phận tại CN Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist tại Hà Nội
Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist CN tại Hà Nội thực hiện chế độ quản lý doanh nghiệp theo nguyên tắc trực tuyến chức năng . Mô hình cơ cấu tổ chức nhân sự của CN được biểu diễn theo sơ đồ sau:
Bảng số 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy CN Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist tại Hà Nội
( Nguồn: CN Công ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist tại Hà Nội) Số lượng nhân viên trong chi nhánh bao gồm 6 nhân viên trong đó có:
1 Gíam đốc chi nhánh ( chủ yếu làm lĩnh vực kinh doanh ) 2 nhân viên phòng vé
1 nhân viên phòng kinh doanh 1 nhân viên điều hành
1 nhân viên phòng kế toán
44
GIÁM ĐỐC
Bộ phận nghiệp
vụ du lịch Bộ phận bổ trợ
Đội ngũ nhân viên trong CN ngoài có kiến thức chuyên ngành, kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực du lịch khá lâu năm, còn có trình độ ngoại ngữ thành thạo đã tạo ra lợi thế rất lớn cho quá trình làm việc.
Nhiệm vụ của từng bộ phận: 2.1.2.1 Phòng vé
Trong CN Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist phòng vé làm các nhiệm vụ sau:
- Nghe và nhận các cuộc gọi điện của khách hàng đến phòng vé - Theo dõi tình hình đặt, giữ chỗ của các hãng hàng không qua phần mềm Abacus
- Nhận đặt, giữ chỗ máy bay cho khách hàng
- Ký các hợp đồng cung cấp dịch vụ vận chuyển (chỗ ngồi trên máy bay) với khách hàng
- Giao vé tận nơi cho khách và thu tiền vé máy bay - Thanh toán tiền vé máy bay với bộ phận kế toán 2.1.2.1 Phòng kinh doanh ( thị trường )
Đây là bộ phận quyết định tới khả năng thu hút khách của Công Ty. Vì Công Ty mới đi vào hoạt động chưa lâu lên phòng kinh doanh (thị trường) chủ yếu tổ chức theo đối tượng khách ( nội địa, quốc tế, công vụ hay du lịch trọn gói). Bộ phận này thực hiện các hoạt động tổ chức kinh doanh, marketing như nghiên cứu thị trường, tuyên truyền quảng cáo, đặt quan hệ với các công ty lữ hành gửi khách và nhận khách (chủ yếu là nhận khách) , quan hệ với các khách sạn, nhà hàng, khu vui chơi giải trí, đặc biệt là các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, các điểm tham quan… . Nhiệm vụ chính của phòng thị trường như sau:
- Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động xúc tiến, không ngừng giới thiệu các chương trình du lịch đến với khách hàng hiện tại và tiềm năng của công ty, thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty.
- Phối hợp với phòng điều hành, tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá, thiết lập hệ thống đặt phòng với mức giá hợp lý, phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
- Ký kết hợp đồng của công ty với các hãng, các công ty du lịch, các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, khách sạn, nhà hàng, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để khai thác các nguồn khách nội địa và quốc tế.
- Điều xe theo yêu cầu của khách hàng
- Tổ chức các tours du lịch ngắn ngày và dài ngày, tham quan du lịch, cắm trại cho các cá nhân, đoàn thể trong và ngoài nước, tổ chức các tour riêng theo yêu cầu của khách
- Tổ chức các hội nghị, hội thảo trong nước và quốc tế, những buổi họp mặt khách hàng, tiệc cuối năm, kết hợp tổ chức tham quan du lịch sau hội nghị
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ của công ty với các nguồn khách, chăm sóc khách hàng theo kế hoạch định kỳ của công ty.
- Đảm bảo các hoạt động thông tin thông suốt giữa công ty với các nguồn khách và các nhà cung cấp. Thông tin thường xuyên, kịp thời, đầy đủ và chính xác cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kế hoạch của các đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách. Phối hợp với bộ phận kế toán theo dõi việc thanh toán, thanh lý hợp đồng và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách.
- Phòng kinh doanh (thị trường) phải thực sự trở thành chiếc cầu nối giữa thị trường với công ty, là bộ phận chủ yếu trong việc xây dựng các chiến lược, sách lược hoạt động chiếm lĩnh thị trường và phát triển thị trường của công ty
2.1.2.2 Phòng điều hành
Phòng điều hành đóng vai trò tổ chức sản xuất của doanh nghiệp. Nó tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của doanh nghiệp. Nó tổ chức các chương trình du lịch. Phòng điều hành là cầu nối giữa các doanh nghiệp lữ hành với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch. Phòng điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính như sau:
- Triển khai các hoạt động liên quan đến việc cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch thông báo về khách do phòng thị trường gửi tới
- Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn, làm visa, mua vé vận chuyển, … đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng .
- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan ( Ngoại giao, Nội vụ, Hải quan). Ký hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch ( khách sạn, nhà hàng, đường sắt…). Lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo uy tín, chất lượng, giá cả hợp lý .
- Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các doanh nghiệp gửi khách và nhà cung cấp dịch vụ du lịch. Nhanh chóng xử lý các
trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
2.1.2.3 Phòng kế toán
Phòng này thực hiện tất cả các công việc như tất cả các công ty khác theo đúng tên gọi của nó. Phòng này thực hiện những nhiệm vụ như sau:
- Thực hiện tất cả các công việc như theo dõi tài chính, kế toán của công ty , theo dõi, ghi chép chi tiêu của công ty theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của nhà nước, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn và tài sản của công ty . Thực hiện đối chiếu, cân đối sổ sách của công ty.
- Kết hợp với các bộ phận khác thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, làm các báo cáo phân tích kinh doanh, báo cáo doanh thu, chi phí, kết toán lãi lỗ một cách chính xác, kịp thời phản ánh những thay đổi để lãnh đạo xử lý
- Theo dõi thị trường, thu thập thông tin, báo cáo và đề xuất kịp thời với lãnh đạo công ty
- Lập các báo cáo theo dõi doanh thu của từng nhân viên trong công ty theo định kỳ.
- Theo dõi việc trả tiền, thanh lý hợp đồng của khách hàng có đúng với thời hạn được quy định trong hợp đồng hay không.
- Kiểm toán hàng năm của công ty với các công ty kiểm toán - Ký các văn bản , thủ tục kế toán theo nhiệm vụ phân công
- Vì quy mô CN còn nhỏ nên phòng này chịu trách nhiệm cả về quản trị văn phòng của doanh nghiệp đồng thời làm bảng tính lương cho các nhân viên trong công ty hàng tháng.
2.1.3 Đặc điểm nguồn khách của CN Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist tại Hà Nội. Chuyển Saigontourist tại Hà Nội.
Kể từ khi hoạt động đến nay thị trường khách chủ yếu của Công Ty là khách nội địa, chủ yếu là thị trường Miền Bắc, với lĩnh vực chủ yếu là gửi khách đi outbound, khách du lịch đến với công ty chủ yếu tập trung vào 3 lĩnh vực đó là vận chuyển, hội nghi, hội thảo Mice, và lữ hành trong đó khách Mice là chủ yếu, và hơn nữa chủ yếu là khách theo đoàn. Sau đây là một số đối tượng khách lâu năm, thường xuyên sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo tại CN đó là: Qũy Toàn Cầu ( phòng lây nhiễm HIV), Sida Thụy Điển, Qũy Ford, Tổ chức Orbis, Viện vệ sinh dịch tệ, Viện truyền máu trung ương, Bộ văn hóa thể thao, Cục báo chí, Cục sở hữu trí tuệ. Đây là những đơn vị chủ yếu tiêu dùng dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo cho CN, đem lại doanh thu cao cho CN.
Số lượng khách hàng đến với Công Ty trong thời gian qua không ngừng gia tăng. Do uy tín của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường Hà Nội. Khách du lịch chủ yếu là khách công vụ có khả năng chi trả cao, mức độ tiêu dùng của khách du lịch là thường xuyên và có độ tin tưởng cũng như lòng trung thành với CN khá cao.
*Số lượng khách đến với công ty qua 3 năm 2005, 2006 và 2007 được thể hiện qua bảng sau (chủ yếu là khách Việt Nam đi ra nước ngoài, số lượng khách du lịch nội địa và khách inbound ít nên không thống kê cụ thể)
Bảng số 2: Số lượng khách đến với Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist CN Hà Nội trong 3 năm 2005, 2006, 2007 theo loại hình dịch vụ:
Đơn vị: Lượt khách Vận chuyển Mice Lữ hành Năm 2005 2006 2007 2005 2006 2007 2005 2006 2007 Khách Việt Nam ( outbound) 200 98 210 165 788 900 117 113 120
( Nguồn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist CN Hà Nội)
Như vậy qua bảng ta thấy:
- Tỷ lệ chênh lệch về số lượt khách của dịch vụ vận chuyển là: + Chênh lệch tuyệt đối: 2006 so với 2005 là -102, 2007 so với 2006 là +112
+ Chênh lệch tương đối: 2006 so với 2005 là 0,49%; 2007 so với 2006 là 2,14%
- Tỷ lệ chênh lệch về số lượng khách của Mice là:
+ Chênh lệch tuyệt đối: 2006 so với 2005 là +623, 2007 so với 2006 là +112
+ Chênh lệch tương đối: 2006 so với 2005 là 4,8%; 2007 so với 2006 là 1,2%
- Tỷ lệ chênh lệch về số lượng khách của lữ hành là:
+ Chênh lệch tuyệt đối: 2006 so với 2005 là -4, 2007 so với 2006 là +7
+ Chênh lệch tương đối: 2006 so với 2005 là 0,96%; 2007 so với 2006 là 1,06%
Như vậy qua bảng trên ta thấy số lượng khách Mice của công ty ngày càng tăng lên, đặc biệt là năm 2006 tăng 4,8%, năm 2007 cũng tiếp tục tăng, có được kết quả này là do CN không ngừng nâng cao chất lượng tổ chức các chương trình, tích cực quảng cáo hình ảnh của mình trên các phương tiện thông tin đại chúng, hơn nữa điều này rất phù hợp vì năm 2006 là thời gian diễn ra hội nghị thượng đỉnh cấp cao APEC đồng thời trong 2 năm này chúng ta cũng tham gia rất nhiều sự kiện quan trọng, được chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế Việt Nam. Lượng khách sử dụng dịch vụ lữ hành của công ty cũng tăng lên tuy không đáng kể, điều này cũng cho thấy nhu cầu của khách du lịch Việt Nam ngày càng tăng lên đáng kể.
2.2 TỔNG QUAN VỀ THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI VIỆT NAM.
So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều, không những bao gồm các tổ chức xã hội, phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các cá nhân. Kinh tế xã hội càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao.
Việt Nam với gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăm ngàn doanh nghiệp thuộc các ngành với nhu cầu rất đa dạng về tổ chức sự kiện.
Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ở các miền văn hóa khác nhau nên nền văn hóa Việt Nam rất phong phú và đa dạng . Hơn nữa, Việt Nam còn là nơi giao thoa của các nền văn hóa lớn như
Trung Hoa, Ấn Độ, và phương Tây càng làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đại phong phú và đa dạng hơn. Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo làm quy mô nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn hơn. Nhu cầu và mong muốn là rất lớn. Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức. Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện nay là có hạn. Phần lớn các sự kiện được tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, các cơ quan thuộc khối công quyền. Số còn lại rất ít rơi vào khu vực tư nhân có thu nhập cao hoặc rơi vào các sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu hỷ,… Tuy nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhập của người dân cao hơn thì khả năng thanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều.
Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ở nước ta hàng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đổng. Trong hội nhập thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thị trường này cũng rất cao. Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh.
Về cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc lập. Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít. Các hoạt động tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo thường được các nghành khác kết hợp thực hiện như khách sạn, các trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp lữ hành, các doanh nghiệp quảng cáo lớn. Những sự kiện lớn có tầm cỡ quốc gia, quốc tế như lễ Quốc khánh, SEAGAME,APEC, những ngày hội tôn giáo,… Đó là những sự kiện dài ngày diễn ra trên phạm vi không gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức. Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được hình thành
để triển khai và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên. Khi sự kiện được tổ chức hoàn tất thì ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể. Với tính không chuyên nghiệp như vậy nên việc tổ chức các hoạt động tổ chức sự kiện trở lên rất tốn kém và lãng phí.
Nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện tại nước ta chưa sôi động, chất lượng dịch vụ còn thấp, chi phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp. Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay gắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này. Tuy nhiên trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của dân cư cao cùng với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện.
2.3 KHẢO SÁT - ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CN. KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CN.
2.3.1 Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo tại CN Công ty cổ phần
vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội.
2.3.1.1 Tiếp nhận thông tin từ khách hàng.
Trước hết phòng kinh doanh tiếp nhận thông tin từ khách hàng về hội nghị, hội thảo sẽ tổ chức, những thông tin này bao gồm:
- Thông tin về nội dung hội nghị, loại hình hội nghị.
- Thông tin về thời gian diễn ra hội nghị (thời điểm tổ chức, kéo dài mấy ngày)
- Thông tin về số lượng khách mời (khách Vips và số lượng