* Chứng từ và thủ tục nhập kho: Thông thường khi có nhu cầu vật liệu công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc mua tự do trên thị trường. Sau khi nhận được hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng của người bán gửi tới, nhân viên cung ứng mang về phòng kế hoạch vật tư đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch thu mua để quyết định có nhập hàng hay không. Trước khi nhập kho, cán bộ kỹ thuật tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách vật tư và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho để xác định chất lượng sản phẩm mua vào nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế toán lập phiếu nhập kho thành 3 liên, có thể nhập kho một hay nhiều NVL cùng loại cùng một lần giao hàng, cùng một lần nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi có đủ chữ ký của người phụ trách vật tư, thủ trưởng đơn vị, ghi số thực nhập vào phiếu, thủ kho cùng người giao hàng cùng ký vào 3 liên, 1 liên thủ kho giữ, phòng kế toán giữ 1 liên kẹp cùng hoá đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng của người chuyển cho kế toán thanh toán, 1 liên gửi kho giữ lại ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng vật tư.
-VD:Ngày 5/10/2010 công ty mua nguyên vật liệu của công ty TNHH Vinh Quang là Thép þ12 :Số lượng 55 cây,đơn giá 51.000đ,Thép þ20:Số lượng 130 cây,đơn giá 62.000đ.
Biểu số 02:
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 05 tháng 10 năm 2010
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VINH QUANG Địa chỉ: 34A Nguyễn Khoái – Hai Bà Trưng – Hà Nội.
Điện thoại: 04.8210699……….MS:
Họ tên người mua hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NỘI THẤT THĂNG LONG.
Tên đơn vị:
Địa chỉ:Số 200/8 đường Nguyễn Sơn,phường Bồ Đề ,quận Long Biên,thành phố Hà Nội.
Số tài khoản: ………
Hình thức thanh toán: TN/CK…….MS:
Stt Tên HH, DV ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1× 2
1 Thép þ12 Cây 55 51.000 2.805.000
2 Thép þ20 Cây 130 62.000 8.060.000
… … … …
Cộng tiền hàng 10.865.000
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 543.250
Tổng cộng tiền thanh toán 11.408.250
Ngày 05 tháng 10 năm 2010 Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 03:
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng và Nội thất Thăng Long
Địa chỉ: .Số 200/8 đường Nguyễn
Mẫu số: 01 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Mẫu số: 01GTKT – 3LL Ký hiệu: BS 2008B Số: 0004978
Sơn,phường Bồ Đề ,quận Long Biên,thành phố Hà Nội.
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 05 tháng 10 năm 2010. Họ tên người giao hàng:Nguyễn Văn Tuân
Theo………số……ngày…………tháng…….năm 2010 Nhập tại kho: Kho Đình Bảng.
Stt Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép þ12 Cây 55
2 Thép þ20 Cây 130
Cộng
Ngày 05 tháng 10 năm 2010
Người nhận Điều hành sản xuất Kế toán lập Thủ kho
Biểu số 04:
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 03 tháng 10 năm 2010
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN THỊNH HƯNG Địa chỉ: 52Đê La Thành _Ba Đình _Hà Nội.
Điện thoại: 04.8210699……….MS:
Họ tên người mua hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NỘI THẤT THĂNG LONG.
Tên đơn vị:
Địa chỉ:Số 200/8 đường Nguyễn Sơn,phường Bồ Đề ,quận Long Biên,thành phố Hà Nội.
Số tài khoản: ………
Hình thức thanh toán: TN/CK…….MS:
Stt Tên HH, DV ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1× 2
1 Xi măng PC 30 120.000 6.500 780.000.000
2
… … … …
Cộng tiền hàng 780.000.000
Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT 78.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán 858.000.000
Ngày 03 tháng 10 năm 2010
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mẫu số: 01GTKT – 3LL Ký hiệu: BS 2008B Số: 0004979
Biểu số 05:
Đơn vị: Công ty cổ phần Xây dựng và Nội thất Thăng Long.
Địa chỉ: Số 200/8 đường Nguyễn Sơn,phường Bồ Đề ,quận Long Biên,thành Phố Hà Nội
Mẫu số: 01 – VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 03 tháng 10năm 2010. Họ tên người giao hàng:………
Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THỊNH HƯNG Địa chỉ: 52 Đê La Thành _Ba Đình _Hà Nội Nhập tại kho: Kho Đình Bảng
Stt Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng PC 30 Kg 120.000
2 Cộng
Ngày 03 tháng 10 năm 2010
Người nhận Điều hành sản xuất Kế toán lập Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)