Dưới góc độ con người tính chuyên nghiệp được thể hiện qua:
* Trình độ kiến thức, kỹ năng chuyên môn, hiểu biết của Nhà tổ chức, nhân viên phục vụ.
Tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, sự kiện trước hết được thể hiện ở trình độ kiến thức, kỹ năng chuyên môn, mức độ hiểu biết và khả năng tổ chức của Ban tổ chức hội nghị hay sự kiện. Nó thể hiện ở việc hiểu biết trên các lĩnh vực riêng biệt trong tổ chức, nền tảng kiến thức sâu và rộng, từ cách bố trí, sắp xếp nhân viên, công việc một cách khoa học, hợp lý cho đến cách giải quyết đối với các tình huống phát sinh trong sự kiện. Mỗi một lĩnh vực chuyên môn trong tổ chức đòi hỏi Nhà tổ chức phải biết cách bố trí đúng nhân lực, đúng việc, không thể xảy ra tình trạng nhân viên chịu trách nhiệm công việc này mà lại không hề biết mình phải làm những gì. Tính chuyên nghiệp còn thể hiện ở việc nhận thấy khả năng của từng nhân viên và trao quyền cho họ, biết cách trao đúng quyền hạn cho nhân viên. Nhà tổ chức phải trực tiếp điều hành các thành viên trong ban, ra
36
quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc, về việc kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong ban. Để làm được những nhiệm vụ trên đòi hỏi ban tổ chức phải có kỹ năng chuyên môn sâu, óc tổ chức tốt.
Tiếp theo đó tính chuyên nghiệp được thể hiện ở trình độ chuyên môn của từng nhân viên phục vụ trong hội thảo và sự kiện. Nhân viên phục vụ phải được huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn. Nhân viên phải hiểu việc và thành thạo công việc trong tất cả các khâu. Cần có sự phân biệt nhân viên phục vụ ăn uống và nhân viên quán bar để khách dễ giao tiếp. Tính chuyên
nghiệp không chỉ được xem xét, đánh giá hay huấn luyện đối với nhân viên phục vụ của nhà tổ chức mà còn cả ở những người cung cấp, những người tình nguyện viên tham gia trong hội thảo hay sự kiện.
* Thái độ ứng xử của Nhà tổ chức, nhân viên điều hành.
Có thể nói thái độ ứng xử là vấn đề luôn được đặt ra hàng đầu đối với những ai làm ngành dịch vụ. Thái độ ứng xử ở đây được hiểu là thái độ trong công việc và thái độ ứng xử với các vị khách mời. Và tính chuyên nghiệp trong thái độ ứng xử cũng được xem xét từ nhân viên phục vụ cho đến những thành viên trong ban tổ chức.
Đối với nhân viên phục vụ phải có hành vi ứng xử văn hóa, nói năng lịch thiệp và luôn tôn trọng khách, sẵn sàng giúp đỡ bất cứ khi nào khách cần. Hành vi này cũng thể hiện trong lối ăn mặc , cách giao tiếp của tất cả nhân viên từ nhân viên phục vụ của nhà tổ chức, cho đến nhân viên của nhà cung cấp và lực lượng tình nguyện viên. Luôn tin tưởng và tôn trọng khách, tôn trọng những phong tục tập quán, những tín ngưỡng tôn giáo. Tất cả nhân
37
viên đều phải luôn tìm hiểu kỹ về phong tục tập quán và đức tin những điều kiêng kỵ của người khác (đặc biệt là nhân viên phục vụ trong các hội thảo hay sự kiện quốc tế). Trên cơ sở đó mà điều chỉnh hành vi phục vụ trong hoạt động sư kiện. Đây là vấn đề cơ bản trong giao tiếp giữa các nền văn hóa khác nhau. Ngưỡng văn hóa của các nền văn hóa quy định suy nghĩ, tình cảm, cách cư xử hành vi của từng con người trong nền văn hóa đó.
Ở đây tôn trọng khách, ứng xử văn hóa không có nghĩa là tuân thủ mọi yêu cầu của khách. Trước hết phải xem khách là những người nào, trong tình trạng nào và yêu cầu của họ là gì? Có phù hợp với sự kiện không. Chẳng hạn trường hợp khách mời quá say gây lộn xộn hoặc muốn đem đồ
uống về phòng,..những trường hợp như vậy thật khó chấp nhận và cách giải quyết của nhân viên trong những trường hợp này là dựa trên những quy tắc , quy chế đã có và phải nhờ đến nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp hay cảnh sát thực hiện.
Những nguyên tắc ứng xử như trên yêu cầu đối với nhân viên phục vụ bao nhiêu thì đối với những người trong ban tổ chức lại càng khắt khe bấy nhiêu, những thành viên trong ban tổ chức phải là tấm gương về thái độ ứng xử trong công việc và với khách mời cho nhân viên. Luôn luôn chủ động thực hiên công việc, luôn tích cực, tươi cười trong việc giải quyết những tình huống phát sinh trong công việc và đối với khách mời.
* Tính đúng thời gian: Xã hội ngày càng phát triển, thời gian ngày càng trở lên quý giá hơn, và ngày nay thời gian đã được xem như một tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của một cá nhân hay một tổ chức. Luôn luôn tuân thủ quy tắc đúng giờ, thâm chí là sớm hơn thời gian đã định trước được xem là một con người chuyên nghiệp. Tổ chức cũng vậy, với những kế
38
hoạch đã định ra về thời gian như: thời gian trong lịch trình tổ chức, thời gian đã hẹn trước trong các bản hợp đồng với các nhà cung cấp hay thời gian bắt đầu tổ chức hội thảo, sự kiện. Không ít cuộc hội thảo đã phải lùi thời gian tổ chức xuống vì lý do các khách mời đến muộn, thời gian tổ chức bị kéo lùi lại nảy sinh ra rất nhiều vấn đề liên quan đến các dịch vụ đã đặt trước đó của nhà tổ chức, vì vậy việc tuân thủ đúng thời gian ngày càng phải được đề cao đặc biệt là đối với các cuộc hội thảo trong nước.