Theo đánh giá ta thấy CN chưa có một hệ thống kiểm tra việc tổ chức thực hiện hội nghị của CN cũng như chưa có người kiểm tra chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp, vì thế cần có hệ thống kiểm tra chất lượng công tác tổ chức cũng như chất lượng cung ứng dịch vụ của các nhà cung cấp, việc kiểm tra này phải được tiến hành một cách định kỳ, thường xuyên sao cho đạt được kết quả tốt.
3.2.6 Xây dựng lại quy trình tổ chức phù hợp với CN.
Từ những đánh giá được rút ra từ thực tế quy trình của CN ta tiến hành xây dựng lên một quy trình phù hợp với CN trong thời điểm hiện nay:
3.2.6.1 Tiếp nhận thông tin từ khách hàng.
Phòng kinh doanh tiếp nhận thông tin từ khách hàng về hội nghị, hội thảo sẽ tổ chức, những thông tin này bao gồm:
- Thông tin về nội dung hội nghị, loại hình hội nghị.
- Thông tin về thời gian diễn ra hội nghị (thời điểm tổ chức, kéo dài mấy ngày)
- Thông tin về số lượng khách mời 75
- Thông tin về yêu cầu địa điểm của khách hàng ví dụ như: địa điểm tổ chức gần trung tâm thành phố, có đầy đủ tiện nghi,…
- Thông tin về ngân sách dự kiến chi trả được của khách hàng (thông tin về dự trù kinh phí tổ chức của khách hàng, đây là thông tin rất quan trọng chi phối đến tất cả mọi hoạt động, chương trình của hội nghị)
- Một số yêu cầu khác của khách hàng liên quan đến thời gian khách đến, đi, có bố trí xe đón khách hay không và địa điểm đón khách tại đâu.
3.2.6.2 Dựa vào thông tin từ khách hàng cung cấp tiến hành chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra.
Dựa vào những thông tin khách hàng cung cấp về nội dung và loại hình hội nghị ta tiến hành xác định đúng mục đích hội nghị (có trao đổi lại với khách hàng) và xây dựng chương trình cho hội nghị ( nếu có)
* Tiến hành lên kế hoạch tổ chức cho hội nghị, bao gồm các công việc sau:
- Tiến hành tìm kiếm khách sạn và địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp - Đưa ra các sự lựa chọn về khách sạn và địa điểm tổ chức cho khách hàng trên cơ sở đã khảo sát giá cả và vị trí dựa vào những dự trù ngân sách của khách hàng ( thường đưa ra từ 2 đến 3 sự lựa chọn cho khách hàng )
- Nhận lại thông tin quyết định nhà cung cấp từ phía khách hàng. Tiến hành đàm phán kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp như khách sạn (có thể bao gồm cả ăn uống nếu có), các nhà cung cấp trang thiết bị phục vụ cho hội nghị, quay phim, chụp ảnh… và tiến hành gửi thiếp mời (thời gian gửi thiếp mời sớm hay muộn là tùy thuộc vào thời gian tổ chức hội nghị)
- Dự trù kinh phí tổ chức thực tế (lập các bảng chi phí thực tế về các khoản phải chi trả, phát sinh trong quá trình tổ chức).
- Dự báo về các tình huống có thể phát sinh trong và ngoài hội nghị và đưa ra cách giải quyết về các tình huống đó.
- Gửi dự trù kinh phí tổ chức tới khách hàng. - Nhận thông tin thay đổi từ khách hàng (nếu có)
3.2.6.3 Các khâu quản lý, chuẩn bị trước khi diễn ra hội nghị. Ở khâu này làm những công việc sau:
- Hoàn thành các thủ tục đăng ký với chính quyền như xin giấy phép tổ chức (nếu cần),…
- Tuyên truyền, thông báo về sự kiện, hội thảo và các hoạt động bổ trợ khác
- Xây dựng menu đồ ăn và đồ uống (lấy thông tin tham khảo từ khách hàng và kết hợp với khách sạn hoặc nhà hàng để xây dựng menu)
- Tìm người dẫn chương trình và chuẩn bị các điều kiện cần thiết về thông tin, báo chí, và tham quan
- Chuẩn bị cho công tác hậu cần phục vụ cho hội nghị như: Lập danh sách khách mời, liệt kê danh sách những người quan trọng, liệt kê nhân viên phục vụ cho hội nghị ( gồm cả nhân viên của công ty và của các nhà cung cấp ), lên lịch trình công việc theo ngày (đối với các hội nghị dài ngày), liệt kê lại các thiết bị nghe nhìn, liệt kê lại thực đơn. Làm thủ tục nhập cảnh cho khách theo quy định( nếu có)
- Chuẩn bị các phương tiện, thiết bị thông tin cho các đại biểu 77
- Chuẩn bị các điều kiện tiếp đón khách chu đáo, các chương trình tour (nếu khách yêu cầu), vui chơi, giải trí.
- Lên danh sách các tình nguyện viên được huy động trong quá trình tổ chức và phần công việc mà họ sẽ đảm nhận
3.2.6.4 Điều phối các hoạt động của hội nghị Công ty sẽ làm những việc sau:
- Cung cấp đội ngũ nhân viên phục vụ hội nghị: có nhân viên công ty túc trực và nhân viên của nhà cung cấp như khách sạn, âm thanh, ánh sáng,…, đội ngũ nhân viên phân theo nhóm làm việc, đảm nhận những công việc riêng biệt, mỗi nhóm có phân trưởng nhóm, trưởng nhóm là người chịu trách nhiệm về tiến độ công việc của nhóm, luôn quan sát kỹ các thành viên của nhóm mình. Đồng thời bao gồm một đội ngũ tình nguyện viên phục vụ cho các hội thảo lớn.
- Tiến hành kiểm tra lại tất cả các phòng chức năng trước khi hội nghị diễn ra: có thể đến trước 1 tuần, 1 ngày,… để kiểm tra tình trạng chuẩn bị của nhà cung cấp tùy thuộc vào mức độ quan trọng và độ dài của hội nghị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chuẩn bị bàn đăng ký cho các đại biểu (có thể chỉ có bàn còn nhân viên có thể là người của khách hàng)
- Tổ chức đưa đón, bố trí nơi ở hợp lý cho khách.
- Tổ chức các tour thăm quan theo yêu cầu của khách, các hoạt động vui chơi giải trí và các hoạt động dành cho các đại biểu tham dự hội nghị.
3.2.6.5 Kết thúc hội nghị.
- Chuẩn bị các bảng đánh giá. - Tiến hành lấy ý kiến các đại biểu.
- Kế toán viên chịu trách nhiệm giải quyết các hóa đơn, chứng từ với khách hàng và các nhà cung cấp.
KẾT LUẬN
Qua nghiên cứu em đề tài em đã nhận thấy tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng của công tác tổ chức cũng như nâng cao sự chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội thảo tại CN, đặc biệt hơn trong điều kiện hiện nay môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh gay gắt hơn, nhu cầu khách hàng ngày càng cao cùng với sự hội nhập sâu và rộng của Việt Nam khi bước vào sân chơi WTO, nếu CN nói riêng cũng như các công ty đang tổ chức hội nghị, hội thảo nói cung không tìm ra con đường riêng cho mình, không đặt vấn đề chất lượng, chuyên nghiệp lên hàng đầu thì sẽ rất khó tồn tại.
Qua đây em xin cảm ơn sự giúp đỡ của các anh chị trong CN và giáo viên hướng dẫn của em, thầy giáo: Lê Trung Kiên. Những người dã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ bảo và tạo động lực cho em hoàn thành đề tài này.
Sự giúp đỡ và chỉ bảo nhiệt tình của các anh chị trong thời gian em thực tập tại công ty đã cho em có cái nhìn thực tế về vấn đề mà em đang nghiên cứu. Cho em những ý tưởng và kinh nghiệm mới. Và sự hướng dẫn của thầy giáo hướng dẫn đã giúp em biến ý tưởng của mình thành những giải pháp cụ thể.
Hà Nội ngày 15/4/2008
Tiếng Việt
1. Khoa du lịch và khách sạn Đại Học Kinh Tế Quốc Dân (2007), Bài giảng quản trị hội họp.
2. Nguyễn Văn Đính, Trần Thị Minh Hòa (2004), giáo trình Kinh tế du lịch. NXB Lao Động Xã Hội.
3. Nguyễn Văn Mạnh, Phạm Hồng Chương (2006), giáo trình Quản trị kinh doanh lữ hành, NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân.
4. PGS.TS Lưu Văn Nghiêm (2007), Tổ chức sự kiện, NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân.
5. PGS.TS Nguyễn Văn Đính, Nguyễn Văn Mạnh (1996), giáo trình Tâm lý nghệ thuật giao tiếp, ứng xử trong kinh doanh du lịch – NXB thống kê – Hà Nội.
6. Báo cáo thực tập tổng hợp tại Chi Nhánh công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội