4. Nội dung kết cấu
2.3THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI VIMEDIMEX
2.3.1 Thực trạng về công tác tuyển dụng nhân sự
2.3.1.1 Bản mô tả công việc
Đây là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc cũng như các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu mà một người cần có để có thể hoàn thành một công việc nhất định nào đó. Tại Vimedimex công cụ cơ bản của quản trị nhân sự là bản mô tả công việc được thiết kế rõ ràng với từng vị trí. Trong bản mô tả công việc quy định rõ các yêu cầu, tiêu chuẩn cần thiết của vị trí cần tuyển dụng. Do vậy, công ty luôn chọn được những
nhân viên phù hợp ngay từ khâu tuyển dụng, thu hút đúng người và bố trí đúng công việc, đúng thời điểm.
Dựa trên bản mô tả công việc, công ty sẽ lấy làm căn cứ rồi đem so sánh với kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Trên cơ sở đó công ty sẽ có những đánh giá xác thực hơn về hiệu quả làm việc của nhân viên cũng như quyết định có hay không tiếp tục sử dụng nhân viên tân tuyển.
2.3.1.2 Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng
Tiêu chuẩn tuyển dụng là tập hợp các tiêu chí đặt ra cho từng chức danh hoặc nhóm chức danh, là căn cứ để tuyển chọn và bố trí nhân sự.
Nguyên tắc
Tiêu chuẩn tuyển dụng được xây dựng theo từng chức danh hoặc nhóm các chức danh nếu có yêu cầu của nhiều tiêu chí giống nhau.
Tiêu chuẩn tuyển dụng của từng chức danh, nhóm chức danh không được trái với các quy định của công ty.
Tiêu chuẩn tuyển dụng được xây dựng và áp dụng thống nhất trong toàn công ty. Tuy nhiên, tuỳ theo tính chất đặc thù của từng đơn vị, khu vực sẽ có những tiêu chuẩn riêng.
Đối với mỗi đơn vị mới thành lập chưa có trưởng đơn vị thì người phụ trách đơn vị có trách nhiệm xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng cho từng đơn vị.
Áp dụng tiêu chuẩn tuyển dụng
Tiêu chuẩn tuyển dụng được áp dụng khi tuyển dụng nhân sự, điều động, bổ nhiệm, kiêm nhiệm, thay đổi các chức danh.
Tiêu chuẩn tuyển dụng được áp dụng cho việc tuyển dụng nhân sự từ cấp trưởng đơn vị (hoặc tương đương) trở xuống .
Không áp dụng đối với các trường hợp do Tổng giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc uỷ quyền chỉ định tuyển. Trường hợp này sẽ có sự ghi nhận việc chỉ định của Tổng giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc uỷ quyền và có ý kiến của trưởng đơn vị tiếp nhận trong hồ sơ có liên quan đến ứng viên.
Quy trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng
Tại Vimedimex quy trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng được thực hiện qua những bước sau đây:
Xem chi tiết trang kế tiếp (Nguồn: Phòng nhân sự)
Bước công việc Mô tả chi tiết Bộ phận thực hiện
Nhu cầu - Khi phát sinh chức danh mới thuộc các bộ - Các bộ phận, chi xây dựng phận, chi nhánh, phòng ban trong công ty. nhánh, phòng ban
- Khi tiêu chuẩn tuyển dụng của các chức danh không còn phù hợp với yêu cầu công việc của công ty.
Xây dựng -Căn cứ vào chức danh mới mà công ty cần - Bộ phận nhân sự tiêu chuẩn tuyển dụng, hoặc sửa đổi điều chỉnh các
chức danh không còn phù hợp với yêu cầu công việc của công ty.
Lấy ý kiến -Trường hợp xây dựng tiêu chuẩn tuyển - Phòng nhân sự và mới. đơn vị liên quan - Trường hợp điều chỉnh tiêu chuẩn tuyển
dụng khi không còn phù hợp.
Tổng hợp và -Tổng hợp ý kiến của các đơn vị gửi đến - Bộ phận nhân sự hoàn chỉnh theo biểu mẫu và hoàn chỉnh bản tiêu
chuẩn tuyển dụng trình cấp thẩm quyền phê duyệt.
Phê duyệt -Tiến hành phê duyệt các chức danh là cán - Hội đồng quản trị bộ điều hành cấp cao. - Tổng giám đốc - Tiến hành phê duyệt các chức danh còn lại. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ban hành -Căn cứ vào tiêu chuẩn tuyển dụng đã được - Phòng nhân sự phê duyệt. - Phòng hành chính -Phát hành thông báo tiêu chuẩn tuyển
dụng đến toàn thể nhân viên trong công ty.
Cập nhật và -Cập nhật tiêu chuẩn tuyển dụng mới vào - Phòng nhân sự lưu hồ sơ danh mục tiêu chuẩn tuyển dụng và lưu hồ - Bộ phận liên quan
sơ.
-Lưu bản tiêu chuẩn tuyển dụng (bản sao) và theo dõi thực hiện.
2.3.1.3 Quy trình tuyển dụng
Nguyên tắc
Tuyển dụng nhân sự phải lựa chọn và bố trí người phù hợp với công việc vào đúng thời điểm cần thiết.
Việc tuyển dụng phải căn cứ vào phẩm chất và đạo đức của ứng viên và phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn tuyển dụng. Nhân viên được tuyển dụng vào làm việc tại công ty phải có đủ sức khỏe, hạnh kiểm tốt, được hưởng đầy đủ các quyền công dân.
Nguồn tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, Vimedimex sẽ tiến hành tuyển dụng thông qua hai nguồn sau:
- Nguồn nội bộ
Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới. Trước tiên phòng nhân sự lập kế hoạch thông báo tuyển dụng trong nội bộ đến tất cả các nhân viên trong công ty tại website của công ty. Tất cả các nhân viên trong công ty đều có thể nộp đơn ứng tuyển nếu đủ điều kiện. Các ứng viên nội bộ này đều phải trải qua các bước của quy trình tuyển dụng để đảm bảo công bằng cho các ứng viên. Điều đó thể hiện Vimedimex luôn chú trọng đến nguồn ứng viên nội bộ, tạo cơ hội thăng tiến cho mọi ứng viên có năng lực.
- Nguồn bên ngoài
Sau khi thông báo tuyển dụng nội bộ mà chưa tuyển được nhân viên hoặc nguồn ứng viên nội bộ không đáp ứng được nhu cầu thì phòng nhân sự sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng ra bên ngoài.
Các nguồn ứng viên mà Vimedimex có thể thu hút từ bên ngoài là người lao động tự do, bạn bè của nhân viên hiện đang công tác tại công ty, nhân viên của các công ty cùng ngành khác, sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học…ngoài ra Vimedimex cũng tạo điều kiện cho các sinh viên thực tập, qua thời gian thực tập nếu đạt yêu cầu sẽ được giữ lại làm việc.
Diễn giải quy trình tuyển dụng
Công việc tuyển chọn nhân sự tại Vimedimex hiện nay được áp dụng theo quy trình sau đây:
Hình 2.1: Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Vimedimex
MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG
(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) - Bước 1: Thông báo tuyển dụng
Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt về kế hoạch tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ thông báo trong nội bộ công ty qua bảng thông báo và qua website của công ty tạo mọi điều kiện cho nhân viên trong công ty có cơ hội thay đổi vị trí công việc để có thể thăng tiến trong nghề nghiệp.
Tuy nhiên nếu nguồn nội bộ không đáp ứng được thì trong vòng 15-30 ngày phòng nhân sự sẽ thông báo tuyển dụng ra bên ngoài thông qua báo chí, website, để thu hút các ứng viên đến nộp hồ sơ ứng tuyển.
Báo cáo tổng hợp, lưu hồ sơ Thông báo tuyển dụng
Đánh giá kết quả thử việc Tiến hành thử việc Thông báo cho ứng viên
và đào tạo hội nhập Chuẩn bị đề thi và câu hỏi
phỏng vấn
Tiếp nhận hồ sơ và sơ tuyển Thi tuyển (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bước 2: Chuẩn bị đề thi và câu hỏi phỏng vấn
Trong thời hạn 07 ngày trưởng phòng nhân sự tham mưu cho trưởng đơn vị để xây dựng đề thi và câu hỏi phỏng vấn phù hợp với vị trí tuyển dụng
- Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và sơ tuyển
Thời gian tiếp nhận hồ sơ từ 15-30 ngày kể từ ngày đăng tuyển. Nhân viên tiếp nhận hồ sơ của ứng viên qua các hình thức như gửi đến trực tiếp, qua bưu điện, qua mail, sau đó sẽ xem xét xem có đầy đủ hồ sơ, kinh nghiệm theo yêu cầu vị trí công việc không.
Nếu xét thấy hồ sơ đạt yêu cầu, ứng viên sẽ được mời đến sơ tuyển. Trong vòng 07 ngày sẽ thông báo cho ứng viên đạt yêu cầu của vòng sơ tuyển và mời đến thi tuyển vòng kế tiếp.
- Bước 4: Thi tuyển
Thi tuyển là một vòng tuyển dụng được áp dụng cho ứng viên đạt vòng sơ tuyển nhằm kiểm tra kiến thức, kỹ năng của ứng viên nhằm chọn ra những ứng viên phù hợp cho vòng tuyển tiếp theo.
Chuyên viên nhân sự bố trí thời gian, địa điểm, chuẩn bị đề thi và thông báo cho ứng viên đến tham dự. Kết quả thi là đạt nếu điểm trung bình từ 5 trở lên và chỉ có một môn đạt tối thiểu là 4 nếu vị trí công việc có từ hai nội dụng (bài) thi tuyển. Trong vòng 07 ngày sẽ thông báo cho ứng viên đạt yêu cầu và mời đến tham dự phỏng vấn vòng kế tiếp.
- Bước 5: Phỏng vấn
Khi có kết quả thi tuyển trong vòng 15 ngày sẽ tiến hành phỏng vấn các ứng viên đạt yêu cầu của vòng thi tuyển.
Hội đồng phỏng vấn gồm: trưởng phòng nhân sự, trưởng đơn vị đang có nhu cầu tuyển dụng và người có chuyên môn phù hợp (nếu cần). Đối với vị trí từ trưởng đơn vị nghiệp vụ trở lên thì hội đồng phỏng vấn còn có các thành viên ban tổng giám đốc và thành viên hội đồng quản trị. Hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành phỏng vấn, đánh giá ứng viên, ghi nhận vào biên bản phỏng vấn.
Chậm nhất là sau 03 ngày phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng sẽ tổng hợp điểm của ứng viên và ra quyết định tuyển chọn.
- Bước 6: Thông báo cho ứng viên và đào tạo hội nhập
Không quá 03 ngày kể từ ngày đồng ý tuyển chọn, phòng nhân sự sẽ thông báo cho ứng viên đến tham dự khoá đào tạo hội nhập, đồng thời yêu cầu bổ sung hồ
sơ (nếu cần). Thời gian đào tạo hội nhập được thực hiện trước khi ký hợp đồng thử việc.
- Bước 7: Tiến hành thử việc
Phòng nhân sự mời ứng viên đến làm thủ tục kí hợp đồng thử việc. Sau đó trưởng đơn vị tiếp nhận ứng viên mới này sẽ tiến hành hướng dẫn và giao việc cho nhân viên tân tuyển. Từ đó nhân viên tân tuyển sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao. - Bước 8: Đánh giá kết quả thử việc
Trong vòng 03 ngày trước khi hợp đồng thử việc hết hạn. Trưởng đơn vị đánh giá kết quả thử việc của nhân viên tân tuyển rồi gửi bản kết quả về phòng nhân sự. Căn cứ vào đánh giá và đề xuất của trưởng đơn vị. Nếu nhân viên mới được đánh giá đạt thì lập quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng lao động. Trường hợp không đạt thì thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.
- Bước 9: Báo cáo tổng hợp, lưu hồ sơ
Các đơn vị lưu trữ phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự, kết quả thi tuyển, biên bản phỏng vấn…
Phòng nhân sự báo cáo tổng hợp công tác tuyển dụng toàn công ty và lưu hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động…
2.3.1.4 Nhận xét
Đứng về góc độ lý thuyết, ta dễ dàng nhận thấy, quy trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng tại công ty Vimedimex được thực hiện một cách khá bài bản và đi theo một quy trình hợp lý. Chính nhờ vào các tiêu chuẩn tuyển dụng cùng với bản mô tả công việc được thiết kế chi tiết đã giúp cho Vimedimex luôn chọn lọc được những ứng viên phù hợp ngay từ đầu. Từ đó tránh được trường hợp nhân viên thấy không phù hợp bỏ việc ngay sau thời gian thử việc. Hiện tại Vimedimex đã xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng cho phần lớn các chức danh tại chi nhánh và một số chức danh thuộc các phòng ban của công ty. Sau khi được tuyển dụng, nhân viên mới được hỗ trợ để nhanh chóng hội nhập vào môi trường làm việc của công ty.
Quy trình tuyển dụng của Vimedimex là một văn bản hướng dẫn các bước thực hiện quy trình tuyển dụng, trong đó, bản mô tả công việc, các văn bản, biểu mẫu là công cụ chủ yếu được dùng trong tuyển dụng. Nhìn chung quy trình này còn phù hợp với tình hình thực tế hiện nay. Tuy nhiên để công tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao thì phòng nhân sự phải phối hợp nhịp nhàng với các đơn vị có liên quan đến quy trình tuyển dụng, trong đó phòng nhân sự giữ vai trò hướng dẫn, hỗ trợ, kiểm
2.3.2 Thực trạng về công tác đào tạo và phát triển nhân sự2.3.2.1 Tiếp nhận nhân viên mới 2.3.2.1 Tiếp nhận nhân viên mới
Mục đích
Nhằm trang bị cho nhân viên mới các điều kiện làm việc cơ bản nhất vào thời điểm bắt đầu làm việc tại công ty hoặc lúc bắt đầu tiếp nhận công việc.
Giúp bản thân nhân viên nhanh chóng hòa nhập với văn hóa, môi trường làm việc của công ty cũng như phát huy tối đa khả năng của nhân viên ở công việc mới. Nhân viên mới còn bao gồm cả những cán bộ quản lý được điều động, luân chuyển, bổ nhiệm công tác mới hoặc tại đơn vị khác.
Quy trình tiếp nhận nhân viên mới
- Bước 1: Thông báo nhân viên sắp nhận việc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng nhân sự sau khi đồng ý tiếp nhận nhân viên mới hoặc ban hành quyết định về việc điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ nhân viên thì trong vòng 02 ngày phải thông báo đến đơn vị sắp nhận nhân viên mới về số lượng, tên, chức danh, ngày bắt đầu làm việc cụ thể.
- Bước 2: Chuẩn bị các trang thiết bị
Trước ngày nhân viên mới vào nhận việc, các đơn vị căn cứ vào nhu cầu thực tế tại đơn vị của mình để chủ động lập các phiếu đề nghị cấp văn phòng phẩm, mua sắm tài sản cố định …và gửi về phòng Tài chính & kế toán.
- Bước 3: Tổ chức tiếp nhận nhân viên mới
Trường hợp nhân viên mới làm việc tại văn phòng công ty số 602/45D Điện Biên Phủ, P. 22, Q. Bình Thạnh, Tp.HCM thì phòng nhân sự là đơn vị tiếp nhận, hướng dẫn, phổ biến các nội quy, quy chế làm việc… cho nhân viên mới vào ngày đầu tiên khi nhận việc.
Trường hợp nhân viên mới làm việc tại các công ty, chi nhánh trực thuộc thì công ty, chi nhánh trực thuộc đó tự sắp xếp công việc tiếp nhận nhân viên đồng thời phổ biến các nội quy, quy chế … cho nhân viên mới.
- Bước 4: Cung cấp các trang thiết bị hỗ trợ làm việc
Vào ngày đầu tiên nhận việc, các nhân viên mới sẽ được trang bị các công cụ hỗ trợ làm việc cơ bản nhất. Việc cung cấp này sẽ được thực hiện theo các phiếu yêu cầu ở bước 2.
- Bước 5: Kiểm tra
Các đơn vị sau khi tiếp nhận nhân viên mới sẽ tiến hành kiểm tra xem các thiết bị hỗ trợ làm việc đã được cung cấp đầy đủ hay chưa và đã được phổ biến các nội quy, quy chế làm việc hay chưa để phản hồi về phòng nhân sự, phòng tài chính & kế toán để được cung cấp đầy đủ.
- Bước 6: Phân công công việc cho nhân viên mới
Trưởng/phó các đơn vị có nhân viên mới có trách nhiệm phân công công việc cụ thể cho các nhân viên tân tuyển dựa vào bản mô tả công việc, phân công người hướng dẫn, kiểm tra giám sát công việc của nhân viên này trong thời gian thử việc (nếu có).
- Bước 7: Lưu hồ sơ
Phòng tài chính & kế toán, phòng nhân sự lưu hồ sơ, các đơn vị có nhân viên mới lưu bản sao.
2.3.2.2 Nguyên tắc đào tạo
Đào tạo theo danh mục khóa học có hiệu quả, chất lượng đào tạo làm phương châm trên cơ sở tiết kiệm chi phí và thời gian.
Việc đào tạo phải đúng người, đúng việc, đúng thời điểm theo yêu cầu hoạt động kinh doanh thực tế tại từng đơn vị và nguồn lực của công ty.
Tùy theo yêu cầu của từng khóa học hoặc chương trình đào tạo, thực hiện việc đánh giá sau đào tạo. Kết quả đánh giá làm cơ sở cho việc xem xét, phát triển và đề