Một cuộc hội thảo hay sự kiện muốn thành công thì vấn đề về tổ chức và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất.
Nhà tổ chức không chỉ có óc tổ chức tốt mà phải biết bố trí, sắp xếp công việc, nhân viên sao cho khoa học và hợp lý nhất, phát huy được hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên.
Một nhà tổ chức chuyên nghiệp phải làm tốt ngay từ khi lập bản kế hoạch cho tổ chức sự kiện hay hội thảo, lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, lựa chọn nhà cung cấp cho đến những chương trình, hoạt động trong hội thảo, sự kiện, sắp xếp bố trí nhân viên một cách hợp lý nhất theo từng nhóm mỗi nhóm gồm bao nhiêu thành viên và đảm nhận những nhiệm vụ gì, ai là nhóm trưởng trong từng nhóm, và ai chịu trách nhiệm trước ban tổ chức về công việc mình đảm nhận hay lựa chọn, bố trí sắp đặt phòng sự kiện hay hội thảo một cách khoa học và nghệ thuật. Tất cả các vấn đề từ nhỏ nhất đều phải được nhà tổ chức quan tâm và sát sao đến chúng từ trước khi sự kiện diễn ra, trong khi tổ chức sự kiện và ngay sau khi sự kiện đã kết thúc.
* Tính kế hoạch của công tác tổ chức 39
Như đã đề cập ở trên thì việc đầu tiên nhà tổ chức cần làm tốt đó chính là bản kế hoạch tổ chức, tính kế hoạch ở đây đề cập đến việc nhà tổ chức luôn phải làm việc có kế hoạch với các nhà cung cấp, các dịch vụ đã được đặt trước, từ việc ký hợp đồng, thay đổi số lượng hay yêu cầu về việc tổ chức, tất cả đều phải được lên kế hoạch và có thông báo cho các nhà cung cấp như khách sạn, nhà hàng hay thiết bị ánh sáng, âm thanh, còn việc thông báo trước bao lâu là do tính chất, loại hình và quy mô của cuộc họp hay sự kiện chi phối.