ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX
Căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành, để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng TK 334, TK 642, TK111, TK 112...
TK 334 dùng để tập hợp các khoản phải trả cho người lao động
TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”: Do đặc điểm của Công ty là đấu thầu và quản lý dự án nên tiền lương của nhân viên trong Công ty được hạch toán vào chi phí Quản lý doanh nghiệp.
Chứng từ mà Công ty đang sử dụng để hạch toán tiền lương gồm: Bảng tính lương, Bảng thanh toán tiền lương, Giấy báo Nợ do ngân hàng lập, Uỷ nhiệm chi. Quy trình tính lương của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VNACONEX có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.10: Trình tự thủ tục tính lương và kế toán tiền lương
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính)
Vào cuối tháng, sau khi tập hợp được bảng chấm công do các phòng ban cung cấp, nhân viên phòng Hành chính tổng hợp và lập bảng tính lương. Bảng tính lương được chuyển để Giám đốc duyệt sau đó chuyển cho phòng Tài chính kế toán, kế toán sẽ lập giấy đề nghị thanh toán được Giám đốc duyệt chi. Thủ quỹ căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt này để viết Uỷ nhiệm chi gửi cho Ngân hàng VIETCOMBANK để thanh toán tiền lương cho nhân viên. Tiền lương được trả vào tài khoản của từng nhân viên. Đồng thời Công ty sẽ nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng chuyển về. Đây là một đặc điểm đáng chú ý trong cách trả lương của Công ty. Cách trả lương này vừa chính xác, kịp thời, tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên.
Kế toán tiền lương lập bảng trích lương vào chi phí để phân bổ chi phí tiền lương vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.
Phòng Hành chính tổng hợp
Bảng lương Giám đốc
duyệt
Phòng kế toán Thủ quỹ chi tiền
Bảng 2.11: Bảng trích lương vào chi phí tháng 12 năm 2007 CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KỸ THUẬT VINACONEX
BẢNG TRÍCH LƯƠNG VÀO CHI PHÍ THÁNG 12 NĂM 2007
Họ tên Lương HĐ Các khoản đóng góp
Thuế TNCN BHXH (20%) BHYT (3%) Nguyễn Trí Dũng 15.000.000 1.125.000 3.000.000 450.000 16.756.000 21.331.000 22.456.000
Nguyễn Tuấn Anh 10.000.000 555.555 2.000.000 300.000 11.056.780 13.912.335 11.612.335
Trần Đức Nhất 10.000.000 555.555 2.000.000 300.000 11.112.000 13.967.555 11.667.555
Lê Tuấn Hùng 10.000.000 555.555 2.000.000 300.000 11.756.110 14.611.665 12.311.665
Nguyễn Thị Xuân 7.000.000 222.222 1.400.000 210.000 7.650.000 9.482.222 7.872.222
Trần Quốc Toàn 4.500.000 900.000 135.000 4.650.000 5.685.000 4.650.000
Nguyễn Huy Khánh 7.000.000 222.222 1.400.000 210.000 7.650.000 9.482.222 7.872.222
Nguyễn Công Tâm 6.500.000 666.666 1.300.000 195.000 6.800.000 8.961.666 7.466.666
Lê Trọng Nghĩa 7.000.000 222.222 1.400.000 210.000 7.650.000 9.482.222 7.872.222 .... .... .... .... ... ... ... .... Tổng 400.000.00 0 18.000.000 80.000.000 12.000.00 0 450.000.00 0 549.560.230 480.056.000
Trên bảng tính lương
Lương thực lĩnh = Lương ngày công + Lương năng suất + Tiền làm thêm giờ
Trích lương vào chi phí = Lương tháng thực lĩnh + Thuế TNCN (nếu có)
Bảng tính lương là căn cứ quan trọng để kế toán định khoản và phản ánh chi phí nhân công vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu hiện nay của Công ty là Giám sát và quản lý dự án, tiền lương trả cho nhân viên là tương đối cao. Do vậy chi phí tiền lương là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí của Công ty, vì vậy việc tính toán chính xác và phản ánh kịp thời tiền lương là một việc hết sức cần thiết.
Kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 642- Công trình : 480.056.000
Có TK 334: 480.056.000
Thuế TNCN được phản ánh qua TK 3335. Trên thực tế, công ty trả lương cho công nhân theo tiền lương trên hợp đồng, Thuế TNCN được Công ty tính vào chi phí trong kỳ, về thực chất, đây là khoản trừ vào thu nhập của người lao động. Khi phản ánh thuế TNCN, kế toán định khoản:
Nợ TK 334: 18.000.000
Có TK 3335: 18.000.000
Hàng tháng nhân viên không phải tự đi nộp thuế TNCN mà Công ty sẽ nộp cho ngân sách nhà nước vào cuối mỗi tháng bằng TK của Công ty tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển. Đây là một đặc điểm rất thuận tiện cho nhân viên trong Công ty.
Tổng chi phí tiền lương = Lương tháng thực lĩnh + Thuế TNCN (nếu có) + BHXH + BHYT
Kế toán sẽ hạch toán thuế TNCN như sau: Nợ TK 3335: 18.000.000
Có TK 11211.05 (BIDV): 18.000.000
Do công tác tính lương khá phức tạp trong khi người lao động lại cần có tiền lương hàng tháng để đảm bảo nhu cầu sinh hoạt nên Công ty đã tiến hành tạm ứng trước tiền lương cho người lao động vào ngày 15 hàng tháng. Tỷ lệ tiền tạm ứng cho người lao động thường chiếm khoảng 50% tổng tiền lương của người lao động trong tháng. Tiền tạm ứng cũng được Công ty trả qua TK tại ngân hàng VIETCOMBANK. Khi tạm ứng, kế toán ghi sổ như sau:
Nợ TK 114: 250.000.000
Có TK 1121.01(VIETCOMBANK): 250.000.000
Cuối tháng, khi có bảng lương tính toán chính xác số tiền thực lĩnh của nhân viên, kế toán căn cứ vào đó để trả nốt số còn lại cho nhân viên:
Nợ TK 334: Số thực lĩnh trong tháng Có TK 114: Số đã tạm ứng
Có TK 112.11.01(VIETCOMBANK): Số còn lại
Để phản ánh số tiền lương trả cho nhân viên trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 334: 450.000.000
Có TK 112.11.02(VIETCOMBANK): 450.000.000
Còn đối với một số nhân viên mới vào Công ty, do chưa mở được TK tại ngân hàng nên Kế toán sẽ trả bằng tiền mặt, khi trả tiền cho nhân viên, kế toán ghi:
Nợ TK 334: 6.320.150
Có TK 111: 6.320.150
Sơ đồ 2.12: Kế toán thanh toán với nhân viên tại Công ty
TK 141 TK 334 TK 642
Tạm ứng cho nhân viên
Thuế TNCN của Nhân viên
Phần đóng góp BHXH
Thanh toán TL cho NV
Chi phí tiền lương của Nhân viên quản lý
TK 3335
TK 3383,3384
TK 111,112