tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX
2.3.1.Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX
Để tính toán được lương cho người lao động, trước hết Công ty phải theo dõi được số lượng lao động và thời gian lao động mà mỗi nhân viên làm được. Các chứng từ được sử dụng bao gồm:
* Hợp đồng lao động: là văn bản được ký kết giữa người lao động với công ty. Đây là loại giấy tờ quan trọng nhất, lưu trữ các thông tin về từng nhân viên trong doanh nghiệp, đồng thời trong hợp đồng lao động thoả thuận mức lương chính mà người lao động được hưởng nếu làm việc đầy đủ. Hợp đồng lao động là tài liệu được sử dụng trong công tác tính lương để đảm bảo rằng công ty thực hiện đúng các khoản lương thưởng theo như hợp đồng lao động đã ký kết.
* Bảng chấm công: Công ty dùng Bảng chấm công để theo dõi ngày công làm việc thực tế làm việc, nghỉ việc. Đây là căn cứ trả lương cho người lao động. Mỗi phòng phải lập bảng chấm công hàng tháng, sau đó chuyển lại cho phòng Hành chính tổng hợp. Hàng ngày, trưởng phòng hay ban Quản lý điều hành dự án sẽ chấm công cho các nhân viên. Bảng chấm công được lưu tại phòng Hành chính tổng hợp cùng các giấy tờ có liên quan.
* Bảng chấm công làm thêm giờ: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị. Mỗi phòng nếu trong tháng phát sinh làm thêm giờ đều phải lập bảng này sau đó chuyển lên cho phòng kế toán.
* Bảng thanh toán tiền lương: Bảng này được Công ty lập theo mấu số 02 – LĐTL, đây là căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài lương cho người lao động. Đồng thời, đây là căn cứ để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động và thống kê về lao động,
tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng dựa trên các chứng từ như: Bảng chấm công, Bảng xếp lương năng suất...
Cuối mỗi tháng, kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán tiền lương và chuyển cho kế toán trưởng soát xét, sau đó trình cho giám đốc ký duyệt, chuyển cho kế toán viết phiếu chi và thủ quỹ phát lương.
* Bảng thanh toán tiền thưởng: Được công ty lập theo mẫu số 03- LĐTL. Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng nhân viên trong công ty, là cơ sở để tính thu nhập cho mỗi nhân viên và là căn cứ ghi sổ kế toán. Bảng này do bộ phận kế toán lập theo từng bộ phận và phải có chữ ký, họ tên người lập, kế toán trưởng và giám đốc.
*Bảng thanh toán làm thêm giờ: Công ty lập bảng này theo mẫu số 06- LĐTL. Bảng này dùng để xác định khoản tiền lương, tiền công làm thêm giờ mà người lao động được hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc.
* Bảng kê các khoản trích nộp theo lương: mẫu số 10-LĐTL: dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và người lao động phải nộp trong kỳ cho cơ quan quản lý và đây cũng là cơ sở để ghi sổ kế toán. Bảng này được lập làm 2 bản và phải có chữ ký đầy đủ của kế toán trưởng và Giám đốc.
Phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ tiền lương từ phòng Hành chính tổng hợp sẽ chuyển sang tiến hành hạch toán ghi sổ và thanh toán lương cho người lao động. Chứng từ thanh toán tiền lương bao gồm: Phiếu tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi...
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ về tiền lương tại công ty
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Các bộ phận sản xuất
- Bảng chấm công - Bảng xếp lương năng suất
Phòng Hành chính tổng hợp
Quản lý nhân sự Tính lương
- Hợp đồng lao động - Hồ sơ nhân sự
- Bảng tính lương - Bảng tổng hợp và phân bổ tiền lương
Kế toán tiền lương
Hạch toán và thanh toán lương
- Sổ cái TK 334, 338, 642 - Phiếu chi, phiếu tạm ứng
Qua sơ đồ trên ta thấy được một chứng từ tiền lương được chia làm ba giai đoạn. Trước hết mỗi phòng có trách nhiệm ghi nhận thời gian lao động thực tế mà nhân viên đã làm trong tháng, thời gian lao động này được phản ánh qua bảng chấm công. Đối với bộ phận kỹ sư công trương, trưởng bộ phận đánh giá mức độ hoàn thành công việc mà nhân viên đã làm được để ghi vào bảng chấm lương năng suất.
Phòng Hành chính tổng hợp là nơi lưu giữ hợp đồng lao động và hồ sơ các nhân viên trong Công ty, kể cả nhân viên không chính thức. Hàng tháng, nhận được bảng chấm công và bảng sếp lương năng suất phòng Hành chính tổng hợp sẽ căn cứ vào hợp đồng lao động và các quy định của Công ty để tính lương cho mỗi nhân viên. Bảng tính lương cho nhân viên được trình lên ban Giám đốc để phê duyệt, sau khi đã được phê duyệt mới quyết đinh chính thức. Sau đó bảng tính lương được chuyển đến phòng kế toán để làm cơ sở để trả lương cho nhân viên và kế toán hạch toán tiền lương.
Tại phòng Tài chính kế toán, bảng lương được sử dụng để kế toán viên trả lương cho nhân viên qua TK của Công ty tại ngân hàng và dùng làm chứng từ để ghi sổ. Kế toán sẽ viết Ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng để thanh toán tiền lương.