quy trình tuyển dụng
Công việc tuyển chọn nhân sự tại Vimedimex hiện nay được áp dụng theo quy trình sau đây:
Hình 2.1: Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Vimedimex
MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG
(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) - Bước 1: Thông báo tuyển dụng
Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt về kế hoạch tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ thông báo trong nội bộ công ty qua bảng thông báo và qua website của công ty tạo mọi điều kiện cho nhân viên trong công ty có cơ hội thay đổi vị trí công việc để có thể thăng tiến trong nghề nghiệp.
Tuy nhiên nếu nguồn nội bộ không đáp ứng được thì trong vòng 15-30 ngày phòng nhân sự sẽ thông báo tuyển dụng ra bên ngoài thông qua báo chí, website, để thu hút các ứng viên đến nộp hồ sơ ứng tuyển.
Báo cáo tổng hợp, lưu hồ sơ Thông báo tuyển dụng
Đánh giá kết quả thử việc Tiến hành thử việc Thông báo cho ứng viên
và đào tạo hội nhập Chuẩn bị đề thi và câu hỏi
phỏng vấn
Tiếp nhận hồ sơ và sơ tuyển Thi tuyển
- Bước 2: Chuẩn bị đề thi và câu hỏi phỏng vấn
Trong thời hạn 07 ngày trưởng phòng nhân sự tham mưu cho trưởng đơn vị để xây dựng đề thi và câu hỏi phỏng vấn phù hợp với vị trí tuyển dụng
- Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và sơ tuyển
Thời gian tiếp nhận hồ sơ từ 15-30 ngày kể từ ngày đăng tuyển. Nhân viên tiếp nhận hồ sơ của ứng viên qua các hình thức như gửi đến trực tiếp, qua bưu điện, qua mail, sau đó sẽ xem xét xem có đầy đủ hồ sơ, kinh nghiệm theo yêu cầu vị trí công việc không.
Nếu xét thấy hồ sơ đạt yêu cầu, ứng viên sẽ được mời đến sơ tuyển. Trong vòng 07 ngày sẽ thông báo cho ứng viên đạt yêu cầu của vòng sơ tuyển và mời đến thi tuyển vòng kế tiếp.
- Bước 4: Thi tuyển
Thi tuyển là một vòng tuyển dụng được áp dụng cho ứng viên đạt vòng sơ tuyển nhằm kiểm tra kiến thức, kỹ năng của ứng viên nhằm chọn ra những ứng viên phù hợp cho vòng tuyển tiếp theo.
Chuyên viên nhân sự bố trí thời gian, địa điểm, chuẩn bị đề thi và thông báo cho ứng viên đến tham dự. Kết quả thi là đạt nếu điểm trung bình từ 5 trở lên và chỉ có một môn đạt tối thiểu là 4 nếu vị trí công việc có từ hai nội dụng (bài) thi tuyển. Trong vòng 07 ngày sẽ thông báo cho ứng viên đạt yêu cầu và mời đến tham dự phỏng vấn vòng kế tiếp.
- Bước 5: Phỏng vấn
Khi có kết quả thi tuyển trong vòng 15 ngày sẽ tiến hành phỏng vấn các ứng viên đạt yêu cầu của vòng thi tuyển.
Hội đồng phỏng vấn gồm: trưởng phòng nhân sự, trưởng đơn vị đang có nhu cầu tuyển dụng và người có chuyên môn phù hợp (nếu cần). Đối với vị trí từ trưởng đơn vị nghiệp vụ trở lên thì hội đồng phỏng vấn còn có các thành viên ban tổng giám đốc và thành viên hội đồng quản trị. Hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành phỏng vấn, đánh giá ứng viên, ghi nhận vào biên bản phỏng vấn.
Chậm nhất là sau 03 ngày phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng sẽ tổng hợp điểm của ứng viên và ra quyết định tuyển chọn.
- Bước 6: Thông báo cho ứng viên và đào tạo hội nhập
Không quá 03 ngày kể từ ngày đồng ý tuyển chọn, phòng nhân sự sẽ thông báo cho ứng viên đến tham dự khoá đào tạo hội nhập, đồng thời yêu cầu bổ sung hồ
sơ (nếu cần). Thời gian đào tạo hội nhập được thực hiện trước khi ký hợp đồng thử việc.
- Bước 7: Tiến hành thử việc
Phòng nhân sự mời ứng viên đến làm thủ tục kí hợp đồng thử việc. Sau đó trưởng đơn vị tiếp nhận ứng viên mới này sẽ tiến hành hướng dẫn và giao việc cho nhân viên tân tuyển. Từ đó nhân viên tân tuyển sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao. - Bước 8: Đánh giá kết quả thử việc
Trong vòng 03 ngày trước khi hợp đồng thử việc hết hạn. Trưởng đơn vị đánh giá kết quả thử việc của nhân viên tân tuyển rồi gửi bản kết quả về phòng nhân sự. Căn cứ vào đánh giá và đề xuất của trưởng đơn vị. Nếu nhân viên mới được đánh giá đạt thì lập quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng lao động. Trường hợp không đạt thì thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.
- Bước 9: Báo cáo tổng hợp, lưu hồ sơ
Các đơn vị lưu trữ phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự, kết quả thi tuyển, biên bản phỏng vấn…
Phòng nhân sự báo cáo tổng hợp công tác tuyển dụng toàn công ty và lưu hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động…
2.3.1.4 Nhận xét
Đứng về góc độ lý thuyết, ta dễ dàng nhận thấy, quy trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng tại công ty Vimedimex được thực hiện một cách khá bài bản và đi theo một quy trình hợp lý. Chính nhờ vào các tiêu chuẩn tuyển dụng cùng với bản mô tả công việc được thiết kế chi tiết đã giúp cho Vimedimex luôn chọn lọc được những ứng viên phù hợp ngay từ đầu. Từ đó tránh được trường hợp nhân viên thấy không phù hợp bỏ việc ngay sau thời gian thử việc. Hiện tại Vimedimex đã xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng cho phần lớn các chức danh tại chi nhánh và một số chức danh thuộc các phòng ban của công ty. Sau khi được tuyển dụng, nhân viên mới được hỗ trợ để nhanh chóng hội nhập vào môi trường làm việc của công ty.
Quy trình tuyển dụng của Vimedimex là một văn bản hướng dẫn các bước thực hiện quy trình tuyển dụng, trong đó, bản mô tả công việc, các văn bản, biểu mẫu là công cụ chủ yếu được dùng trong tuyển dụng. Nhìn chung quy trình này còn phù hợp với tình hình thực tế hiện nay. Tuy nhiên để công tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao thì phòng nhân sự phải phối hợp nhịp nhàng với các đơn vị có liên quan đến quy trình tuyển dụng, trong đó phòng nhân sự giữ vai trò hướng dẫn, hỗ trợ, kiểm