2.1.1.Phương pháp điều tra, phỏng vấn.
-Phương pháp điều tra, phỏng vấn là một phương pháp được sử dụng nhiều trong các cuộc điều tra, phỏng vấn có quy mô nhỏ. Ưu điểm của phương pháp này là có thể thu thập được nhiều thông tin có giá trị và người phỏng vấn có thể đưa ra được những câu trọng tâm, hướng người được phỏng vấn vào các vấn đề chính của nội dung cần được phỏng vấn. Tuy nhiên với phương pháp điều tra phỏng vấn này đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ và có sự hiểu biết nhất định về lĩnh vực thực hiện.
* Phương pháp điều tra:
Khi thực hiện phương pháp điều tra, đòi hỏi người thực hiện phải tiến hành thiết kế phiếu điều tra. Trong phiếu điều tra là một hệ thống các câu hỏi đóng hoặc mở và các câu hỏi trong phiếu điều tra phải dễ hiểu, không mang tính trừu tượng. Nội dung các câu hỏi trong phiếu điều tra phải hướng tới các vấn đề có liên quan đến mục tiêu của cuộc điều tra, mà mục tiêu của cuộc điều tra này là tìm hiểu nghiên cứu các vấn đề có liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nội thất Thăng Long. Do vậy nội dung của các câu hỏi trong phiếu điều tra phải tập chung chủ yếu vào các vấn đề có liên quan đến kế toán tiền nguyên vật liệu như các vấn đề về hình thức kế toán, chứng từ sử dụng, sổ kế toán.
Sau khi thiết kế song mẫu phiếu điều tra, ta tiến hành việc phát phiếu điều tra. Phiếu điều tra được phát cho các nhân viên có liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu:
-Số phiếu điều tra được phát ra là 5 phiếu và số phiếu thu về cũng là 5 phiếu.
Kết quả thu được từ phiếu điều tra sẽ là cơ sở để xác định được thực trạng của hoạt động kế toán nguyên vật liệu của công ty.
* Phương pháp phỏng vấn:
-Là việc tiến hành phỏng vấn trực tiếp các đối tượng có liên quan đến hoạt động hạch tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty. Phương pháp phỏng vấn này đòi hỏi cả người phỏng vấn và người được phỏng vấn phải có trình độ chuyên môn nhất định về lĩnh vực được đề cập trong cuộc phỏng vấn. Phương pháp này chịu ảnh hưởng rất lớn bởi mối quan hệ tình cảm của người được phỏng vấn và người phỏng vấn. Do đó trong cuộc phỏng vấn cần tạo ra tâm lý thoải mái giữa hai người, có như
vậy thì cuộc phỏng vấn mới đạt được kết quả tốt. Cần chuẩn bị nội dung các câu hỏi sẽ dùng trong cuộc phỏng vấn. Trước khi thực hiện các cuộc phỏng vấn cần thông bao trước, để họ có thể sắp xếp được thời gian và chuẩn bị về mặt nội dung của cuộc phỏng vấn.
-Các cuộc phỏng vấn được thực hiện tại văn phòng công ty và số người được phỏng vấn là 3: gồm Kế toán trưởng, Kế toán viên, Thủ kho. Nội dung của các cuộc phỏng vấn chủ yếu xoay quanh các vấn đề có liên quan đến công tác kế toán, việc hạch toán nguyên vật liệu tại công ty.
-Để các thông tin thu được từ các cuộc phỏng vấn có ích và dễ sử dụng, đòi hỏi việc ghi chép thông tin trong quá trình phỏng vấn chính xác, theo hệ thống và có thể phân chia thành từng chủ đề, để sau nay có thể sử dụng được một cách có hiệu quả. Các thông tin thu được từ cuộc phỏng vấn sẽ là cơ sở để đánh gía được thực trạng công kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại công ty.
2.1.2.Phương pháp quan sát thực tế.
-Thực chất của phương pháp nay là hoạt động tìm hiểu, học hỏi quy trình thực hiện kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại công ty. Nó bao gồm việc tìm hiểu cách thức lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, việc vận dụng tài khoản kế toán để định khoản, việc quản lý, ghi chép và bảo quản sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết có liên quan đến nguyên vật liệu.
2.2.Đánh giá tổng quan tình hình và nhân tố ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nội thất Thăng Long.
2.2.1.Giới thiệu về Công ty Cổ phần Xây dựng và Nội thất Thăng Long.
- Tên doanh nghiệp:CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NỘI THẤT THĂNG LONG
- Tên giao dịch: THANG LONG CONSTRUCTION AND DECORATION JOINT STOCK COMPANY.
- Tên viết tắt: TL., JSC .
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 200/8 đường Nguyễn Sơn,phường Bồ Đề ,quận Long Biên,thành phố Hà Nội.
- Điện thoại: 8727617/2186128 Fax: 7827618 - Email:thanglong2710@vnn.vn
- Loại hình của doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần - Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0103027024
Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: -Xây dựng dân dụng,công nghiệp. -Xây dựng công trình đường bộ. -Trang trí ngoại thất công trình. -Buôn bán đồ gỗ và đồ nội thất.
-Buôn bán máy móc,thiết bị công nghiệp,phụ tùng ô tô. -Một số ngành nghề khác.
Quy mô của doanh nghiệp:
Tổng số vốn điều lệ là 3.500.000.000đ(3 tỷ 500 triệu đồng)
2.2.2. Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nội thất Thăng Long.
2.2.2.1.Môi trường bên ngoài.
-Các chính sách pháp luật,quy định của nhà nước về kế toán: Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải tuân theo những chính sách quy định pháp luật về kế toán nhằm để đảm bảo nhà nước có thể quản lý và điều tiết nền kinh tế. Công ty Cổ phần Xây dựng và Nội thất Thăng Long cũng không nằm ngoài sự quản lý đó. Cụ thể là các chính sách pháp luật và những quy định sau về kế toán: -Luật kế toán:Quy định về nội dung công tác kế toán,tổ chức bộ máy kế toán.Kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đều phải tuân theo luật kế toán về nội dung công tác kế toán bao gồm nội dung chứng từ kế toán,lập chứng từ,quản lý và sử dụng chứng từ kế toán,tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán,sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán và quy định về báo cáo tài chính.
Chuẩn mực kế toán,cụ thể là chuẩn mực kế toán số 02-Hàng tồn kho:Quy định về và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho ,gồm:Xác định giá trị và kế toán hàng tồn kho vào chi phí,ghi giảm giá trị hàng tồn kho cho phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được và phương pháp tính giá trị hàng tồn kho làm cơ sở ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Chế độ kế toán:Các chế độ kế toán quy định về hệ thống tài khoản kế toán,hệ thống báo cáo tài chính,chế độ chứng từ kế toán,chế độ sổ kế toán.Gồm có 2 QĐ được ban hành để điều chỉnh chế độ kế toán đó là QĐ 15 và QĐ 48.
2.2.2.2.Môi trường bên trong.
a,Đặc điểm tổ chức kinh doanh:
-Bất kỳ một doanh nghiệp nào để có thể duy trì được hoạt động sản xuất kinh doanh đều cần có một bộ phận quản lý tốt có kinh nghiệm kinh doanh. Công ty Cổ phần
Xây dựng và Nội thất Thăng Long cũng vậy, để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, Công ty áp dụng mô hình tổ chức quản lý trực tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng hay nhiệm vụ nhất dịnh, giữa các tuyến có sự gắn bó hữu cơ và có sự phối hợp trong các hoạt động của Công ty.
-Các phòng ban lãnh đạo của công ty đều hoạt động và tập trung phần lớn tại trụ sở chính. Tại đây các kế hoạch sản xuất, các chiến lược được đưa ra để bàn bạc trao đổi và đưa ra quyết định. Sau đó nó được đưa xuống cấp dưới - những người có trách nhiệm thực hiện các quyết định. Các cá nhân được giao nhiệm vụ, trách nhiệm và chỉ giải quyết các công việc trong phạm vi quyền hạn của mình. Sự gắn bó mật thiết giữa cấp trên và cấp dưới là yếu tố quan trọng để đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý, điều hành và cũng kịp thời ngăn ngừa những sai phạm, đưa ra phương án giải quyết phù hợp.
b. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.
b1.Số lượng và trình độ của nhân viên kế toán.
- Số nhân viên phòng kế toán: 04 người, trong đó: Trình độ đại học trở lên 03người, tỷ lệ %: 75%
- Số nhân viên kế toán tốt nghiệp đại học Thương mại: 01 người (SV thực tập)
-Xuất phát từ chức năng của phòng kế toán là giám sát toàn bộ quá trình SXKD và tính toán kết quả kinh doanh, tham mưu cho ban giám đốc và hội đồng quản trị về mọi mặt trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Vì vậy, công ty Cổ phần Xây dựng và Nội thất Thăng Long đã rất coi trọng đến đội ngũ kế toán viên. Tất cả các kế toán viên của công ty đều phải trải qua kỳ sát hạch nghiêm túc trước khi vào làm việc tại công ty và mọi người đều có trình độ đại học, nắm vững các kiến thức kế toán. Để đảm bảo sự hoạt động có hiệu quả của bộ máy kế toán, bộ máy kế toán của công ty đã được tổ chức theo cơ cấu hợp lý.
-Hằng ngày các kế toán viên phải thực hiện rất nhiều công việc bao gồm: nhập dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu các sổ sách báo cáo; các nghiệp vụ được tiến hành vào cuối tháng bao gồm: tính chênh lệch tỷ giá cuối tháng, tính tiền lương lao động, tính lại giá vốn của sản phẩm hàng hoá đồng thời còn có mục điều chỉnh tồn kho cuối tháng, kết chuyển chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
* Kế toán tổng hợp : Kiểm soát giá hàng hoá, kiểm soát và ký các chứng từ thu, chi, …kiểm soát chi phí, doanh thu, chiết khấu theo kế hoạch kinh doanh, kiểm soát báo cáo thuế, lập báo cáo tình hình công nợ tổng hợp …
Theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay của ngân hàng, lập các chứng từ và giao dịch với các ngân hàng mà công ty lập tài khoản; nhập liệu các số liệu liên quan đến các tài khoản 112 trên phần mềm; lập các báo cáo liên quan.
* Kế toán kho: Phụ trách các nghiệp vụ liên quan đến các loại kho.
* Kế toán tiêu thụ và công nợ: Vào phần mềm để lập các phiếu xuất bán, tính chiết khấu và theo dõi việc thu nợ cho từng đối tượng khách hàng, lập báo cáo tình hình công nợ định kỳ.
* Kế toán thu chi: Kiểm soát và lập các phiếu thu, chi trên phần mềm EFFECT đồng thời thực hiện việc cập nhật và theo dõi các khoản tiền vay các đối tượng khác. Kế toán này còn có trách nhiệm lập các báo cáo chi phí theo đối tượng và khoản mục.
2.3.Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập.
•Thông qua khảo sát thực tế tại công ty, em đã được xem xét những sổ sách kế toán, bảng biểu của Công ty liên quan đến kế toán nguyên vật liệu bao gồm: Sổ chi tiết tài khoản 152, TK331, TK 627, TK 621, TK 133, sổ cái tài khoản 152, TK331, thẻ kho, chứng từ ghi sổ, bảng kê chứng từ gốc cùng loại, bảng kê xuất vật tư, bảng kê xuât- nhập- tồn, các phiếu xuất, phiếu nhập kho nguyên vật liệu.
•Trong quá thực tập chuyên sâu tại công ty, em đã lên kế hoạch và tiến hành điều tra- phỏng vấn với mục đích nghiên cứu chính sách kế toán, tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty.
•Những người mà em lên kế hoạch phỏng vấn bao gồm: Giám đốc, kế toán tổng hợp, kế toán nội bộ, thủ kho, nhân viên phòng kinh doanh.
•Tùy từng người được điều tra phỏng vấn để em lập bảng điều tra phỏng vấn, nhưng nội dung xoay quanh 2 vấn đề chủ yếu sau: Chính sách kế toán và tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty.
•Sau khi thiết kế song mẫu phiếu điều tra, em tiến hành việc phát phiếu điều tra. Phiếu điều tra được phát cho các nhân viên có liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty.
•Trước khi tiến hành điều tra- phỏng vấn em đã hẹn trước những người được điều tra phỏng vấn. Được sự đồng ý của những người được phỏng vấn em đã tiến hành cuộc điều tra phỏng vấn vào lúc 10h ngày 30 tháng 3 năm 2010.
•Những câu hỏi được đặt ra trong quá trình điều tra phỏng vấn gồm 2 nhóm, nhóm 1 là về chính sách kế toán của Công ty (Mẫu bảng câu hỏi được trình bày ở phần phụ lục) nhóm câu hỏi này thì tất cả những người được điều tra phỏng vấn được hỏi, những câu hỏi đó có nội dung sau:
Câu hỏi 1: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức nào?
Câu hỏi 2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hiện hành của doanh nghiệp có phù hợp với đặc điểm của đơn vị hay không?
Câu hỏi 3: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo quyết định nào? Câu hỏi 5: Công ty hạch toán HTK theo phương pháp nào?
Câu hỏi 4: Công ty tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nào? Câu hỏi 6: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp?
Câu hỏi 7: Công ty tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp? Câu hỏi 8: Công ty sử dụng hình thức ghi sổ nào?
Câu hỏi 9: Công ty sử dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo? Câu hỏi 10: Công ty tập hợp chi phí sản xuất theo phương pháp?
•Nhóm câu hỏi thứ 2, em tiến hành lập những câu hỏi để phỏng vấn gồm những nội dung sau:
Câu 1: Công ty tập hợp chi phí sản xuất theo phương pháp?
Câu 2: Quy trình mua NVL về nhập kho và thủ tục nhập kho như thế nào? Câu 3: Quy trình và thủ tục xuất kho NVL như thế nào?
Câu 4: NVL gồm nhiều loại, như vậy doanh nghiệp khi xuất cho bộ phận sản xuất, có chi tiết thành các tài khoản cấp 2,3 hay không? Nếu có thì gồm những tài khoản nào? Câu 5: Tài khoản CF NVLTT có được chi tiết thành tài khoản cấp 2,3 không?
Nếu có thì chi tiết như thế nào?
•Ở nhóm câu hỏi thứ hai em tiến hành điều tra phỏng vấn kế toán nội bộ, kế toán tổng hợp, thủ kho.
•Kết quả thu được từ phiếu điều tra sẽ là cơ sở để xác định được thực trạng của hoạt động kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại Công ty.Kết quả điều tra phỏng vấn như sau:
•Số phiếu điều tra được phát ra là 5 phiếu và số phiếu thu về cũng là 5 phiếu. Trong phiếu đã phát ra, thì có 2 phiếu chỉ trả lời số câu hỏi nhóm trong phiếu, còn lại 3 phiếu trả lời được hết các câu hỏi trong phiếu. Qua tìm hiểu có thể thấy được 2 phiếu chỉ trả lời số câu hỏi nhóm 1 là những người không thuộc bộ phận kế toán.
Trong các câu hỏi nhóm 1, thì cả 5 người đều trả lời với kết quả giống nhau, với kết quả cụ thể là:
Câu 1: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Câu 2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hiện hành của doanh nghiệp phù hợp với đặc điểm của đơn vị.
Câu 3: : Doanh nghiệp áp dụng theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính.
Câu 4: Công ty tính giá hàng tồn kho theo phương pháp tính giá thực tế đích danh. Câu 5: Công ty hạch toán HTK theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Câu 6: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Câu 7: Công ty tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao tuyến tính