ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội.
Để đánh giá công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo tại CN có tốt hay không đầu tiên ta sẽ xem xét là đánh giá tính khoa học, sự hợp lý giữa tiến độ thời gian và tính chất công việc trong quy trình tổ chức của CN đã đưa ra, xem xét xem quy trình thực tế này có khác gì so với lý thuyết đã đưa ra hay không và liệu nó có phù hợp với thực tế hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay hay không.
- Giai đoạn 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng, giai đoạn này CN có phương pháp tiếp nhận thông tin khá đầy đủ, khoa học. Thông thường, trên thực tế khách hàng sẽ thông báo trước cho chúng ta thời gian họ dự kiến tổ chức hội thảo hay sự kiện (chứ không như lý thuyết là Nhà tổ chức phải chọn thời gian phụ thuộc vào loại hình sự kiện), ở đây khách hàng sẽ cung cấp về thời điểm tổ chức và thời lượng tổ chức (có thể kéo dài mấy ngày), kèm theo đó sẽ có những gợi ý về địa điểm tổ chức, nhiều khi địa điểm tổ chức được khách hàng lựa chọn và quyết định trước (có một số điểm khác lý thuyết) dựa trên sự hiểu biết của họ. Quy trình này được đánh giá là phù hợp đáp ứng theo nhu cầu của khách hàng, tôn trọng khách hàng và đạt kết quả cao trong phần thu nhận thông tin. Tuy nhiên điều đáng nói trong giai đoạn này là phần thu nhận thông tin từ các khách mời của khách hàng (chủ sự kiện), việc làm này được công ty có đưa ra trong quy trình tổ chức nhưng thường không đạt kết quả cao, có thể vì một số lý do nên khách hàng chỉ cho biết số lượng khách mời chứ không cho biết cụ thể và một số điều
chú ý về khách mời, nên phần lấy thông tin từ khách mời trong giai đoạn này chỉ là sơ lược, chưa thực sự đạt kết quả cao mà nên làm nó trong giai đoạn trước khi hội thảo hay sự kiện diễn ra vài ngày, điều này hợp với suy nghĩ của khách hàng tuy rằng rất gấp cho công ty trong vấn đề tổ chức và lập kế hoạch ăn uống.
Hơn nữa có điều khác trong quy trình tổ chức của CN với lý thuyết đó là thông tin từ ngân sách dành cho cuộc họp, thông thường các hội thảo mà CN tổ chức đều có thông báo trước từ khách hàng về lượng ngân sách mà họ có (chứ ngân sách không do công ty lập nên rồi xin phê duyệt như lý thuyết), và sau khi biết được lượng ngân sách của khách hàng công ty tiến hành lựa chọn nhà cung cấp theo giới hạn đó nhưng có gửi cho khách hàng bảng dự trù kinh phí tổ chức để khách hàng quyết định. Bảng dự trù kinh phí này có kèm theo các khoản mục công việc, trên lý thuyết các khoản mục này bao gồm đầy đủ tất cả công việc xuyên suốt quá trình tổ chức hội thảo, sự kiện xong trên thực tế tùy thuộc vào từng cuộc hội thảo, sự kiện các công việc này sẽ khác nhau, có thể nhiều hơn hoặc ít hơn lý thuyết.
- Giai đoạn 2: Giai đoạn quản lý, chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra, công việc trong giai đoạn này được CN đưa ra khá đầy đủ, phù hợp về mặt tiến độ thời gian và bám sát lý thuyết, có điều khác so với lý thuyết là giai đoạn này sự trao đổi thông tin qua lại giữa khách hàng và công ty là thường xuyên, mọi quyết định về nhà cung cấp đều được khách hàng trực tiếp chọn lựa dựa trên những thông tin mà công ty gửi khách hàng (không chỉ lập kế hoạch tổ chức đơn phương như lý thuyết). Và thậm chí đối với những cuộc hội nghị, hội thảo mang tính chuyên môn cao thì chương trình nghị sự cũng do khách hàng làm và họ sẽ gửi chương trình đó cho công ty để
chuẩn bị các công việc cho phù hợp và thông báo đến các nhà cung cấp. Những việc làm trong giai đoạn này được xem như là hợp lý trên thực tế, xong có một vấn đề rất quan trọng đó là công ty đã không làm dự báo về các tình huống có thể phát sinh trong hội nghị và đưa ra cách xử lý trước, việc làm này thường được công ty nói miệng và không được thực hiện bằng văn bản để những người tham gia phục vụ biết cách giải quyết, vì thế giai đoạn này vẫn chưa thực sự đạt kết quả cao trong tổ chức.
Hơn nữa giai đoạn này công ty còn phải lập kế hoạch đồ ăn, uống, xây dựng menu. Theo lý thuyết đây là giai đoạn rất được Nhà tổ chức quan tâm, xong trên thực tế giai đoạn này thường không làm cẩn thận như lý thuyết, các hoạt động chính là công ty lấy thực đơn tiệc (đứng hay ngồi) từ phía nhà cung cấp và gửi cho khách hàng (chủ sự kiện hay khách hàng của công ty), khách hàng sẽ là người lựa chọn và ra quyết định cho thực đơn (đối với những hội thảo quan trọng).
- Giai đoạn 3: Điều phối các hoạt động của hội nghị, Giai đoạn này tương ứng với các công việc tổ chức nhân sự trong lý thuyết, sắp xếp nhân sự vào các công việc khác nhau trong quá trình diễn ra hội nghị, giai đoạn này công ty đã có cách tổ chức, sắp xếp rất khoa học. Tuy nhiên, trên thực tế giai đoạn này công ty thường hay gặp phải một số vấn đề về nhân sự, do công ty rất ít nhân viên, nên khi hội nghị diễn ra, ngoài các nhân viên phục vụ của nhà cung cấp công ty vẫn thường phải huy động thêm nhân sự bên ngoài, điều này phù hợp với lý thuyết là huy động thêm đội ngũ tình nguyện viên, nhưng trên thực tế đội ngũ tình nguyện này thường không được quản lý tốt, không được đào tạo cơ bản về chuyên môn, vì vậy làm chất lượng của công tác tổ chức không được đồng bộ, đây là vấn đề còn tồn tại
mà công ty chưa giải quyết được. Hơn nữa trên thực tế có một số trường hợp nhân viên ở bàn đăng ký đại biểu tham gia hội thảo có thể do khách hàng thực hiện do tính chất chuyên môn liên quan đến tài liệu dùng cho các khách mời tham gia hội thảo.
- Giai đoạn kết thúc hội nghị, hội thảo: đây là giai đoạn mà công ty chủ yếu phải thực hiện các công việc liên quan đến hóa đơn, chứng từ và lấy ý kiến các đại biểu. Trên thực tế xử lý công việc liên quan đến hóa đơn, chứng từ khá phức tạp không hề đơn giản như lý thuyết, đòi hỏi người làm công việc này phải là những kế toán có nhiều kinh nghiệm